Совершенствование системы управления

Разработка конкретной организационной структуры предполагает создание сети, по которой проходят управленческие решения, осуществляется связь, в том числе и информационная, между уровнями управления и контроля за выполнением решений. Структура организации (предприятия) позволяет решать ряд управленческих проблем: организация каналов движения информации, постановка и распределение вопросов, планов, стоящих перед организацией и т.д. Работа любой организации начинается с постановки задач, определения структуры организации, штатной численности и финансовых вопросов.

Схемы структур являются графическим представлением, определяющий центральный орган управления со всеми  подчиненными ему уровнями. Различают три типа организационных структур:

• линейный;
• линейно-штатный;
• линейно-штатный-функциональный (смешанного типа).

Последняя применяется при значительном расширении предприятия, но в любом случае одна из этих структур присутствует в любой организации.

Управление делится  на несколько видов:

• централизованное (решение принимает сам руководитель, а ниже стоящие уровни выполняют эти решения, при этом участие их в принятие решения очень мал);
• децентрализованное (применяют для ускорения принятия решения, решения принимается на том уровне, которому поручено выполнение тех или иных задач, осуществляется постоянный процесс обучение персонала, дает возможность руководителю организации больше тратить время на вопросы эффективного планирования и финансирования);
• неформальная организация управления (создается для удовлетворения определенных интересов какой-либо группы людей, не признающих формальное распределение обязанностей; такие предприятия часто называют подпольными; многие считают, что такая форма позволяет более эффективно решать проблемы, которые весьма трудно решить при существовании формальной организации управления).

Для совершенствования организационной структуры необходимо руководствоваться принципами организационного управления:

1. Принцип единой подчиненности. Каждый сотрудник организации отчитывается и подчиняется только одному вышестоящему должностному лицу. Ситуация, когда на одного сотрудника приходится два руководителя, приводит к конфликту между этими руководителями и мешает достижению цели, а также создает трудности сотруднику в выполнении поставленных задач.
2. Расширение полномочий руководителя. Должностные лица нижестоящего уровня управления принимают на себя ответственность принятия решения, связанной с их сферой деятельности только в том случае, когда они наделены этими обязанностями для достижения общих целей. Такое распределение обязанностей позволяет руководителю предприятия сосредоточиться на более важных вопросах.
3. Норма управления. Количество сотрудников, контролируемых одним руководителем ограниченно. Очень важно определить необходимое количество сотрудников для оптимального решения поставленных задач. Подход к решению этой проблемы должен быть индивидуальным, исходить из потребностей, возможностей организации и показателей работы.
4. Четкое распределение обязанностей. Объем полномочий и ответственности сотрудников устанавливается на верхнем уровне управления и спускается вниз. Руководителю структурного подразделения необходимо подать сведения о необходимом для работы количестве сотрудников и при этом обосновать их. По данным сведениям формируется штатное расписание. После получения штатного расписания руководитель распределяет  обязанности между сотрудниками для достижения наиболее эффективного результата.
5. Специализация, простота, контроль. Специализация по направлениям деятельности позволяет объединить в группы (отделы) одинаковые виды работ, что в свою очередь упрощает контроль за их работой. В то же время следует упрощать управление во избежание конфликтов дублирования функций подразделений.

Для достижения высоких  показателей в работе необходимо уделять внимание вопросам контроля и оценки выполнения поставленных задач. В этом случае к основным задачам управления относятся: управление персоналом, инновации (разработка и применение новейших технологий), стратегическое управление (целями, финансами, материальными и информационными ресурсами), повышения уровня квалификации сотрудников, контроля за их деятельностью. Не нужно забывать и о роли руководителя. Он должен быть наделен полномочиями принимать управленческие решения и осуществлять их выполнение. Роли руководителя делят на три группы:

1. межличностные – руководитель выполняет роль лидера, является связующим звеном между своими сотрудниками. Главный руководитель выполняет роль единоначальника;
2. информационные – руководитель получает разнообразную информацию и использует ее в целях организации, а также распределяет определенную информацию между сотрудниками и выполняет представительские функции (передает информацию об организации при внешних контактах);

3) принятие решения – руководитель принимает организационные решения, контролирует их исполнения, устраняет выявленные нарушения в работе, распределяет ресурсы, ведет переговоры от имени своей организации и т.д.

Категории руководителей  представлены в следующей схеме  на рисунке 1.1.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выявляются следующие  модели управления:

1. Инновационная – характеризуется минимальным количеством каких-либо формальных правил, инструкций и присуща небольшим творческим компаниям.
2. Предпринимательская – суть ее отражена в названии. Характерны наличие структуры управления и разделения полномочий, но при этом собственник компании продолжает принимать все решения самостоятельно. В результате компания может страдать синдромом «отсутствия роста».
3. Бюрократическая – характерна для крупных  российских компаний, в которых выстроена строгая линейно-функциональная структура управления, существует четкий порядок субординации и принятия управленческих решений.

1.3 Эффективность управления

Эффективность управления является сложной, многогранной и комплексной задачей, включает в себя понятие государственного управления и менеджмента. Недостатком различных подходов управления является сосредоточенность их на каком-то одном элементе. При рассмотрении проблем управления при системном подходе происходит объединение  многих параметров. Функциональное предназначение сводится к  обеспечению эффективности деятельности социально-экономической системы.

Существует несколько  вариантов повышения эффективности  управления:

1. Системный подход  к эффективности управления, где  все объекты управления являются  системами и не могут быть  описаны одним параметром. Подразумевается взаимодействие управляющей системы.   Эффективность управления (организационная система) – взаимодействие всех управляющих систем (субъектов управления). Наибольшей эффективностью организационной системы является открытая система. Она представляет собой комплекс взаимосвязанных объектов управления, ориентирована на достижение определенных целей, имеет устойчивую внутреннюю структуру (применяется в промышленности, торговле). Вторая составляющая эффективности управления  является оценка достижения результатов, т.е. работы самой системы. Успешность функционирования организационной системы - это комплексная оценка организации системы и ее работы.

2. Процессный подход к эффективности управления – это процесс достижения управляемой системой своих целей и интересов с наилучшими результатами. Анализ процессов как элементов системы, так всей организационной системы в целом помогает найти наиболее эффективные пути решения возникающих проблем.

Процессный и системный  подходы целесообразней применять в спокойной обстановке и в процессе планомерного управления.

3. Ситуационный подход к эффективности управления позволяет объединить конкретные приемы менеджмента (управления) с определенными ситуациями для того, чтобы обеспечить достижения целей и интересов с наилучшими результатами. Этот подход расширяет применение теории систем. Основной целью является поддерживание и  планирование направления при наборе определенных показателях и ограничениях. К ее задачам относят: мониторинг состояния системы управления, выявление необходимости осуществления управляющих воздействий, а также их реализацию, разработку и принятие управляемого решения, прогнозирование и планирование путей развития и реализации.

4. Эффективность государственного  управления представляет собой показатели результативности государственной власти в достижении общественных потребностей в условиях возможностей и ресурсов государства. Особенностью является политические, правоведческие, социальные аспекты управленческой деятельности. Объектом и предметом государственного управления является управление общественной жизнью людей. Субъектом государственного управления в Российской Федерации выступает система органов публичной власти государства: законодательной, исполнительной и судебной во взаимодействии структурами государственного и муниципального управления. Публичная власть – федеральный центр, субъекты РФ, местное самоуправление со своими самостоятельными органами, имеющими определенные компетенции. Нужно отметить, что не все органы государства, государственные и муниципальные предприятия, организации и учреждения участвуют в управлении. Многие функции государства связаны с иными сферами деятельности государственных органов. 

Государственный менеджмент – это подсистема государственного управления, которая включает в себя управление отраслями, сферами экономики, государственного и муниципального управления (смотри таблицу 1.1)

 

Таблица 1.1

Подсистемы  государственного управления

Направление	Объект управления	Субъект управления	Эффективность
			объект                     управления	субъект                     управления
1	2	3	4	5
Государственное и муниципальное управление	Общество, страна, муниципальные образования	Управляющая система  во взаимодействии звеньев организационной структуры государственного и муниципального управления	Результативность государственной власти в достижении общественных целей, удовлетворении общественных потребностей	Реальная целостность, дееспособность управляющих систем государства и местного самоуправления, обеспечение единства правового поля, экономической, политической,  социальной стабильности, доверия населения к власти
Государственный менедж мент	Националь ная экономика, в том числе отрасли, сферы, государственные и муниципальные учреждения и предприятия	Органы исполнительной власти, в том числе министерства и ведомства, органы местного самоуправления	Обеспечение повышения  и понижения деловой активности в отраслях и сферах экономики (муниципальные и государственные секторы – одновременно объекты и инструменты регулирования)	Результативность, в том числе эффективность: управляющей системы (с учетом субординационных связей); процесса управления (функции, коммуникаций, выработки и реализации управленческих решений); механизма управления (структурно-функционального, производственного, финансового, маркетингового, социального); труда работников аппарата управления
Менеджмент организации	Организа ции: негосударственные, некоммерческие, коммерчес кие	Управляющая система  организации	Результативность достижения целей в производственной, финансовой, бытовой, социальной сферах, в том числе достижение экономической и социальной эффективности. Результативность достижения целей некоммерческой организации

 

Эффективное управление, обеспечивающее достижения намеченных целей, невозможно без ориентации на человека, знаний материальных ресурсов, информации, времени, качества. Человеческий капитал (здоровье, аспект культурно-нравственного, интеллектуального, трудового, организационно- предпринимательского) широко используется для производственной деятельности по созданию продукции и услуг, увеличивает доходы человека, предприятия, общества. Материальные ресурсы – это основной и оборотный капитал (здания, оборудование, технологии, материалы и т.д.). Не обладая информацией и не передовая ее, невозможно продвижение вперед. Время тоже является незаменимым ресурсом, предназначенным достижения цели. Процесс преобразование системы в конечный, желаемый результат осуществляется не только во времени, но и в пространстве (постоянный мониторинг места и положения организации на рынке, определение направлений совершенствования управления, избежание кризисных ситуаций). Качество характеризует такие понятия, как: качество труда; качество конечного состояния, являющееся результатом преобразования и обработки выходов, в том числе качество продукции, работ, услуг; качество основной деятельности организационной системы; качество управлении. В свою очередь качество управления оценивается по следующим параметрам: скорость принятия важных решений, обоснованность таких решений, реальное и возможность делегирования полномочий,  контроль выполнения решений, система поощрения и наказания, проходимость  информации, кадровая политика, лидерство.

5. Следующий подход  к повышению эффективности компании – это когда цель компании равна цели сотрудников. Сейчас многие руководители понимают, что одним из важнейших условий достижения успехов возможно, если сотрудники разделяют цели компании и стремятся выполнять свою работу на высшем уровне.  Для успеха компании необходимо разработка организационной системы сбалансированных показателей, а для этого необходимо четко сформулировать ответы на следующие вопросы:

• Почему и для чего существует компания?
• К чему стремиться?
• Какие особенности делают компанию уникальной?
• Каких результатов хотим достичь?
• Как измерить результаты?
• Каким образом хотим достичь результатов?

Организационная система  сбалансированных показателей (OВSC, предложенная Капланом и Норманном (смотри рисунок 1.2), – инструмент менеджмента, который используется для распространения стратегии организации на все уровни - сверху вниз, является комплексным подходом, который позволяет создать основу для развития организационного видения. В основе этой системы лежат - ключевые факторы успеха, цели, показатели результативности, целевые значения и действия по организационному совершенствованию.