Совершенствование организационной структуры ИФНС

Однако структура управления Инспекции Федеральной налоговой службы по городу Орску имеет также и ряд недостатков, которые необходимо устранить.

Во-первых, в данной организационной структуре отсутствуют какие-либо звенья, занимающиеся вопросами стратегического планирования, в работе руководителей практически всех подразделений оперативные проблемы доминируют над стратегическими. Частично по данной причине в Инспекции Федеральной налоговой службы по городу Орску отсутствует Положение об организационной структуре, так как ее некому разработать. Это не позволяет построить эффективную систему контроля за деятельностью аппарата управления и создает большие трудности при выявлении дефектов организационной структуры управления.

Именно по причине отсутствия в организационной структуре департамента стратегии, то есть звена, отвечающего за стратегическое планирование, в положениях о подразделениях не определены цели деятельности для каждого подразделения, его вклад в общий результат деятельности, показатели эффективности деятельности, характерные именно для данного подразделения, а также порядок взаимодействия с другими подразделениями. В том виде организационных структур, который существует в Инспекции Федеральной налоговой службы по городу Орску, а именно в линейно-функциональных структурах управления, тенденция к формализации оценки эффективности и качества работы подразделений приводит обычно к возникновению атмосферы страха и разобщенности.

По этой же причине в Инспекции Федеральной налоговой службы по городу Орску отсутствует практика построения дерева целей с адекватной системой показателей. Системно не упорядоченные плановые показатели не согласуются со структурой организации, не соответствуют направлениям использования ресурсов и получению результатов, поэтому оценить вклад каждого блока в целевую эффективность системы сложно.

Наличие стратегического управления необходимо для долгосрочной эффективности.

Во-вторых, в механистической структуре существует тенденция к волоките и перекладыванию ответственности при решении проблем, требующих участия нескольких подразделений. Как показал анализ, практически любая проверка требует участия всех подразделений предприятия, а существующая организационная структура значительно усложняет процесс выполнения работ, так как работа структурных подразделений организации недостаточно эффективно скоординирована.

В связи со слабостью горизонтальных связей данная структура не может оперативно реагировать на структурные изменения законодательства. Отсюда появление причин рассогласования результата и поставленных целей в Инспекции Федеральной налоговой службы по городу Орску: одни подразделения, причем наиболее главные (отдел урегулирования задолженности и отдел кадрового обеспечения), не достигли цели, результат работы других оказался выше ожидаемого (например, отдел работы с налогоплательщиками).

Как показал анализ организационной структуры, ее механизм управления недостаточно эффективно регламентирует взаимодействие структурных подразделений предприятия и их целенаправленное развитие, не обеспечивает реализацию некоторых целевых установок.

Таким образом, действующая в Инспекции Федеральной налоговой службы по городу Орску организационная структура имеет малую гибкость и приспособляемость к изменению ситуации.

В-третьих, в механистической структуре существует перегрузка управленцев верхнего уровня, в то же время существует и повышенная зависимость результатов работы организации от квалификации, личных и деловых качеств высших управленцев. Таким образом, с одной стороны, результаты работы организации с такой структурой зависят в основном от уровня профессионализма управляющих работников, а с другой стороны, те же управляющие работники являются перегруженными работой, что снижает качество принимаемых ими решений, следовательно, сказывается на результатах работы.

В-четвертых, в организационной структуре Инспекции Федеральной налоговой службы по городу Орску выявлено несоответствие функций управления, обусловленных целями предприятия и фактически выполняемых функций, дублирование функций, а также выявлены некоторые нереализуемые функции, например, функции отдела кадрового обеспечения.

Отдел кадрового обеспечения занимается в основном кадровым учетом, тогда как его функции намного шире. Так, отделом кадрового обеспечения не выполняются функции по обучению, развитию персонала, управлению его производительностью, развитию внутренних коммуникаций, управлению пакетом компенсаций для каждого подразделения и сотрудника, то есть системой мотивации, организационному развитию и разработке стратегии управления персоналом. Причиной этому является отсутствие хорошего руководителя отдела кадрового обеспечения. Данный отдел подчиняется непосредственно начальнику инспекции, который загружен повседневной работой и поэтому не может эффективно руководить отделом кадрового обеспечения. Отсюда вытекает еще один недостаток существующей организационной структуры - избыточная централизация.

Начальник инспекции зачастую сам занимается контролем некрупных расходов, повседневных действий подчиненных, деталей и хода технологических процессов, вместо того, чтобы заниматься разработкой стратегии организации, среднесрочным планированием, реформированием направлений, а главное, организацией ключевых внешних связей.

Управленческая система Инспекции Федеральной налоговой службы по городу Орску характеризуется чрезмерной централизацией управленческих функций (основная часть всех управленческих решений возлагается на начальника инспекции), слишком узкими задачами для подразделений, их слабой мотивацией. В результате структурные подразделения испытывают недостаток в информации, необходимой для эффективного функционирования в рамках единого целого; не обеспечены компетентной поддержкой линейных и функциональных руководителей (вследствие недостаточных полномочий последних); отсутствует обратная связь между подразделениями. Следствием этого является перегрузка высшего руководства, приоритет частных целей над общими и снижение эффективности деятельности организации в целом.

Работоспособность организационной структуры управления Инспекции Федеральной налоговой службы по городу Орску является недостаточной в современных условиях, характеризующихся высокой нестабильностью внешней среды. Следовательно, организационная структура управления Инспекции Федеральной налоговой службы по городу Орску требует совершенствования.

3.2 Проект совершенствования организационной структуры с использованием SADT-методологии

Одним из эффективных инструментов при проведении работ по совершенствованию системы управления является моделирование. Замена реально существующих процессов управления моделями, описывающими статистические и динамические свойства элементов системы управления, объективно необходима. Причем построение модели целесообразно использовать в той или иной степени и формах на всех этапах процесса проектирования.

В качестве инструмента организационного моделирования используется стандарт IDEF0, реализующий методологию структурного анализа и проектирования (Structured Analysis and Design Technique - SADT). Данная методология была разработана в 60-70-х гг. XX века Дугласом Т. Россом и основана на PLEX-теориях.

Методология IDEF0 представляет собой четко формализованный подход к созданию функциональных моделей и на этой основе построение организационной системы в соответствии с поставленными требованиями.

Основным достоинством моделирования по методологии IDEF0 является то, что этот метод позволяет комплексно спроектировать функциональную модель предприятия. В процессе моделирования и анализа функциональной модели возможно не только выявить основные проблемы и недостатки, но и разработать оптимальную функциональную модель организации, которая будет ориентиром для организационных изменений и основной для построения организационной структуры предприятия.

Учитывая общее содержание процесса формирования организационной структуры и особенности применяемого инструментария сформирован алгоритм моделирования организационной структуры с использованием IDEF0. Исходным моментом проектирования организационной структуры управления в стандарте IDEF0 является формулирование целей и разработка на этой основе дерева целей предприятия. Целесообразно выделять четыре главные цели на высшем уровне управления и на более низких уровнях и, соответственно, четыре класса подцелей, отражающих относительно самостоятельные аспекты деятельности хлебопекарного предприятия. Среди них цели: научно-технические, производственные, экономические и социальные. Все эти цели взаимосвязаны и имеют одинаковую важность с точки зрения конечных результатов предприятия.

Методология перехода от целей к организационной структуре основывается на цепочки последовательных шагов от целей к функциям, от последних к составу структурных единиц, к их подчиненности и установлению коммуникаций, то есть к структуре.

Совершенствование организационной структуры предприятия неразрывно связано с его реформированием. Поэтому наряду с реструктуризацией предприятия совершенствование его деятельности должно идти и по таким направлениям, как:

создание культуры организации, что обеспечиваем мощный потенциал саморазвития. Это длительный, требующий больших усилий процесс, но сформированные и принятые членами организации ценности приобретают форму традиции и способствуют повышению эффективности организации уже без существенных затрат;

создание эффективного, комплексного механизма управления, который в первую очередь должен включать механизм мотивации и стимулирования труда, технологию управления по конечным результатам, человеко-машинные технологии принятия рациональных решений, повышение профессионального уровня руководителей в области управления и т.п.;

устранение нерентабельных производственных структур, повышающих нагрузку на основное производство через передачу прав собственности на неиспользуемые основные фонды.

Также можно выделить следующие основные пути повышения эффективности организаций, определяющие основные направления совершенствования организационной структуры управления (ее организационную рационализацию или организационное новшество):

Обеспечение гибкости организационной структуры управления, под которой понимается реакция на изменения во внешней среде с минимальными затратами, усилиями и в кратчайшие сроки. Требования гибкости определяют современную структурную композицию:

децентрализация структур управления;

вертикальная дезинтеграция;

Вертикальная дезинтеграция - от сегментации предприятия с целью создания простых подразделений.

Особый интерес вызывают пути перехода к так называемым горизонтальным корпорациям, с развитием которых связываются основные тенденции формирования будущего. Группы (команды) становятся основным «строительным» блоком организации и образуют собой плоскую иерархию, в которой формирование организационной структуры происходит вокруг процесса с минимизацией деятельности внутри него.

Развитие внутрифирменного предпринимательства, объединенного едиными информационными сетями, финансовыми системами и предпринимательской культурой.

Особое внимание обращается на деятельность персонала фирм в условиях компьютеризированной среды, связанной с революцией в информационных технологиях.

Организационное совершенствование, предполагающее либо локальные структурные изменения в подсистемах и элементах системы, либо перестройку организационной структуры в целом, должно происходить в виде двух взаимосвязанных процессов: управленческого организационного воздействия и процесса самоорганизации. При этом первый должен обеспечить создание условий для стимулирования целесообразных процессов второго. Эффект организационного совершенствования выражается не только в улучшении показателей эффективности системы, но и в повышении ее потенциальны возможностей для будущего развития.

Совершенствование структуры управления может идти по трем основным направлениям:

Совершенствование механических структур за счет внутренних упрощений или изменений, которые осуществляются путем объединения, разделения, переподчинения, ликвидации звеньев, сокращения числа уровней управления.

Создание комплексной структуры через включение органических структур (венчуров, инновационных отделов, блока развития и т.д.) в существующую механическую. Это так называемые выделенные структуры, функция которых заключается в решении задач, плохо вписывающихся в традиционную линейно-функциональную структуру. Это направление является основным условием обеспечения эффективности структур управления в переходный период.

Замена структур механического типа на адаптивные. Этот радикальный путь реорганизации структур требует не только наличия сильного лидера с командой единомышленников, но и сильной организационной культуры.

В нашем случае для Инспекции Федеральной налоговой службы по городу Орску больше всего подходит третий вариант, то есть замена существующей структуры механического типа на адаптивную структуру. Объяснить это можно следующим образом.

Совершенствование структуры Инспекции Федеральной налоговой службы по городу Орску за счет внутренних упрощений или изменений не приведет к значительному улучшению структуры управления в рассматриваемой организации, так как ее недостатки имеют комплексный, системный характер. Внесение упрощений в организационную структуру добавит в список проблем ряд других, а изменения - устранят одни недостатки, но станут источником других.

Инспекция Федеральной налоговой службы по городу Орску представляет собой небольшую организацию, с четырьмя структурными подразделениями и численностью персонала 52 человека. Поэтому создание комплексной структуры через включение органической структуры в существующую механическую не представляется возможным (организация слишком мала). Кроме того, все направления деятельности тесно взаимосвязаны и взаимообусловлены, поэтому также нет возможности выделить какую-либо наиболее перспективную область и создать на ее основе органическую структуру внутри Инспекции Федеральной налоговой службы по городу Орску в качестве эксперимента.