Учет, анализ и аудит расчетов с подотчетными лицами

Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств определено, что при  инвентаризации подотчетных сумм проверяются  отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого расходования, а также правильности использования и отчета по суммам выданных авансом каждому подотчетному лицу. При большом количестве подотчетных лиц, при выдаче подотчетных сумм в крупных размерах несоблюдение порядка и сроков проведения инвентаризации данных расчетов может привести к нарушениям бухгалтерского учета и налогообложения.

Так, несвоевременная сдача неизрасходованной части подотчетных сумм влечет за собой нарушение Порядка ведения кассовых операций (работники, получившие деньги в под отчет, обязаны предоставить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки). В случае несвоевременной сдачи неизрасходованных подотчетных сумм при проведении проверки может быть исчислена материальная выгода от использования работником денежных средств организации и включена в налогооблагаемый доход этого работника.

Иногда в организациях бывают случае, когда задолженность по подотчетным суммам списывают с работника за счет собственных средств организациипо окончании отчетного периода без предоставления им авансового отчета. Если по окончании отчетного года списывается задолженность подотчетного лица без оправдательных документов, то эти списанные средства включают в совокупный облагаемый годовой доход данного работника.

Ошибка - к авансовым отчетам не прилагаются либо прилагаются не имеющие всех обязательных реквизитов оправдательные документы, подтверждающие произведенные за счет подотчетных сумм расходы.

В соответствии с законом  «О бухгалтерском учете» все хозяйственные  операции, проводимые предприятиями, должны оформляться оправдательными документами, которые служат основанием для записей  в регистрах бухгалтерского учета. При этом первичные документы  принимаются для отражения в  бухгалтерском учете, если содержат все обязательные реквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции. К обязательным реквизитам относятся: наименование документа; дата составления документа; наименование организации, составившей документ; содержание хозяйственной операции; денежные и натуральные измерители хозяйственной операции; наименование должностей ответственных лиц и их подписи, заверенные печатью организации, продавшей материальные ценности, оказавшей услуги, выполнившей работы. Кроме того, в акте закупки ценностей у физических лиц должны быть приведены сведения о продавце, такие как адрес его постоянного местожительства и паспортные данные.

Первичными оправдательными  документами, подтверждающими расходование подотчетных средств, являются товарные чеки (накладные), квитанции к приходным  кассовым ордерам, акты выполненных  работ, оказанных услуг, счета, счета-фактуры, проездные документы, акты закупки  и т.д.

При отсутствии оправдательных документов, подтверждающих произведенные  расходы за счет подотчетных сумм, либо при наличии документов с  незаполненными в них обязательными  реквизитами нет оснований для  отражения операций по счетам бухгалтерского учета и, следовательно, эти суммы  организация не имеет право включать в состав затрат по производству и  реализации продукции (работ, услуг).

Также необходимо предоставление чеков контрольно-кассовых машин  при покупке ценностей у юридических  лиц в розничной торговле.

Ошибка - расчет с другими юридическими лицами, выданными под отчет наличными деньгами в размерах, превышающих установленные лимиты.

Расчеты между юридическими лицами за приобретенные для производственных целей товаров (работы, услуги) наличными  деньгами, в том числе и выданными  из кассы организации работникам под отчет, необходимо производить с соблюдением установленных нормативными актами пределов.

Ошибка - бухгалтерия организации неправомерно принимает авансовые отчеты, дата составления которых противоречит датам, указанным на первичных оправдательных документах, подтверждающих расходование подотчетных средств.

Принцип временной определенности фактов хозяйственной деятельности, изложенный в Положения о бухгалтерском  учете и отчетности в Российской Федерации, устанавливает порядок  отражения финансово-хозяйственных  операций в регистрах бухгалтерского учета в том отчетном периоде, в котором данные операции имели  место.

На основании этого  Положения даты, проставленные на первичных оправдательных документах (товарных чеках, кассовых чеках, счетах, проездных документах, актах выполненных  работ, квитанциях к приходным кассовым ордерам и т. п.), подтверждающих расходование наличных денежных средств, полученных под отчет, должны быть более ранними, чем дата составления авансового отчета, и более поздними, чем  на расходном кассовом ордере на выдачу подотчетных сумм.

По результатам теста  системы внутреннего контроля (таблица  приведена в Приложении Б) можно  сделать вывод о том, что система  внутреннего контроля и учета  расчетов с подотчетными лицами на данном предприятии работает не достаточно эффективно. Тому свидетельствуют следующие  моменты:

¾  нерегулярно проводится проверка главным бухгалтером достоверности составления авансовых отчетов и приложенных к ним авансовых отчетов;

¾  недостаточно частая проверка своевременности сдачи неизрасходованных подотчетных сумму и т.д.

Также выявлены отрицательные  моменты в плане учета, как  то: нет разработанных схем отражения  на счетах операций с денежными средствами и расчетов с подотчетными лицами, не достаточно часто проводится сверка данных кассовой книги с данными учетных регистров и первичных документов, обработка и отражение в учете подотчетных сумм ведется запоздало. Выявленные нарушения в системе внутреннего контроля и учета значительно повышают уровень риска контроля.

Также аудитор может отдельно проводить оценку состояния системы  внутреннего контроля движения и  сохранности денежных средств и  других ценностей в кассе, а также  оценку состояния внутреннего контроля и системы учета банковских операций, которые проводятся путем тестирования.

Тестирование производится посредством вопросника, составленного  аудитором. По полученным ответам аудитор  определяет состояние внутреннего  контроля на предприятии, дает предварительную  оценку соблюдения кассовой дисциплины, выделяет «узкие» места и планирует  состав контрольных процедур.

По произведенным данным исследования можно охарактеризовать организацию системы внутреннего  контроля в ООО  «Курскпродукт»»  на среднем уровне.

Для учета операций с подотчетными лицами применяются ПК, что значительно  повышает возможность сопоставления  данных.

Также по данным теста можно  сказать, что организация системы  бухгалтерского учета операций с  подотчетными лицами в общем отвечает требованиям оперативности и  достоверности.

Далее следует рассчитать уровень существенности и его  взаимосвязь с аудиторским риском.

Уровень существенности - это то предельное значение ошибки, начиная с которой квалифицированный пользователь этой отчетности с большей степенью вероятности не сможет делать на ее основе правильные выводы и принимать правильные экономические решения

В соответствии с Правилом (стандартом) №4 «Существенность в  аудите» от 07.10.2004г. № 532, перед началом  проверки аудитор должен решить, какую  общую сумму ошибки следует считать  существенной. Такая предварительная  оценка позволяет аудитору организовать процесс сбора необходимых доказательств.

При этом принимается допущение, что число аудиторских доказательств  обратно пропорционально установленному уровню ошибки.

Определение существенности зависит от опыта и квалификации аудитора и определяется им самостоятельно для каждого клиента с учетом объема и специфики его деятельности (размер предприятия, величина валовой  прибыли, стоимость активов, величина капитала, сумма текущих обязательств и др.). Уровень существенности устанавливается  как для каждого из этих показателей, так и для отчетности в целом. Однако не все ошибки можно оценить  количественно.

Следует учитывать, например, такие обстоятельства, как нежелание  клиента раскрывать определенного  рода информацию (незаконный характер отдельных операций, нарушение условий  контракта и др.). Поэтому на практике различные аудиторы по-разному решают проблему определения существенности.

Некоторые прибегают к  точным количественным критериям оценки, другие полагаются на свой опыт и интуицию, считая что отклонение показателя до 5 % будет незначительным, а свыше  этой величины - существенным.

Как и многие другие предприятия, ООО «КурскПродукт» при необходимости осуществляет выдачу наличных денег своим работникам в подотчет. На предприятии нет списока штатных сотрудников, имеющих право получать наличные деньги на хозяйственные нужды.

Планируя аудиторскую  проверку необходимо установить существенность - в нашем случае она равна 1%.

Размер сумм, выданных подотчетному лицу для осуществления платежа  по одной сделке, для ООО «КурскПродукт» не может превышать нормы 100000 рублей в рамках одного договора, в соответствии с законодательством Российской Федерации .

Сумму аванса разрешается  расходовать строго на цели, на которые  они были выданы; передача подотчетных  сумм одним работником другому запрещена. В трехдневный срок с момента  возвращения из командировки, подотчетные  лица обязаны представить в бухгалтерию  ООО «КурскПродукт» авансовые отчеты о произведенных фактических расходах с приложением оправдательных документов (этот срок зафиксирован в учетной политике предприятия). Неизрасходованные суммы аванса подотчетные лица обязаны возвратить в кассу. Новый аванс может быть выдан и до полного расчета по ранее выданному авансу. В бухгалтерии отчеты проверяют и определяют расходы, подлежащие утверждению. Затем отчет утверждает руководитель ООО «КурскПродукт».

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок – это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. Следовательно, при проверке сопоставляются авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

В бухгалтерском учете  подотчетные суммы учитывают  на активно-пассивном синтетическом  счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется отдельно по каждой хозяйственной выдаче.

Оформление первичной  документации ООО «КурскПродукт» соответствует требованиям, предъявляемым к заполнению и оформлению первичной документации бухгалтерского учета, и содержат все необходимые реквизиты. План и программа аудита отражены в приложении. 

4.4 Оформление результатов аудиторской проверки

Аудиторская проверка заканчивается  оформлением двух итоговых документов - акта аудиторской проверки бухгалтерского учета и достоверности отчетности и аудиторского заключения.

В акте аудиторской проверки с достаточной подробностью и  доказательностью, однако без включения  малосущественных деталей, аудиторы сообщают клиенту о проделанной работе, о ее основных направлениях и о  том, какие из этих направлений подвергнуты сплошной проверке, а какие - выборочной. После этого указываются выявленные недостатки в последовательности, соответствующей их значимости. При этом в акте наряду с отмеченными недостатками должны быть изложены конкретные рекомендации по их исправлению и недопущению в будущем. Вместе с тем аудиторы не должны сами делать такие исправления, то есть выполнять работу персонала бухгалтерии.

Акт аудиторской проверки является строго конфиденциальным документом, с содержанием которого аудиторы не вправе без согласия на это клиента  знакомить третьих лиц, за исключением  случаев, предусмотренных действующим  законодательством (выявление хищений, мошенничества и других особых случаев). В связи с этим акт аудиторской  проверки составляется в двух экземплярах, одни из которых передается аудиторами лично главному бухгалтеру предприятия  или лицу, его замещающему, а второй экземпляр остается в аудиторской  организации, проводившей проверку, для последующего контроля за устранением выявленных недостатков.

После подготовки проекта  акта аудиторы знакомят с его содержанием  руководство предприятия, рассматривают  высказанные при этом возражения и замечания, при необходимости  вносят в акт соответствующие  коррективы и подписывают его.

Аудиторское заключение - официальный документ, дающий оценку достоверности бухгалтерского учета и отчетности аудируемого предприятия, подтвержденный подписью имеющего лицензию руководителя проверяющей группы аудиторской фирмы и печатью этой фирмы. В случае, если проверка осуществлялась самостоятельным независимым аудитором, имеющим лицензию, то подтверждение заключения производится его подписью и личной печатью.