Анализ системы управления документацией и записями на примере предприятия ОСЗН Первореченского района г. Владивостока

     Все вышеперечисленное легко применить, но существует множество несоответствий, вызванных неадекватным управлением  документацией и данными.

     Введение безбумажной системы может ускорить деятельность по управлению документацией. Если документация хранится в электронном виде и рассылается на дискетах, то мы столкнемся с той же проблемой управления рассылкой, как и в случае с печатными экземплярами документации. Если в компании существует компьютерная сеть и все потенциальные пользователи имеют доступ к компьютерам, то осуществить управление будет легко.

     При безбумажной системе, когда документы  хранятся в электронном виде, подтверждение  рассмотрения, утверждения документации и внесения изменений может быть гарантировано защитой документов от записи; при этом доступ к внесению изменений в документ ограничен лицами, имеющими полномочия на рассмотрение и утверждение конкретного документа (например, с помощью пароля).

     Комплект  оригинальных документов должен храниться  на сервере, отвечающем требованиям к хранению основного перечня или аналогичной процедуры, указывающей на текущий статус редакции документа. Доступ к конкретным документам могут иметь все пользователи сети или лишь те, кому эти документы необходимы в справочных целях. При внесении изменений в документы на сервере пользователи автоматически получат доступ к последней редакции, а предыдущая редакция станет недоступной. Предыдущие издания, если их необходимо сохранить, можно скопировать в директорию, доступ к которой будут иметь лишь те должностные лица, кому такой доступ необходим. Эти устаревшие документы могут быть дополнительно маркированы соответствующими «водяными знаками». Последние изменения могут быть выделены отличным шрифтом (например, курсивом) или шрифтом другого цвета [2].

      2.1.1 Как обеспечить управление документацией

     Для того, чтобы документ был управляемым, он должен содержать некоторый объем  формальной информации, позволяющей  осуществлять такое управление. Эта  информация может включать:

• Название документа;
• Номер документа (необязательный элемент, но сопутствует управлению);
• Указание статуса издания и редакции и дату издания или редактирования;

     Эта информация необходима для создания основного перечня или аналогичной  процедуры управления, так как  указывает статус редакции документов с целью предотвращения использования устаревших документов. Идентификация не обязательно должна быть многоуровневой. Соответствия требованиям можно достичь указанием даты издания или редактирования. Многоуровневая идентификация может быть полезной в таких случаях, если позволяют процедуры; в случае незначительных поправок для редактирования и переиздания отдельных страниц документа. Дата издания или редактирования необходима в целях управления документацией. Выполнение требований новой процедуры или пересмотренных требований не может начаться до даты издания такого документа или до даты издания пересмотренной редакции;

• Подтверждение рассмотрения и утверждения. Наиболее часто для такого подтверждения оригинал документа подписывается соответствующим должностным лицом. Если принят иной способ подтверждения, то это следует указать в документе;
• Нумерация страниц;
• Перечень поправок для идентификации всех редакций. Если характер изменения указан в тексте документа, то это требование не является обязательным. Рекомендуется выполнять оба вида идентификации;
• Информация о владельце. Эта информация необязательна, но может быть полезной.

     Существует множество способов управления документацией. К примеру, многие компании не используют индикаторы уровня редакции и пересмотра, полагаясь на то, что дата издания сама по себе, указывает на статус редакции и пересмотра [1].

      2.1.2 Внесение изменений в документы

     Изменения всегда вносятся в документы с  целью улучшения системы качества и ее документации. Они могут вноситься для изменения требований, из-за необходимости модернизировать процесс или для более четкого понимания требований. Очень часто изменение нескольких слов в документе может привести к значительным изменениям в процессе. В объемных документах изменение нескольких слов будет с трудом замечено пользователем. Поскольку изменение было намеренным и для того, чтобы достичь соответствия измененным требованиям, следует привлечь внимание пользователя к этим изменениям. Именно поэтому компании обычно включают в документ или прилагают к документу перечень поправок, в котором указаны эти изменения и часто указаны их причины. Многие организации также идентифицируют изменения в тексте документа, используя, например, курсив, подчеркивая текст с изменениями или делая пометки на полях.

     Пользователи  часто жалуются на недостаточную  идентификацию изменений, которая  создает непонимание их характера  и, таким образом, негативно влияет на их осуществление [10].

      2.1.3 Планирование разработки документов. Контроль

     Данный  вид планирования осуществляется службой  качества на основе общего плана внедрения  стандартов семейства ИСО 9000. Ежегодно составляемые планы-графики разработки (и пересмотра) документации согласовываются  со всеми заинтересованными руководителями отделов.

     Разработка каждого документа ведется в три последовательно выполняемые стадии:

• первая стадия - разработка проекта (первой редакции) документа и направление его на отзыв в соответствующие отделы;
• вторая стадия - обработка отзывов, разработка окончательной редакции документа, согласование его с заинтересованными отделами и утверждение полномочным должностным лицом;
• третья стадия - регистрация, издание и обеспечение пользователей.

     Разработанному  документу присваивается определенный код (шифр), устанавливающий его структурную принадлежность к документации системы качества. Возможны различные варианты кодирования документов. В наиболее распространенном варианте кодирования код документа включает: условное обозначение (индекс) документа, цифровой код вида документа, цифровой код элемента системы качества, порядковый номер документа и год его утверждения.

     Особого внимания заслуживает вопрос об юридической  защите документов системы качества. Цель такой защиты состоит в сохранении интеллектуальной собственности предприятия, так как все документы системы качества, за исключением Руководства по обеспечению качества, являются документами внутреннего пользования, они неဠдолжны представляться сторонним†организациям и лицам без соотвеᑂствующего разрешения уполномочеᐽного должностного лица (чаще всᐵго в этой роли выступает представитель руководства по качеству).

     Введение  в действие утвержденного документа  осуществляется отделом-разработчиком. В случае необходимости введению в действие документа предшествуют разработка и реализация организационных мероприятий. Каждый вводимый в действие документ сопровождается специальным листом, в котором указываются руководители отделов, на которых этим документом возлагаются определенные обязанности. Ввод документа в действие осуществляется на основе соответствующего распорядительного документа, в котором устанавливается срок его введения.

     Обеспечение пользователей копиями документа  осуществляет отдел-разработчик. При  этом ведется строгий учет выданных копий.

     Ответственность за своевременное и полное введение документа, а также за ознакомление работников с его содержанием несут руководители подразделений, на которые распространяется действие документа.

     Контроль  правильности изложения и оформления документов осуществляют служба качества. Постоянную (текущую) проверку выполнения требований документа ведут отделы, в которых документ используется, периодическую проверку осуществляют при проведении аудитов системы качества [8].

      2.1.4 Актуализация

     Целью этой деятельности является предотвращение использования утративших силу или устаревших документов. В связи с этим особое внимание уделяется своевременному обновлению документов, т. е. внесению в них изменений и дополнений. Основными факторами, определяющими необходимость внесения в документ изменений и дополнений, могут быть:

• изменения в политике организации в области качества;
• изменения условий выполнения регламентированной документом работы;
• изменения требований к выполнению работы;
• истечение срока действия одного или нескольких документов, с которым связано выполнение работы;
• результаты внутреннего или внешнего аудита системы качества;
• решение руководства организации;
• обоснованные предложения руководителей отделов, специалистов и исполнителей.

     Изменения и дополнения в документ вносит отдел-разработчик документа. Для удобства внесение изменений и дополнений проводится путем замены соответствующих листов документа. Целесообразно документ, в который внесены изменение или дополнение, как-либо выделять, например, с помощью определенных цветовых, графических или буквенных знаков. Допустим, на документ наклеивается красный ярлык, наличие которого свидетельствует о том, что это - измененный документ и, следовательно, каждый его пользователь обязан с ним ознакомиться. После ознакомления с документом всех его пользователей ярлык снимается и с подписью снявшего его исполнителя отсылается в службу, которая контролирует поступление этого ярлыка.

     Лист  регистрации изменений и дополнений включается в состав каждого документа.

     Для определения актуальности содержания документов системы качества и необходимости внесения в них соответствующих изменений проводится ежегодная редакция, что подтверждается отметкой на титульном листе документа каждого учтенного экземпляра. Ответственность за редакцию несет отдел, отвечающий за разработку и актуализацию документа.

     При необходимости внесения в документ существенных, имеющих принципиальный характер, изменений производится его  пересмотр, результатом которого является полное обновление документа и новое  его издание. Основанием для пересмотра может служить включение по результатам редакции предложения и замечания по результатам внутреннего аудита, предложения отделов организации. При пересмотре отменяется действующий документ, а в новом указывается, какой документ он заменяет. Новому документу присваивается старый код с заменой двух последних цифр года утверждения. Ответственность за пересмотр документа несет отдел, отвечающий за его разработку и обновление.

     Для поддержания документов в рабочем  состоянии проводится специальная  проверка, по результатам которой оценивается состояние документа и составляется заявка на его замену с указанием причин негодности и отсутствия необходимого количества экземпляров. Вся действующая документация имеет гриф "Учтенный экземпляр". В случае, если документ имеет ограничение по сроку действия, на его титульном листе или на первой странице указывается срок. Использование просроченных документов не допускается. Документы, пришедшие в негодность, изымаются из обращения и уничтожаются. Негодными признаются документы, которыми невозможно пользоваться: загрязненные, порванные, неполные из-за утери отдельных листов. Ответственность за поддержание документов в рабочем состоянии несут его пользователи.

     Отмена (аннулирование) документов производится:

• при пересмотре документа;
• при выявлении необходимости соединения нескольких действующих документов в один или разделения одного документа на несколько с целью боле полной детализации установленных требований;
• при существенных изменениях организационной структуры, технологии производства и т.п.;
• при изменении вида документа (например, перевод инструкции в стандарт предприятия или наоборот);
• в других обоснованных случаях.

     Отмененный  документ изымается из обращения  и на учтенные экземпляры ставится штамп или пометка "Отменен" за подписью лица, ответственного за контроль выполнения положений документа. Решение об аннулировании документа или об изменении срока его действия принимает лицо, утвердившее документ [1].

      2.1.5 Учет документов

     На  каждый документ системы качества после его утверждения заводится карточка учета, в которой приводятся номер экземпляра копии, отдел, фамилия и подпись лица, получившего копию. Регистрация выдаваемых или рассылаемых пользователям документов производится в специальном журнале, в котором фиксируются: код и наименование документа, форма предоставления его пользователю, подпись пользователя, а также делаются отметки об отмене документа. В ряде случаев по письменной заявке пользователя ему предоставляется несколько учтенных экземпляров документа, на один из которых ставится гриф "Контрольный", а на остальные - "Рабочий".

     При предоставлении документов системы  качества сторонним организациям на них проставляется штамп или  делается надпись от руки "Для  информации". Решение о предоставлении документов сторонним организациям принимает руководитель службы качества или другое, уполномоченное руководителем организации лицо. Каждый такой случай регистрируется в специальном журнале с указанием наименования сторонней организации, ее почтовых реквизитов, даты отправки, номера сопроводительного письма, кода и наименования документа.