Создание корпоративной информационной системы для транспортно-экспедиционных предприятий

Таким образом, из выше приведенных требований сотрудников компании к будущей системе видно, что она должна охватывать все этапы подготовки, создания и сопровождения перевозки

2.2. Описание совершенствования комплексной системы

 Осуществление перевозок достаточно сложный процесс, в организации которого принимают участие компании, оказывающие услуги в области транспортировки. Организация единой интегрированной логистической системы для всех участников перевозок (грузоотправителей, грузополучателей, экспедиторов, перевозчиков, страховых компаний) позволит согласовать действия всех звеньев транспортно-распределительной цепи любой перевозки, обеспечить жесткий контроль за грузовыми потоками, упростить процедуры оформления таможенных, перевозочных и других документов.

Таким образом, можно сформировать структуру будущей системы, представленную Рисунком 2.1.

Рисунок 2.1. Структура создаваемой ИСУ [48]

В основе транспортно-экспедиционной деятельности лежит логистика.

Логистика – это  совокупность методов и способов эффективного управления товарными потоками с обеспечением наименьших издержек и высокого уровня организации и осуществления процессов снабжения и сбыта продукции. [38]

Таким образом, схему любой ИСУ ТЭК, в том числе и создаваемой, можно представить в виде блок-схемы с обратной связью (рисунок 2.2).

Рисунок 2.2. Схема ИСУ ТЭК

Создаваемая ИСУ должна быть представлена как организационно-управленческая система, направленная на достижение оптимального баланса между затратами (ресурсами) и уровнем качества обслуживания клиентов. Одновременно, данная система будет характеризоваться вероятностью оказания транспортно-экспедиционных услуг. Вероятность доставки необходимого груза в нужный срок и место должна быть достаточно высокой, то есть в пределах 0,95.

Необходимо учитывать при создании будущей системы, что на практике ИСУ логистическими процессами компаний состоит из множества дискретных, но связанных подсистем.

В упрощенном виде это понятие представлено рисунком 2.3.

Рисунок 2.3. Петли снабжения и потребителя в ИСУ логистическими процессами предприятия [16]

ТЭК ООО «Ивкомтрейд» осуществляет свою деятельность и в петле снабжения, и в петле потребления.

Для реализации высоких показателей качества работы и основываясь на материале исследования, приведенном выше, необходимо определить и описать функциональные блоки, из которых будет состоять ИСУ, создаваемая на базе платформы  InterLogistics:

1. Работа с исполнителями. Данный модуль будет позволять учитывать всю необходимую информацию о клиентах-исполнителях – адреса, банковские реквизиты, сведения о контактных лицах, регионы деятельности, имеющийся транспорт, в распоряжении компании, ответственные лица, предпочтительные варианты (схемы и формы) оплаты приобретенных услуг и так далее. За счет использования модуля «Работа с Исполнителями» реализовываться следующие функции: фиксация предполагаемого перемещения транспорта по территории страны; прием предварительного заказа на исполнение перевозки; автоматическое формирование пакета предложений; формирование и отправление исполнителю исходящего договора-заявки на перевозку груза, а также всего пакета документов необходимых для осуществления перевозки и оказания экспедиторских услуг в соответствии с законодательством РФ; получение текущей  от исполнителя по перемещению нанятого транспорта; ежедневное информирование клиентов-исполнителей обо всех имеющихся заказах на перевозку и о событиях компании.
2. Работа с заказчиками. Данный модуль будет позволять учитывать всю необходимую информацию о клиентах-заказчиках – адреса, банковские реквизиты, сведения о контактных лицах и о лицах, ответственных за своевременную оплату оказанных услуг, регионы деятельности, направления перевозки грузов, характер имеющихся грузов, периодичность заказов, используемые формы (схемы, формы, сроки) оплаты услуг, особые требования и предпочтения по характеру осуществления перевозки и так далее. За счет использования модуля «Работа с Заказчиками» реализуются следующие функции: фиксация предполагаемого перемещения грузов по территории страны; прием предварительного заказа на оказание услуг перевозки; автоматическое формирование пакета тарифов предоставляемых услуг, действующих в компании по предпочтительным для заказчика направлениям; прием входящего договора-заявки на перевозку груза, а также всего пакета документов необходимых для осуществления перевозки и оказания экспедиторских услуг в соответствии с законодательством РФ; периодическое информирование клиента-заказчика о ходе выполнения заказа; ежедневное информирование клиентов-заказчиков обо всем имеющемся в распоряжении компании свободном транспорте и о событиях компании.
3. Работа над договорами-заявками. Данный функциональный блок  будет обеспечивать контроль выполнения и оплаты работ по входящим и исходящим договорам-заявкам, поддержку справочников этапов, схем транспортировки, тарифов, а также выпуск необходимого для оказания транспортных и экспедиционных услуг пакета документов, создание и учет принятых договоров-заявок (динамический справочник заявок)
4. Контроль рейсов. Данный модуль будет реализовывать контроль исполнения  заявок. Он даст возможность формировать стандартные запросы ответственным лицам  клиента-исполнителя и на основе полученной информации с заданной периодичностью формировать текущее состояние по всем активным заявкам. Клиенту-заказчику будут предоставляться эти данные на любой момент времени.
5. Расчетные показатели. С помощью функционального блока «Расчетные показатели» будет производиться расчет оптимальной стоимости перевозки груза для исполнителя и для заказчика по каждой заявки, рассчитываются предполагаемые расходы на выполнение перевозки с учетом типа и года выпуска транспортного средства, текущего сезона, качества дорог, схемы движения груза, типа груза, количества точек загрузки и выгрузки, их удаленности друг от друга, тоннажа и кубатуры груза. Также производится расчет оптимального маршрута груза, расчет оптимального размещения грузов по кузову транспорта.
6. Календарь событий. Этот модуль отвечает за управление бизнес-контактами. Данный модуль позволяет планировать получение и отправление в счет оплаты исполнителям денежных потоков, истечения срока действия договоров о сотрудничестве, проведение мероприятий – встреч, выставок, переговоров, конференций, совещаний.
7. Финансовый контроль. Этот функциональный блок будет обеспечивать сбор и хранение информации о счетах и актах, выставленных заказчикам и подлежащих оплате, о текущей дебиторской и кредиторской задолженности и позволять осуществлять контроль движения финансовых ресурсов от заявки клиента-заказчика до оплаты выполненной заявки клиента-исполнителя, о заработной плате сотрудников. Модуль будет обеспечивать функционирование финансов предприятия.
8. Справочники. Модуль «Справочники» даст возможность поддерживать обширный набор справочных данных, которые подразделяются условно на две группы: справочники общие (то есть общепринятые справочники (географические данные, нормы расхода топлива по видам машин и по сезонности, валюты, инкотермы и др.)) и справочники компании (информация, специфичная для работы компании (клиентские справочники, картотека водителей, картотека грузовых автомобилей, логистические и тарифные зоны, кадровые данные, курсы валют и др.)).

Авторизованные пользователи системы в любой момент времени смогут увидеть всю доступную для их роли информацию. Всем клиентам сможет стать известным фактическое состояние платежей по каждой заявке, к которой у них есть доступ, текущее состояние взаиморасчетов. Клиентам-исполнителям будет  обеспечен доступ к имеющимся заказам компании, стоимости и условиям их выполнения.  

Кроме того, в новой ИСУ будут реализованы следующие системные модули:

1. Отчеты. Автоматическое формирование отчетов по оперативным сведениям в базе данных компании. Более 10 форм отчетов включая «Дебиторская задолженность», «Кредиторская задолженность», «Коммерческий Финансовый поток», «Исполнение плана заказов», «Журнал диспетчера», «Эффективность работы сотрудников диспетчерского отдела».
2. Документооборот. Будет служить для организации и обеспечения коллективной работы в компании, организовать процесс создания и редактирования документов в соответствии с правами доступа пользователей. В едином информационном пространстве системы модуль позволит осуществить автоматизацию документооборота как предприятия в целом, так и всех его будущих филиалов по всему миру.
3. Разграничение прав доступа. Модуль реализует безопасность данных через механизм разграничения прав доступа пользователей к тем или иным функциям и данным. На этапе конфигурирования системы определяются функциональные роли, которые в дальнейшем назначаются пользователям. В любой момент функциональные роли могут быть изменены, или созданы новые. Модуль предназначается также для анализа активности пользователей в реальном масштабе времени, мониторинга и протоколирования всех действий пользователей, отслеживания правомерности этих действий и жесткого контроля доступа к информации в базах данных системы.  В системе «Экспедитор Стандарт», которая является готовым программным продуктом, созданным на базе платформы InterLogistics, реализован аудит данных – все изменения в базе данных регистрируются и в любой момент можно проследить, кем была создана, изменена или удалена та или иная запись. [6]

2.3 Описание логики функционирования будущей ИСУ.

Новая ИСУ для ТЭК ООО «Ивкомтрейд» состоит из 8 основных функциональных модулей и 3 системных модулей, описанных выше.  Однако этого недостаточно, необходимо описать логику функционирования будущей ИСУ.

Итак, пользователь, сотрудник компании, сначала осуществляет вход в ИС компании, где вводит свои персональные логин и пароль, за счет чего определяется его роль, формируются  данные с которыми он может работать. Клиента-заказчик, только что вошедший в систему как зарегистрированный пользователь и имеющий доступ только к «своим данным», размещает входящую предварительную заявку на доставку груза, с указанием таких параметров, как тоннаж, кубатура, характер груза, особые условия транспортировки, срок доставки, время и место загрузки, время и место выгрузки, требования к транспорту, стоимость перевозки, срок, условия и форма оплаты.

Пользователь-сотрудник получает сообщение от системы, что компания-заказчик из его клиентской базы заказчиков, с положительной репутацией, прислала предварительную заявку на доставку груза с указанием всех необходимых параметров. Затем он открывает модуль «Расчетные показатели», где на основании справочника «Тарифы на услуги компании для заказчиков», справочника «Тарифы на услуги компании для исполнителей», справочника «Нормы расходы топлива по видам машин и по сезонности»,  справочника «Географические данные» производит расчет оптимальной стоимости продажи пакета комплексных услуг по доставке груза (для заказчика) и оптимальной цены покупки пакета услуг доставки (для исполнителя).

Также на основании особых условий транспортировки (из входящей заявки) или особых предпочтений клиента-заказчика (из карточки клиента-заказчика) исследуются клиентские справочники исполнителей, картотека водителей и картотека машин на наличие подходящей компании, подходящего грузового транспорта и подходящего водителя. Выбирается несколько вариантов. Затем за счет модуля «Работа с клиентами-исполнителями» производится анализ предположительных схем передвижения транспорта, подходящего для исполнения данного заказа, на наличие совпадения точек маршрута заказа с предполагаемым передвижением транспорта. В результате пользователь-сотрудник имеет один или несколько вариантов исполнителей заказа и связывается с контактными лицами клиентов-исполнителей, имеющих положительную репутацию, используя модуль «Работа с клиентами-исполнителями». Если исполнитель согласен выполнить заказ, то пользователем-сотрудником формируется договор-заявка на приобретение транспортных услуг исполнителя, которому присваивается свой уникальный номер, порядковый номер пользователя-сотрудника и  порядковый номер заказа клиента-исполнителя. После чего, поставив электронные печать и подпись директора, отправляет исполнителю для получения подтверждения выполнения заявки. После подтверждения формируется пакет необходимой для перевозки документации, который также отправляется исполнителю. Затем данные на водителя и на машину исполнителя отправляют заказчику для подтверждения  выполнения предварительного заказа. Заказчик, успешно проверив подлинность присланных данных и копий документов, формирует договор-заявку о покупке пакета комплексных услуг у компании ООО «Ивкомтрейд» и, применив электронно-цифровую подпись и печать, отсылает пользователю, а затем ждет подтверждения заявки. Получив подтверждение, заказчиком высылается весь пакет документов на перевозку груза, в том числе схемы маршрута, которые доводятся до сведения исполнителя.

Затем пользователь-сотрудник открывает модуль «Контроль рейсов» и отсылает периодические запросы ответственному за перевозку лицу о местонахождении транспорта и записывает ответы на них для последующей передачи их Заказчику в виде отчета по передвижению груза.

Далее в ИС автоматически формируется запись в журнал диспетчера о выполнении определенного клиента-исполнителя заказа определенного клиента-заказчика, а также автоматически появляется новая запись в отчетах «Дебиторская задолженность», «Кредиторская задолженность», «Коммерческий Финансовый поток», «Исполнение плана заказов», «Журнал диспетчера», «Эффективность работы сотрудников диспетчерского отдела». После чего пользователь-бухгалтер на основании новых записей после выполнения заказа исполнителем сформирует пакет документов на оплату услуги заказчиком и отправит его ему. Затем с помощью календарного модуля будет отмечен ожидаемый срок получения денежных средств от заказчика. Пользователь-бухгалтер получит пакет документов от исполнителя на оплату выполненного заказа и в соответствии с договором о сотрудничестве назначит дату оплаты. При оплате перевозки груза заказчиком ставится пометка на заявке, что услуга оплачена, и автоматически из суммы дебиторской задолженности за данным заказчиком вычитается сумма оплаченного заказа. При наступлении срока оплаты исполнителю выполненной услуги бухгалтер получает от ИС напоминание и в срок оплачивает его услуги. Затем на исходящей заявке по данному рейсу будет сделана пометка об оплате исполнителю и будет списана сумма оплаты с суммы кредиторской задолженности за компанией перед исполнителем.

Таким образом, будет обрабатываться каждый заказ. В конце каждого рабочего дня, в конце каждой недели, в конце каждого месяца директор компании получает сводный отчет об эффективности работы каждого из сотрудников диспетчерского отдела, о сумме прибыли, принесенной компании. На основании данных отчетов формируется и рассчитывается сотрудниками бухгалтерии заработная плата работников.

Во время рабочего процесса сотрудник информационного отдела компании будет получать от системы сведения об активности пользователей, правомерности их действий и соблюдении безопасности базы данных компании.

2.4. Определение важных  для работы ТЭК объектов и  их отображение в ИС

При разработке системы необходимо учесть множество параметров, условий и ограничений, поэтому надо перечислить основные из них. Для автоматизации любого логистического процесса, прежде всего, необходимо классифицировать объекты, с которыми придется работать.

Описание объектов классификации и перечисление возможных вариантов: