Учет и анализ наличия основных средств и эффективность их использования

     Если ремонт, реконструкцию и модернизацию  выполняет сторонняя организация, то акт составляется в двух  экземплярах. Первый экземпляр остается  в организации, проводившей ремонт, реконструкции, модернизацию. Данные ремонта, реконструкции, модернизации вносятся в инвентарную карточку учета объекта основных средств формы ОС-6 (Приложение В).

     Акт приема-передачи  многолетних насаждений и ввода  их в эксплуатацию формы №101-АПК (Приложение Г) используется для учета вновь посаженных плодовых садов и полезащитных полос как во время их посадки, так и при сдаче в эксплуатацию вследствие достижения эксплуатационного срока. На плодовые сады, заложенные силами самого хозяйства, акт составляется в 1 экземпляре. Если закладку сада производит специализированная организация, то акт оформляется в 2 экземплярах, один из которых остается у подрядчика, а второй передается заказчику. Такой же формы документом оформляется ввод в эксплуатацию многолетних насаждений. Сдача многолетних насаждений в аренду сопровождается также актом данной формы. Составление акта производит комиссия, назначенная приказом руководителя. Оформленный надлежащим образом и утвержденный руководителем акт вместе с соответствующей технической документацией служит основанием для внесения записей в инвентарную карточку учета многолетних насаждений формы №105-АПК.

     Акт на  перевод животных формы №303-АПК (Приложение Д) применяется для  учета перевода крупного рогатого скота, свиней, овец, лошадей и других видов животных из одной учетной группы в другую, включая перевод в основное стадо. Акт составляется и подписывается руководителем подразделения совместно с зоотехником хозяйства в день перевода животных из одной группы в другую. Кроме них подписи ставят лицо, передающее животное, и лицо, принимающее его на обслуживание. При переводе из группы в группу животные в обязательном порядке взвешиваются. Акт на перевод животных используется для внесения записей в книгу учета движения животных и птицы формы № 301-АПК.

     Выбытие основных средств связано либо с их безвозмездной передачей другим организациям, либо с продажей, либо с ликвидацией вследствие физического или морального износа, аварий, стихийных бедствий или недостачи и других случаях.

Безвозмездная передача или реализация основных средств другой организации оформляется «Актом о приеме-передаче объекта основных средств» формы № ОС-1 (Приложение А), либо «Актом о приеме-передаче групп объектов основных средств» формы ОС-la. К ним прилагаются паспорта и другие сопроводительные документы. При безвозмездной передаче акт составляется в двух экземплярах (для сдающей и принимающей основные средства организаций), а при продаже — в трех экземплярах (первый экземпляр прилагается к акту, второй — к извещению на передачу и для оплаты счета, а третий передается лицу, принимающему основные средства).

 Выбытие основных средств (кроме автотранспорта) вследствие полного или частичного их списания оформляется «Актом о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)» формы № ОС-4 (Приложение Е) либо актом о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) формы ОС-4б (Приложение Ж). Он составляется в двух экземплярах комиссией, назначаемой руководителем организации (первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается у лица, ответственного за сохранность основных средств, и является основанием для сдачи на склад оставшихся в результате списания запчастей, материалов, металлолома и т.п.).

  При списании с баланса машин, оборудования и транспортных средств вследствие аварии к акту прилагается копия акта об аварии, где указываются ее причины и виновники.

Списание грузовых и легковых автомобилей, прицепов и полуприцепов или их ликвидация оформляется «Актом о списании автотранспортных средств» формы № ОС-4а (Приложение З). Акт составляется в двух экземплярах комиссией, назначаемой руководителем автохозяйства (организации), утверждается им же или лицом, на то уполномоченным (один экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается у лица, ответственного за сохранность указанных средств).

   На основании указанных актов бухгалтерия делает соответствующие записи в инвентарных карточках объектов учета основных средств формы ОС-6 (Приложение В). Эти карточки изымаются из картотеки, о чем делаются специальные отметки в описи инвентарных карточек (приложение) и в инвентарных списках по местонахождению объектов, и прилагаются к акту. Выбытие основных средств вследствие ветхости, полного износа (физического или морального), аварий, стихийных бедствий, нарушения нормальных условий эксплуатации, а также в связи со строительством, расширением, реконструкцией и техническим перевооружением организаций (цехов) и по другим причинам именуется ликвидацией. Она связана с процессом разборки, демонтажа оборудования, транспортных средств, перевозки объектов, очистки территории, рассортировки и сдачи лома и т.д. При ликвидации основных средств организации несут соответствующие затраты в виде заработной платы, начисленной рабочим за разборку объекта, дополнительно используемых материалов и др.

РСУП «Экспериментальная база «Руткевичи» являясь сельскохозяйственной организацией, для отражения выбытия основных средств применяет и специализированные формы документов.

     Акт на  выбраковку продуктивных животных  из основного стада формы № 102-АПК (Приложение И) предназначен  для оформления выбраковки  животных из основного стада с последующей реализацией или постановкой на откорм. Животных, утративших свою продуктивность и способность к воспроизводству, склонных к постоянным болезням или болеющих неизлечимыми болезнями, имеющих травматические повреждения, достигших непродуктивного возраста, выбраковывают и передают на откорм, реализуют в живом весе или отправляют на убой. Для проведения выбраковки приказом руководителя назначается комиссия в составе ветврача, зоотехника, руководителя внутрихозяйственного подразделения и материально ответственного лица, за которым закреплено животное, и других специалистов при необходимости. Комиссия осматривает животных, определяет причины и степень потерь хозяйственно-полезных качеств, взвешивает животное. По результатам осмотра составляется акт в 1 экземпляре (как на одно животное, так и на несколько животных, закрепленных за одним материально ответственным лицом).

В акте формы № 102-АПК (Приложение И) указываются причина выбраковки, а также дальнейшее направление использования животного (на откорм, на реализацию). На основании утвержденного акта делается отметка в карточке учета основных средств.

Акт на выбраковку рабочих лошадей из основного стада (форма № 103-АПК) применяется для выбраковки лошадей из основного стада. Акт формы № 103-АПК составляется в одном экземпляре в день выбраковки рабочих лошадей из основного стада комиссией, утверждается руководителем организации и представляется в бухгалтерию. На основании утвержденного акта делается запись в карточке учета основных средств.

Акт на списание многолетних насаждений формы № 104-АПК (Приложение К) применяется для оформления списания многолетних насаждений после истечения периода их биологического плодоношения, в связи с изреженностью свыше 70 % растений на 1 га, стихийными бедствиями или другими причинами, обусловившими утрату производственного назначения. Комиссия, назначенная руководителем организации, осматривает насаждения, определяет количество деревьев и кустарников на 1 га и их состояние, устанавливает причины списания и составляет акт в 1 экземпляре, в который записываются все виды насаждений, списываемых полностью или частично. В акт ф. № 104-АПК записывают все виды насаждений, списываемых полностью или частично, с указанием их инвентарных номеров и сортов. Здесь указываются год ввода в эксплуатацию, площадь, изреженность, первоначальная стоимость, сумма накопленной амортизации. Акт утверждается руководителем и передается в бухгалтерию для отражения в учете списания многолетних насаждений. Если списанные многолетние насаждения раскорчевываются, то полученные в результате этого дрова приходуют и сдают по накладной на склад. На основании утвержденного акта делается отметка в инвентарной карточке учета многолетних насаждений (форма № 105-АПК).

  Для определения непригодности объектов основных средств к дальнейшему использованию, невозможности реализации или неэффективности их восстановления, а также оформления соответствующей документации по ликвидации в РСУП «Экспериментальная база «Руткевичи» создана постоянно действующая комиссия. В ее составе включен заместитель директора, главный инженер, главный бухгалтер.

Эта комиссия производит непосредственный осмотр ликвидируемых объектов; устанавливает причины их списания и лиц, виновных в этом, определяет возможность использования отдельных узлов, деталей, материалов и оценивает их.

К ликвидации объекта основных средств приступают только после утверждения акта руководителем организации.

Частичная ликвидация объектов основных средств оформляется аналогично полной ликвидации.

    На основании поступивших актов бухгалтерия отражает операции по ликвидации основных средств на счетах бухгалтерского учета.

Необходимо отметить, что с  20.05.2011 вступило в силу Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 22.04.2011 №23, утвердившее формы акта о приеме-передаче основных средств и акта о приеме-передаче нематериальных активов и Инструкцию о порядке заполнения акта о приеме-передаче основных средств и акта о приеме-передаче нематериальных активов.

С этой же даты утрачивает силу Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 08.12.2003 № 168 «Об утверждении типовых форм первичных учетных документов по учету основных средств и нематериальных активов и Инструкции о порядке заполнения бланков типовых форм первичных учетных документов по учету основных средств и нематериальных активов»,  которым были утверждены 15 типовых форм первичных учетных документов по учету основных средств и нематериальных активов и Инструкция о порядке заполнения бланков типовых форм первичных учетных документов по учету основных средств и нематериальных активов.

Следует отметить, что среди 15 форм ПУД, утвержденных Постановлением №168, были акт о приеме-передаче объекта основных средств формы ОС-1 и акт о приеме-передаче групп объектов основных средств формы ОС-1а.

Отмена Постановления № 168 не означает, что теперь организации могут не оформлять ПУД хозяйственные операции по внутреннему перемещению, списанию, приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов, не оформлять инвентарные карточки учета объектов основных средств и нематериальных активов, ведь каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом.

Предполагается,  что первичные учетные документы по учету движения основных средств и нематериальных активов следует оформлять и после отмены Постановления № 168. Однако их форма уже не регламентируется Министерством финансов Республики Беларусь, а должна быть утверждена руководителем организации. Поэтому, РСУП «Экспериментальная база «Руткевичи» вправе самостоятельно утвердить для применения формы первичных учетных документов по учету основных средств независимо от наличия форм таких документов, утвержденных республиканскими органами государственного управления.

       Таким образом,  можно отметить, что РСУП «Экспериментальная база «Руткевичи» в своей работе по учету движения основных средств использует первичную документацию, соответствующую действующему законодательству. Так при поступлении основных средств применяется акт о приеме-передаче объекта основных средств формы ОС-1 и оформляются карточки учета объекта основных средств формы ОС-6, для внутреннего перемещения основных средств используется накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств формы ОС-2. Выбытие основных средств оформляется актом о приеме-передаче объекта основных средств формы ОС-1, актом о списании групп объектов основных средств формы ОС-4б и актом о списании автотранспортных  средств формы ОС-4а. Являясь сельскохозяйственной организацией, РСУП «Экспериментальная база «Руткевичи» использует и специализированные формы документов для приема-передачи, перевода,  выбраковки  и списания  многолетних насаждений и животных.  В связи с отменой типовых форм первичных учетных документов по учету основных средств, хозяйству предлагается использовать ранее действовавшие формы первичных документов после утверждения их приказом руководителя.

2. Документальное оформление, учет и порядок расчета амортизации основных средств

По мере эксплуатации и под воздействием сил природы и технического прогресса основные средства постепенно утрачивают свои потребительские и физические качества. Стоимость изношенной части основных средств ежемесячно должна включаться в затраты производства в виде амортизации по установленным нормам.

Амортизация представляет собой процесс систематического ежемесячного перенесения стоимости основных средств на издержки производства или обращения либо отнесения ее за счет собственных источников организации.

Амортизация основных средств, используемых в предпринимательской деятельности, начисляется ежемесячно исходя из принятых организацией  самостоятельно в соответствии с установленными диапазонными сроками  полезного использования норм амортизации (по укрупненным группам или  инвентарным объектам, числящимся в учете) и их амортизируемой стоимости до полного погашения стоимости объекта или его выбытия.

В зависимости от конкретных условий начисления амортизации амортизируемой стоимостью является: при неизменных условиях функционирования объектов — стоимость (первоначальная), по которой объекты основных средств числятся в бухгалтерском учете; при изменении способов и методов  начисления амортизации, других условий функционирования объектов, а также на начало каждого отчетного года — недоамортизированная (остаточная) стоимость объекта основных средств. По основным средствам, не используемым в предпринимательской деятельности, амортизация начисляется ежемесячно, исходя из установленных нормативных сроков службы и амортизируемой стоимости данных объектов до полного погашения их стоимости или выбытия.

Срок полезного использования объекта основных средств, используемого в предпринимательской деятельности определяется при его приобретении каждым балансодержателем или собственником по решению комиссии и с учетом:

• ожидаемого физического износа, зависящего от условий производства: 
  режима эксплуатации (количества смен), естественных условий, влияния 
  агрессивной среды, системы проведения ремонтов;
• морального износа в результате удешевления стоимости или повышения 
  производительности вновь вводимых аналогичных объектов основных средств;
• нормативно-правовых и других ограничений использования объектов 
  (например, срока лизинга). Решения принимаются Комиссией исходя из 
  указанных условий, потребностей воспроизводства (утвержденных бизнес- планов или планов технологического обновления и реструктуризации действующего производства), сложившейся ценовой конкурентноспособности и условий реализации продукции, работ, услуг.