Совершенствование организационной структуры ИФНС

 

 

Так, например, из основных и вспомогательных функций, перечисленных в Положении об отделе кадрового обеспечения, данный отдел фактически выполняет все, кроме функции подготовки, переподготовки, организации мероприятий по обучению персонала. Таким образом, из 14 функций отдел фактически выполняет 5. Коэффициент актуализации функций К_аф для данного отдела составляет 0,9.

Основными функциями из перечисленных являются шесть: определение потребности в работниках, оформление всех необходимых документов по движению персонала, составление статистической отчетности, работа с резервом, изучение и анализ уровня профессиональных знаний персонала и организация мероприятий по обучению персонала. Следовательно, коэффициент концентрации функций К_кф для данного отдела составляет 0,5.

Для отдела кадрового обеспечения свойственны и другие функции, общее количество которых может возрастать до 15. Тогда коэффициент накопления организационной структуры дисфункций Кнд составляет 1,25.

Количество носителей основных функций в отделе - 2 (работника), общее количество элементов - 2. Следовательно, коэффициент концентрации элементов К_кэ равен 1.

Аналогично производится оценка других структурных подразделений.

Количество звеньев управления в Инспекции Федеральной налоговой службы по городу Орску - 4, число ступеней управления - 2, общее количество элементов в структуре - 6. Следовательно, коэффициент сложности организационной структуры равен 1.

Расчет К_сс приведен в таблице 2.9. В качестве частных показателей взяты средние по структурным подразделениям, приведенным в таблице 2.8.

Таблица 2.9 - Расчет коэффициента состава структуры Инспекции Федеральной налоговой службы по городу Орску

Показатель	Коэффициент весомости (qi)	Оценка в баллах (Аi)
Коэффициент актуализации функций	0, 20	1,00	0, 20
Коэффициент концентрации функций	0,15	0,64	0,10
Коэффициент накопления организационной структуры дисфункций	0, 20	1,07	0,21
Коэффициент концентрации элементов	0, 20	0,85	0,17
Сложность организационной структуры управления	0,25	1,00	0,25
Итого	1,00	-	0,93

 

Таким образом, коэффициент состава структуры равен 0,93. Значение меньше единицы, что означает, что уровень рациональности горизонтальной и вертикальной структуризации целостной системы на элементы в Инспекции Федеральной налоговой службы по городу Орску несколько ниже нормального уровня, при котором оргструктура управления характеризуется высокой степенью надежности (работоспособности).

Анализ степени рациональности распределения задач, прав и ответственности между различными структурными подразделениями Инспекции Федеральной налоговой службы по городу Орску выявил следующие недостатки данной системы:

несоответствие функций управления, обусловленных целями и фактически выполняемых функций; имеются нереализуемые функции;

решения принимаются на необоснованно высоком уровне, что снижает их оперативность и отвлекает руководство от стратегических задач.

До 90% рабочего времени отдела кадрового обеспечения занимает кадровый учет. Соответственно на все остальные функции остается не более 10% рабочего времени. Необходимо сокращать трудоемкость операций по кадровому учету и развивать такие функции, как обучение и развитие персонала, управление производительностью персонала, развитие внутренних коммуникаций, управление пакетом компенсации для каждого подразделения и сотрудника (мотивация персонала), организационное развитие и разработка стратегии управления персоналом.

Этап 6. Выявление дефектов структуры связей (отсутствием связей, обрыв, нерациональность связи) и способов их реализации.

Целью анализа является оценка степени надежности (работоспособности) организационной структуры управления, характеризующейся степенью рациональности структуры отношений между элементами, которая определяет способность оргструктур управления импортировать, перерабатывать и экспортировать информацию.

Для проведения анализа рассчитывается показатель структуры связей К_св по формуле 2.2 В качестве частных показателей возьмем:

а) коэффициент актуализации связей:

 

                                                   (2.12)

 

где Сп - количество полезных (функциональных) связей;

Со - общее количество связей в системе;

б) коэффициент функционального воплощения (концентрации связей):

 

                                                  (2.13)

 

где  С_вш - количество внешних связей;

С_вн - внутренних связей;

в) коэффициент совместимости связей:

 

                                                (2.14)

 

где  С_к - количество связей, выполняющих функций согласования;

г) коэффициент централизации управленческих решений:

 

                                                    (2.15)

 

где  Р_в - количество принятых решений при выполнении основных функций управления на верхних уровнях управления;

Р_о - общее количество принятых решений при выполнении основных функций управления на всех уровнях управления.

В рассматриваемой организации имеется три связи, выполняющие функции согласования. Следовательно, коэффициент совместимости связей равен:

.

Чем ближе коэффициент централизации управленческих решений к единице, тем централизованнее управленческий процесс. В нашем случае по оценке руководителей отделов коэффициент централизации управленческих решений достигает в среднем 0,5-0,6. Это говорит о высокой централизации организационной структуры и слабости горизонтальных связей.

В таблице 2.10 приведен расчет показателя эффективности структуры связей в Инспекции Федеральной налоговой службы по городу Орску.

Таблица 2.10 - Расчет коэффициента структуры связей в Инспекции Федеральной налоговой службы по городу Орску

Показатель	Значение коэффициента	Коэффициент весомости (qi)	Экспертная оценка в баллах (Аi), от 0 до 1
Коэффициент актуализации функций	1,62	0,25	0,4	0,10
Коэффициент концентрации связей	0,54	0,25	0,9	0,23
Коэффициент совместимости связей	0,77	0, 20	0,8	0,16
Коэффициент централизации управленческих решений	0,55	0,30	0,5	0,15
Итого	-	1,00	-	0,64

 

Таким образом, показатель эффективности структуры связей в рассматриваемой организации (коэффициент структуры связей) равен 0,64 (нормальным считается значение около единицы). По этому показателю можно судить о том, что работоспособность организационной структуры управления Инспекции Федеральной налоговой службы по городу Орску является недостаточной в современных условиях, характеризующихся высокой нестабильностью внешней среды.

Управленческая система Инспекции Федеральной налоговой службы по городу Орску характеризуется чрезмерной централизацией управленческих функций (основная часть всех управленческих решений возлагается на начальника инспекции), слишком узкими задачами для подразделений, их слабой мотивацией. В результате структурные подразделения испытывают недостаток в информации, необходимой для эффективного функционирования в рамках единого целого; не обеспечены компетентной поддержкой функциональных руководителей (вследствие недостаточных полномочий последних); отсутствует обратная связь между подразделениями. Следствием этого является перегрузка высшего руководства, приоритет частных целей над общими и снижение эффективности деятельности организации в целом.

В заключение анализа соответствия организационной структуры предприятия целям и задачам его деятельности сделаем следующие выводы.

Из основных структурообразующих документов, являющихся основой для постановки регулярного менеджмента являются: штатное расписание, должностные инструкции и положения о подразделениях. Положение об организационной структуре в Инспекции Федеральной налоговой службы по городу Орску отсутствует. Это не позволяет построить эффективную систему контроля за деятельностью аппарата управления на предприятии и создает большие трудности при выявлении дефектов организационной структуры управления. Также в положениях о подразделениях в Инспекции Федеральной налоговой службы по городу Орску не определены цели деятельности для каждого подразделения, его вклад в общий результат деятельности, показатели эффективности деятельности, характерные именно для данного подразделения, а также порядок взаимодействия с другими подразделениями.

Инспекция Федеральной налоговой службы по городу Орску является целостным объектом управления. Направления деятельности данной организации не только не являются взаимоисключающими, а являются соответствующими и даже неразрывными друг с другом. Каждое направление реализует одно линейное подразделение организации, поэтому связь между ними взаимообусловленная.

Практика построения дерева целей с адекватной системой показателей в Инспекции Федеральной налоговой службы по городу Орску отсутствует. Определена только главная цель как системы. В связи с этим работа структурных подразделений организации недостаточно эффективно скоординирована.

Существующая организационная структура Инспекции Федеральной налоговой службы по городу Орску включает наиболее актуальные направления основной деятельности. В связи со слабостью горизонтальных связей данная структура не может оперативно реагировать на структурные изменения. Ее механизм управления недостаточно эффективно регламентирует взаимодействие структурных подразделений и их целенаправленное развитие, не обеспечивает реализацию некоторых целевых установок, а также имеет необоснованно высокие затраты на достижение целей.

Анализ степени рациональности распределения задач, прав и ответственности между структурными подразделениями Инспекции Федеральной налоговой службы по городу Орску выявил несоответствие функций управления, обусловленных целями и фактически выполняемых функций; наличие нереализуемых функций; дублирование функций; принятие решений на необоснованно высоком уровне, что снижает их оперативность и отвлекает руководство от стратегических задач.

Организационная структура Инспекции Федеральной налоговой службы по городу Орску является высоко централизованной, имеющей слабые горизонтальные связи. Работоспособность организационной структуры управления является явно недостаточной в современных условиях, характеризующихся высокой нестабильностью внешней среды.

 

3 Моделирование организационной структуры управления Инспекции Федеральной налоговой службы по городу Орску с использованием SADT-методологии

 

3.1 Недостатки настоящей организационной структуры

 

Инспекция Федеральной налоговой службы по городу Орску - динамично развивающаяся организация. Действующая организационная структура Инспекции Федеральной налоговой службы по городу Орску - линейно-функциональная. Она подходит для таких небольших организаций, как Инспекция Федеральной налоговой службы по городу Орску, так как некоторые недостатки линейно-функциональных структур на небольших организациях отсутствуют. Например, наличие многоуровневой структуры управления. В малых организациях существует 1-2 уровня управления, в связи с чем скорость обмена информацией, принятия управленческих решений выше, чем в больших организациях с многоуровневой линейно-функциональной структурой управления. В этом случае в малых организациях она более эффективна.

Однако особенности Инспекции Федеральной налоговой службы по городу Орску, заключающиеся в индивидуальном подходе к каждому клиенту,  требуют большей гибкости.

Недостаточная эффективность линейно-функциональной оргструктуры Инспекции Федеральной налоговой службы по городу Орску обусловлена наличием недостатков в данной системе, характерным для всех механистических структур.

Данная организационная структура обладает достаточно четкой системой взаимных связей функций и подразделений, в связи с чем принципиально состав подразделений и систему их взаимосвязей менять не следует. Также в данной организационной структуре существует четкая система единоначалия - один руководитель сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью процессов, имеющих общую цель. Для обеспечения эффективности функционирования системы необходимо по возможности сохранять данное свойство имеющейся структуры. Еще одним преимуществом рассматриваемой структуры является быстрая реакция исполнительных подразделений на прямые указания руководства.