Анализ системы управления документацией и записями на примере предприятия ОСЗН Первореченского района г. Владивостока

       Акт составляется начальником ОСЗН, на нем ставится дата проведения проверки и подпись проверяющего. Акт хранится в отделе и предъявляется при проверках работ отдела руководством департамента социальной защиты населения и специалистами департамента.

      3.8 Актуализация документов

     Причинами внесения изменений в документы  могут быть следующие:

• изменение условий выполнения регламентированной документом работы;
• изменение требований к выполнению работы;
• решения начальника Департамента;
• предложения начальников отделений, сотрудников и исполнителей;
• любые другие обоснованные случаи.

    Решение о необходимости внесения изменений  в документ принимает начальник департамента.

    Ответственным за разработку изменений к документу  является начальник ОСЗН. При необходимости, разработка изменений может быть поручена другим исполнителям.

    Изменение документов осуществляются посредством:

• издания новой версии документа, если изменений более 3-х или они затрагивают принципиальные требования, изложенные в документе;
• замены отдельных положений документа, изъятием их, внесением и уточнением отдельных пунктов (с заменой листов/страниц), если изменений не более 3-х, и они не носят принципиального характера.

    При издании новой версии документа вносятся изменения и изменяется год издания документа.

    Порядок разработки, согласования изменений  к документам аналогичен порядку  разработки и согласования самих  документов. Утверждает изменения начальник ОСЗН. Датой введения изменений в действие является дата их утверждения.

    При введении изменений в учтенных экземплярах  документа производится корректировка  согласно изменениям, а в листе  регистрации изменений  этого  документа производится отметка  о внесенных изменениях.

    Замененные  листы копий документов уничтожаются.

    Заменённый  документ (устаревшая версия) хранится в кабинете у начальника ОСЗН.

    Начальник ОСЗН осуществляет контроль за:

• внесением изменений во все учтенные копии документа;
• регистрацией изменений в листе регистрации изменений;
• ознакомлением всех заинтересованных лиц с изменением к документу.

      3.9 Анализ со стороны руководства

     Начальник ОСЗН составляет:

• планы работы отдела (ежемесячный, квартальный, годовой)
• отчеты о работе отдела (ежемесячные, годовые)

        План работы отдела - это организационный документ постоянного действия. Он регламентирует на определенный период времени не только выполнение мероприятий, но и определяет ответственность работников отдела за осуществление ими функциональных обязанностей в соответствии с этими мероприятиями.

     Деятельность  отдела осуществляется в соответствии с перспективными (на год) и текущими (на квартал) планами работы, которые  разрабатываются в целях лучшей организации и дальнейшего развития социальной защиты населения района.

     Перспективный план работы утверждается руководителем Департамента Социальной Защиты Населения.    Для подготовки проекта перспективного плана работы инспекторы отдела  представляют предложения начальнику отдела в соответствии с их функциональными обязанностями за 20 дней до начала следующего года. С учетом полученных от специалистов предложений начальник отдела в течение 10 дней разрабатывает и за 7 дней до начала следующего календарного года передает руководителю департамента, проект перспективного плана на рассмотрение. При отсутствии замечаний руководитель департамента утверждает план.    План работы отдела на квартал разрабатывается на основе и в соответствии с перспективным планом работы отдела и утверждается руководителем департамента не позднее 25 числа последнего месяца текущего квартала.

     Начальник отдела несет Персональную ответственность    за своевременное представление предложений по проекту перспективного и текущего планов.

     Перспективный и текущий планы работы отдела  включают в себя разделы по направлениям деятельности в соответствии с задачами, возложенными на отдел: реализация государственной политики по социальной защите семьи, женщин и детей, ветеранов, инвалидов, граждан, уволенных с военной службы, и членов их семей, организация социального обслуживания населения, и другие.

     Каждый  раздел планов включает в себя: название вопроса (мероприятия), дату рассмотрения (проведения), ответственных исполнителей. План составляется по установленной Департаментом форме.

     В план могут включаться следующие разделы:

• вопросы для рассмотрения у главы администрации города;
• вопросы для рассмотрения на коллегии администрации города;
• информационно-методическая работа;
• работа с кадрами, проведение семинаров и совещаний;
• работа с письменными и устными обращениями граждан;
• исполнительская дисциплина;
• взаимодействие с фондами, общественными, благотворительными и другими организациями, средствами массовой информации.

     Планы, программы, сценарии проводимых массовых мероприятий утверждаются руководителем департамента. Список лиц, приглашенных на эти мероприятия, также согласовывается с ним. Срок представления материалов по запланированному мероприятию - за 7 дней до даты проведения.

     В отчетах о работе приводится следующая информация:

• Общее количество получателей мер социальной поддержки и социальных услуг
• Сколько социальных паспортов было оформлено
• Количество получателей льгот, едв, субсидий, пособий, компенсационных выплат, единовременных денежных выплат
• Количество граждан оказавшимся в трудной ситуации которым предназначена материальная

     С целью оценки эффективности действующей  системы социальной поддержки населения  проводится мониторинг уровня бедности семей, который включает информацию о том сколько обратилось в отдел семей со среднедушевым доходом ниже величины прожиточного минимума и какое количество семей стало после назначения всех выплат и льгот.

     В заключительной части отчета приводятся предпринятые действия по результатам  анализа. С целью повышения качества обслуживания посетителей два раза в месяц проводится учеба со специалистами отделений по изучению новых нормативных документов, по рассмотрению ошибок, выявленных в результате проводящихся проверок,  по разъяснению порядка расчета субсидий и льгот и умению специалистами отделения приема объяснить посетителю суммы начисленных выплат, и  другим вопросам.

      В отделении назначения и учета  социальных выплат сформированы 12 участков в зависимости от места жительства заявителей. Инспектор на участке  назначает все виды социальных пособий  согласно поступившему заявлению.

     В целях контроля правильности назначения выплат каждым инспектором ведутся  журналы  по всем видам выплат, где  фиксируется каждая сумма текущей  выплаты и сумма доплат за прошлое  время. Ведущий инспектор, проверяющий  назначение мер соцподдержки, также ведет контроль записей в журнале и ставит свою подпись.

     В обязательном порядке производится проверка на соответствие неоплаченных сумм согласно отчетам, сформированным на выплатном участке, с отчетами, предоставленными ФГУП «Почта России».

     Ведется сверка базы данных «Адресная социальная помощь» с базой данных ЗАГСа  на наличие умерших среди получателей  ЕДВ; сверка краевого регистра с федеральным  на выявление граждан, состоящих  на учете в обоих регистрах; сверка пенсионной базы данных с базой краевого регистра на выявление получателей ЕДВ, которым прекращена выплата пенсии; сверка получателей ЕДВ краевого регистра за текущий месяц с получателями ЕДВ за прошлый месяц; сверка получателей детских пособий до 1,5 лет с программой «Логический контроль» Фонда социального страхования и электронными списками получателей пособия по безработице из центра занятости.

     Совместно со специалистами Почтамта проводятся совместные проверки почтовых отделений, осуществляющих выдачу денежных средств  гражданам.

     Отчет о работе отдела подписывается начальником  ОСЗН,копия отчета отправляется в  Департамент социальной защиты населения. Форма отчета представлена в альбоме форм документов (Приложение А).

     В целях повышения исполнительской  дисциплины, улучшения качества работы отдела и обслуживания граждан, усиления контроля за своевременным назначением социальных выплат и предоставлением мер социальной поддержки населению Первореченского района ,начальником ОСЗН разработан приказ о совершенствовании работы отдела.

      3.10 Сопоставление записей требуемых стандартом МС ИСО 9001:2008 с записями ведущимися в отделе

     Для сравнения записей требуемых  стандартом МС ИСО 9001:2008 с записями ведущимися в ОСЗН была составлена таблица.

Т а б л  и ц а 2 - Сопоставление записей требуемых стандартом с записями предприятия.

№ пункта стандарта	Записи  требуемые МС ИСО 9001:2008	Записи  ведущиеся в отделе
5.6.1	Записи об анализе  со стороны руководства должны поддерживаться в рабочем состоянии.	Не ведутся  в связи со спецификой
6.2.2 д	Организация должна поддерживать в рабочем состоянии записи об образовании, подготовке, навыках и опыте.	дипломы об образовании

 

Окончание таблицы 2

№ пункта стандарта	Записи  требуемые МС ИСО 9001:2008	Записи  ведущиеся в отделе
7.1 г	Записи, необходимые  для обеспечения свидетельства того, что процессы жизненного цикла продукции и продукция соответствуют требованиям.	Журнал регистрации  социальных паспортов
7.2.2	Записи результатов  анализа и последующих действий, вытекающих из анализа, должны поддерживаться в рабочем состоянии.	Не ведутся  в связи со спецификой
7.3.2	Входные данные, относящиеся к требованиям к  продукции, должны быть определены, а  записи должны поддерживаться в рабочем  состоянии.	Не ведутся  в связи со спецификой
7.3.4	Записи результатов  анализа проекта и разработки и всех необходимых действий должны поддерживаться в рабочем состоянии	Не ведутся  в связи со спецификой
7.3.5	Записи результатов  верификации и всех необходимых  действий должны поддерживаться в рабочем  состоянии.	Не ведутся  в связи со спецификой
7.3.6	Записи результатов  валидации и всех необходимых  действий должны поддерживаться в рабочем  состоянии.	Не ведутся  в связи со спецификой
7.3.7	Записи результатов  анализа изменений и любых  необходимых действий должны поддерживаться в рабочем состоянии.	Не ведутся  в связи со спецификой
7.4.1	Записи результатов  оценивания и любых необходимых  действий, вытекающих из оценки (поставщиков) должны поддерживаться в рабочем  состоянии.	Не ведутся  в связи со спецификой
7.5.2г	Осуществление валидации процессов производства и обслуживания продукции в соответствии с установленными организацией требованиями	Акты проверки отделений
7.5.3	Осуществление валидации продукции и ее регистрации  для обеспечения прослеживаемости продукции	Журналы регистрации  обращений граждан
7.5.4	Если собственность  потребителя утеряна, повреждена или  признана непригодной для использования, потребитель должен быть об этом извещен, а записи должны поддерживаться в  рабочем состоянии.	Не ведутся  в связи со спецификой
7.6а	Регистрация метрологической базы, используемой для калибровки или поверки устройств для мониторинга и измерений (при отсутствии международных или национальных эталонов)	Не ведутся  в связи со спецификой
7.6	Регистрация правомочности  предыдущих результатов измерения, если обнаружено, что оборудование не соответствует требованиям	Не ведутся  в связи со спецификой