Организационно-правовые основы создания и работы архива

СОДЕРЖАНИЕ

Введение 3

1. Федеральный Закон «Об архивном деле в РФ» 5
2. Организация работы архива 
• Понятие архива организации 

2.2 Создание и работа экспертной комиссии 

2.3 Комплектование архива организации 

2.4 Обеспечение сохранности документов архива 

2.5 Определение фондовой принадлежности архивных документов и образование архивного фонда 

2.6 Организация документов в пределах архивного фонда 

2.7 Учет документов в архиве 

2.8 Организация документов архива 

Заключение 

Список использованной литературы 

Приложения  

ВВЕДЕНИЕ

Настоящая работа посвящена  теме «Организационно-правовые основы создания и работы архива».

Государственные архивы России являются основными хранителями  и распорядителями Архивного  фонда Российской Федерации –  исторически сложившейся и постоянно  пополняющейся совокупности архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов.

Государственные архивы –  это специализированные государственные  учреждения, основное звено системы  учреждений Федеральной архивной службы России. В целях постоянного хранения вверенной им государственной части  Архивного фонда Российской Федерации  они осуществляют учет архивных документов, обеспечивают их сохранность, комплектуются  документами государственных организаций  и передаваемыми им документами  негосударственных организаций  и физических лиц; создают и совершенствуют научно-справочный аппарат к архивным документам и информационные технологии.

Государственный архив является государственным учреждением, финансируемым  из федерального бюджета, бюджета субъекта Российской Федерации. Архив выполняет социально-культурные и другие функции некоммерческого характера во взаимодействии с органами власти, государственными, общественными, научными, культурными и иными организациями, а также гражданами. В пределах, установленных законом, архив осуществляет правомочия по владению, пользованию и  распоряжению частью документов Архивного фонда Российской Федерации, осуществляет их постоянное хранение в режиме охраны и использования, обеспечивающем целостность исторически сложившихся документальных комплексов, их доступность для пользователей. В этих целях архив на основе единых научно-методических принципов обеспечивает сохранность принятых документов, осуществляет комплектование и учет документов органов государственной власти, государственных и иных организаций, физических лиц, создает и совершенствует научно-справочный аппарат, обеспечивает условия для использования документов юридическими и физическими лицами, осуществляет информационное обслуживание органов государственной власти и местного самоуправления, удовлетворение информационных потребностей и конституционных прав граждан, а также осуществляет самостоятельное использование документов в интересах граждан, общества и государства.

Архив представляет собой  информационную систему – упорядоченную  совокупность архивных фондов, коллекций, документов и создаваемых и используемых справочников к ним.

Архив в качестве субъекта информационных процессов участвует  в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении документной  информации. Документы и  информационно-поисковые  системы архива являются объектами  права собственности, авторского и  смежных прав, распределяются по категориям доступа к ним, подлежат защите в  соответствии с законодательными и  иными актами Российской Федерации.

Формируя, храня и организуя  использование архивных документов, государственные архивы тем самым  участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении  архивной информации. Они представляют собой особую информационную систему, выступают в качестве субъектов  информационных процессов.

В своей деятельности государственные  архивы руководствуются законодательством  Российской Федерации и субъектов  Российской Федерации.

Главный нормативно-методический документ, определяющий деятельность государственных архивов, - Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации.

 

 

Федеральный закон «Об архивном деле в РФ»

Настоящий Федеральный закон  регулирует отношения в сфере  организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации  и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также  отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации  в интересах граждан, общества и  государства.

В целях настоящего Федерального закона применяются следующие основные понятия:

1. архивное дело в Российской Федерации (далее также - архивное дело) - деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;
2. архивный имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;
3. документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;
4. документ Архивного фонда Российской Федерации - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;
5. особо ценный документ - документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования;
6. уникальный документ - особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности;
7. архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой;
8. Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению;
9. архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;
10. государственный архив - федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством Российской Федерации (далее - федеральный государственный архив), или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской Федерации (далее - государственный архив субъекта Российской Федерации), которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов
11. муниципальный архив - структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

В состав Архивного фонда  Российской Федерации входят находящиеся  на территории Российской Федерации  архивные документы независимо от источника  их происхождения, времени и способа  создания, вида носителя, форм собственности  и места хранения, в том числе  юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических  работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.

К федеральной собственности  относятся архивные документы:

1. хранящиеся в федеральных государственных архивах, федеральных музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук на основании договора хранения без передачи их в собственность);
2. государственных органов и организаций, указанных в подпункте "б" пункта 3 части 1 статьи 4 настоящего Федерального закона;
3. бывших неприятельских государств, перемещенные в Союз ССР в результате Второй мировой войны и находящиеся на территории Российской Федерации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации о перемещенных культурных ценностях;
4. отнесенные к федеральной собственности федеральными законами.

К собственности субъекта Российской Федерации относятся  архивные документы:

1. хранящиеся в государственных архивах субъекта Российской Федерации, музеях и библиотеках субъекта Российской Федерации (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи и библиотеки на основании договора хранения без передачи их в собственность);
2. государственных органов и организаций субъекта Российской Федерации.

К частной собственности  относятся архивные документы:

• организаций, действующих на территории Российской Федерации и не являющихся государственными или муниципальными, в том числе общественных объединений со дня их регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях и религиозных объединений после отделения церкви от государства (далее - негосударственные организации);
• созданные гражданами или законно приобретенные ими.

Документы Архивного фонда  Российской Федерации, находящиеся  в государственной собственности, хранятся:

• постоянно - в государственных архивах, музеях, библиотеках и организациях Российской академии наук;
• временно - в государственных органах, государственных организациях, создаваемых ими архивах в течение установленных сроков, а также в муниципальных архивах в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района или городского округа отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования.

Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности, осуществляют федеральные органы исполнительной власти и организации (в том числе  академии наук Российской Федерации, имеющие  государственный статус, за исключением  Российской академии наук), перечень которых  устанавливается Правительством Российской Федерации. Сроки и условия депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и использования указанных документов устанавливаются в договорах, заключаемых федеральными органами исполнительной власти или организациями (в том числе академиями наук Российской Федерации, имеющими государственный статус, за исключением Российской академии наук) со специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Документы Архивного фонда  Российской Федерации, находящиеся  в муниципальной собственности, хранятся:

• постоянно - в муниципальных архивах, музеях и библиотеках;
• временно - в органах местного самоуправления, муниципальных организациях и создаваемых ими архивах в течение установленных сроков.

Документы Архивного фонда  Российской Федерации, находящиеся  в частной собственности, могут  храниться их собственниками или  владельцами самостоятельно или  могут быть переданы по договору на хранение в государственный или  муниципальный архив, библиотеку, музей, а также в организацию Российской академии наук. При этом условия  хранения этих документов определяются их собственниками или владельцами с соблюдением норм настоящего Федерального закона.

Пользователь архивными  документами имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных  ему архивных документах, а также  копии архивных документов для любых  законных целей и любым законным способом.

Государственные и муниципальные  архивы, музеи, библиотеки, организации  Российской академии наук обеспечивают пользователю архивными документами  условия, необходимые для поиска и изучения архивных документов.

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации  и граждане, занимающиеся предпринимательской  деятельностью без образования  юридического лица, при наличии у  них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять  пользователю архивными документами  оформленные в установленном  порядке архивные справки или  копии архивных документов, связанные  с социальной защитой граждан, предусматривающей  их пенсионное обеспечение, а также  получение льгот и компенсаций  в соответствии с законодательством  Российской Федерации.

Государственные и муниципальные (за исключением структурных подразделений  органов местного самоуправления) архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук, а также государственные  и муниципальные организации  в соответствии с законодательством  Российской Федерации могут на основе имеющихся у них архивных документов и справочно-поисковых средств  оказывать пользователю архивными  документами платные информационные услуги, заключать с ним договоры об использовании архивных документов и справочно-поисковых средств.

Порядок использования архивных документов в государственных и  муниципальных архивах определяется специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным  органом исполнительной власти. Порядок  использования архивных документов в государственных органах, органах  местного самоуправления, государственных  и муниципальных организациях, государственных  и муниципальных музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук определяется ими в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Использование архивных документов, на которые распространяется действие законодательства Российской Федерации  об интеллектуальной собственности, осуществляется с учетом требований данного законодательства.

Государственные и муниципальные  архивы, музеи, библиотеки, организации  Российской академии наук, архивы государственных  органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных  организаций предоставляют государственным  органам и органам местного самоуправления необходимые для осуществления  ими своих полномочий архивную информацию и копии архивных документов, публикуют  и экспонируют архивные документы, готовят справочно-информационные издания о составе и содержании хранящихся в них документов.