Анализ системы управления документацией и записями на примере предприятия ОСЗН Первореченского района г. Владивостока

     Подлинники  документов учитываются в инвентарном  журнале (отдельно по видам документов). На свободном поле обложки каждого  документа указывается его инвентарный  номер. Все подлинники документов хранятся в службе качества, а копии - в соответствующих подразделениях. Для хранения подлинников и копий документов, а также зарегистрированных данных о качестве, отводятся специальные места и обеспечиваются надлежащие условия, исключающие порчу документов. Хранятся учтенные и неучтенные копии документов в отделах отдельно - с тем, чтобы исключить возможность несанкционированного или случайного использования утративших силу или устаревших документов. В каждом отделе организации ведется опись хранимых в нем документов, в которой указываются код и наименование документа, количество экземпляров и место нахождения каждого из них.

     Зарегистрированные  данные о качестве хранятся в течение  заданного периода времени (эти  сроки устанавливаются в документах, определяющих необходимость хранения данных о качестве) таким образом, чтобы можно было их своевременно получить, когда проводится анализ, выявляющий тенденции изменения показателей качества и уточняющий необходимость и эффективность разработки и реализации корректирующих (предупреждающих) действий. Стандарты ИСО точно не регламентируют минимальный срок хранения зарегистрированных данных о качестве. Общепринятая практика, основывается на том, что срок хранения документов должен быть соответствовать времени службы продукции. Если на это указывается в контракте, зарегистрированные данные о качестве предоставляются потребителю или его представителю на согласованный период времени.

     Даже устаревшие документы и данные о качестве могут представлять собой большую ценность, например, для юридических целей и для сохранения накопленных в организации знаний.

     Хранятся  зарегистрированные данные о качестве в любой форме, например, на бумаге или в памяти ЭВМ.

     Все процедуры управления документацией  системы качества и данные о качестве регламентируются соответствующими документами. Не вызывает сомнения, что это одни из главных документов системы, поскольку упорядоченность работ по документированию создает необходимые предпосылки для эффективного функционирования системы качества.

     Поскольку надлежащее документирование системы  качества имеет большое значение, эта работа требует к себе особого  внимания. Поэтому служба качества должна разрабатывать руководство  по качеству и основные документы  общеорганизационного характера, а  документы, отражающие функциональные особенности работ по качеству - специалисты соответствующих отделов при методическом руководстве службы качества. Но во всех случаях к разработке документа следует привлекать наиболее квалифицированных и опытных специалистов, имеющих склонность к подобной работе и обладающих соответствующими навыками [13].

      2.2 Организация документооборота на предприятии

     Документооборот- это движение документов с момента  их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

     На  предприятии различают три основных потока документации:

• входящие документы, поступающие из других организаций;
• исходящие документы, отправляемые в другие организации;
• внутренние документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе.

     Все документы, поступающие на предприятие  проходят:  первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение [3].

     Служба  ДОУ - это организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами [7].

       Основная задача службы ДОУ является своевременная обработка и передача на разные уровни, управленческой информации, необходимой для осуществления функций:

1. Контроль за соблюдением стандартов на документы.
2. Экспедиционная обработка и доставка документов исполнителям.
3. Регистрация документов и учетно - справочная работа.
4. Контроль за исполнением документов.
5. Формирование, оформления, хранения и использования дел.
6. Оформление и выпуск распорядительной документации учреждений.
7. Машинописное изготовление, копирование и размножение служебных документов.

Функции структурных частей службы ДОУ:

1. Функция экспедиции: приём поступающей корреспонденции, сортировка на регистрирующую и не регистрирующую, распределение по структурным подразделениям учреждения; ведут количественный учёт документов; отправка исходящей корреспонденции, доставка корреспонденции в структурные подразделения и адресатам.
2. Функция группы по учёту и регистрации корреспонденции: учёт и регистрация входящих и исходящих, внутренних документов, ведение справочно-информационного аппарата и поиск информации, проверка правильности исходящих и внутренних документов.
3. Функция группы контроля: контроль за своевременным использованием документов, проверка сроков выполнения структурными подразделениями устных поручений руководителя, информирование руководства о ходе исполнения документа и поручения.
4. Функция отдела писем: приём и учёт предприятий, заявлений, жалоб граждан; подготовка и передача на рассмотрение руководству предприятий, заявлений жалоб на исполнение в структурные подразделения; контроль за сроками их исполнения, извещения заявителей о результатах рассмотрения предложений, заявлений, жалоб, формирование дел с предложениями, заявлениями, жалобами и передача их в архив, анализ и обобщение исполнения, организация приёма посетителей.
5. Функция архива: приём, учёт, хранение, использование дел, подлежащие сдачи в архив; контроль за правильного формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях; подготовка дел к передаче в архив.
6. Функция секретаря-руководителя и его заместителей: предварительное рассмотрение и подготовка к документационному руководству поступающей корреспонденции по наиболее важным вопросам; организация документационного обслуживания совещаний, бездокументационное обслуживание работы руководства.

     Служба  документационного  обеспечения  управления должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложения). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующей сопроводительной запиской. где объясняется причина возврата.             

     Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на:

• направляемые на рассмотрение руководителю предприятия;
• направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям. 

     Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения.

     На  рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

     Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления  в ДОУ [8].

     Документы, подлежащие отправке в другую организацию сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

     Исходящие документы должны обрабатываться и  отправляться в день регистрации.

     Внутренние  документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной  форме [3].

     Служба  ДОУ должна систематически вести учет кол-ва обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя предприятия для обработки мер по совершенствованию работы с документами [8].

      2.2.1  Регистрация документов

     Регистрация документов - это фиксация факта  создания или поступления документа  путем проставленная на нем индекса  и даты с последующей записью  необходимых сведений о документе  в регистрационных формах. Регистрации  подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.

     Входящие, исходящие и внутренние документы  регистрируются отдельно. Регистрационный  индекс входящих и исходящих документов включает:

• порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;
• индекс по номенклатуре дел.

     Внутренние  документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий и т.д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

     Регистрационные индексы присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года.

     В качестве регистрационных форм, в  зависимости от объемов регистрируемых массивов документов, используются регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК).

     Установлен  следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

• автор (корреспондент);
• название документа;
• дата документа;
• индекс документа;
• дата поступления документа (для входящих);
• индекс поступления документа (для входящих);
• заголовок документа или его краткое содержание;
• резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
• срок исполнения;
• отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа);
• номер дела.

     В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими: исполнители; расписка исполнителя  в получении документа; ход исполнения; приложения и д.р [1].

      2.2.2  Контроль исполнения  документов

     Контролю  подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль включает:

• постановку документа на контроль;
• проверку своевременного проведения документа до исполнителя;
• проверку и регулирование хода исполнения;
• учет и обобщение результатов контроля и исполнения документов, информирование руководителя;

     Основная  цель организации контроля исполнения - обеспечение своевременного и качественного  исполнения документов. Контроль осуществляют руководители службы ДОУ и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует организационно - распорядительные документы. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками.

     Службой контроля осуществляются следующие  операции:

• формирование картотеки контролируемых документов;
• направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение исполнитель;
• выяснении в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя;
• напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;
• получение информации о ходе и результатах исполнения;
• запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;
• регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;
• сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;
• снятие документов с контроля по указанию руководителей;
• формирование картотеки исполненных документов.

     Документ  считается исполненным и снимается  с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе [8].

      2.2.3  Систематизация дел

     Для обеспечения правильного формирования и учета дел предприятия должна составляться номенклатура дел.

     Номенклатура - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, оформленный в установленном  порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся  в деятельности предприятия., кроме технической документации и печатных изданий.

     Номенклатура  дел предприятия разрабатывается  специалистом, ответственным за организацию  работы с документами.

     Номенклатура  дел составляется по установленной форме (и включает реквизиты: