Анализ системы управления документацией и записями на примере предприятия ОСЗН Первореченского района г. Владивостока

     Далее разрабатывается руководство по качеству. Руководство по качеству - документ, в котором организация описывает всю свою систему менеджмента с указанием области ее применения; детально обосновывает любое исключение; приводит документированные процедуры (или ссылки на них), а также описания и взаимодействия процессов, охватываемых системой менеджмента качества.

     Необходимо  "состыковать" все процессы как между собой, так и с процессами управления, и, таким образом, заставить работать все уже имеющиеся в организации документы. Следовательно, надо разработать дополнительные системные документы - процедуры СМК.

     Необходимо  определить цели и критерии оценки (показатели качества) процессов и анализировать эти процессы, идентифицировать несоответствия, находить и устранять причины их появления. Надо повышать результативность процессов с целью удовлетворения потребностей и ожиданий своих внутренних и внешних потребителей и других заинтересованных сторон. Как минимум, надо уметь определять несоответствия и управлять ими, осуществлять корректирующие воздействия, а при необходимости, разрабатывать и выполнять предупреждающие действия. Следовательно, организации надо управлять своими процессами с помощью пяти обязательных документированных процедур СМК:

• "Управление документацией",
• "Управление записями",
• "Управление несоответствующей продукцией",
• "Корректирующие действия",
• "Предупреждающие действия".
• "Внутренние проверки".

     Все эти процедуры - системные документы, способствующие повышению открытости организации, делающие ее прозрачной как  для самих сотрудников, так и  для всех заинтересованных сторон организации. Результативность работы персонала по этим процедурам свидетельствует о наличии в организации грамотного системного подхода к своей деятельности и ее улучшению. Пронизывая все уровни управления организацией, документы интегрируют различные виды деятельности в единую систему. Применение этих системных документов обеспечивает эффективность всей системы менеджмента организации.

Содержание  процедуры предусматривает:

1. Область применения(назначение процедуры и область ее распространения).
2. Нормативные ссылки (перечень ссылочных нормативных документов).
3. Термины, определения, сокращения.
4. Общие положения.
5. Изложение основного текста.
6. Полномочия и ответственность.
7. Приложения (при необходимости).

     При выполнении, мониторинге, анализе процессов, а также при управлении ими  рождаются записи, в том числе регламентированные документированными процедурами. Записи - оперативные отчетные данные о качестве выполняемых работ. Это особый вид документов, формирующий базу объективных и достоверных данных, подлежащих анализу и статистической обработке. На основе анализа этих данных принимаются решения об улучшении деятельности (процессов). Записи позволяют организации решать вопросы по претензиям потребителей и других заинтересованных сторон на любом уровне, вплоть до арбитражного суда.

     Записи  –документация по подтверждению качества.

     Записи  делятся на 3 вида:

• Первичные (Визовый лист согласования, договора, Чек-листы внутренних и внешних аудитов (протоколы несоответствий), Протоколы испытаний продукции и параметров производственной среды, Сертификаты калибровки средств измерений, Протоколы обучения и повышения квалификации персонала, Акты о состоянии зданий, помещений, оборудования, рабочих мест, Перечни оборудования, средств измерений, испытаний контроля, документации и т.п., Контрольные листки, карты и схемы, потоков процессов, контрольные карты Шухарта, Рабочие журналы, Заполненные анкеты для оценки поставщиков, удовлетворенности потребителей и других заинтересованных сторон, Записи о выполнении планов, графиков, смет)
• Результаты анализа первичных записей (Отчеты по удовлетворенности, потребителей и других заинтересованных сторон, Отчеты по результативности обучения персонала, Отчеты по эксплуатации зданий и оборудования, Отчеты по самооценке, Отчеты по анализу и улучшению процессов, Отчеты по внутренним и внешним аудитам смк, Отчеты о состоянии средств измерений, Отчеты о состоянии зданий и оборудования, Перечень одобренных поставщиков, Отчеты о выполнении планов, графиков, смет)
• Принятые решения по улучшению процессов, продукции, СМК (Протоколы совещаний координационных и научно технических советов, Протоколы заседаний совета по качеству, Приказы, распоряжения по результатам анализа со стороны руководства)

     Всеми видами документов и записей надо управлять. Управление документами  и записями - это процессы, которые пронизывают всю деятельность организации и делают ее прозрачной как для руководителей и сотрудников, так и для всех ее заинтересованных сторон.

     Руководству и сотрудникам организации необходимо понять, что документы - их помощники, и они сами определяют необходимость в разработке того или иного документа, когда осуществляют свои процессы. При этом надо помнить, что создание любого документа стоит денег. Поэтому не надо стремиться разрабатывать как можно больше документов, ибо не от их количества зависит эффективность деятельности организации, а от их качества (простоты, краткости, логики построения и дружелюбия пользователя). Всем, кто разрабатывает документы, необходимо учить пользователей с ними работать [17].

    

      3 Анализ системы управления документацией и записями на примере    предприятия ОСЗН Первореченского района г. Владивостока

     Для анализа системы управления документацией был выбран ОСЗН Первореченского района г.Владивостока.

     Отдел социальной защиты населения (ОСЗН) - это отдел, работающий с людьми, которым необходима социальная помощь. В ОСЗН можно получить консультацию по вопросам назначения выплат социального характера, предоставления льгот, субсидий, адресной помощи, а также по другим вопросам социальной защиты населения; зарегистрировать льготы по ЖКУ;  подать документы на установление льготных статусов; подать документы на оформление мер социальной поддержки и помощи, социальных гарантий, предусмотренных федеральным и краевым законодательством, а также реализуемых в рамках Губернаторской программы «Социальная защита населения», действующей в целях повышения жизненного уровня населения Приморского края.

      3.1 Управление документацией в ОСЗН

     Отдел социальной защиты населения  по административно территориальному управлению Первореченского района является подразделением Департамента Социальной Защиты Населения, по - этому  службы ДОУ в отделе нет. Приемом входящих документов их рассмотрением, регистрацией занимается начальник отделения по работе с предприятиями и учреждениями, остальными организационно распорядительными документами занимается начальник отдела.

Структура документации отдела представлена в таблице 1. 
 

Т а  б л и ц а 1- Структура документации

Виды  документов	Состав документов
Организационно  распорядительная документация	Положение о территориальном отделе Депратамента Должностные инструкции Приказы начальника отдела социальной защиты по АТУ Первореченского  района Приказы распоряжений департамента социальной защиты Администрации  Приморского края. Копии
Справочно-информационная документация	Переписка с  Фондом социального страхования  по вопросам назначения и выплаты  пособий Переписка с  органими прокуратуры, суда,другими  учреждениями и организациями Переписка по вопросам определения граждан в дома-интернаты Акты, справки, протоколы
Документы по стратегическому, оперативному планированию и отчетности	Планы работы отдела Годовой Квартальный Ежемесячные отчеты  о работе отделения приема граждан  по социальным вопросам
Нормативно  правовые акты	Сборники нормативно правовых актов и законов РФ
Методические  документы	Методическая  инструкция по заполнениям базы данных Методические  рекомендации по организации работ  подразделений

 

Окончание таблицы 1

Виды  документов	Состав документов
Внешние нормативные документы	Федеральные законы Указы президента РФ Постановления, распоряжения Привательства РФ, Приказы Министерства здравоохранения и социального  развития РФ. Копии Законы Приморского  края, постановления, распоряжения Губернатора Приморского края,
Внутренние  нормативные документы	Положения, рекомендации, указания по вопросам социальной защиты

 

     Организационная структура представлена на рисунке 1.

     

     Рисунок 1- Организационная структура ОСЗН 

     На  основании организационной структуры и структуры документов

отдела, было выделено 3 основных информационных потока:

1. Входящие в организацию документы (письма, приказы, распоряжения) Большая часть входящих документов, которые обрабатывает начальник отделения по работе с предприятиями и учреждениями, адресована начальнику ОСЗН ,остальные письма  руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям. На рисунке 2 представлена схема распределения потока входящих документов.

 

Рисунок 2- Схема распределения потока входящих документов 

     2.   Внутренние документы, то есть создаваемые внутри организации и передаваемые        из одного подразделения в другое ( приказы, распоряжения, инструкции, акты и т.д.) Рисунок 3 

 

     Рисунок 3- Схема потока внутренних документов 

     3. Исходящие документы - информация направляемая в другие организации (письма и ответы на письма, отчеты, и т.д.) Рисунок 4

Рисунок 4-схема потока исходящих документов

           

      3.2 Прохождение и исполнение документов разных документопотоков по подразделениям предприятия

            Рассмотрим  этапы обработки входящих документов на примере входящего письма адресованного начальнику отдела:

1. После вскрытия конверта начальник отделения производит предварительное рассмотрение письма, на основании которого он принимает решение направить документ руководителю. (Конверты с пометкой "лично" не вскрываются).
2. Начальник отделения по работе с предприятиями и учреждениями регистрирует письмо в журнале регистрации входящих документов (приложение 1). Письмо получает входящий номер. При регистрации также фиксируется дата его поступления в организацию.
3. начальник отделения передает письмо начальнику ОСЗН
4. начальник ОСЗН рассматривает документ и с резолюцией, отражающей его решение направляет исполнителю через начальника отделения.
5. Исполнитель, работая с документом, готовит ответ, который направляет руководителю на подпись (вместе с сопроводительными материалами, которые использовались при подготовке ответа).
6. Начальник  отделения (при необходимости) осуществляет контроль за исполнением документа.
7. Начальник отделения получает от исполнителя инициативное письмо и помещает его в соответствующее дело для дальнейшего хранения и использования, а ответ направляет адресату.

     Этапы обработки внутренних документов зависят от их вида.      Рассмотрим этапы обработки приказа по основной деятельности:

     1.  Внутренние распорядительные документы (приказы, распоряжения) составляются и оформляются начальником отдела ОСЗН.

     2.   Приказы утверждаются.

     3.   Затем внутренние документы регистрируются, размножаются начальником и направляются в структурные подразделения для исполнения.

     Этапы обработки исходящих документов: 

     1.   Исходящий документ готовится исполнителем в подразделении (составляется и согласовывается проект документа). Оформляется исполнителем, а начальник проверяет правильность оформления.

     2.   Оформленный документ подписывается начальником ОСЗН.

     3. После подписания документ регистрируется в журнале регистрации исходящих документов (приложение 2) начальником отделения по работе с предприятиями и учреждениями.

     4.   Зарегистрированный документ отправляется адресату. Отправка должна быть произведена в день поступления документа вотдел по работе с предприятиями и учреждениями.