Анализ системы управления документацией и записями на примере предприятия ОСЗН Первореченского района г. Владивостока

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 18 Мая 2012 в 02:31, дипломная работа

Краткое описание

Целью дипломной работы является анализ процесса управления документацией для эффективного планирования, функционирования, управления и постоянного улучшения деятельности предприятия
Исходя из поставленных целей, необходимо выполнить следующие задачи:
 изучить теоретический обзор;
 выявить состояние проблемы в ОСЗН;
 разработать подход к управлению документацией.

Содержание

Введение 4
1 Что такое управление документацией. Российский и зарубежный опыт 6
2 Управление документацией и записями по МС серии ИСО 9000 14
2.1 Требования к управлению документацией 17
2.1.1 Как обеспечить управление документацией 21
2.1.2 Внесение изменений в документы 22
2.1.3 Планирование разработки документов. Контроль 22
2.1.4 Актуализация 24
2.1.5 Учет документов 27
2.2 Организация документооборота на предприятии 29
2.2.1 Регистрация документов 32
2.2.2 Контроль исполнения документов 33
2.2.3 Систематизация дел 35
2.2.4 Формирование дел 36
2.2.5 Подготовка документов к архивному хранению 37
2.2.6 Роль документации при создании СМК 38
3 Анализ системы управления документацией и записями на примере предприятия ОСЗН Первореченского района г. Владивостока 47
3.1 Управление документацией в ОСЗН 47
3.2 Прохождение и исполнение документов разных документопотоков по подразделениям предприятия 52
3.3 Документация регламентирующая деятельность процесса управления документацией 54
3.4 Разработка, согласование и утверждение нормативных документов и других процедур, обеспечивающих деятельность предприятия 55
Рисунок 5- Блок схема разработки документа 57
3.5 Описание процессов работ и их взаимодействие 58
3.6 Обеспечение организационной структуры и ресурсов, необходимых для поддержки стратегических планов предприятия. 60
3.7 Осуществление оценки удовлетворенности потребителей и доведение информации до персонала 61
3.8 Актуализация документов 62
3.9 Анализ со стороны руководства 64
3.10 Сопоставление записей требуемых стандартом МС ИСО 9001:2008 с записями ведущимися в отделе 67
3.11 Рекомендации и выводы 69
Заключение 71

Скачать в ZIP архиве (416.75 Кб) Сколько стоит заказать работу?

Вложенные файлы: 1 файл

диплом .doc

— 1.10 Мб (Скачать файл)

Окончание таблицы 2

№ пункта стандарта	Записи требуемые МС ИСО 9001:2008	Записи ведущиеся в отделе
7.6	Результаты калибровки и поверки устройств для мониторинга и измерений	Не ведутся в связи со спецификой
8.2.2	Ответственность и требования к планированию и проведению аудитов, а также к отчетности о результатах и поддержанию в рабочем состоянии записей должны быть определены в документированной процедуре.	Отчеты о работе отдела Акты проверок Департамента
8.2.4	Свидетельства соответствия критериям приемки должны поддерживаться в рабочем состоянии.	Социальный паспорт
8.2.4	Записи должны указывать лицо (а), санкционировавшее (ие) выпуск продукции.	Должностные инструкции
8.3	Записи о характере несоответствий и любых последующих предпринятых действиях, включая полученные разрешения на отклонения, должны поддерживаться в рабочем состоянии.	Отчеты о работе отдела
8.5.2	Записи результатов предпринятых корректирующих действий.	Отчеты о работе отдела
8.5.3	Записи результатов предпринятых предупреждающих действий.	Отчеты о работе отдела

Как показывает таблица, в ОСЗН ведутся все записи требуемые стандартом за исключением тех, в которых нет необходимости.

3.11 Рекомендации и выводы

Анализ системы управления документацией и записями в Отделе Социальной Защиты Населения по АТУ Первореченского показал, что начальник отдела помимо своей основной деятельности занимается делопроизводством отдела и это уменьшает скорость обработки документов и управления документацией в целом. В связи с этим рекомендуется ввести должность секретаря или делопроизводителя.

В отделении по работе с предприятиями и учреждениями рекомендуется доработать уже имеющиеся журналы регистрации входящих и исходящих документов, а так же разработать журнал регистрации внутренней документации. У распорядительной документации отсутствует форма листа согласования документов, которую так же необходимо разработать (Приложение В).

С целью определения и понимая взаимодействия и обмена информации сотрудников с другими должностными лицами в подразделении, между подразделениями и с «внешними» организациями в должностные инструкции рекомендуется ввести раздел «Взаимодействие» (приложение А).

Форма акта проверки отдела является неудобной в заполнении, Рекомендуется изменить форму акта проверки отдела (Приложение В).

Для разработки маршрутов движения документов рекомендуется ввести частичный электронный документооборот. Использование маршрутов позволило бы определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в Отдел.

Для быстрого и правильного документирования работы отдела рекомендуется разработать альбом форм документов (Приложение В).

Заключение

В ходе написания выпускной квалификационной работы была достигнута цель, а так же выполнены поставленные задачи. Были рассмотрены такие вопросы как: что такое управление документацией; управление документацией и записями по МС серии ИСО 9000; роль документации при создании СМК. Анализируя систему управления документацией и записями в ОСЗН было изучено управление документацией в ОСЗН, после чего была построена структура документации.

На основе организационной структуры были построены схемы потоков входящих, исходящих и внутренних документов. Рассматривая этапы разработки внутренней документации была составлена блок схема этапов разработки распорядительных документов. Была изучена документация регламентирующая деятельность процесса управления документацией; описания процессов работ, документация обеспечения организационной структуры и ресурсов, необходимых для поддержания стратегических планов предприятия. Так же изучена документация оценки удовлетворенности потребителей и результатов анализа со стороны руководства.

В ходе анализа записей ведущихся в отделе была оставлена таблица сопоставления записей требуемых МС ИСО 9001:2008 и записей ведущихся в отделе. После анализа системы управления документацией и записями были сделаны выводы и даны рекомендации, а так же был разработан альбом форм документов и для должностной инструкции был разработан пункт «Взаимодействие».

Система управления документацией и записями в отделе позволяет более эффективно выполнять существующие виды работ. Управление документопотоками в целом способствует организации процессов отдела.

Повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в отделе делопроизводство и насколько профессионально ведется документация.

Приложение А

Новый раздел для должностной инструкции

Взаимодействия:

Для достижения общих целей организации и для эффективного исполнения своих обязанностей сотрудник на данной должности взаимодействует и регулярно обменивается следующей информацией:

6.1 с другими сотрудниками своего подразделения

№ п/п

Содержание информации,

кому передает