Исследование организации и методики учета и анализа кассовых и фактических расходов

В следующем году это, напротив, приведет к превышению кассовых расходов над фактическими, так как работнику  будет возмещена указанная разница, а фактический расход по данной командировке будет отражен в отчете прошлого года.

При анализе отклонений фактических  расходов от кассовых на приобретение оборудования и инвентаря необходимо учитывать следующие особенности  их формирования: фактические расходы  включаются в затраты на изготовление оборудования или инвентаря из имеющихся  материалов; излишнее и неиспользованное оборудование может быть реализовано, а вырученные средства зачислены  на восстановление кредита, что уменьшит кассовые расходы; приобретаемое оборудование может быть оплачено в централизованном порядке вышестоящей организацией.

Анализ расходов, связанных  с приобретением оборудования и  инвентаря, проводится по данным формы  №5 «Отчет о движении основных средств». Особое внимание стоит уделять фактам  роста стоимости излишнего и  неиспользуемого оборудования, что  является следствием нерационального  использования средств и недостатков  в работе по реализации такого оборудования.

По подстатье «Капитальный ремонт» превышение фактических  расходов над кассовыми говорит  об образовании кредиторской задолженности  ремонтно-строительным организациям, что может быть вызвано производством  ремонтных работ сверх утвержденной сметы и выделенных ассигнований. Это является серьезным нарушением сметно-финансовой дисциплины. Если фактические  расходы по данной статье меньше кассовых, то, следовательно, учреждение либо не выполнило ремонтные работы или составленная на них смета была завышена. Дальнейший анализ состоит в выявлении причин расхождений.

Таким образом, о соотношениях между фактическими и кассовыми  расходами судят по характеру  изменения остатков по материальным и расчетным счетам баланса об исполнении сметы расходов. Однако следует учитывать, что имеются  операции, которые ведут к изменению  остатков, но не влияют на сумму кассовых и фактических расходов. К ним  относятся:

- списание за счет учреждения  безнадежных долгов и недостач  материальных ценностей;

- оприходование излишков  материальных ценностей и денежных  средств;

- списание кредиторской  задолженности по истечении срока  исковой давности;

- оприходование материалов  от ликвидации основных средств;

- перенесение стоимости  отдельных материальных ценностей  со счетов материальных ценностей  на счета основных фондов, и  наоборот.

Результаты перечисленных  операций отражаются в форме №6 «Отчет о движении материальных ценностей» и в справке к балансу об исполнении сметы расходов. Поэтому  в процессе анализа соотношения  между кассовыми и фактическими расходами выявленные изменения  остатков необходимо корректировать на величину перечисленных операций.

После выявления и объяснения причин отклонения кассовых расходов от фактических необходимо проводить  анализ отклонений кассовых и фактических  расходов от сметных ассигнований.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3 Анализ соблюдения  сметных назначений

 

Анализ соблюдения сметы  расходов осуществляется путем сопоставления  кассовых и фактических расходов с расходами как в целом  по смете, так и по каждой статье в отдельности. Это позволяет  устанавливать недорасход сметных  назначений или сверхсметные расходы  и таким образом давать характеристику деятельности учреждения по исполнению сметы расходов.

Недоиспользование бюджетных  средств нежелательно, поскольку  это связано, как правило, с невыполнением  учреждениями заданий по производственным показателям и ведет к ухудшению  обслуживания населения. Причинами  недорасхода бюджетных средств  являются недостатки в деятельности учреждения, а также факторы, не зависящие  от учреждения (например, несвоевременное  финансирование и др.).

Наличие сверхсметных расходов в основном зависит от работы учреждений и расценивается как нарушение  финансовой дисциплины. Причинами этого  могут быть несоблюдение установленных  норм расхода, необоснованное увеличение уровня производственных показателей  работы учреждения и др.

В процессе анализа сводных  смет необходимо сопоставлять кассовые и фактические расходы с назначениями по смете. Причем делать это надо по каждому учреждению в отдельности, поскольку в сводном отчете перерасходы по одним учреждениям перекрыты экономией, что затрудняет оценку реального состояния исполнения смет расходов отдельных учреждений. Такой сравнительный анализ позволяет устанавливать учреждения, которые допустили перерасход назначений по смете, причины этих перерасходов и принимать соответствующие меры.

Для сопоставления кассовых и фактических расходов с назначениями по смете составляется таблица по данным формы №2 «Отчет об исполнении сметы расходов» (табл.2.3.1).

В целом по смете средства по кассовым расходам недоиспользованы на сумму 20,1 млн.руб., а по фактическим расходам- на сумму 18,6 млн.руб. При этом по кассовому и фактическому исполнению сметы расходов имеются статьи, по которым одновременно допущены недорасход сметных назначений и сверхсметные расходы. Наиболее значительные суммы израсходованы на капитальный ремонт зданий- соответственно 1,1 и 90,8 млн.руб. Сверхсметные кассовые вложения не допущены ни по одной статье сметы, а фактические расходы по ряду статей превышают назначения по смете.

Анализ причин сверхсметных расходов или неполного использования  средств, предусмотренных сметой, осуществляется по каждой статье расходов в тесной увязке с показателями состояния  и развития сети, объема социально-культурных услуг, предоставляемых учреждениями населению, состояния штатной дисциплины и запасов товарно-материальных ценностей, соблюдения требований режима экономии и законности в использовании  бюджетных средств. При определении  их влияния принимается во внимание различная их зависимость от объема выполняемых работ или других расчетных единиц их измерения. Это позволяет из общей суммы недорасхода выявить экономию средств как результат рационального их использования и сверхсметные расходы разграничить на обоснованные и необоснованные. При этом учитывается, что все расходы учреждения учитываются должны осуществляться в пределах утверждения сметы, а на дополнительно возникающую потребность в бюджетных средствах должна составляться смета, утверждаемая в установленном порядке.

Номера  подстатей	Подстатьи расходов	Утверждено  по смете	Кассовый  расход	Фактический расход	Отклонение (+,-)
					КР  от сметы	ФР  от сметы
1.10.01.00	Оплата  труда рабочих и служащих	789,6	784,5	824,2	-5,1	34,6
1.10.02.00	Начисления  на оплату труда	268,5	257,1	280,2	-11,4	11,7
1.10.03.00	Приобретение  предметов снабжения, расходных  материалов	589,1	587,6	602,9	-1,5	15,3
В том  числе
1.10.03.01	Канцелярские  принадлежности, материалы и предметы для текущей хозяйственной деятельности	86,9	85,4	84,6	-1,5	-0,8
1.10.03.02	Медикаменты и перевязочные средства	213,2	213,2	218,4	0	5,2
1.10.03.03	Мягкий  инвентарь и обмундирование	4,7	4,7	4,8	0	0,1
1.10.03.04	Продукты  питания	268,5	268,5	279,2	0	10,7
1.10.03.05	Прочие  расходные материалы и предметы снабжения	15,8	15,8	15,9	0	0,1
1.10.04.00	Командировки  и служебные разъезды	3,2	3,2	3,2	0	0
1.10.05.00	Оплата  транспортных услуг	94.5	94,5	93,0	0	-1,5
1.10.06.00	Оплата  услуг связи	1,2	1,0	1,1	-0,2	-0,1
1.10.07.00	Оплата  коммунальных услуг	330,2	330,0	342,5	0	12,5
1.10.10.00	Прочие  текущие расходы на закупки товаров  и оплату услуг	23,2	22,6	24,6	-0,6	1,4
Итого расходов по текущему содержанию учреждения		2099,5	2080,5	2171,7	-19	72,2
2.40.01.00	Приобретение  оборудования и предметов длительного  пользования	71,4	71,4	71,4	0	0
2.40.03.00	Капитальный ремонт	985,2	984,1	894,4	-1,1	-90,8
Итого капитальные расходы		1056,6	1055,5	965,8	-1,1	-90,8
Всего по смете		3156,1	3136	3137,5	-20,1	-18,6

 

Таблица 2.3.1. Анализ отклонения кассовых и фактических расходов от назначений по смете, млн.руб.

Фактический перерасход средств  по заработной плате при небольшом  кассовом недорасходе может быть вызван ростом депонентской задолженности  и увеличением размера оплаты труда, о чем свидетельствуют  данные анализа соотношения кассовых и фактических расходов по подстатье  «оплата труда рабочих и служащих». Превышение фактических расходов над  сметными назначениями возникает при увеличении расхода медикаментов за счет использования их остатков на складе.

На превышение фактических  расходов, на питание влияет увеличение количества койко-дней работы больницы. Уменьшение фактических расходов по оплате транспортных услуг может  быть из-за возникновения дебиторской  задолженности за автобазой.

Данные отчетности учреждений позволяют выявить только недостатки в исполнении сметы расходов. Большие  трудности возникают при анализе  хозяйственных расходов, затрат на приобретение оборудования, мягкого  инвентаря, капитальный ремонт зданий и сооружений, поскольку в отчете и балансе нет показателей, подробно характеризующих эти расходы, да и установить их невозможно. Средства на эти цели могут быть использованы в пределах утвержденной сметы, установленных  денежных и натуральных форм, но этого недостаточно для вывода о  правильном их расходовании. На практике могут допускаться случаи накопления излишних запасов материальных ценностей, приобретения дорогостоящего инвентаря  и оборудования, не соответствующего потребностям учреждений, и другие нарушения. Выявить их можно только при глубоком изучении каждого вида расходов в отдельности с привлечением данных первичного учета и дополнительной информации, полученной в результате проверок на местах, ревизий и обследований.

С целью создания нормальных условий деятельности бюджетных  учреждений в их сметах предусматриваются  хозяйственные расходы, за счет которых  осуществляется финансирование мероприятий  по поддержанию в надлежащем состоянии  зданий и занимаемых площадей, оборудования и инвентаря, а также по созданию необходимых бытовых условий  для трудового коллектива учреждения и обслуживаемого им контингента. Проведение такого рода мероприятий связано  с потреблением разнообразных материальных ресурсов и услуг других учреждений или предприятий.

Анализ хозяйственных  расходов включает в себя:

- оценку полноты исполнения  сметы расходов;

- оценку обеспеченности  учреждения хозяйственными материальными  ресурсами и эффективности их  использования;

- выявление причин отклонения  фактических расходов от предусмотренных  по смете;

- проверку соблюдения  установленных норм расхода.

Характерная особенность  хозяйственных расходов заключается  в значительном разнообразии их назначения и состава, а также факторов, под  влиянием которых они изменяются[8].

На первом этапе анализа  устанавливают отклонения фактических  расходов от предусмотренных по смете  как в целом, так и по отдельным  видам расходов. Для этого используются данные расчетов к смете и бухгалтерские регистры учета фактических расходов.

В составе хозяйственных  расходов больницы наибольший удельный вес занимают расходы на отопление. Причинами сверхсметных расходов по этому показателю являются увеличение тарифов на отопление и продолжительности отопительного сезона при неизменной внешней кубатуре зданий.

Расходы на освещение учитываются  и анализируются по двум направлениям: расходы на освещение помещений  и на технические нужды. Это обусловлено  различиями в тарифах на электроэнергию, дифференцированных по характеру ее использования. Величина расходов на освещение  изменяется в зависимости от мощности осветительной аппаратуры, продолжительности пользования ею и установленных тарифов. В процессе анализа изучается выполнение плана мероприятий по организации экономного использования электроэнергии.

Расходы на ремонт оборудования и инвентаря, в том числе мягкого  инвентаря и обмундирования, зависят  от их балансовой стоимости и степени  соблюдения норм расхода, установленных  в процентах к балансовой стоимости  и дифференцированных по типам учреждений.

Расходы на содержание специального и легкового служебного автотранспорта зависят от формы обслуживания учреждения. Так, при обслуживании через автохозяйство  размер расходов принимается в сумме  договора. В этом случае задача анализа  расходов состоит в изучении правильности норм, включенных в договор. Расходы  на содержание закрепленного автотранспорта определяются с учетом расхода горючего, смазочных материалов и межремонтных пробегов в пределах установленного лимита. В процессе анализа изучается  соблюдение норм их расхода и выявляются причины отклонений норм, которыми могут, например, быть использование  автотранспорта не по назначению и  неправильное списание горючего.

Наиболее общее представление  об эффективности хозяйственных расходов дает анализ соблюдения установленных норм расхода по каждому их виду. Нарушение норм свидетельствует о недостатках в организации и управлении хозяйственной деятельностью больницы, о слабом контроле за использованием выделенных ресурсов.