Информационные системы в экономике

.

 

:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Уровни управления (вид управленческой деятельности) определяются сложностью решаемых задач. Чем сложнее задача, тем более высокий уровень управления требуется для ее решения. При этом следует понимать, что более простых задач, требующих немедленного (оперативного) решения, возникает значительно большее количество, а значит, и уровень управления для них нужен другой — более низкий, где принимаются решения оперативно При управлении необходимо также учитывать динамику реализации принимаемых  решений, что позволяет рассматривать управление под углом временного фактора

На рис. 2 отображены три уровня управления, которые соотнесены с такими факторами, как степень возрастания власти, ответственности, сложности решаемых задач, а также динамика принятия решений по реализации задач- на верхнем, стратегическом, уровне управления – менеджеры высшего звена руководства организации (глава фирмы и его заместители). Основная их задача -  стратегическое планирование деятельности фирмы на рынке и координация внутрифирменной тактики управления;

- на среднем, функциональном, уровне  – менеджеры среднего звена  и специалисты (начальники служб, отделов, цехов, начальник смены, участка, научные сотрудники и т.п.). Основная задача  - тактическое управление фирмой при решении основных функций в заданной сфере деятельности;

- на нижнем, операционном, уровне  – исполнители и менеджеры  низшего звена (бригадиры, инженеры, ответственные исполнители, мастера, нормировщики, техники, лаборанты и т.п.).  Основная задача – оперативное реагирование  на изменение ситуации. На всех уровнях управления работают как менеджеры, осуществляющие только общие, так и менеджеры-специалисты, которые реализуют функции управления в сфере компетенции.

Пример. Главный инженер организации (менеджер-специалист) передал часть своих функций менеджерам среднего уровня, например главному энергетику, главному механику, главному электрику, оставив за собой общие функции управления этими службами, не вмешиваясь в их деятельность на оперативном уровне.

Многообразие используемых ИС было подвергнуто анализу в двух плоскостях. Были рассмотрены ИС, использующие различные виды ИТ и функциональные подсистемы ИС организации.

II. ИС использующие различные виды ИТ

 

1. СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОЙ ОБРАБОТКИ ДАННЫХ (СЭОД) предназначены для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их решения задачи. Система работает в автоматическом режиме с минимальным участием человека. Используется файловая система хранения данных. СЭОД применяется на уровне оперативного управления фирмой с целью автоматизации управленческого труда. В практике СЭОД часто называют "Информационными системами бухгалтерского учета", что объясняется их первым и наиболее популярным направлением использования, связанным с обработкой данных о коммерческих операциях, производимых фирмой. Участие этого вида ИС в поддержке принимаемых на фирме решений минимально.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 2. Структура системы электронной обработки данных

 

На рис. 2 изображена структура СЭОД, обслуживающей некоторую фирму. Изображенные внизу рисунка входные ресурсы, переработка и выходные ресурсы представляют собой элементы физической структуры этой фирмы. Данные, описывающие операции фирмы и поступающие из ее окружения, хранятся в базе данных. При помощи программного обеспечения они преобразуются в информацию, используемую как в организации, так и вне ее. Следует заметить, что именно подсистема электронной обработки данных в рамках внутрифирменной информационной системы ответственна за снабжение информацией внешних партнеров.

 

2. ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ (ИСУ) используются для помощи управленцам при худшей структурированности решаемых задач. В этих системах появляется возможность манипулирования данными за счет появления в их составе СУБД. Система может осуществлять поиск и обработку входной информации. Выходная информация выдается в виде ответов на запросы пользователя, а также в виде специальных управленческих отчетов, осуществляющих сортировку, фильтрацию и агрегирование данных, представляя их в удобном для принятия решения виде. ИСУ не предназначена для чисто автоматического режима, все решения в ней принимает человек. Она является типичным примером ИС, обеспечивающих информационную поддержку принимаемых решений. Хотя система может использоваться как на уровне оперативного контроля, так и на уровне стратегического планирования, наибольший вклад она вносит, используясь на уровне управленческого контроля.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 3. Структура ИСУ

 

База данных построенная с использованием СУБД, содержит данные, поступающие из СЭОД организации и из окружения, а также информацию, поступающую только из окружения.

Содержимое базы данных при помощи соответствующего программного обеспечения преобразуется в периодические и специальные отчеты, поступающие лицам, участвующим в принятии решений в организации. В отличие от СЭОД ИСУ не предназначена для снабжения и формацией окружения фирмы.

Информационные системы управления идеально подходят для удовлетворения идентичных информационных потребностей работников различных функциональных подсистем (подразделений) или уровней управления фирмой. Поставляемая ими информация содержит сведения о прошлом, настоящем и вероятном будущем фирмы. Эта информация имеет вид регулярных или специальных управленческих отчетов.

 

3. СИСТЕМЫ ПОДДЕРЖКИ ПРИНЯТИЯ  РЕШЕНИЙ (СППР) используются для решения в режиме диалога плохо структурированных задач, для которых характерна неполнота входных данных, недостаточность имеющихся стандартных процедур, неполная ясность целей и ограничений. Участие человека в работе системы велико. Он в случае необходимости может вмешиваться в ход решения, модифицировать входные данные, процедуры обработки, цели и ограничения задачи. Выбор стратегий оценки альтернатив решения - исключительная функция пользователя. Помимо запросно-ответной системы, созданной на базе СУБД, СППР включает в себя базу моделей и систему управления этой базой (СУБМ), а также систему управления диалогом. Как отдельный подвид систем выделяются групповые СППР.

В отличие от ИСУ, могущих поддерживать своей информацией сразу группу менеджеров компании, находящихся на одном уровне управления или работающих в одной функциональной сфере, СППР поддерживают лишь одного управленца, решающего свою специфическую задачу. СППР могут использоваться на любом уровне управления фирмой, реализуя информационную и модельную поддержку принимаемых решений.

Главной особенностью ИТ поддержки принятия решений является качественно новый метод организации взаимодействия человека и компьютера. Выработка решения, что является основной целью этой технологии, происходит в результате итерационного процесса (рис. 4), в котором участвуют:

• система поддержки принятия решений в роли вычислительного звена и объекта управления;
• человек как управляющее звено, задающее входные данные и оценивающее полученный результат вычислений на компьютере.

 

 

Окончание итерационного процесса происходит по воле человека. В этом случае можно говорить о способности информационной системы совместно с пользователем создавать новую информацию для принятия решений. До настоящего момента мы не затрагивали вопросы структуры СППР, считая ее некоторым "черным ящиком". Первое представление о структуре СППР можно составить из рассмотрения рис. 5.

Рис. 5. Структура СППР

 

В состав СППР помимо пользователя входят три главных компонента: подсистема обработки и хранения данных, подсистема хранения и использования моделей и программная подсистема. Последняя включает в себя систему управления базой данных (СУБД), систему управления базой моделей (СУБМ) и систему управления диалогом между пользователем и компьютером (СУД).

Групповые СППР. Все, что говорилось выше о СППР, относилось прежде всего к поддержке индивидуальных решений. Однако, менеджер редко принимаем решение один. Советы директоров, научно-технические советы бригады проектантов, проблемные комиссии - вот далеко не полный перечень примеров коллективного подхода к принятию решений Групповые СППР (ГСППР) представляют собой интерактивные компьютерные системы, призванные обеспечить поддержку группам работников в решении плохо структурированных проблем.

Принятие групповых решений является более сложным, чем индивидуальных, поскольку оно связано с необходимостью согласования различных индивидуальных точек зрения. Поэтому главной задачей ГСППР является улучшение коммуникаций в работающем коллективе. Улучшение коммуникаций приводит к экономии рабочего времени, которое может быть использовано на более глубокое проникновение в данную проблему и разработку большего количества возможных альтернатив  решения. Оценка большего количества альтернатив способствует выбору более обоснованного решения.

Важность принятия групповых решений, с одной стороны, хронические пороки группового общения и ограниченных возможности борьбы с ними, с другой, привели к созданию специально информационной технологии для поддержки групповых решений.

Большая часть этой технологии реализуется средствами систем автоматизации офиса (САО), улучшая коммуникацию между сотрудниками. ГСППР могут быть специализированными (приспособленными для решения лишь одного типа проблем) или универсальными (предназначенными для решения широкого круга вопросов). Многие ГСППР содержат встроенный программный механизм, препятствующий развитию негативных тенденций группового общения (возникновению конфликтных ситуаций, группового мышления и т.п.).

Структура ГСППР. ГСППР включает в себя техническое и программное обеспечение, а также процедуры и персонал (см. Рис. 6).

 

Рис. 6. Структура групповой системы поддержки принятия решений

 

Указанные компоненты обеспечивают членам группы возможность коммуникации и другую поддержку при обсуждении проблем. В процессе работы с системой члены группы имеют постоянный доступ к базе данных, базе моделей и различным приложениям. Распорядитель группы отвечает за выбор необходимых для работы группы процедур. Распорядитель группы и ее члены имеют возможность вступать в диалог.

Для того, чтобы проанализировать работу ГСППР, выделим три уровня средств поддержки, предоставляемых этими системами:

Уровень 1. Поддержка коммуникаций. На этом уровне ГСППР, используя возможности САО и специальные программы.

Уровень 2. Поддержка принятия решений. На этом уровне ГСППР, используя программные средства моделирования и анализа принятия решёний,

Уровень 3. Поддержка правил игры. На этом уровне ГСППР использует специальные программные средства для соблюдения установленных правил проведения групповых процедур (например, установление очередности выступлений и правил голосования, приемлемости вопросов в данный момент и др.).

Как работают ГСППР.

Независимо от темы проведение встречи членов группы обычно происходит по одному и тому же сценарию (см. Рис. 7).

1). Перед началом встречи  лидер группы встречается с  ее распорядителем, чтобы спланировать работу группы, выбрать программное обеспечение, наметить повестку дня.

2). Работа группы начинается  с того, что ее лидер предлагает  группе для решения вопрос  или проблему.

3). Далее участники вводят  с клавиатуры свои ответы, которые  делаются доступными всем. После того, как участники ознакомились со всеми высказанными предложениями, они дают комментарии к ним (положительные или отрицательные).

4). Распорядитель, используя  программу обобщения предложений, ищет в поданных предложениях общие термины, темы и идеи и создает из них несколько обобщенных предложений с комментариями, которые сообщаются всем участникам.

5). Лидер начинает дискуссию  по обобщенным предложениям (словесную  или электронную). На этой стадии с помощью специальных программ происходит ранжирование (назначение приоритетов) обсуждаемых предложений.

6). Для лучших пяти  или десяти предложений начинается  новая дискуссия с целью их  конкретизации и дальнейшей оценки.

7). Процесс (разработки предложений, их обобщения и ранжирования) повторяется или заканчивается финальным голосованием. Этот этап использует специальную программу, называемую "окончательный комментарий", выдающий комментарий по отобранным обобщенным предложениям.

Рис. 7. Пример работы групповой СППР

 

4. СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ ОФИСА (САО) используются для целей автоматизации офиса и поддержания связи между управленцами и работниками компании. Они включают в себя такие программные продукты как текстовые редакторы (процессоры), графику, издательские системы, а также коммуникационные средства типа электронной почты, факсимильной связи и телеконференций. САО участвуют в информационной поддержке принимаемых на фирме решений.

На рис. 8 изображена структура системы АО. Поскольку системы АО не содержат в своем составе устройств, связанных с обработкой данных, они используют базу данных исключительно в целях получения доступа к данным. БД концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы, изображенной внизу модели. 

Рис.8. Структура системы АО.

Структура системы АО также отражает использование некомпьютерных приложений АО, таких как видео- и аудиоконференции.