Бухгалтерский учет денежных средств в кассе предприятия

 Важное значение  для благополучия организаций  имеет сохранность денежных расчетов, тщательно поставленный учет  кредитных и расчетных операций.

Главной целью бухгалтерского учета денежных средств, расчетных и кредитных операций является контроль за соблюдением кассовой и расчетной дисциплины, правильностью и эффективностью использования денежных средств и кредитов, обеспечение сохранности денежной наличности и документов в кассе.

Основными задачами бухгалтерского учета денежных средств являются:

- своевременное и  правильное документирование операций  по движению

денежных средств 

- оперативный, повседневный  контроль за сохранностью наличных  средств и ценных бумаг в кассе предприятия

- контроль за использованием  денежных средств строго по  целевому назначению

- контроль за правильными  и своевременными расчетами с  бюджетом, банками, персоналом

- контроль за соблюдением  форм расчетов, установленных в договорах с покупателями и поставщиками

- правильное и своевременное проведение инвентаризации кассовой наличности, операций по счетам в банках и отражение ее результатов в учете.

Решением этих задач  во многом зависит от четкого соблюдения следующих основных принципов учета денежных средств:

1. Свободные денежные  средства должны храниться только  в банке, и их выдача и  использование осуществляются в  соответствии с целевым назначением.

2. Платежи производятся  в безналичном порядке после  отгрузки товарно-материальных ценностей, выполнения работ, оказания услуг или одновременно с ними. Предварительная оплата допускается лишь в случаях, предусмотренных законодательством и учетной политикой организации.

3. Платежи производятся  с согласия (акцепта) плательщика  или по его поручению; без согласия – только в случаях, предусмотренных  действующим законодательством.

4. Платежи производятся  за счет собственных средств  плательщика или за счет кредитов  банка.

5. Списание со счета  денежных средств в объеме, достаточном  для удовлетворения всех предъявляемых к организации требований , осуществляется в порядке поступления распоряжений клиента и других документов на списание. [2, с.164]

В бюджетных организациях существуют свои особенности учета.

Исходя из двойственного  характера расходов бюджетных организаций, они подразделяются на кассовые расходы по бюджетному финансированию и фактические расходы.

Расходы бюджетных организаций  на выполнение установленных планов работ являются одним из основных объектов бухгалтерского учета. Расходы организаций не всегда совпадают с расходами бюджета. В частности, величина денежных средств, перечисленных поставщикам материалов, характеризует сумму расходов бюджета, но для организации – это изменение состава хозяйственных средств (денежные средства на счете в банке – материалы на складе) без реального расхода средств.

Кассовый расход –  это операция по списанию средств  со счета в банке или со счета  органа казначейства в оплату обязательств организации, подлежащих оплате за счет средств соответствующего бюджета.

В организациях, финансируемых  через казначейскую систему, кассовыми  расходами считаются расходы, оплаченные с текущего счета территориального органа казначейства и с текущих  счетов организаций в банке. Возврат  денежных средств на счет территориального органа казначейства восстанавливает (уменьшает) кассовые расходы.

Перечисление денежных средств со счета казначейства и  зачисление их на текущий счет организации  в банке кассовым расходом не является. Указанные средства учитываются  в составе кассовых расходов при списании их со счета в банке (например, при получении наличных денежных средств на выплату заработной платы, авансов на командировки).

Возврату (перечислению) на счет территориального органа казначейства подлежат денежные средства, поступившие на текущий счет организации в банке на восстановление бюджетного финансирования текущего года. Организациями, финансируемыми из республиканского бюджета, перечисление производится в течение двух рабочих дней и обязательно в последний рабочий день месяца. Организации, финансируемые из местного бюджета, могут использовать поступившие средства в течение трех рабочих дней, не считая дня зачисления, без оформления документов через органы казначейства, но только для оплаты расходов по тем элементам, на восстановление которых поступили средства на счет в банке. При отсутствии потребности в таких расходах поступившие средства также перечисляются на счет органа казначейства.

Суммы, поступившие на текущий счет в банке на восстановление бюджетного финансирования прошлых лет, подлежат зачислению в доход соответствующего бюджета через транзитные счета налоговых органов по месту обслуживания.

На текущий счет организации  могут поступать средства, не связанные  с восстановлением кассовых расходов по бюджетному финансированию, например плата банков за пользование денежными средствами, ошибочно перечисленные поступления и др. Такие средства используются или перечисляются в соответствии с их назначением. Например, ошибочно перечисленные поступления должны быть возвращены тем организациям (предприятиям), которые их ошибочно перечислили; плата банков, зачисленная на текущий счет организации за пользование денежными средствами, должна быть перечислена в доход соответствующего бюджета.

Следовательно, не все  средства, поступающие на текущий счет в банке и перечисленные со счета, имеют отношение к кассовым расходам по бюджетному финансированию.

Фактическими расходами  считаются действительные затраты  организации, оформленные соответствующими документами, включая расходы по неоплаченным счетам кредиторов, обязательствам перед бюджетом, по начисленной заработной плате и стипендиям.

Эти расходы отражают фактическое выполнение расходных  норм, утвержденных по смете, и являются показателями окончательного исполнения смет расходов в разрезе подразделений бюджетной классификации (по каждому параграфу соответствующего раздела, подраздела в разрезе статей, подстатей, элементов).

В процессе производственной деятельности организаций, финансируемых  из бюджета, часто возникают ситуации, когда на текущие счета распорядителей средств, кроме средств бюджетного финансирования, зачисляются суммы, поступившие на восстановление кассовых расходов по бюджетному финансированию. Сегодня в этом вопросе существует 2 различных подхода, которые определены нормативными документами: в отношении организаций, финансируемых из республиканского бюджета, и в отношении организаций, финансируемых за счет местных бюджетов. Рассмотрим оба этих подхода.

Одновременно при составлении  отчетности об исполнении сметы расходов по бюджету должна быть произведена увязка кассовых и фактических расходов по подразделениям бюджетной классификации (подстатьям, элементам), что позволит не допустить ошибок в учете кассовых и фактических расходов и использовании бюджетных средств не по целевому назначению.

Для их увязки необходимо располагать данными об остатках материальных запасов, денежных средств, дебиторской и кредиторской задолженности  на начало и конец отчетного периода, образовавшихся за счет бюджетного финансирования.

Увязка производится по следующей формуле:

 

Рф - ОМн – ДЗн + КЗн + ОМк + ДЗк – КЗк = Рк,    (1.1)

 

где Рф – фактические  расходы за отчетный период;

ОМН – остаток материалов на начало отчетного периода;

ДЗН – дебиторская  задолженность на начало отчетного  периода;

КЗН – кредиторская задолженность на начало отчетного периода;

ОМК – остаток материалов на конец отчетного периода;

ДЗК – дебиторская  задолженность на конец отчетного  периода;

КЗК – кредиторская задолженность  на конец отчетного периода;

Рк – кассовые расходы.

 

Если организация получала материалы безвозмездно, а также материалы, основные средства и малоценные быстроизнашивающиеся предметы, оплаче-нные в централизованном порядке, то для увязки кассовых и фактических расходов в приведенной формуле надо уменьшить фактические расходы на стоимость израсходованных материалов и поступивших основных средств и малоценных быстроизнашивающихся предметов.

Государственное регулирование бухгалтерского учета  осуществляется в целях достижения единообразия ведения учета и составления бухгалтерской отчетности, достоверности отражения и своевременности поступления учетной и отчетной информации, обеспечения единых принципов исчисления налогов и сборов и заключается в создании единого методологического и правового обеспечения бухгалтерского учета и отчетности для всех организаций, независимо от форм собственности, вида деятельности, ведомственной подчиненности.    

К настоящему времени систему нормативных  документов, регламентирующих бухгалтерский  учет, можно представить иерархично в виде четырехуровневой системы.    

Первый  уровень образуют законодательные  акты, указы Президента РБ и Постановления  Правительства, а также кодексы, регламентирующие прямо или косвенно организацию и ведение бухгалтерского учета и отчетности в организации. Основным законодательным актом на данном уровне является:  
Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» с изменениями и дополнениями от 26.12.2007 № 302-3 [7].  Настоящий Закон определяет правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета, устанавливает требования, предъявляемые к составлению и представлению бухгалтерской отчетности, регулирует взаимоотношения по вопросам бухгалтерского учета и отчетности в Республике Беларусь.

Закон Республики Беларусь от 22.07.2003 № 226-З «О валютном регулировании и валютном контроле». В данном законе указаны правила проведения валютных операций, указаны также органы валютного контроля и валютного регулирования, порядок открытия и закрытия валютных счетов в банке.  
          Банковский кодекс Республики Беларусь от 25.10.2000 № 441-З в редакции Закона Республики Беларусь от 14.07.2010 г. № 132-3. Банковский кодекс регулирует систему экономических общественных отношений по мобилизации и использованию временно свободных денежных средств, устанавливает принципы банковской деятельности, правовое положение субъектов банковских правоотношений, регулирует отношения между ними .

Указ президента Республики Беларусь «Об обязательной продаже иностранной валюты» от17 июля 2006 г. № 452 с изменениями и дополнениями.

Второй  уровень составляют Положения (стандарты), постановления по бухгалтерскому учету, которые были разработаны Министерством  финансов РБ. К этому уровню относятся:

постановление Правления Национального банка Республики Беларусь от 30.04.2004 № 72 «Об утверждении Правил проведения валютных операций»

с  изменениями и дополнениями. Правила устанавливают порядок проведения валютных операций на территории Республики Беларусь, определяет такие термины, как «субъекты валютных операций», «валютные операции», а также содержит перечень операций неторгового характера. Документ определяет правила проведения резидентами валютных операций и возможность проведения операций между резидентами и нерезидентами.  
          Положение о порядке осуществления розничной торговли и оказания услуг гражданам за иностранную валюту на территории Республики Беларусь от 06.01.1998 № 3, утвержденное протоколом заседания Правления Нацио-нального Банка Республики Беларусь от 23.12.1997 № 28.5, с изменениями и дополнениями. 
        Постановление Правления Национального банка, Министерства финансов и МНС РБ от 28.11.2002 № 232/158/101 «О порядке осуществления платежей в бюджет, государственные целевые бюджетные и государственные внебюджетные фонды в белорусских рублях за счет средств в иностранной валюте». С изменениями и дополнениями от 17 марта 2004 г № 2/3 [30]   Постановление Правления Национального Банка Республики Беларусь от 04.07.2003 № 133 «Об открытии субсчетов в белорусских рублях и иностранной валюте».  
          Постановление Правления Национального банка Республики Беларусь от 13.06.2000 № 13.3г «О функциях банков как агентов валютного контроля». 

Постановление правления национального банка Республики Беларусь от 24 августа 2007 г. № 166 «Об утверждении Правил организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь» [29]      

    К числу документов второго уровня следует отнести также Типовой план счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности и Инструкцию по его применению, являющиеся базовыми документами системы учета в РБ, утвержденных постановлением Министерства Финансов Республики Беларусь от 29.06.2011 г. № 50.     

     Третий  уровень объединяет документы рекомендательного  характера: инструкции, комментарии, письма Министерства финансов Республики Беларусь и других ведомств, указания, конкретизирующие общие методоло-гические указания, изложенные в законах и Положениях по бухгалтерскому учету, в соответствии с отраслевой спецификой:          

 Инструкция  по организации контроля за использованием иностранной безвозмездной помощи в виде денежных средств, утвержденная постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 27.06.2001 № 149 [6].  
         Инструкция по представлению банками информации о некоторых валютных операциях, утвержденная постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 18.04.2002 № 75. [11]