Управління персоналу на ПП тепло-сервіс

завдання, що стоять перед організацією;

питання, які потребують вирішення;

посадові особи, які готують необхідні інформаційні матеріали;

строки виконання визначених питань.

Окремо формулюється зміст завдань, які буде вирішувати менеджер особисто, порядок виконання, координація зусиль і система контролю.

Складання такого плану не викликає труднощів. Головне полягає у правильному виборі форми своєї участі у вирішенні завдань, організації взаємодії окремих виконавців і взаємозв'язків з іншими організаціями зовнішнього середовища.

План повинен чітко визначати час роботи з документами, приймання відвідувачів, перебування у структурних підрозділах, участь у зборах акціонерів і трудового колективу, проведення нарад з підлеглими тощо. Розробка такого плану створює нормальний ритм роботи апарата управління забезпечує черговість виконання завдань, дає можливість виділити час для творчої роботи, інноваційної діяльності, підвищення своєї кваліфікації. Тут менеджер компетентно і завчасно може займатись постановкою і рішенням стратегічних питань, продуктивно працювати.

Якщо у менеджера немає особистого плану роботи, то в колективі організації створюються нервові обставини, що призводять до неякісних вирішень завдань, підвищують психологічне напруження і знижують результативність управлінської праці.

Особистий план роботи менеджера складається на різні строки:

довгостроковий — рік, квартал;

середньостроковий — місяць;

короткостроковий — тиждень, день.

У плані точно визначається строк виконання роботи і час, необхідний для цього. Роботи, що   виконує менеджер, особисто поділяються на періодичні, що повторюються і раптово виникають.

Періодичні роботи повторюються щоденно, щотижнево, щомісячно у визначеному ритмі. Це такі види робіт:

робота з документами;

наради;

приймання спеціалістів і працівників організації;

приймання відвідувачів;

робота у підрозділах.

Час виконання періодичних робіт повинен визначатись точно.

Роботи, що повторюються — це службові відрядження, навчання, наради і відвідування інших організацій. Витрати часу на їх виконання також плануються точно.

Роботи, що виникають раптово, у плані передбачити неможливо. Для цього слід проектувати у плані резерв часу на їх виконання, а якщо його буде недостатньо, то треба зменшити витрати часу на заплановані роботи, перенести на інший час, або доручити їх виконання відповідальному працівникові апарату управління.

Планування особистої роботи треба розглядати не тільки як складання порядку роботи. Тут важливим є визначення часу їх провадження, строків їх початку і закінчення. При цьому треба враховувати всі майбутні види робіт, порівнювати необхідний для роботи час з плановим фондом часу в загальному бюджеті робочого часу.

Після складання плану треба проявити уміння і наполегливість у його виконанні, забезпечити необхідний контроль за виконанням планів іншими управлінськими ланками.

Контроль виконання плану особистої роботи і завдань виконавцями повинен бути регулярним і послідовним. Це дисциплінує самого менеджера і його підлеглих, сприяє ефективному використанню робочого часу, підвищенню якості управління організацією.

Оперативне планування особистої роботи менеджера здійснюється щотижня. Це план "на сьогодні", "на завтра". Такий план містить "тематичний" перелік справ, які треба вирішувати оперативно у визначений строк.

Для полегшення оперативного планування менеджер розробляє графік робіт. У ньому встановлюється чіткий розпорядок робочого часу (дня, тижня).

Робочі плани і графіки менеджера повинні бути скоординованими з планами і графіками вищого керівництва і, в свою чергу, бути базою для розробки планів нижчого рівня управління або особистих планів підлеглих, а також кожен менеджер для ефективної праці повинен використовувати засоби організаційної техніки.

Організаційна техніка   (оргтехніка) — це сукупність технічних засобів, які механізують і автоматизують допоміжні (технічні) операції і дії в управлінській праці. Вони підвищують оперативність і знижують трудомісткість виконання управлінських робіт.

Використовуючи оргтехніку, менеджер може досягти суттєвого підвищення ефективності особистої роботи при мінімальних витратах праці. Для більшості менеджерів корисним є використання засобів малої оргтехніки, що не потребує великих витрат.

Конкретний перелік оргтехніки менеджер встановлює, виходячи із специфіки своєї роботи та індивідуальних особливостей.

При цьому треба мати на увазі, що найбільшу ефективність дає комплексне її використання. Якщо окремі технічні засоби знижують витрати часу на виконання управлінських робіт на 10-15 %, то при комплексному використанні витрати часу скорочуються у 2-3 рази.

Диктофонна техніка

Як уже зазначалось, предметом праці менеджера є інформація, більша її частина сприймається органами зору, а фіксується органами чуття. З цієї точки зору великий ефект дає використання диктофонної техніки. Диктофони; магнітофони використовуються для диктування і відтворення доповідей, виступів, ділових листів, телефонних переговорів, усних вказівок, розпоряджень та інших видів речової інформації з подальшою її обробкою (друкування, переписування тощо). По фонограмі запису виступів на зборах, конференціях, нарадах можна судити про те, як вони проходили, хто, що і як сказав, тому що записується все без пропусків і скорочень. А якщо підлеглі знають, що здійснюється запис усних розпоряджень диктофоном, то це значно дисциплінує їх при рішенні доручених питань.

Ефективність використання диктофонної техніки прямо пропорційна умінню менеджера швидко формулювати свої думки.

Переговорні пристрої і засоби оперативного зв'язку

Переговорні пристрої забезпечують усний зв'язок між менеджером і його підлеглими. Вони здійснюють приймання і передачу оперативної інформації з двома і більше абонентами, груповий виклик прямих абонентів.

Переговорні пристрої мають різні технічні характеристики і цільове призначення.

Поряд з використанням всередині організації місцевих АТС з: виходом у міську телефонну мережу, значний ефект дає застосування комутаторів прямого телефонного зв'язку.

Комутатори доцільно   використовувати для оперативного зв'язку менеджерів з підлеглими. Станції адміністративного зв'язку забезпечують прямий двосторонній зв'язок виділеного абонента з багатьма іншими абонентами і паралельне включення всіх абонентів для проведення телефонної наради.

ЕОМ забезпечують можливість   розв'язання широкого кола завдань різного типу на дуже високих швидкостях. Це дає змогу виконувати на ЕОМ операції, пов'язані з обробкою інформації та розрахунками варіантів планів у таких обсягах і в такі стислі строки, що при застосуванні іншої обчислювальної техніки таку роботу здійснити неможливо. Тому ефективність провадження ЕОМ полягає не тільки в економії праці у сфері управління, а й насамперед, в оптимізації планування і вдосконаленні управління організацією.

Впровадження автоматизованої системи управління має здійснюватися шляхом поетапної перебудови діючої системи управління з метою запобігання будь-яким порушенням поточної роботи апарату управління організацій.

З метою швидкого копіювання і розмноження службових документів необхідно впровадити комплекс розмножувальної техніки.

Для розмноження документації у великій кількості примірників рекомендується використовувати засоби оперативної поліграфії.

Торкаючись змісту роботи менеджера можна знайти одну спільну рису управлінської роботи: ролі керівника. Роль, ''це набір певних правил поведінки, які відповідають конкретній установі або конкретній посаді". Саме так, як герої у виставі мають свої ролі, що змушують їх поводитися таким чином, так і менеджери обіймають певні посади як керівники певних організаційних підрозділів, і саме це визначає їх службову поведінку. Особистість може впливати на характер виконання ролі, але не на її зміст. Міжособові ролі випливають із повноважень і статусу керівника в організації і охоплюють сферу його взаємодії з людьми. Ці міжособові ролі можуть зробити керівника пунктом зосередження інформації, що дає йому можливість і одночасно змушує його відігравати інформаційну роль і діяти як центр обробки інформації. Беручи на себе міжособову інформаційну роль, керівник здатний виконувати ролі, пов'язані з прийняттям рішень: розподіл ресурсів ведення переговорів від імені організації та інші. Всі ці 10 ролей, взяті разом,   визначають обсяг і зміст роботи менеджера, незалежно від характеру конкретної організації.

Що це за ролі?

Міжособові ролі — головний керівник, лідер, зв'язуюча ланка.

Інформаційні ролі — той, хто приймає інформацію, розповсюджувач інформації, представник.

Ролі, пов'язані з прийняттям рішень — підприємець, той, хто розподіляє ресурси, веде переговори, усуває порушення.

Керівники ланки є буфером між керівниками вищої і нижчої ланок. Вони готують інформацію для рішень, які приймають керівники вищої ланки.

Керівники вищої ланки відповідають за прийняття найважливіших рішень для організації в цілому. Керівники вищої ланки, які успішно діють у великих організаціях цінуються дуже високо і їх праця добре оплачується. Робота керівника вищої ланки не має чіткого завершення, тому вона є дуже напруженою і великою за обсягом.

Менеджер – це керівник (директор, адміністратор, керуючий тощо), який має спеціальну управлінську освіту і відповідає   за розробку і прийняття рішень щодо організаційних питань менеджменту. На відміну від спостережних і контрольних органів, менеджер завжди наділяється виконавчою владою і несе повну відповідальність за очолювану ділянку роботи. Менеджер розглядається як професійний керівник, як представник особливої професії, а не просто юрист, економіст чи інженер, що здійснює правлінські функції. Менеджер не тільки має спеціальну управлінську підготовку, але, незалежно від країни, мусить знати англійську мову, як є прийнято для деяких видів морського транспорту, авіалайнерів тощо.

Професіоналізм менеджера полягає в наявності знань і навичок у сфері менеджменту, маркетингу і організації виробництва, здатності до роботи з людьми в умовах її конкурентного середовища.

      На основі  вивчення стану управління кадрами  можна зробити висновок, що в  цілому система управління кадрами  відповідає сучасним економічним  і соціальним умовам і дозволяє реалізувати стратегічні завдання підприємства. Однак можна внести ряд пропозицій по поліпшенню управління персоналом, які дозволять досягти більше позитивних результатів.

      Так, доцільним буде застосування гнучких тарифних ставок, почасово-преміальної оплати праці; уточнення показників преміювання з метою досягнення певних результатів, скорочення періодичності атестації персоналу.

      Слід зазначити  також позитивний ефект впровадження  контрактної сис-теми оплати праці (в основному керівників), що теж починає приносити свої плоди вже на ранніх строках реалізації.

      Варто також  звернути увагу на поліпшення  системи контролю за обліком робочого часу, для підвищення ефективності його використання. Із цією метою доцільним буде розробити і увести на підприємстві автоматизовану систему контролю робочого часу.

      Необхідно  також закріпити тенденцію, що  намітилася, по стабілізації кадрового  складу підприємства. Для цього варто впровадити ряд заходів у соціальній сфері, а саме: більш послідовно вводити в життя систему пільг для сімейних працівників, працівників з дітьми, учнів. З метою підвищення кваліфікаційного рівня працівників підприємства необхідно скласти конкретний довгостроковий план навчання персоналу.

      Доцільним буде підвищення рівня впровадження в практику підприємства принципу полівалентності персоналу. Із цією метою організувати усередині підприємства семінари для вивчання основ суміжних спеціальностей.

      Позитивні  результати дасть також оптимізація  інформування трудового колективу  про стан справ на підприємстві, основних економічних показниках, успіхах і прорахунках.

      Крім того, необхідно періодично організовувати психологічний тренінг керівників підприємства для виявлення шляхів рішення насущних проблем організації управління підприємством.

      Дуже важливим  і корисним нововведенням стане  практика, що нині не застосовується  підприємством, створення при необхідності спеціальних груп для рішення конкретних завдань.

      До таких завдань, розв'язуваним кадровими службами організації можна віднести наступні:

• автоматизована обробка дані анкетування і тестування потенційних співробітників організації;

• оцінка ступеня відповідності характеристик працівника принципам і ви-могам, пропонованих організацією при прийомі на роботу;

• підбор, оцінка ділових якостей і розміщення персоналу;

• ведення адміністративної практики організації;

• активна взаємодія з кадровими агентствами;

• оперативна взаємодія з територіально розділеними підрозділами організації;

• обробка масивів даних для пошуку необхідної інформації;

• підготовка звітної документації;

• підготовка довідкової інформації для ухвалення рішення керівником;

• аналіз проблеми кадрового складу і вироблення принципів і методів управління персоналом.

      Рішення основної частини перерахованих завдань можливо з викорис-танням локальної обчислювальної мережі. Використання технології обчис-лювальних мереж дозволить зняти величезну частку інформаційних завдань для того, щоб звільнити людину від чистої механічної діяльності і створити умови для творчої роботи. Локальні обчислювальні мережі допомагають реалізувати концепцію комплексної автоматизованої обробки інформації.

      Створення  комплексної автоматизованої системи  включає послідовність ряду етапів:

• автоматизація процесів збору, зберігання і видачі даних;