Анализ степени и характера загрузки рабочего времени работников администрации муниципального образования на примере администрации гор

Ситуационные характеристики связаны с размером группы, ее пространственным расположением, задачами и системой вознаграждения в группе.

В маленьких по размеру  группах возникает больше сложностей с достижением соглашения и много  времени уходит на выяснение отношений, в больших - трудности с поиском  информации, т. к. члены группы ведут  себя сдержанно. В группах с четным числом членов меньше  несогласия. В группе среднего размера (5-6 человек) люди более удовлетворены и уделяется достаточно времени на каждого члена группы.

Для пространственного  расположения выделяется три важных характеристики: наличие постоянного  или определенного рабочего места или территории; пространственная близость  в размещении людей с учетом пола и возраста снимает проблемы личного пространства; взаимное расположение мест; наличие места руководителя группы в общем пространстве. При отгораживании рабочих мест происходит формализация отношений. Наличие места руководителя способствует активизации группы.

 Руководство, зная эти и другие вопросы расположения, может добиться значительного эффекта и повышения результативности работы группы за счет правильного размещения рабочих мест.

Задачи и функции  выполняемые группой влияют на стиль  руководства, а также на отношения  между людьми. Чтобы определить, как решение данной задачи будет  влиять на группу в целом и на поведение ее членов, надо определить: как много взаимодействий будет возникать между членами группы в процессе решения задачи и как часто они будут коммуницировать, насколько эти действия взаимосвязаны и оказывают взаимное влияние, насколько задача структурируема.

Система вознаграждения должна учитывать характер взаимоотношений в группе, поведение членов в группе, функционирование группы в целом. При анализе влияния оплаты необходимо учитывать факторы: насколько взаимосвязаны действия членов группы; насколько велика дифференциация в оплате.

Матрица влияния оплаты на взаимоотношения в группе

Первый и четвертый  случаи порождают много проблем  во взаимоотношениях между членами группы. Второй и третий могут способствовать успешному функционированию группы и развитию благоприятных отношений между ее членами.

Как же происходит взаимодействие индивида и группы?

Под влиянием группы меняется поведение человека. Меняются такие характеристики, как мотивация, восприятие, сфера внимания, система оценок. Человек получает определенный вес, так как группа не только распределяет задания и роли, но и  определяет относительную позицию каждого. Группа помогает обрести новое видение своего «я». В группе человек может выдать такие  предложения и идеи, которые не выдал бы мысля в одиночку, т.е. эффект «мозговой атаки» повышает творческий потенциал. Группа источник действенного, активного поведения, так как человек более склонен принимать риск.

Взаимодействие человека с группой может носить характер либо кооперации, либо слияния, либо конфликта. При кооперации в группе устанавливаются  доверительные отношения, идет поиск  путей поддержания отношений  на взаимовыгодной основе. При слиянии  наблюдается установление отношений, когда члены группы рассматривают друг друга, как органически единое целое, подчиняют свои интересы групповым, а группа берет на себя решение производственных и личных проблем. При конфликте происходит противопоставление интересов группы и человека. Конфликты могут быть организационными и эмоциональными. Организационные конфликты, связанные с различием во взглядах на  цели, структуру, взаимоотношения, распределение ролей легко устранимые. Эмоциональные конфликты, как зависть, угроза, страх, недоверие, ненависть, злоба слабо поддаются полному устранению. Конфликт, носящий разрушительные последствия нежелателен в группе. Но есть позитивная сторона у конфликта, так как он может повысить мотивацию на достижение цели, привести к лучшему пониманию отношений и позиций в группе, стимулировать поиск новых решений, выявить отношения между отдельными членами.

1.5. Концепция   научения  поведению

Основным результатом  взаимодействия человека и организации  является анализ и оценка своего труда и поведения. Человек, задумываясь,  над своим опытом, рекомендациями и советами начальства, сослуживцев, делает выводы, которые приводят к изменению его поведения с целью адаптации к организации. Процесс адаптации к условиям и требованиям носит индивидуальный характер и человек свободен в выборе форм поведения: принимать или не принимать формы, ценности, принципы, цели и философию организации.

Сочетанием  этих составляющих выделяются четыре типа поведения человека в организации.

Матрица типов включения человека в организацию

1 тип: разделяет нормы  и ценности в организации, результаты  действий в основном зависят  от его личных возможностей  и способностей, преданный дисциплинированный  член организации.

2 тип: не приемлет  ценности организации, но следует  нормам поведения. Он делает все по правилам, но ненадежен, хотя хороший работник, но в любой момент может покинуть организацию.

3 тип: приемлет ценности, но не приемлет существующих  норм поведения. Если дать ему  свободу в выборе поведения,  он сможет найти свое место  в ней, принося пользу.

4 тип:  не приемлет  ни норм, ни ценностей. Он создает  конфликтные ситуации. Такие люди  порождают множество проблем,  усложняют жизнь в организации,  нанося ущерб. 

Эти типы поведения необходимо учитывать руководителю при управлении людьми. Организация заинтересована, чтобы ее члены вели себя определенным образом. К решению данной проблемы существует два подхода: первый – это подбор кадров с такими качествами, которые гарантируют желаемое организации поведение, но этот подход очень ограничен; второй - влияние организации на человека, модифицирование его поведения в нужном для организации направлении. Второй поход  оптимален, так как базируется на способности человека обучаться и менять свое поведение на основе осознания  своего опыта и требований, его определяют как процесс научения поведению.

Выделяют три типа научения поведению. Первый тип связан с рефлекторным поведением человека, его условными и безусловными рефлексами. Второй тип научения поведению  – это осознанная корректировка  и изменение поведения на основе выводов  из последствий своего предыдущего опыта. Третий тип научения поведению базируется на наблюдении поведения, когда проводится целенаправленное  наблюдение чужого поведения с целью перенять для себя что-то полезное.  Все три типа научения поведению  должны учитываться руководством при попытках корректировать  и формировать поведение членов организации. Научение поведению путем осознанной корректировки и изменения своего поведения является исключительно важным процессом.

Чему учиться человек в организации?

1. Изучает свою функциональную роль: что должен делать, как лучше это делать, с кем коммуницировать, за что идет вознаграждение, как оценивается качество работы;
2. Учится выполнять формально-процедурные действия: заполнение анкет, оформление заявок, проведение встреч, ответ на полученную информацию, уход и приход с работы, соблюдение делового стиля в одежде;
3. Учиться правильно понимать и занимать свое место в организации, узнает ценности, нормы, определяет с кем и как себя держать;
4. Учиться тому, как добиваться своих целей, делать карьеру, как добиться вознаграждений и поощрений, как использовать возможности организации. Так же может учиться тому, как избегать сложных и рискованных заданий, и даже тому, как ничего не делая создавать видимость работы.

Процесс сознательного  научения поведению тесно связан с процессом управления человеком  в организации, так как на человека организация оказывает стимулирующее  воздействие. Стимулы направляют деятельность  в определенное русло, придают ей ориентацию и границы. Реакция человека проявляется в том, что и как ему делать и осуществляет конкретные действия, приводящие к конкретному результату. В зависимости от поведенческая реакция закрепляется, либо происходит отказ от него, производя осознанную корректировку поведения человека.  Процесс осознанного научения человека поведению осуществляется по следующей логической схеме.

Таким образом, научение поведению является функцией последствий  произведенных человеком действий, поведения. Зависимость между поведением, научением поведению и последствиями для человека его поведения делает возможным для организации осуществление корректировки и формирование поведения ее членов.

Закрепление осуществленного  поведения или отказ от него в  научении поведению происходит через  компенсацию. Компенсация – это внешняя реакция на поведение человека, выражается в том, что он либо  что-то приобретает, либо теряет. Компенсация может производиться в различных видах: материальное вознаграждение,  наказание, словесное одобрение, осуждение.

Позитивная компенсация может быть использована руководством для закрепления желаемого поведения работников, осуществляется вознаграждение различной формы, при этом человек должен четко знать за что он получил вознаграждение и оно должно соответствовать интересам поощряемого человека.

Отрицательная компенсация  состоит в том, что нежелательное  поведение человека должно тут же бойкотироваться окружающими до момента изменения поведения  в желательную сторону, важно, чтобы  реакция руководства по возможности  наступала быстрее.  В этих случаях закрепляется желательное поведение.

Наказание – компенсация  неверного поведения для руководства  или организации, устраняет нежелательное  поведение. Может проявляться в  виде штрафа,  лишения премии, продвижения  по работе, замечании. Задача наказания- сузить или устранить нежелательное для организации поведение его членов. Наказание имеет непредсказуемый и неустойчивый эффект, чем поощрение, приводит к таким негативным последствиям, как обида на руководителя, потеря интереса к работе. Руководитель должен осторожно относится к такому способу компенсации.

Гашение нежелательного поведения исходит из того, что  человек, осуществляющий нежелательные  действия,  ранее поощряемые, при  отсутствии положительной реакции  на них через некоторое прекратит их производит.

Компенсация при научении поведению имеет разную частоту  воздействия, либо после каждого  случая действия человека, либо периодическая. Первый тип лучше действует в  применении к новому сотруднику, обучающемуся своей роли. Второй, когда организация хочет сделать устойчивым поведение ее члена. Компенсация через фиксированный интервал страдает недостатком, так как желательное поведение работников усиливается только к моменту компенсации. Переменный интервал дает лучшие результаты, т.к. неопределенный момент компенсации держит в напряжении, заставляя лучше работать. Зависимость компенсации от фиксированной нормы, когда за основу берется определенный объем действий, дает лучшие результаты в формировании поведения. Компенсация в зависимости от переменной нормы, так же зависит от объема действий, но но наступает после каждого отдельного действия, что побуждает постоянно осуществлять «правильные»  действия. Этот подход высокоэффективен, но малоприменим при форме компенсации: заработная плата.