Организация работы бухгалтерской службы кредитной организации

4. Положение Банка России  от   19.06.2012 N 383-П «О   правилах осуществления перевода денежных средств"

5. Указание Банка России от 11.12.2009 г. № 2360-У «О порядке составления  и применения банковского ордера»

6. Указание Банка России от 29.12.2008 г. № 2161-У «О порядке составления  и оформления мемориального ордера»

7. Е.А.Золотова «Учет и операционная  деятельность в коммерческих  банках» 

8. А. И.Мерцалова, А,Л.Лазаренко «Учет  и операционная деятельность в  кредитных организациях» 

 

 

1. Виды банковских документов, их характеристика

 

Все операции  кредитной организации должны быть оформлены первичными документами. Все документы можно  сгруппировать:

1. по характеру операций

а) кассовые

б) бухгалтерские

Кассовые документы делятся на: приходные и расходные. К приходным кассовым документам относятся:

-объявление на взнос наличными, 

-приходный кассовый ордер,

-препроводительная ведомость.

По объявлению на взнос наличными наличные деньги принимаются в кассу банка от юридических лиц. Оно состоит из трех частей: объявления на взнос наличными, квитанции и ордера.

По приходному кассовому ордеру наличные деньги принимаются в кассу от физических лиц.

Препроводительные ведомости предназначены для  передачи  денежной наличности  инкассаторам юридическими лицами  для их доставки в кассу банка.

 

К расходным кассовым документам относятся:

-денежный чек

-расходный кассовый ордер

По денежному чеку наличные деньги выдаются из кассы банка юридическим лицам, а по расходному кассовому ордеру наличные деньги выдаются физическим лицам.

 

Бухгалтерские документы представлены:

- платежными поручениями;

-платежными требованиями;

-инкассовыми поручениями;

- аккредитивами;

-расчетными чеками;

-платежными ордерами;

- мемориальными ордерами;

-банковскими ордерами.

 

Платежные поручения, платежные требования, инкассовые поручения,  аккредитивы и расчетные чеки оформляются при совершении безналичных расчетов.

Платежные ордера оформляются  работниками банка  при недостаточности средств на счетах клиента на частичную оплату клиентского документа.

Мемориальные ордера применяются для оформления операций по внебалансовым счетам и операций самой  кредитной организации.

Банковский ордер применяется  при осуществлении  расчетных операций по счетам клиентов, если или плательщиком, или получателем является сама кредитная организация.

 

2. по месту составления документы делятся на:

а) клиентские (платежное поручение, платежное требование, инкассовое поручение, расчетные чеки, аккредитив, препроводительная ведомость)

б) внутрибанковские ( мемориальный ордер, банковский ордер, платежный ордер, приходный и расходный кассовые ордера)

в) смешанные  ( денежный чек, объявление на взнос наличными).

3) по количеству включаемых  операций 

а) одиночные

б) сводные

4) по способу составления:

а) документы на бумажных носителях

- на бланках, изготовленных типографским  способом

- изготовленные программным путем ( с помощью ЭВМ)

Б) электронные документы:

- электронные платежные документы

- электронно – справочные информационные документы.

 

2 Требования к оформлению документов. Основные реквизиты документов.

 

           Каждый  документ должен быть оформлен  на соответствующем бланке. Представленные  клиентом расчетные документы  на осуществление расчетов в безналичном порядке должны быть заполнены в соответствии  с требованиями правил по осуществлению безналичных расчетов.

Документы на получение (выдачу) денежных средств должны быть составлены в соответствии с правилам  ведения кассовых операций.

           Клиент обязан в тексте расчетного документа, а также на обороте денежного чека указывать назначение сумм платежа.

           Чеки  и платежные поручения принимаются  кредитной организацией в течение 10 дней со дня их выписки, не  считая дня выписки. В объявлениях  на взнос наличными  должна  быть указана дата фактического  представления их в кредитную  организацию.

             В документах на выдачу ценностей  должны быть подписи лиц, получающие ценности.

            Каждый документ должен иметь  подписи  уполномоченных лиц клиента  и оттиск печати и соответствовать  заявленным образцам. Объявление  на взнос наличными  подписывает вноситель.

            Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

            Документы имеют определенные данные, которые называются реквизитами.

  Каждый из документов, на основании которых совершаются бухгалтерские записи, должен содержать следующие реквизиты:

обозначение номеров счетов по дебету и кредиту, по которым должна быть проведена эта запись; в необходимых случаях и другие реквизиты;

дату бухгалтерской записи;

подпись бухгалтерского работника, оформившего документ, а по операциям, подлежащим дополнительному контролю, - также подпись контролирующего работника.

               Расчетные документы по операциям, связанным с перечислением (зачислением) средств кредитной организацией  клиентам, другим организациям, взысканием средств со счетов клиентов, составляются в соответствии с требованиями правил Банка России по осуществлению расчетов по переводу денежных средств.

 

 

3 Порядок  проверки и подписания документов работниками кредитной организации

 

        Работник банка (ответисполнитель, контролер), при приеме документов на бумажных носителях обязан проверить, соответствует ли  документ установленной форме бланка, заполнены ли все реквизиты, предусмотренные бланком, правильность указания банковских реквизитов, соответствует ли печать и подписи распорядителей счетом, заявленные образцам, правильность указания даты и срок действия документа, соответствие суммы цифрами и прописью.

       Если документ  оформлен верно, то он принимается  к проводке.

       Неправильно оформленный документ возвращается клиенту с указанием причины возврата.

     Документы оформляются  штампом банка, с проставлением  даты, подписывается лицом с указанием  фамилии и инициалов лица, подписавшего  документ.

 

4.Оформление полномочий  работников на подписание документов

 

      Право подписания  расчетных и кассовых документов, предоставляемое работникам, оформляется  распоряжением   руководителя  кредитной организации. При этом  оформляются образцы подписей  работников банка.

Главный бухгалтер кредитной организации обязан следить за тем, чтобы соответствующие образцы подписей были идентичны и своевременно переданы под расписку в кассу, бухгалтерским и контролирующим работникам. Главный бухгалтер обязан следить за своевременным внесением изменений в образцы подписей, которыми пользуются работники кредитной организации в своей работе.

Один комплект образцов подписей должностных лиц кредитной организации хранится у главного бухгалтера для учета лиц, которым предоставлено право той или иной подписи на расчетных и кассовых документах.

Для проверки соответствия подписей правомочных должностных лиц кредитной организации на принимаемых к исполнению расчетных и кассовых документах утвержденным образцам работники должны иметь образцы их подписей.

Контролирующие работники должны пользоваться своими экземплярами образцов подписей работников кредитной организации, а также образцов подписей и оттисков печатей на документах, представляемых клиентами. Этим работникам запрещается пользоваться тем же экземпляром карточек с образцами подписей и оттисков печатей клиентов и образцов подписей работников кредитной организации, которыми пользуются бухгалтерские работники.

Право контрольной (первой) подписи без ограничения суммой операций на расчетных и кассовых документах, подлежащих дополнительному контролю, имеют по должности руководители и главные бухгалтеры кредитных организаций или по их поручению доверенные лица.

Предоставление права контрольной (первой) подписи тому или иному должностному лицу не исключает право подписания расчетных и кассовых документов, предоставляемое работникам,   возможности выполнения этим лицом (кроме главного бухгалтера) функций ответственного исполнителя по определенному кругу операций. В таком случае им контролируются документы по операциям, выполняемым другими работниками.

 

 

5. Понятие о документообороте

 

 Кредитная организация самостоятельно определяет продолжительность операционного дня (времени), представляющего собой часть рабочего дня, под которым понимаются календарные дни, кроме установленных федеральными законами выходных и праздничных дней, а также выходных дней, перенесенных на рабочие дни решением Правительства Российской Федерации. В течение операционного дня производится обслуживание клиентов, прием документов для отражения в учете (кроме консультационной работы, которая может проводиться в течение всего рабочего времени). Конкретное время начала, конца операционного дня (времени) определяется кредитной организацией и доводится до сведения обслуживаемой клиентуры.

     Организация рабочего дня бухгалтерских работников устанавливается с таким расчетом, чтобы обеспечить своевременное оформление документов и отражение их в бухгалтерском учете по балансовым и внебалансовым счетам с составлением ежедневного баланса.

Документооборот- это последовательное продвижение документов с момента возникновения операции до полного его завершения, то есть от момента заполнения документа до формирования его для хранения.

 При разработке правил документооборота  должно обеспечиваться следующее.

 Все документы, поступающие  в операционное время в бухгалтерские службы, в том числе из филиалов, подлежат оформлению и отражению по счетам кредитной организации в этот же день. Бухгалтерскими записями также оформляются операции по счетам аналитического учета внутри одного счета второго порядка.

Документы, поступившие во внеоперационное время, отражаются по счетам на следующий рабочий день. Порядок приема документов после операционного времени определяется кредитной организацией и оговаривается в договорах по обслуживанию клиентов.

  Если необходимо по принятым документам осуществить перевод денежных средств с корреспондентских счетов, открытых в подразделениях расчетной сети Банка России или в других кредитных организациях, то операции совершаются в порядке, установленном нормативными актами Банка России.

Кредитная организация разрабатывает графики документооборота. В графиках документооборота  определяется время прохождения каждого документа от момента приема его  ответственным исполнителем до передачи для формирования и хранения. Графики документооборота сопровождаются графиками обслуживания клиентов. По согласованию с клиентом определяется время его обслуживания. В графиках обслуживания клиентов предусматривается время,    чтобы бухгалтерские работники могли осуществить проверки документов и их продвижения  по отделам.

 

6. Основные принципы  организации документооборота в кредитных организациях.

 

Организация документооборота в  кредитных организациях  обусловлена количеством обслуживающих клиентов,  структурой банка, количеством совершаемых операций, но, несмотря на это, присутствуют общие для всех банков принципы организации документооборота:

Документооборот по  расчетным операциям организован таким образом, чтобы зачисление денежных средств на счет получателя производилось только после их списания со счета плательщика.

         Зачисление наличных денежных средств на счет клиента,  производится только после их фактического внесения  в кассу, о чем свидетельствует подпись кассира на ордере от объявления на взнос наличными.

        Списание денежных средств со счета клиента производится до выдачи денежных средств из кассы банка.

 

7. Документооборот при  совершении кассовых и расчетных операций

 

   При совершении расчетных операций  зачисление средств на счет получателя производится только после их списания со счета плательщика.  Подтверждением  факта списания средств является наличие штампа банка, подписи работника банка  с расшифровкой, дата проводки документа.