Анализ системы управления документацией и записями на примере предприятия ОСЗН Первореченского района г. Владивостока

• наименование предприятия; наименование вида документ; дату; индекс;
• место составления; гриф утверждения; заголовок к тексту; текст; подпись;
• гриф согласования (одобрения).

     Содержательная  часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количеств дел (томов, частей), и № статьи по перечню, примечания.

     Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью  документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.

     В номенклатуру дел предприятия также  включаются справочные карточки, журналы учета документов.

     При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе  резервные номер дел (свободное  место), которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течении календарного года.

     По  окончании календарного года в номенклатуре дел составляется итоговая запись о  количестве заведенных дел относительно постоянного и временного сроков хранения [9].

      2.2.4 Формирование дел

     При формировании дел необходимо учитывать следующие требования

• документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;
• подлинники оделять от копий;
• годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных;
• утвержденные документы - от их проектов;
• включать в дело по одному экземпляру каждого документа.

           Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями гос. стандартов и других нормативных  актов.

     В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года.

     Приложения  к документам, независимо от даты их утверждения или составления  присоединяются к документам, к которым  они относятся.

     Документы, помещенные в дело должны иметь подписи, дату, индекс, копии - заверительную надпись, отметку “В дело”.

     Документы в деле должны располагаться в  определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся  к нему приложения, а затем в  хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы подлежащие возврату, дублирующие документы.

      2.2.5  Подготовка документов к архивному хранению

     Значение  и практическая ценность документов предприятия различны. Одни документы используются длительное время для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость.

     Для долговременного хранения документов создается архив предприятия.

     Для ведения архива выделяется штатная должность “архивист” или его функции приказом руководителя возлагаются на одного из работников предприятия, компетентного в вопросах делопроизводства.

     В задачи архива входят:

• прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;
• информационно-справочная работа по архивным документам предприятия;
• организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

     Специалистами установлен оптимальный срок использования  документов в делопроизводстве - 3  года. После истечения этого срока решается дальнейшая “судьба” документов: передать ли их в архив предприятия; уничтожить или оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве.

     Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному  хранению и отбора документов для уничтожения не предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), которая назначается приказом руководителя предприятия и состоит из трех человек. Комиссия совместно с архивистом должна проводить ежегодный отбор документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, сроки которых истекли. ЭК является совещательным органом. Его решения по хранению или уничтожению вступают в силу после их утверждения их руководителем предприятия.

     Все дела, подготовленные на архивное хранение делятся на 2  группы:

• дела по личному составу;
• дела по основной (производственной )деятельности.

      На  каждую группу дел составляются отдельные  описи: опись №1 (дела по основной деятельности) и опись №1 л/с (дела по личному  составу). Опись составляется на документы одного года. Дела в опись вносятся по степени важности.  В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество дел, включенных в нее. Каждое дело в описи получает своей порядковый номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.

     Вместе  с делами в архив предприятия  передаются журналы регистрации  или регистрационные картотеки  на документы. Только после передачи документов в архив предприятия  разрешается производить уничтожение  документов, включенных в акт [8].

      2.2.6 Роль документации при создании СМК

     Внедрение эффективной СМК требует создания относительно небольшого числа (по отношению к уже имеющимся) дополнительных документов, именно тех, которые необходимы для комплексного системного управления организацией.

     Для выполнения своих процессов руководители и исполнители используют те или иные необходимые им документы, имеющиеся в организации:

• правовые;
• организационно-распорядительные;
• планово-финансовые;
• внешние нормативные;
• внутренние нормативные;
• технические.

     Основная часть документов, необходимых для той или иной деятельности, имеется в любой организации, независимо от наличия или отсутствия в ней СМК.

          В большинстве организаций все документы разрозненны, "работают" каждый на своем уровне, не образуя единой системы. Бывает так, что одно подразделение не знает, какие документы есть в другом. Подразделения создают свои формы документов, и каждое по-своему ими управляет или не управляет вовсе.

          Для того что бы построить единую структуру документации - каркас СМК, необходимо упорядочить имеющиеся в любой организации.

         Любая организация создается и осуществляет свою деятельность на основе действующего законодательства. Следовательно, организация имеет правовую документацию, включающую лицензионные документы, дающие ей юридическое право заниматься своей деятельностью. Эта документация "закладывает фундамент" организации - формирует "нулевой цикл" в структуре документации.

     Состав  документов «нулевого цикла»:

• лицензионные документы;
• распоряжения вышестоящих организаций;
• постановления правительства РФ;
• законы РФ (в том числе касающиеся качества, экологии, промышленной безопасности).

         Существует еще «базовый уровень» документов:

• организационно распорядительная документация (устав организации, организационная структура, положение о подразделениях, штатное расписание, должностные инструкции, служебные записки, приказы и распоряжения руководства, приказы и распоряжения вышестоящих органов, переписка с другими организациями, переписка с другими организациями);
• документы по стратегическому и оперативному планированию(стратегический план, бизнес план, планы работ по созданию, внедрению и совершенствованию СМК);
• методические документы (методическая инструкция о разработке положения о подразделении, методическая инструкция по разработке должностной инструкции, методическая инструкция по разработке документированных процедур, методическая инструкция по описанию процессов, методические рекомендации по по внедрению методов статистического управления процессами в организации, методические рекомендации по внедрению постоянного улучшения процессов СМК);
• внешние нормативные документы (международные стандарты, региональные стандарты, технические регламенты, национальные стандарты РФ, документы органов Государственного надзора)
• внутренние нормативные документы (договора и контракты с внешними поставщиками и потребителями, стандарты организации на продукцию, стандарты организации на технологические  процессы, стандарты организации на методы испытаний, контроля, и измерений, альбом бланков)
• внутренние технические документы (проектно конструкторские документы, ТУ на продукцию, технологические регламенты, технологические инструкции, технологические и маршрутные карты, инструкции по технике безопасности, метрологические аттестованные методики испытаний (измерений)).     

     На  основе всех вышеперечисленных документов осуществляется работа организации. Создание и внедрение эффективно действующей  СМК, соответствующей принципам, критериям и рекомендациям, сформулированным в стандартах ИСО серии 9000- достижение  системного подхода  к  управлению документами и единой структурой документации.

     Разработку, использование и управление документацией  следует оценивать на основе таких критериев:

• Функциональность (скорость обработки);
• Простота в использовании;
• Потребность в ресурсах;
• Политика и цели;
• Текущие и будущие требования (относящиеся к менеджменту знаний);
• Сравнение с лучшими системами документации;
• Взаимодействия потребителей, поставщиков и т.д.

     Организации необходимы дополнительные документы для создания эффективной СМК.

     Стандарты ИСО серии 9000 обращают внимание на то, что "организация - это группа работников и необходимых средств с распределением ответственности, полномочий и взаимоотношений" (п. 3.3.1 стандарта ИСО 9000:2000). А "организационная структура - распределение ответственности, полномочий и взаимоотношений между работниками" (п. 3.3.2 стандарта ИСО 9000:2000). Оба определения не отражают того, что организация - живой организм, сложная система взаимосвязанных элементов, в процессе взаимодействия которых рождается новое качество, не присущее ни одному из элементов в отдельности. Именно на создание такой системы и ориентированы стандарты ИСО серии 9000.

     Надо сделать так, чтобы руководство и персонал организации работали как единый слаженный механизм, как команда единомышленников, объединенных одной целью. Для этого, во-первых, надо создать систему горизонтального взаимодействия участников внутриуровневых процессов, протекающих на каждом уровне структуры организации; во-вторых, создать четкие взаимодействия внутриуровневых процессов с процессами управления.

          Воплотить это в жизнь поможет  только эффективная система менеджмента,  которая позволит всему персоналу организации почувствовать себя единой командой, стремящейся к достижению общей цели. При этом процессный подход, положенный в основу создания такой системы, обеспечит возможность целенаправленно улучшать отдельные процессы и деятельность организации в целом на основе согласованных усилий всех участников процессов.

          Генеральный директор на своем уровне должен разработать и довести до персонала видение организации - ту саму единую объединяющую цель, которой организация должна достичь через три-пять-десять лет. Затем команде высшего руководства надо определить все заинтересованные стороны организации, их требования и ожидания, с учетом этих требований определить приоритетные направления развития организации и разработать (или пересмотреть) "стратегический план" и "бизнес-план".

     После разработки этих документов генеральному директору надо сформулировать Политику в области качества, т.е. определить, что и в каких направлениях организация намеревается сделать  в будущем году. Этот документ открывает  возможности для начала процесса оперативного планирования работ в области улучшения деятельности организации. Для того чтобы спланировать работы на ближайший год, надо поставить цели, т.е. чего именно надо добиться всему персоналу организации, чтобы к концу года реализовать политику. При формулировании политики и постановке целей руководству надо учитывать требования потребителей, других заинтересованных сторон организации и действующего законодательства страны. Организация должна осуществлять свою деятельность, т.е. выполнять все процессы для реализации политики и достижения реальных целей, поставленных руководством и согласованных со всеми сотрудниками.