Обзор современных средств управления проектной деятельности

Во многих источниках встречается  также и другая классификация  программных средств управления проектами. Выделят, например, три категории:

• средства планирования и контроля за выполнения проектов;
• инструменты финансового планирования проектов;
• средства создания и управления виртуальным офисом проекта.

 

3.1.Open Plan Professional - система, являющаяся одним из лидеров в области профессиональных систем управления проектами.

Расширенные возможности  управления ресурсами

Мощные средства ресурсного планирования Open Plan позволяют корректно управлять всеми видами ресурсов: людьми, оборудованием, материалами, финансами.

Анализ затрат

В Open Plan предусмотрены специальные процедуры планирования и контроля затрат, среди которых особо стоит отметить средства анализа и построения отчетов по фактической выработке. Средства “запоминания” нескольких вариантов реализации проекта и ввода фактических данных по затратам на работу и отработке ресурсов позволяют проводить анализ расходов по проекту, как прогнозируемых, так и реальных.

Анализ рисков

Встроенные в Open Plan аналитические инструменты, базирующиеся на методе Monte Carlo, позволяют определить возможные риски в оценке срока завершения отдельных работ, целых этапов и всего проекта.

 Мультипроектный анализ

Стандартные средства Open Plan позволяют интегрировать независимые проекты, предоставляя возможность управления ресурсами и финансами с учетом приоритетности проектов, проводимых предприятием, и получению консолидированной отчетности.

Рис.1. Управление ресурсами в Open Plan Professional

 

Средства создания модели проекта

Структуризация проекта  является одной из ключевых идей концепции  управления, благодаря которой обеспечивается иерархическое разбиение проекта  на компоненты, легче поддающиеся  планированию и контролю. По сравнению  с другими профессиональными  системами календарного планирования и управления проектам, Open Plan предоставляет наиболее мощные на сегодняшний день средства структуризации модели проекта, базирующиеся на следующих основных понятиях:

• иерархическая структура задач (WBS -Work Breakdown Structure);
• сетевая модель (PERT - диаграмма );
• иерархическая структура ресурсов;
• иерархическая система кодирования работ.

Планирование  и контроль сроков

Процедуры временного анализа, заложенные в Open Plan, позволяют определить общую продолжительность проекта, возможную раннюю дату его окончания, даты начала и окончания задач проекта, временные резервы, а также выделить критические задачи. Для проведения временного анализа необходимо иметь оценки длительности задач проекта. Этот параметр можно непосредственно задавать для работы, а можно вычислять. В некоторых областях, например, в строительстве, проект изначально планируется не по длительностям работ, а по их объемам. В Open Plan этот принцип реализуется через расчет длительности на основании назначенных ресурсов, или по алгоритму, задаваемому пользователем. Есть возможность использования вероятностных оценок, полученных в результате анализа рисков Отображение критического пути проекта возможно несколькими способами, включая выделение цветом на экране или получения отчетов, содержащих информацию только по задачам критического пути.

Планирование  и контроль ресурсов

Типы  ресурсов

Одним из ключевых отличий  профессиональной системы календарного планирования являются то, какие типы ресурсов поддерживаются, и как реализуется  управление ресурсами в мультипроекте. Все многообразие видов ресурсов целесообразно с точки зрения модельного описания задач календарного планирования разделить на два основных типа.

К первому типу относят  ресурсы, которые в ходе работы сохраняют  свои свойства и по мере высвобождения  могут использоваться на других работах  – возобновляемые ресурсы. Если эти ресурсы простаивают, то их неиспользованная способность к функционированию в данный момент не компенсируется в будущем, пропадает, не накапливается. Ресурсы первого типа называют еще воспроизводимыми, не складируемыми, не накапливаемыми.

К первому типу ресурсов относятся, например, люди, средства труда  многоразового использования.

Ко второму типу относят  ресурсы, которые в процессе выполнения работы расходуются полностью, изменяя  свою натуральную форму и не допуская повторного использования. Такие ресурсы, не будучи использованы в данный момент времени, могут использоваться в  дальнейшем. Иными словами, такие  ресурсы можно накапливать с  последующим расходованием запасов  по мере необходимости – расходуемые ресурсы. Примерами ресурсов второго типа являются материалы, средства труда однократного применения, финансовые средства. В Open Plan реализована также разновидность второго типа ресурса, который можно запасать в течение некоторого времени, по истечении которого неиспользованные остатки не переносятся на следующие интервалы и “пропадают”. Такие ресурсы называют ресурсами с ограниченным сроком годности.

Иерархическая структура  ресурсов

Объединение ресурсов в один пул предоставляет средство для  описания иерархической структуры  ресурсов, просмотра назначений ресурсов с желаемым уровнем детализации.

Общие характеристики ресурса

Ресурсы описываются в  ресурсном файле, который потом  связывается с файлами проектов. Подобное размещение файлов удобно, так  как, однажды описав типовой комплект ресурсов компании, можно потом назначать  файл ресурсов на файл проекта, не повторяя ввода данных, и, в то же время, не обращаясь к другим проектам. Отнесение  ресурсов к разнообразным классам (людские, оборудование, финансовые ) дает возможность получать отчеты о загрузке и затратах только по интересующей группе. При стоимостном анализе затраты подразделяются на чисто финансовые и затраты на ресурсы. Количество имеющихся ресурсов на любой момент реализации проекта описывается параметром доступность. Для возобновляемых ресурсов этот параметр определяется доступным количеством в определенные временные интервалы.

Квалификации  ресурсов

В системе определено понятие квалификаций. К ресурсу может относиться определенный набор квалификаций. Для работы можно определить потребность в количестве ресурсных единиц и квалификации ресурса. Это предоставит возможность менеджеру проекта не назначать на ее выполнение конкретный ресурс, а с помощью Open Plan выбрать наименее загруженный в период выполнения работы ресурс с необходимой квалификацией (например, может ли сотрудник провести учебные курсы по внедряемой в организации системе – квалификация УЧ _).

Анализ ресурсного обеспечения работ проекта

Open Plan предлагает мощные средства анализа степени обеспеченности проекта ресурсам за счет сравнения профилей потребности проекта в ресурсе и профиля доступности ресурса. Данный анализ может быть проведен как для отдельного ресурса, так и для группы ресурсов. В отличие от многих других пакетов календарного планирования Open Plan позволяет проводить анализ и перепланирование не только для воспроизводимых ресурсов, но и для материальных. Целью ресурсного планирования является составление расписания проекта, в котором учтена не только логика проекта, но и ограниченная доступность ресурсов. Open Plan предусматривает два базовых метода для вычисления дат при ресурсном планировании:

• Ресурсное планирование при ограниченном времени;
• Ресурсное планирование при ограниченных ресурсах;

Планирование  и контроль затрат

Контроль за расходуемыми в процессе выполнения проекта денежными  средствами является одной из ключевых задач в проекте, не менее важной, чем управление ресурсами. Хотя функции  стоимостного контроля предоставляются  большинством пакетов по управлению проектами, их использование достаточно редко приносит удовлетворительные результаты – в основном происходит так из - того, что предлагаемые стоимостные функции не подходят под широкий спектр методов, применяемых в организации для планирования, отслеживания и отчетности по стоимости. Функции работы Open Plan со стоимостями разработаны для обеспечения базовых процедур стоимостного контроля и представляют собой гибкий механизм, который менеджеры и планировщики смогут максимально адекватно адаптировать под имеющееся окружение.

Анализ стоимости  работ на основании фактической  выработки

Нецелесообразно отслеживать  только разницу между запланированными на выполнения работы и реальными  суммами, т.к. простое сравнение двух значений по окончании работы не поможет в управлении и контроле. Сами по себе фактические и запланированные стоимости не предоставляют менеджеру достаточно информации о том, вышла ли за рамки бюджета еще не завершенная работа. Обработка данных о стоимости совместно с фактически достигнутыми результатами в работе получила название “анализ стоимости работ на основании фактической выработки” - earned value cost control system. Как правило, названные три значения представляются суммарными стоимостными кривыми в графическом виде. Взятые вместе, три значения – Плановая Стоимость Запланированных Работ, Плановая Стоимость Выполненных Работ, Фактическая Стоимость Выполненных Работ – образуют сердцевину системы контроля стоимостей на основании фактической выработки.

Анализ рисков

Большинство решений по управлению проектами относятся к будущему. Планировщики надеются повлиять на грядущие события, однако всегда при планировании нужно иметь в виду существование  факторов неопределенности. Технология анализа рисков была разработана  для поддержки методологии выявления  уровня неопределенности с целью  улучшения качества принимаемых  решений. Анализ рисков в Open Plan реализуется следующими средствами:

• Процедуры ввода вероятностного распределения для избранных или всех работ проекта.
• Выполнение анализа рисков по методу Монте-Карло для определения вклада вероятностей в даты проекта.
• Предоставление отчетов, которые используются для анализа влияния неопределенностей на реализацию проекта.

Многопроектное планирование

Возможности работы в многопроектном режиме позволяют пользователям рассматривать большой проект состоящим из более мелких подпроектов, обеспечивая тем самым более гибкое управление на разных уровнях. Работа в многопроектном режиме предоставляет средства для контроля и распределения единых ресурсов организации по всем проводимым ей проектам. Объединение проектов, таким образом, служит двум целям: во-первых, можно проводить анализ загрузки ресурсов в масштабах проектов всего предприятия, во-вторых, есть возможность обеспечить среду для интегрированного программного управления большими комплексными проектами, разбитыми на мелкие подпроекты.

3.2.Microsoft Project

Одним из наиболее распространенных программных продуктов, предназначенных  для управления проектами, является Microsoft Project. На сегодняшний день последняя версия данной программы - MS Project 2002 представляет собой оптимальный набор программных инструментов для управления проектами со стандартным офисным интерфейсом, что является немаловажным фактором для большинства пользователей, работающих с пакетом MS Office.

Microsoft ® Project (стандартный выпуск) позволяет руководителям проектов динамично управлять календарными планами и ресурсами, получать сведения о состоянии проекта и анализировать его данные. Интуитивные инструменты Microsoft Project обеспечивают руководителей и участников рабочих групп необходимыми данными, помогающими соблюсти сроки проекта и его бюджет.

Позиционирование

Динамичное планирование позволяет руководителям проектов и участникам рабочей группы быстро оценить влияние изменений, внесенных  в задачи или ресурсы. Например, если задача отстает от календарного плана, Microsoft Project определяет влияние этого изменения на другие задачи и на проект в целом. Такие визуальные представления данных проекта, как “Диаграмма Ганта”, “Сетевой график” и другие, позволяют правильно оценить зависимости задач и состояние проекта.

Категории пользователей

Стандартный выпуск Microsoft Project предназначен для руководителей проектов и специалистов по планированию, чья работа требует особых профессиональных знаний. Некоторые руководители используют программное обеспечение для управления проектами только с целью отслеживания задач, тогда как другие — еще и для отслеживания затрат и ресурсов, а также для управления ими. Важной составляющей их работы является передача данных о состоянии проекта и других сведений многочисленной рабочей группе.

Рис.2. Использование “консультанта” в MS Project. 

Интеграция с Microsoft Office

С помощью Microsoft Project можно преобразовать списки задач, созданные в Microsoft Excel или Outlook, в календарные планы. Есть также возможности импорта и экспорта, например шаблон списка задач Excel, что значительно облегчает переход от использования Excel к использованию Microsoft Project.

Интеграция с Microsoft Visio

С помощью Microsoft Visio можно импортировать данные и задачи из Microsoft Project для создания обобщенных графиков и диаграмм Ганта.

Несколько базовых планов

По сравнению с предыдущими  версиями в новом стандартном  выпуске Microsoft Project усовершенствованы возможности отслеживания хода выполнения проектов, сравнения ожидаемых и фактических значений в проекте, а также ведения журнала записей, позволяющего облегчить планирование проекта в будущем. Microsoft Project позволяет сохранить в ходе проекта до 11 полных базовых планов.