Исследование организации и методики учета и анализа кассовых и фактических расходов

Расходы бюджетных учреждений распределяются на текущие и капитальные. К текущим относятся расходы  на заработную плату, канцелярские и  хозяйственные расходы, командировки и служебные разъезды, оплата услуг  связи, транспорта, коммунального хозяйства, расходы на питание. По своему характеру  эти расходы предназначены для  приобретения материальных ценностей, которые полностью потребляются в течение года. Поэтому при  оценке эффективности их использования  учитывается уровень выполнения учреждениями плана по производственным показателям. (20, с.212)

Капитальные затраты по смете  учреждения представлены расходами  на приобретение оборудования и инвентаря, на капитальный ремонт зданий и сооружений. Особенность данной группы расходов состоит в том, что они относятся  к отчетному периоду, но приобретаемые  материальные ценности сохраняют натурально-вещественную форму в виде основных фондов и  продолжают функционировать за пределами  отчетного года. В силу этого критерием  оценки их эффективности является наличие  обстоятельств, подтверждающих необходимость  и целесообразность приобретения предметов длительного пользования[16].

Последовательность анализа  капитальных затрат:

- делается оценка по  укрупненным разделам бюджетной  сметы, по текущим и капитальным  расходам и всего;

- оценка текущим расходам  в разрезе их видов (текущие  расходы всего, в том числе  по статьям, подстатьям, элементам);

- оценка капитальным расходам;

- приводятся выводы по  пунктам.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Группировка текущих расходов бюджетных учреждений на зависящие  и 

не зависящие от объема работы используется для оценки отклонений фактической их суммы от сметы  и обоснования потребности учреждения в ассигнованиях из бюджета. Это  приобретает большое значение в  связи с тем, что бюджетным  организациям, обеспечившим достижение установленных для них показателей  работы, предоставляется право направлять сэкономленные средства на свои социальные и производственные нужды. Для правильного  использования этого права необходимо учитывать характер зависимости  полученной экономии от пользователей, ее определяющих.

Оценка исполнения сметы  расходов требует также изучения эффективности их осуществления. На уровне отдельных учреждений к важным ее показателям относятся те из них, которые отражают суммарные текущие  затраты на единицу измерения  сети или объема работы.

Хозяйственные расходы предназначены  для создания нормальных условий  деятельности бюджетного учреждения. За счет этих средств осуществляются мероприятия по поддержанию в  рабочем, надлежащем состоянии оборудования, инвентаря, зданий и занимаемой площади, создаются условия для работающего  персонала. Анализ хозяйственных расходов включает оценку полноты исполнения сметы расходов, обеспеченности учреждения хозяйственными материальными ресурсами и эффективности их использования, выявление факторов отклонения фактического расхода от сметы, проверку соблюдения установленных норм расхода. В дальнейшем будет дана более подробная характеристика (20, с.215).

Особенность хозяйственных  расходов состоит в значительном разнообразии их состава. Они отличаются по назначению и факторам изменения. В процессе анализа устанавливают  отклонение фактических расходов от предусмотренных в смете в  целом и обязательно по видам  расходов (табл. 2.2.2).

Виды  расходов	По  смете		Фактически		Отклонение
	сумма, млн руб.	уд. вес, %	сумма, млн руб.	уд. вес, %	сумма, млн руб.	уд. вес, %
Расходы на отопление	178,7	37,74	187,4	36,89	8,7	-0,85
Расходы на освещение	43,7	9,23	65,7	12,93	22	3,7
Расходы на текущий ремонт зданий	-	-	-	-	-	-
Канцелярские  расходы	86,9	18,35	84,6	16,65	-2,3	-1,7
Расходы на ремонт оборудования и инвентаря	12,5	2,64	15,2	2,99	2,7	0,35
Расходы на водоснабжение	53,2	11,24	57,8	11,39	4,6	0,15
Расходы на содержание и наем легкового автомобильного транспорта	45,5	9,60	43,2	8,50	-2,3	-1,1
Расходы на санитарно-гигиенические мероприятия	28,4	6,00	29,5	5,81	1,1	-0,19
Прочие  расходы	24,6	5,20	24,6	4,84	0	-0,36
ВСЕГО	473,5	100	508,0	100	34,5	-

Таблица 2.2.2. Анализ хозяйственных расходов

Наибольший удельный вес  среди хозяйственных расходов занимают расходы на отопление (37,74%), канцелярские расходы (18,35%), а также расходы  на водоснабжение (11,24%). Наименьший удельный вес принадлежит расходам на ремонт оборудования и инвентаря (2,64%). Однако, фактически в структуре расходов произошли изменения, что связано  с превышением сметных назначений в значительной степени по таким  статьям, как расходы на освещение  на 22 млн.руб., расходы на отопление  на 8,7 млн.руб. и прочих.

Немаловажное место в хозяйственных расходах занимают расходы на ремонт оборудования и инвентаря. Эти расходы определяются с учетом балансовой стоимости оборудования и инвентаря и степенью соблюдения норм расходов, которые устанавливаются в % к их стоимости и которые дифференцируются в зависимости от отраслевой принадлежности организации. Эти нормы составляют 2-3 % балансовой стоимости (табл. 2.2.3).

 

Показатель	По  смете	Фактически	Отклонение (+,-)
Расходы на ремонт оборудования и инвентаря, млн.руб.	12,5	15,2	2,7
Балансовая  стоимость оборудования и инвентаря, млн.руб.	417	478	61
Уровень расходов, % к балансовой стоимости  оборудования	3,00	3,18	0,18

 

Таблица 2.2.3. Анализ расходов на ремонт оборудования и инвентаря

 

В таблице видно, что расходы  превысили сметные назначения на 2,7 млн.руб.

Причины завышения хозяйственных  затрат могут быть следующие:

- перерасход материалов  и запасных частей;

- низкое качество ремонтных  работ;

- отсутствие у рабочих  соответствующей квалификации;

- низкий уровень заработной  платы рабочих, которые заняты  ремонтом и обслуживанием.

В тоже время сократить  их можно проводя ряд мероприятий:

- соблюдение норм;

- повышение качества текущего  ремонта зданий;

- соблюдение режима экономии  по рациональному использованию строительных материалов, горюче-смазочных материалов;

- своевременное и полное  обеспечение учреждений весовым  и контролирующим оборудованием;

- обеспечение сохранности  и эффективности складирования  строительных материалов;

- своевременное проведение  инвентаризаций и пр.

Для проведения правильного анализа отклонений кассовых расходов от фактических необходимо хорошо знать причины, которые могут привести к таким отклонениям по каждой подстатье сметы расходов. Эти причины вытекают из особенностей учета кассовых и фактических расходов по каждой подстатье и элементу расходов. Изучение существующей между ними объективной взаимосвязи и зависимости позволяет выявить производственные и финансовые ситуации, возникшие в процессе исполнения сметы расходов.

Кассовые расходы характеризуют движение денежных средств, выделенных учреждению, а фактические расходы – полноту их использования. Чтобы определить сумму фактических расходов, необходимо к сумме кассовых расходов прибавить остатки кредиторской задолженности на конец года и вычесть эти остатки на начало года, или прибавить остатки по счетам материалов, дебиторской задолженности и подотчетных лиц на начало года и из полученной суммы вычесть их остатки на конец года.

Изучение отклонений между  кассовыми и фактическими расходами  осуществляется в целом по смете  и по отдельным ее подстатьям с  использованием данных отчета об исполнении сметы расходов (ф. №2).

Сопоставление кассовых расходов с назначениями по смете является важным моментом в анализе исполнения сметы. В ходе его, во-первых, выявляется недорасход либо перерасход выделенных из бюджета средств, во-вторых, обеспечивается действенный контроль за исполнением  сметы расходов. В результате анализа  нередко устанавливаются факты  превышения кассовых расходов по одним  статьям сметы и недоиспользования  средств по другим. Такие случаи означают нарушение принципа целевого использования бюджетных ассигнований[15].

В ходе анализа особое внимание уделяется изучению случаев превышения расходов по статьям, по которым превышены  сметные назначения. За этим могут  скрываться различные нарушения. Например, приобретение излишних или дорогостоящих  материальных ценностей, содержание сверхштатного  персонала, нарушения в оплате труда, завышение плана по объему строительно -  монтажных работ или выполнение работ на сверхплановых объектах при капитальном ремонте зданий и сооружений и др.

Для изучения отклонений кассовых расходов от выделенных по смете составляется следующая таблица:

 

Номера подстатей	Подстатьи расходов	Остаток средств на начало года	Профинансировано на отчетный период	Кассовые расходы	Отклонение
					Недорасход бюджетных средств	Перерасход бюджетных средств
1.10.01.00	Оплата труда рабочих и служащих	25,8	785,6	784,5	28,4	-
1.10.02.00	Начисления на оплату труда	2,6	260	257,1	5,5	-
1.10.03.00	Приобретение предметов снабжения, расходных материалов	1,2	586,4	587,6	0	-
В том числе						-
1.10.03.01	Канцелярские принадлежности, материалы  и предметы для текущей хозяйственной  деятельности	0,5	84,9	85,4	0	-
1.10.03.02	Медикаменты и перевязочные средства	1,0	212,2	213,2	0	-
1.10.03.03	Мягкий инвентарь и обмундирование		4,7	4,7	0	-
1.10.03.04	Продукты питания		268,5	268,5	0	-
1.10.03.05	Прочие расходные материалы  и предметы снабжения		15,8	15,8	0	-
1.10.04.00	Командировки и служебные разъезды		3,2	3,2	0	-
1.10.05.00	Оплата транспортных услуг		94.5	94,5	0	-
1.10.06.00	Оплата услуг связи	0,2	1,1	1,0	0,3	-
1.10.07.00	Оплата коммунальных услуг	9,8	328,2	330,0	8	-
1.10.10.00	Прочие текущие расходы на закупки  товаров и оплату услуг	0,3	23,2	22,6	0,9	-
2.40.01.00	Приобретение оборудования и предметов  длительного пользования		71,4	71,4	0	-
2.40.03.00	Капитальный ремонт	2,9	984,1	984,1	2,9	-
Всего		44,3	3137,7	3136	46	-

 Таблица 2.2.4. Анализ отклонений кассовых расходов от сметных назначений

 

Расчеты в таблице, характеризующие  уровень кассового исполнения сметы  расходов, показывают, что перерасход бюджетных средств не был допущен  ни по одной статье сметы. Вместе с  тем больница недоиспользовала перечисленные  средства на сумму 46 млн.руб., в том  числе 33,9 млн.руб. на оплату труда рабочих  и служащих и социальное страхование. Это составляет 3,16% от суммы средств, предусмотренных на эти цели, при  условии увеличения объема работы по количеству койко-дней.  В дальнейшем выясняются причины отклонений.

При анализе кассового  исполнения сметы расходов в учреждениях  здравоохранения особое внимание следует  обращать на выявление перерасхода  бюджетных средств по таким основным статьям, как расходы на заработную плату, продукты питания медикаменты  и перевязочные материалы, совокупный удельный вес по которым обычно составляет более 70% расходов по текущему содержанию учреждения. Это связано с тем, что финансирование перерасхода  по этим статьям может осуществляться лишь за счет сокращения финансирования по другим статьям. Поэтому выявление фактов нецелевого использования средств, как в виде экономии, так и их перерасхода в разрезе отдельных статей имеет большое значение для соблюдения финансовой дисциплины в учреждении и успешного выполнения им возложенных задач по оказанию услуг по охране здоровья населения.

  Также важным критерием оценки исполнения сметы расходов является эффективность использования средств в расчете на единицу объёма работ, выполненных учреждением здравоохранения. Для больницы данный показатель может быть рассчитан в виде среднего расхода средств, приходящихся на один койко-день (ЭКД):

 

ЭКД=Р/КР= (ТР+КР)/К*Д= (ТР+КР)/К*С*О

 

Плановые и отчетные данные о количестве койко-дней, среднегодовом количестве коек, а также о количестве лиц, прошедших лечение используются из «Отчета об исполнении сметы расходов» формы № 2 и «Отчета о выполнении плана по сети, штатам и контингентам» формы №3.

На основе этих данных рассчитываются показатели использования коечного фонда:

- среднее число дней  использования одной койки определяется  путем деления количества койко-дней  на среднегодовое количество  коек;

- средний срок пребывания  одного больного в стационаре  рассчитывается как частное от  деления количества койко-дней  на число лиц, прошедших лечение  в стационаре;

- средняя оборачиваемость  одной койки: количество лиц,  прошедших лечение делят на  среднегодовое количество коек.