Выставочно-ярмарочная деятельность турфирм

   -  определяются характером интересов  посетителя и отведенным для  него временем;

   -  выражаются в форме конкретных, целенаправленных организационно-технических  действий экспонента;

   -  выполняются дифференцировано в  зависимости от типа посетителей  и предоставляются бесплатно;

   Хорошо  продуманная организация и предоставление стендовых услуг требуют кропотливой  повседневной работы стендистов в течение  выставки.

   К числу основных стендовых услуг  относятся:

1. Информационные и справочные услуги – широкое информирование о предмете деятельности экспонента: раздача рекламных буклетов, подготовка и предоставление посетителям справочных материалов о работе фирмы, ее специализации, производственных возможностях, результатах испытаний демонстрируемого экспоната, наличие сертификата качества и др.;
2. Услуги гида-переводчика – при необходимости предоставляются всем без исключения посетителям, если при осмотре экспозиции стенда их что-то заинтересовало, а также при подготовки специальных материалов, переговорах и отработки контракта;
3. Канцелярские услуги – весьма просты, но крайне необходимы при оформлении или корректировке посетителям каких-либо документов;
4. Организационно-технические услуги – связаны с необходимостью оперативно соединить клиента по телефону с руководством компании, снять для посетителя ксерокопию, отправить факс и т. п.;
5. Демонстрационные услуги – обязательный показ на стенде в действии инженерно-конструкторских предложений экспонента. Могут осуществляться с помощью видеотехники или виртуально;
6. Буфетное обслуживание – угощение посетителей напитками, блюдами национальной кухни и т.д.;

  Статистика  говорит, что опытные фирмы выполняют  в период работы выставки до двух десятков видов стендовых услуг.

  т. о. принимая решение об участии в  выставке, необходимо хорошо продумать, какие виды стендовых услуг следует  качественно предоставлять посетителям, и трезво оценивать свои реальные возможности в организации стендового сервиса. 
 
 
 

  Глава 3 Деятельность Московской международной  выставки MITT «Путешествия и туризм»

  3.1  Схема организации MITT

   Процесс организации выставки представляет собой сложный комплекс организационных, договорных, дипломатических мероприятий. Иногда организация международной  выставки занимает более одного года. За последнее десятилетие резко  возросло количество выставок, следовательно, возросло количество фирм, специализирующихся на услугах данного рода, а конкуренция  между ними способствует росту уровня профессионализма.

   В данной главе будет рассмотрен процесс  организации крупной международной  выставки, в качестве которой выбрана  MITT – безусловный лидер среди международных туристских выставок, проводимых в России.

   Подготовка  и проведение подобной выставки включает следующие основные этапы:

1. Принятие решения о проведении выставки;
2. Официальное объявление о проведении выставки с указанием целей, основной тематики, сроков предоставления заявок и работы выставки;
3. Формирование структуры управления подготовкой и проведением выставки;
4. Прием заявок на участие в выставке;
5. Комплекс подготовительных организационно-технических мероприятий, среди которых:
1. Распределение выставочных площадей между участниками;
2. Фирмам-участницам направляются копии из планов выставочных помещений с четким нанесением плана стенда экспонента;
3. Производятся расчеты за выделяемые площади и материальные ресурсы, оговариваются размеры авансовых платежей;
4. Разрабатываются транспортные инструкции. Оформляется письмо на ввоз и вывоз материалов на территорию выставки. Письмо должно быть на бланке компании-экспонента, строго в 4-х экземплярах, 4-й экземпляр хранится до вывоза. При потери письма невозможен вывоз материалов и оборудования с территории Экспоцентра;
6. Монтаж экспозиции;
7. Торжественное открытие выставки и официальный смотр;
8. Открытие выставки для посетителей. Обычно это следующий день после официального открытия. Многие выставки первую половину дня открыты для специалистов и представителей деловых кругов, а вторую – для широкой публики;
9. Обеспечение рабочей программы выставки;
10. Официальное закрытие выставки;
11. Демонтаж выставочной экспозиции. Распределение или продажа, безвозмездная передача экспонатов и оборудования, или их обратная транспортировка;
12. Подведение оргкомитетом итогов выставки с точки зрения достижения, поставленных целей (количества посетителей, объема заключенных контрактов, договоров).

   Организатором Московской международной выставки MITT «Путешествия и туризм» выступает компания ITE, входящая в состав INTERNATIONAL TRADE & EXHIBITIONS (ITE) Group Plc, основанной в 1993 году с головным офисом в Лондоне. ITE Group Plc – общепризнанный лидер международного выставочного бизнеса, ежегодно организует 325 торговых выставок и конференций в 32 странах мира.

   ITE Group Plc является членом Союза Международных Выставок и Ярмарок, Международной Ассоциации Организаторов Выставок и Московской Международной Бизнес Ассоциации.

   С момента своего существования на Российском рынке ITE организовывает ряд крупнейших в России международных выставок, среди которых «Путешествие и туризм» (MITT). Выставки ITE отличает высочайший международный уровень организации.

   Мероприятия, проводимые ITE в России, охватывают широкий спектр тематик, среди которых:

   -  гостиничное и ресторанное дело;

   -  путешествия и туризм;

   -  спорт и отдых, катера и яхты;

      Работа осуществляется на самых  лучших выставочных площадках  России – Выставочный Комплекс  «Экспоцентр» на Красной Пресне  и Спорткомплекс «Олимпийский».  Ежегодно мероприятия на этих  площадках собирают около 1000000 посетителей и более чем 6000 участников со всех стран мира.

      ITE постоянно проводит исследования и анализ проводимых выставок, повышает их уровень и предоставляет большой спектр дополнительных услуг, делая работу своих клиентов на выставках более эффективной. К каждой выставке выпускается официальный каталог, путеводитель, организовывается массовая компания по привлечению посетителей, проводятся пресс-конференции и семинары. Все выставки освещаются специализированными изданиями и СМИ.

      В рамках выставок проводятся специализированные отраслевые конференции, которые позволяют  более 250 ведущим специалистам отрасли, инвесторам и представителям правительственных  кругов обсудить проблемные вопросы  индустрии и перспективы ее развития на будущее.

      Первая  выставка «Путешествия и туризм»  была проведена в 1994 году в период резкой активизации рынка туруслуг. За 1994 год сектор туризма и путешествий  вырос в России на 300%. Выставка  организованная  в нужное время  и в нужном месте была обречена на успех. Уже вторая выставка была признана лучшей профессиональной выставкой  года. За последующие пять лет выставка стала одной из крупнейших, профессиональных и посещаемых в мире, вошла в  пятерку мировых лидеров, вошла  в состав Европейской Ассоциации Туристских Выставок.

      Что касается цен на выставочную площадь, то они довольно велики. В среднем, стоимость 1 кв. метра составляет $200.

     Выставка  MITT – уникальная возможность всесторонне оценить Российский туристский рынок, откорректировать ценовую политику, заключить деловые контракты с участниками выставки из более 90 стран мира. Участие в MITT – вопрос престижа и деловой репутации компании.

     3.2 Московская международная выставка «Путешествия и туризм» 2009

     Московская  международная выставка «Путешествия и туризм» (MITT) 2009 прошла в Москве на Красной Пресне в Выставочном комплексе ЗАО «Экспоцентр» с 17-20 марта 2009 года. За 15 лет существования она успела в значительной мере развиться и получить широкое признание в качестве ведущего ежегодного форума туристической отрасли России и стран СНГ, а также стала одной из крупнейших туристических выставок мира. Из года в год выставка MITT привлекает к себе всех основных участников рынка, которые встречаются здесь с клиентами, партнерами и поставщиками услуг для обсуждения стратегических планов и заключения контрактов.

     Главное отличие выставки MITT в том, что она служит проверенной площадкой для делового общения, прежде всего, профессионалов туриндустрии (доля посетителей-специалистов составляет 74%). Именно благодаря MITT, середина марта уже традиционно стала особым периодом для туристической отрасли России и стран СНГ. Именно здесь все игроки рынка анонсируют все новое и самое интересное, что разрабатывалось в преддверии приближающегося туристического сезона: новые программы, новые цены, новые направления. Открывая продажи на выставке, профессионалы говорят: «Лето начинается в марте – оно начинается на MITT». Привлекая сотни зарубежных туроператоров, именно MITT определяет потенциал въездного туризма и является настоящей «витриной» туристических возможностей России. На MITT приезжают «Открывать Россию», поэтому участие в весенней выставке создает неограниченные перспективы для развития туристической отрасли в российских регионах, позволяет представителям регионального турбизнеса изучить новые подходы к созданию привлекательного турпродукта и практику повышения его конкурентоспособности. Выставка на четыре дня становится живым эпицентром переговоров, встреч, обмена мнениями и предложениями, участие в которой становится необходимым условием успеха в предстоящем туристическом сезоне. По данным аудиторской проверки, выставку MITT 2009 посетили 85 741 человек из 516 городов России, а также из Украины, Беларуси, Казахстана и 86 других стран мира.

     Традиционно в выставке принимали участие  компании: Арт-тур, Конкорд, Трэвелланд, Натали-турс, Нева, ТEZ tour, Владинвесттур, Трансаэро, Ресогарантия, Ланта-тур вояж, федеральные курорты Сочи, Кавказские Минеральные Воды, Анапа, ЗАО СКО «Адлеркурорт», администрации городов России и многие другие.

     Группа  специалистов, занимающаяся подготовкой  выставки, направляет все свои усилия на обеспечение высокого уровня ее организации. Благодаря профессиональным исследованиям и качественной работе организаторов MITT сохраняет репутацию ведущего мероприятия туристической отрасли в России и странах СНГ.

     На  выставке были представлены самые разнообразные  разделы и тематики:

     - Авиакомпании;

     - Автобусные туры;

     - Активный и приключенческий отдых;

     - Бронирование и продажа авиабилетов;

     - Гостиницы, пансионаты, санатории;

     - Гостиничные цепи;

     - Достопримечательности, музейный  бизнес, тематические парки;

     - Компьютерные системы бронирования;

     - Информационные технологии в  туризме;

     - Круизы;

     - Лечебные туры в оздоровительные  центры;

     - Маркетинговые исследования;

     - Наземное обслуживание;

     - Национальные туристские организации;

     - Образовательный туризм/Организация обучающих туров;

     - Обучение и подбор персонала;

     - Организация деловых туров;

     - Организация и проведение конференций;

     - Пресса – торговые журналы,  торговые справочники;

     - Прокат автомобилей;

     - Региональные туристские организации;

     - Сервисные службы аэропорта;

     - Спортивный туризм;

     - Транспортное агентство;