Организация работы бухгалтерской службы кредитной организации

 

Схема документооборота по приему наличных денег в кассу

 

клиент	Контролер	Кассир приходной кассы	Операционный работник
1. Заполняет  объявление на взнос  наличными и передает его  работнику банка	2. Проверяет правильность  заполнения объявления на взнос наличными. 3. Подписывает все три  части объявления на взнос  наличными. 4. Регистрирует  в кассовом  журнале по приходу с проставлением  номера на объявлении на взнос  наличными. 5. Предает под расписку  в специальном журнале или  в кассовом журнале кассиру  приходной кассы.	6. Принимает под расписку объявление  на взнос наличными. 7. Проверяет наличие и  подлинность подписи  контролера. 8.Сличает соответствие  сумм цифрами и прописью. 9. Вызывает вносителя  денег. 10. Получает от клиента  денежные средства путем полистного  пересчета. 11. Сверяет фактически  полученную сумму от клиента  с суммой, указанной в объявлении  на взнос наличными. 12. Подписывает все три  части объявления на взнос наличными, на квитанции проставляет печать приходной кассы. 13. Распределяет все три  части объявления на взнос  наличными: объявление оставляет у себя для формирования документов дня; квитанцию передает клиенту; ордер направляется операционному работнику.	14. При получении ордера от объявления  на взнос наличными  проверяет  подлинность подписи кассира; 15. В кассовом журнале  по приходу проставляет условную  отметку; 16. Ордер прикладывает  к выписке по лицевому счету  клиента.

 

Схема документооборота по выдаче наличных денег из кассы банка на основе денежного чека.

 

 

клиент	Операционный работник	контролер	Кассир расходной кассы
1 получает по заявлению чековую    книжку в кассе банка с оформленными  реквизитами чека : - наименование чекодателя; - номер счета чекодателя; - штамп банка.   2. Заполняет денежный  чек и передает его операционному  работнику.	3  проверяет правильность  оформления  денежного чека   4.сверяет подписи печать  клиента с карточкой образцов   5 проверяет по карточке, выдавался ли   чек  за данным номером клиенту   6 проверяет наличие денежных  средств на счете клиента, в  проверочной ведомости по дебету  проставляет выдаваемую сумму  со счета   7 сверяет данные документа, удостоверяющего личность клиента  с данными на чеке   8. отрывает контрольную  марку и выдает клиенту вместе с документом, удостоверяющим личность 9. подписывает денежный  чек и проставляет дату проводки   10. передает чек контролеру.	11. проверяет правильность оформления  денежного чека   12. сверяет подпись операционного  работника с  образцом подписи   13. сверяет подписи и  печать клиента с карточкой   14. проверяет по карточке, выдавался ли чек за данным  номером  клиенту   15. подписывает денежный  чек   16. регистрирует чек в  кассовом журнале по расходу   17. передает чек под  расписку в кассовом журнале или в  специальной книге кассиру расходной кассы	18. проверяет наличие подписей  бухгалтерских  работников,  и соответствие  этих подписей  имеющимся образцам   19.сверяет соответствие  сумм цифрами и прописью   20 проверяет наличие данных  документа, удостоверяющего личность получателя   21 подготавливает  сумму  наличных денег, уточняет  у клиента сумму  получаемых наличных денег   22сверяет номер контрольной  марки с номером чека и  наклеивает  контрольную марку на чек   23.передает чек  клиенту  для его подписания   24 сверяет подпись клиента  на чеке с подписью  в документе, удостоверяющем личность 25пересчитывает подготовленную  сумму к выдаче 26 выдает наличные деньги  клиенту 27проставляет оттиск штампа  кассы на чеке   28 подписывает чек

 

 

8. Порядок формирования и хранения документов

 

Кредитные организации обязаны обеспечить сохранность бухгалтерских документов. Кредитные организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Ответственность за  организацию и соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских документов возлагается на руководителей и главных бухгалтеров кредитной организации. Руководитель и главный бухгалтер должны проинструктировать сотрудников кредитной организации и вневедомственной охраны по этим вопросам, распределить и закрепить за сотрудниками определенные места для хранения документов в шкафах и других хранилищах, установить на случай необходимости порядок и очередность выноса документов в безопасные места.

Кассовые и бухгалтерские документы хранятся отдельно.

Кассовые документы должны быть сформированы не позднее следующего дня. Документы подбираются в порядке возрастания номеров лицевых счетов сначала по дебету, а затем по кредиту, а внутри счета кассы в порядке возрастания номеров лицевых счетов. Мемориальные ордера подбираются в порядке  возрастания номеров  сначала по дебету, а затем по кредиту. Одновременно с кассовыми документами  подшиваются  справки, журналы, контрольные ведомости.

Суммы документов распечатываются на бумажных носителях на ленте просчета. Подписывается заведующей кассой и работником, формировавшим документы.

Оформляется титульный лист папки с указанием количества документов и суммы по приходу и расходу кассы.

   Бухгалтерские документы  хранятся подшитыми за каждый  рабочий день в возрастающем  порядке номеров дебетованных  балансовых счетов. Подборка документов  осуществляется работником, на которого возложено формирование документов дня.

Допускается формирование бухгалтерских документов по пачкам, формируемым для передачи информации на обработку. При этом документы помещаются в папку вместе с лентами их подсчета.

Документы, затрагивающие по дебету более одного счета, помещаются в конце папки, впереди документов по внебалансовым счетам.

В отдельные сшивы (папки) помещаются кассовые документы, документы по вкладам граждан, по кредитам индивидуальным заемщикам, по операциям с драгоценными металлами, иностранной валютой, по операциям, совершаемым с использованием платежных карт, по хозяйственным и другим операциям кредитной организации, с различными сроками хранения.

  Сброшюрованные документы подсчитываются, и сумма их сверяется с итогом оборотов по оборотной ведомости. Если общие итоги и итоги по пачкам не совпадают, то производится выверка документов и оборотов по отдельным балансовым счетам.

Мемориальные ордера и другие документы по внебалансовым счетам (кроме документов, учитываемых в книгах хранилища ценностей) подбираются в возрастающем порядке номеров сначала дебетуемых внебалансовых счетов, кроме счетов N 99998 и 99999, затем кредитуемых внебалансовых счетов, кроме счетов N 99998 и 99999, помещаются в документы дня после бухгалтерских документов по балансовым счетам и брошюруются вместе с ними.

Документы по внебалансовым счетам также подсчитываются, и суммы их сверяются с оборотной ведомостью.

  Сформированные в установленном  порядке и сброшюрованные бухгалтерские  документы за рабочий день, после составления ежедневного баланса и проведения сплошной проверки, передаются на хранение в архив с ограничением к ним доступа.

В архиве документы текущего года и года предшествующего хранятся отдельно в металлических шкафах (сейфах).

После сдачи годового отчета документы года, предшествующего отчетному, перемещаются в архиве для хранения на общих основаниях.

.

Порядок хранения документов постоянного пользования (юридические и кредитные дела, договоры, контракты, срочные обязательства и тому подобное) определяется руководителем кредитной организации и главным бухгалтером, имея в виду обеспечение их сохранности.

 

  Работники, на которых возложено формирование документов, должны тщательно проверять наличие в мемориальных ордерах, имеющих приложения, ссылки на количество приложенных листов и наличие самих приложений.

  Документы за истекший день  после проведения контроля должны  быть оформлены в указанном  выше порядке и, не позднее чем, на следующий день переданы в архив. До утра следующего дня несброшюрованные документы должны храниться в несгораемом шкафу.

  Бухгалтерские документы подшиваются в папку, на которой делается надпись о суммах документов, и на ее лицевой стороне делается запись « документы сброшюрованы и подшиты ( подпись работника) и надпись, «с данными бухгалтерского учета сверено»

  Кредитная организация вправе  организовать хранение бухгалтерских  документов в виде электронных  баз данных (файлов, каталогов), сформированных  с использованием средств вычислительной  техники. При этом должна обеспечиваться возможность распечатывания бумажных копий бухгалтерских документов по формам, установленным нормативными актами Банка России. 

  Изъятие бухгалтерских документов  может производиться судом, органами  прокуратуры, предварительного следствия и дознания, в предусмотренных законом случаях, а также иными органами, наделенными законодательством Российской Федерации соответствующими полномочиями. При изъятии подлинного документа составляется в 2-х экземплярах акт или протокол изъятия в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, за подписями руководителя кредитной организации или его заместителя, главного бухгалтера и представителя органа, проводящего изъятие документа. В акте или протоколе должно быть указано, по чьему требованию и разрешению производится изъятие и какой документ изымается. Главный бухгалтер или, по его поручению, другое уполномоченное лицо вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять копии с изымаемых документов с указанием на них основания и даты изъятия. На место изъятого подлинного документа помещается заверенная главным бухгалтером копия документа, первый экземпляр акта или протокола и требование на изъятие документа с распиской представителя органа, проводящего изъятие, о получении подлинного документа. Главный бухгалтер на обложке папки с документами делает за своей подписью надпись об изъятии документов. Второй экземпляр акта или протокола вручается представителю органа, проводившего изъятие.

 

9.Организация, задачи, значение и виды внутрибанковского контроля.

 

  В кредитной организации должен быть внутренний контроль. Внутренний контроль – это деятельность, осуществляемая кредитной организацией и направленная на достижение следующих целей:

1. эффективности и результативности деятельности банка;
2. достоверности, полноты, объективности и своевременности составления и предоставления отчетности;
3. соблюдение нормативно-правовых актов и других документов;
4. исключение вовлечения кредитной организации и участия ее служащих в осуществлении противоправной деятельности, в том числе легализации доходов, полученных преступным путем.

Контроль должен быть направлен на:

• обеспечение сохранности средств и ценностей;
• соблюдение клиентами положений по оформлению документов;
• своевременное исполнение распоряжений клиентов на перечисление/выдачу средств;
• перечисление и зачисление средств в точном соответствии с реквизитами.

В бухгалтерии кредитной организации должны быть работники, на которых возлагается обязанность осуществления последующего контроля совершенных бухгалтерских, включая кассовые, операций.

Все бухгалтерские операции, совершенные в предыдущем дне, в течение следующего рабочего дня должны быть полностью проверены на основании первичных документов, записей в лицевых счетах, в других регистрах бухгалтерского учета.

Кредитная организация должна организовывать и осуществлять внутренний контроль, обеспечивающий надлежащий уровень надежности, соответствующий характеру и масштабам проводимых бухгалтерских операций.

Контроль осуществляется при открытии счетов, приеме документов к исполнению, а также на всех этапах обработки учетной информации, совершения операций и отражения их в бухгалтерском учете.

 Методы и технические средства, применяемые для осуществления  внутреннего контроля, определяет сама кредитная организация исходя из конкретных условий работы, характера операций и их объема.

Контроль осуществляется путем визуальной проверки документов, оформленных на бумажном носителе (бланке), с последующей сверкой счетным методом равенства оборотов по дебету и кредиту.

 Контроль может обеспечиваться  программным путем, а также применением  кодов, паролей и иных средств. Применяемые аналоги собственноручной  подписи должны обеспечивать  однозначную идентификацию подписи  бухгалтерского работника, контролера, а также других должностных лиц, оформивших документ, проверивших его и санкционировавших совершение операции и отражение ее в бухгалтерском учете.

 Организация контроля и повседневное  наблюдение за его осуществлением  на всех участках бухгалтерской и кассовой работы возлагаются на главного бухгалтера.

Руководитель кредитной организации наряду с общим наблюдением за состоянием бухгалтерской работы обязан проверять своевременность составления баланса и отчетности, периодически осуществлять контроль за своевременностью и полнотой зачисления средств на счета клиентов, направлением расчетных и кассовых документов по назначению.

Руководитель кредитной организации обязан обеспечить контроль за надлежащим хранением и использованием печатей, штампов и бланков с тем, чтобы исключить возможность их утери или использования в целях злоупотреблений. Учет печатей и угловых штампов кредитной организации ведется в специальной книге, где указываются фамилии и должности лиц, у которых они находятся, и выдаются им под роспись. Книга должна храниться в несгораемом шкафу у руководителя кредитной организации или, по его усмотрению, у главного бухгалтера. Под штампом понимается прямоугольная или иной формы печать, в которой в зависимости от назначения указываются полное или сокращенное фирменное наименование кредитной организации, ее адрес, телефоны или название структурного подразделения кредитной организации, номер БИК, а при необходимости - текстовое изображение совершаемой операции (принято, проведено и др.). В штамп можно включить фамилию и инициалы работника кредитной организации, подписывающего документы, и календарную дату.