Исследование организации и методики учета и анализа кассовых и фактических расходов

Непосредственным предметом  анализа хозяйственной деятельности являются причинно-следственные связи, составляющие основу экономических  отношений, возникающих и складывающихся на уровне отдельных бюджетных организаций  в ходе выполнения ими своих функций. Анализ хозяйственной деятельности изучает процесс формирования и  причины (факторы) изменения результатов  деятельности бюджетных организаций. При помощи анализа объясняется  механизм действия факторов, даются качественная оценка и количественное измерение  силы их влияния на результативные экономические показатели деятельности бюджетных организаций, раскрывается сущность и определяется содержание причин динамики их экономического развития[12].

В упрощённом виде причину  можно рассматривать в качестве фактора, а следствие – в качестве результативного показателя. Причинно-следственные связи, составляющие основу хозяйственной  деятельности бюджетной организации, многообразны и многочисленны. Все  это многообразие можно разделить  на две большие группы. Первая группа - это детерминированные связи, вторая – стохастические.

Характерной особенностью детерминированных (функциональных) связей является то, что  изменению фактора на единицу  своего значения всегда соответствует  изменение результативного показателя на строго определенную величину. Выделяют следующие виды таких причинно-следственных зависимостей:

- аддитивная зависимость - результативный показатель (РП) равен сумме или разности факторов (Ф):

 

РП= Ф1+Ф2+….+Фn или РП= Ф1+Ф2-Ф3;

 

- мультипликативная зависимость  – результативный показатель  равен произведению факторов:

 

РП=Ф1*Ф2*…*Фn

 

- кратная (обратная) зависимость  – показатель конструируется  в виде частного фактора:

 

РП= Ф1/Ф2

 

- смешанный тип связей  – в формуле результативного  показателя присутствует комбинация  аддитивных, мультипликативных или  кратных зависимостей:

 

РП= (Ф1+Ф2)/(Ф3*Ф4).

 

Для стохастических (косвенных, опосредованных) связей характерно то, что одному и тому же изменению  фактора могут соответствовать  разные значения результативного фактора. Как правило, при стохастических связях изменение факторов вызывают средние изменения результативного  показателя. Если формулы детерминированных  экономических факторных моделей  всегда функционально заданы, то при  стохастических (неопределенных) зависимостях форма связи устанавливается  при помощи специальных расчетов по формулам среднеквадратических отклонений.

В зависимости от типов  изучаемых связей (детерминированные  или стохастические) применяются  различные методы факторного анализа (рис.2.1).

 

Предмет анализа хозяйственной деятельности

 

Причинно-следственные связи

 

Детерминированные

Стохастические

 

Традиционные методы факторного анализа

Экономико- математические методы факторного анализа

Цепные подстановки

Корреляция, регрессия

 

Абсолютные разницы

Интегральный метод

 

Долевое участие

Логарифмический метод

 

Рис. 2.1. Система методов  факторного анализа

 

Содержанием анализа хозяйственной  деятельности бюджетной организации  является, во-первых, раскрытие механизма  действия основных факторов, влияющих на экономические показатели; во-вторых, количественное измерение факторных  влияний на динамику этих показателей; в- третьих, качественная оценка тенденций развития организаций, финансируемых из бюджета. В процессе анализа исследуются причинно-следственные связи экономических явлений, структурно-логические и математические модели факторных систем параметров хозяйственной деятельности учреждений.

Организационно-техническая  и экономическая специфика деятельности бюджетных организаций находит  свое отражение в характерных  объектах управления, анализа и соответствующих системах показателей[16].

Так основными показателями деятельности больниц являются: количество коек и койко-дней, среднегодовое  количество дней функционирования койки, уровень обеспеченности населения коечным фондом, количество больных, прошедших лечение, средняя продолжительность пребывания больного в стационаре.

Для поликлиник - количество врачебных посещений в смену, количество врачебных должностей, среднегодовая  нагрузка на одну врачебную должность  и др.

Одной из особенностей учета расходов в бюджетных учреждениях, имеющих важное значение для анализа исполнения смет, является то, что в бухгалтерском учете отражаются два вида расходов: кассовые и фактические. Кассовые расходы не должны превышать годовые ассигнования как в целом по уточненной смете, так и по отдельным статьям расходов. Однако они могут быть выше или ниже общей суммы фактических расходов.

При анализе исполнения меты кассовые расходы сопоставляются с  суммой перечисленных денежных средств, а фактические – с назначениями по уточненной смете. Кроме того, кассовые и фактические расходы сопоставляются между собой и выявляются причины  их отклонения.

В результате анализа должно быть выяснено, не превышались ли кассовые расходы сверх перечисленных  бюджетных средств, а фактические  – сверх сметы по одним статьям  расходов за счет недоиспользования  средств и уменьшения расходов против сметы по другим статьям. Такие отклонения считаются нарушением финансовой дисциплины, поскольку бюджетных средства должны расходоваться в строгом соответствии с назначениями по смете. (20, с.207)

Особое внимание следует  обратить на правильность расходования фонда заработной платы. Его перерасход чаще всего связан с содержанием  должностей, не предусмотренных в  штате, завышением должностных окладов (ставок) заработной платы работников и другими нарушениями действующего законодательства. Эти нарушения  могут привести к тому, что в  результате расходования не предусмотренных  сметой фондов заработной платы к  концу года возникает необходимость  сокращения других расходов с целью  обеспечения выплаты заработной платы работникам учреждения.

Обязательным условием анализа  отчета об использовании сметы расходов является его увязка с выполнением  плана по объемам работ (услуг). Тщательному  анализу должны быть подвергнуты  установленные в смете нормы  по отдельным видам расходов на соответствующую  единицу измерения.

По сводному и даже по индивидуальному отчету учреждения об исполнении сметы расходов может оказаться, что кассовые и фактические расходы произведены в пределах перечисленных учреждению бюджетных средств и соответствующих назначений по смете. Однако дальнейший анализ позволит обнаружить такие недостатки, как приобретение ненужных материалов или материалов в количествах, превышающих норматив потребности в них учреждения, а также ряд других недочетов, установление которых необходимо в целях повышения эффективности расходования средств и усиления режима экономии[16].

Отчеты бюджетных учреждений в разрезе показателей смет и  их глубокое изучение с целью оценки эффективности использования ресурсов, выявление отклонений фактической  суммы расходов от сметы. А также  факторов, повлиявших на эти отклонения, составляют содержание анализа исполнения сметы расходов. Основными задачами анализа исполнения сметы расходов являются:

• Оценка соблюдения сметных назначений в целом и по отдельным статьям;
• Характеристика состава и структуры расходов, оценка их изменения за определенный период;
• Определение факторов отклонения фактических расходов от предусмотренных сметой;
• Выявление резервов повышения эффективности использования ресурсов бюджетных и научных учреждений;
• Разработка мероприятий, направленных на повышение эффективности управления бюджетными средствами и учреждениями, для организации расходов и обслуживания контингентов.

Все перечисленные задачи анализа конкретизируются в ходе изучения расходов по отдельным их видам и направлениям. (20, с.209)

Источниками анализа исполнения смет бюджетных и научных учреждений служит информация, как непосредственно  характеризующая уровень затрат, так и позволяющая выявить  факторы их изменения. К ним относятся:

• «Смета расходов» - основной плановый документ;
• «Отчет об исполнении сметы расходов»;
• «Баланс исполнения сметы расходов» (ф. №1);
• Данные первичного учета по всем объектам бухгалтерского учета;
• Акты ревизий и проверок;
• Отчет о выполнении плана по сети, штатам и контингентам;
• Нормативные и законодательные документы, научно обоснованные нормы и тарифы и другие источники информации.

Финансовая деятельность бюджетных учреждений состоит в  получении, организации движения и  использования финансовых ресурсов. Бюджетные учреждения финансируются  различными способами:

1. на основе хозяйственного расчета;
2. в порядке сметного финансирования;
3. смешанное финансирование.

Доля финансирования по смешанному методу постоянно возрастает. Кроме  государственного бюджета могут  использоваться внебюджетные средства.

Контроль за полнотой удовлетворения потребностей учреждения в денежных ресурсах и эффективностью их использования  осуществляется на основе бюджетного нормирования, с учетом бюджетной  классификации, которые дают возможность  определить сумму затрат на расчетную  единицу плана работы и оценить  обоснованность затрат по видам и  направлениям.

Существенное влияние  на организацию бухгалтерского учета, содержание отчетности, проведение анализа  исполнения смет расходов учреждений и организаций, состоящих на государственном  бюджете, оказывает бюджетная классификация (группировка доходов и расходов бюджета). (20, с.260)

Основные показатели финансового  состояния учреждения – степень  обеспеченности денежными средствами и соблюдение финансовой дисциплины, поэтому содержание анализа заключается  в проверке соответствия сумм финансирования сметным назначениям, а также  фактических расходов – сметным  назначениям и кассовым расходам.

Основными задачами анализа  финансирования бюджетных учреждений являются:

1. оценка обеспеченности учреждения финансовыми ресурсами и использование их по целевому назначению;
2. характеристика состояния расчетов и запасов товарно–материальных ценностей (ТМЦ);
3. выявление причин финансовых нарушений и затруднения финансирования;
4. изучение организации финансирования;
5. выявление резервов улучшения финансового состояния учреждений и разработка мероприятий по их реализации. (20, с.264)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Анализ отклонений кассовых и фактических расходов

 

При анализе исполнения смет расходов бюджетного учреждения прежде всего изучаются состав и структура  расходов. С этой целью вначале  расходы группируются по статьям  бюджетной классификации. Кроме  того, они должны быть подразделены на текущие и капитальные, зависящие  и не зависящие от показателей  сети, штатов и контингентов. Затем  определяется удельный вес каждой группы расходов в их общей сумме и  производится их сравнение с показателями смет. Анализ проводится по следующей таблице 2.2.1.

По данным данной таблицы  видно, что в анализируемом периоде  был допущен недорасход сметных  назначений на общую сумму 18.6 млн.руб. Средства по смете освоены на 99,4%. Отклонения незначительные, однако они  связаны в первую очередь с  низким уровнем освоения средств  на капитальный ремонт, что в будущем  может негативным образом повлиять на качество предоставляемых услуг  населению. Наибольший удельный все в смете затрат занимают как правило расходы на оплату труда, а также капитальные расходы. Фактически доля заработной платы превысила сметные назначения на 1,25% или 34,6 млн.руб., а по капитальным расходам ситуация обратная, они освоены лишь на 97,3%, а именно на 965,8 млн.руб. вместо запланированных 1056,6.