Коммерческая деятельность торговой организации и пути ее совершенствования на материалах СП ЗАО «Креатор»

Начальнику отдела сбыта подчиняются такие специалисты, как менеджеры по отгрузкам, аналитики, экономисты. Задачи этого отдела можно сформулировать как: обеспечить такое обслуживание клиента, чтобы он обратился еще не один раз, собрать их потребности с целью дальнейшего удовлетворения. Анализ полученного результата также входит в рамки обязанностей данного отдела. Экономисты отдела сбыта следят за формированием цен и соблюдением законодательства в этой сфере.

Заведующий складским хозяйством обеспечивает качественное хранение товаров, его своевременную отгрузку покупателям, диспетчирование процессов поступления и расхода товаров, контроль остатков товаров.

Организационная структура СП ЗАО «Креатор» приведена на рисунке 2.2.

 

 

 

Рисунок 2.2. Организационная структура управления отдела маркетинга и сбыта

Примечание – Источник: собственная разработка

Организация торгово-технологических процессов направлена на эффективное использование торговых, складских площадей, оборудования, транспорта, обслуживающего персонала и позволяет осуществлять санитарно-гигиенические мероприятия по обеспечению безопасности для здоровья и жизни населения.

Ответственность за наличие документов, подтверждающих качество и безопасность реализуемых товаров, соблюдение правил маркировки товаров несут заведующие магазинами и складами.

При установке нового оборудования, переоснащения, проводится гигиеническая экспертиза и обследование предприятия; при создании условий для торговли группами товаров, не включенных в ассортиментный перечень, проводится дополнительное его согласование с органами управления и санитарного надзора.

Торговля непродовольственными товарами в магазинах организации проводится в соответствии с ассортиментными перечнями товаров, которые составляются с учетом возможности обеспечения регламентируемых условий хранения и реализации продукции и согласовываются с Главным государственным санитарным врачом г. Минска и управлением торговли, общественного питания, товаров и услуг Минского горисполкома.

 

 

2.3  Закупочная деятельность  организации 

 

 

Процесс управления закупками на СП ЗАО «Креатор» состоит из четырех функциональных блоков:

1. Определение потребностей.

Процесс снабжения организации начинается с обоснованного определения его потребности в товарах (что, сколько и когда необходимо). Общепризнанно, что именно оптимизация потребностей предприятия таит в себе огромные резервы роста его прибыли.

2. Формирование заказов (заключение  контрактов) на закупку.

Портфель заказов формируется отделом снабжения исходя из обоснованных потребностей предприятия. Сначала определяют допустимые условия поставок (цены, сроки, размеры партий), а затем ведут поиск возможных поставщиков. Их выбирают по базам данных, каталогам, прайс-листам, нередко путем проведения конкурсных торгов, расчетов предположительных транспортных и складских затрат. После этого осуществляются размещение заказов и заключение контрактов на поставку товаров по установленным ценам, в заданные сроки, в определенных объемах.

3. Контроль хода исполнения  заказов.

Если с поставщиком заключен контракт, отдел снабжения должен контролировать ход его исполнения. Процесс контроля - это стандартная процедура, устанавливающая способность поставщика выполнять условия контракта. При возникновении проблем с поставками отдел снабжения должен узнать об этом как можно скорее для того, чтобы предпринять соответствующие меры. В ряде случаев может потребоваться корректировка заказа: ускорение или, наоборот, замедление; изменение объемов; уточнение спецификации и др.

4. Получение и проверка  товара.

Получаемая от поставщиков продукция проходит процедуру входного контроля. Если она соответствует спецификации поставки и удовлетворяют сертификатам качества, то ее передают на склад. Процесс получения и проверки поставляемых товаров является обязательным в системе управления закупками.

В процессе планирования закупок, необходимо определить: какие товары требуются; количество товаров, которые понадобятся для организации розничной и оптовой торговли; время, когда они понадобятся; возможности поставщиков, у которых могут быть куплены товары; требуемые площади складских помещений; издержки на закупки.

Если спрос потребителей колеблется, следует пользоваться методом сглаживания колебаний. Применение этого метода целесообразно в случаях регулярно повторяющихся (например, сезонных) колебаний спроса на конечный продукт. Сглаживание достигается сравнением фактического потребления в предшествующем периоде и прогнозными значениями, рассчитанными для этого же периода: прогноз на новый период = прогноз на предшествующий период + а х (фактическое потребление в предшествующем периоде - прогноз на предшествующий период). Весомость цифр в отдельные периоды корректируется с помощью так называемого фактора а, значение которого находится в пределах от 0 до 1.

Доставка товаров в торговую организацию СП ЗАО «Креатор» осуществляется как транспортом поставщиков, если это указано в договоре, так и собственным транспортом организации (как правило, это только внутригородские доставки).

Периодичность завоза товаров определяется в рамках дополнительных соглашений к договорам и графиках поставок товаров.

Маршруты завоза согласовываются в специальных маршрутных картах и предоставляются на СП ЗАО «Креатор»  поставщиками для согласования.

Виды тары, в связи с разнообразием товаров, также различные: необоротная и многооборотная, одноразовая, по виду материала – бумажно – картонная, стеклянная, деревянная, тканевая и др., возвратная и невозвратная.

На каждую партию товара Поставщик предоставляет документы, удостоверяющие качество и безопасность товара в соответствии с законодательством Республики Беларусь (удостоверение о качестве, удостоверение о государственной гигиенической регламентации, акт карантинного досмотра, сертификат Государственной инспекции).

Вся поступающая продукция соответствует требования нормативного документа «Информация для потребителя. Общие требования», СТБ 1400-2003 «Товары непродовольственные, Информация для потребителя. Общие требования», СТБ 8019-2002 «Система обеспечения единства измерений Республики Беларусь. Товары фасованные. Общие требования к количеству товара».

Определение потребности в товарах – весьма ответственная часть работы любой торговой организации. На СП ЗАО «Креатор» потребность в товарах  определяют исходя из анализа структуры товарооборота и анализа товарных запасов. Иногда период равен календарному месяцу, иногда, при интенсивных продажах, - неделю.  Анализ структуры товарооборота позволяет выделить те товарные группы, по которым произошло изменение в сторону увеличения или уменьшения и правильно скорректировать план заявок на предстоящий период с учетом сезонности спроса на некоторые товары. Анализ товарных запасов позволяет вносить при необходимости коррективы в количество дней норматива товарных запасов. Необходимо отметить, что еще до начала торговой деятельности в новом отчетном периоде (в разных торговых точках период различный) деятельности руководитель отдела снабжения тщательно изучил все представленные каталоги потенциальных поставщиков. Поэтому в торговой организации четко знают ассортимент предлагаемых товаров, и  сбоев по этой причине не происходит.

Заявки предоставляет товаровед, который по результатам инвентаризации на конец периода имеет картину о наличии товаров  на складе и в торговом зале. Он при помощи специальной программы составляет заявку на необходимые товары по количеству, качеству и срокам поставки, которая после визы руководителя попадает в отдел снабжения. Таким образом, заявки можно охарактеризовать как точные, а также круг лиц, отвечающих за достоверность информации строго ограничен.

Не менее важны два предшествующих этапа: изучение поставщиков и ценовая оценка заказа. Торговая организация в своей работе не всегда руководствуется принципом «чем дешевле, тем выгоднее» и никогда не ущемляет качество реализуемых товаров. Однако, и требовать разумные скидки, и искать альтернативных поставщиков, – это занятие которое всячески поощряется руководством в виде премирования.

При создании устойчивой базы снабжения любой организации чрезвычайно важен выбор поставщика. Решение разместить заказ у конкретного поставщика зависит от ряда факторов. Поставщик должен удовлетворять по качеству и объему поставляемых товаров, условиям доставки продукции, цене и уровню обслуживания. Немаловажным при выборе организации поставщика является его техническое состояние, развитость инфраструктуры, финансовое положение, трудовые отношения и местонахождение.

Оценка поставщиков требует непрерывного отслеживания их деятельности. Обычно предприятия-заказчики разбивают существующих поставщиков на две группы. В первую входят новые поставщики, надежность которых еще не проверена. Вторую группу составляют поставщики, уже зарекомендовавшие себя в прошлые годы. Эти поставщики постоянно оцениваются с формальных и неформальных позиций. Неформальная оценка включает оценку личных контактов с поставщиком и сотрудниками его подразделений. Заказчик аккумулирует всю информацию о поставщике; особенно важно бывает установить личные контакты с отделом закупок.

Многие организации проводят рейтинги поставщиков с бальной оценкой по каждому фактору. Хорошие результаты деятельности поставщика могут быть вознаграждены дополнительными заказами, в то время как слабые поставщики могут получить сниженные объемы заказа или от их услуг можно отказаться.

При оценке потенциального поставщика необходимо ответить на следующие вопросы: способен ли этот поставщик полностью удовлетворить потребности заказчика в краткосрочном и долгосрочном периоде.

Исследование рынка непродовольственных товаров заключается в изучении специализированной литературы,  просмотре Интернет-сайтов поставщиков, объявление тендеров на закупку при большом объеме норматива запасов. На основании полученных данных составляются прайс – листы для анализа цен и на общем собрании специалистов товароведов  и снабжения принимается решение о выборе поставщиков. Очень часто предпочтение отдается компаниям, которые сами доставляют товар до предприятия.

С помощью политики коммуникаций в области снабжения устанавливаются контакты с существующими и потенциальными поставщиками по вопросам заключения договоров о поставках продукции.

В снабжении на СП ЗАО «Креатор» наиболее распространен метод прямой коммуникации. С его помощью устанавливаются прямые контакты с заранее известными и потенциальными поставщиками продукции. В этих случаях широко используется различная информация, которая может быть получена из справочников, каталогов, периодических изданий и через Интернет.

Политика в отношении условий поставок охватывает вопросы, связанные с формой оплаты поставленной продукции, предоставлением различного рода скидок, кредита и др.

Условия поставок оговариваются в контракте (договоре) между поставщиком и покупателем. В зависимости от вида товара и метода закупки выделяют договоры купли-продажи, аренды, комиссии, ответственного  хранения,  предоставления в пользование на возмездной основе и др. На предприятии с основными поставщиками заключены годовые договора на поставку, как правило, с возможностью пролонгации, где оговорены основные критерии поставки. В договорах также указано, что отдельные условия на протяжении периода могут изменятся, что закрепляется в дополнительных соглашениях. Этот пункт – обязательное условие фирмы при заключении договоров. Отдельный момент – цена на товар. Цена на поставляемую продукцию устанавливается договором. При установлении цены учитываются особенности поставок. В случаях, когда поставка товаров осуществляется на склад покупателя, в цену договора включаются транспортные расходы и расходы по страхованию груза. Если поставка осуществляется со склада поставщика, то цена, установленная договором, учитывает только ее стоимость.

Цена на перевозку может быть жестко установленной или скользящей. При жестко установленной фиксированной цене в договоре, организация оплачивает только эту цену и не может требовать ее пересмотра. Если в момент заключения договора трудно установить цену по согласованию сторон, она может быть пересмотрена, т.е. цена подвержена рыночным воздействиям. В разделе особых условий договора указываются способы определения скользящей цены с учетом инфляционных процессов.

В договоре этот пункт звучит следующим образом: «Цена на каждую поставку определяется в протоколе согласования цен до момента приобретения товара». Это связано с работой отдела снабжения при  предоставлении скидок по каким либо показателям.

В соответствии с договором поставщик обязан упаковать продукцию, нести коммерческий риск и расходы по транспортировке до места передачи продукции покупателю. Покупатель должен принять прибывшую в его адрес продукцию, оплатить стоимость продукции, нести все расходы и риски, которым может подвергнуться продукция после передачи ее покупателю. Это также закреплено в каждом договоре.