Финансовое состояние ФГУ «Сарапульский лесхоз»: анализ, проблемы и пути их решения

Подходя к современным  требованиям, предъявляемых к качеству работы управленческого звена предприятия, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения фирмы электронным оборудованием, таким, как компьютеры, средства связи, копировальные устройства, а также соответствующего программного обеспечения.

В этом ряду особое место  занимают компьютеры и другое электронное  оборудование, связанное с их использованием в качестве инструмента для делопроизводства и рационализации управленческого  труда. Их использование в качестве информационных машин, что, хотя и не соответствует их названию, но в последнее время становится основным видом их применения, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных маркетинговых и производственных проектов.

Структура отдела представлена следующими должностными лицами:

• руководитель группы программного обеспечения;
• инженер по компьютерной технике;
• руководитель группы по рекламным технологиям;
• программисты.

Отдел располагает следующими ресурсами:

• персональные ЭВМ следующих модификаций:

 

 

 

таблица 21.

СИ	Память
	Опер.	Нов.
386	От 2 до 4	От 5 до 250
486	4	От 50 до 550
Р100	От 8 до 16	От 530 до 1.3 Гб
Р120	16 и более	Более 1 Гб
Р133	-\\-	-\\-
Р166	-\\-	-\\-
Р-П-333	32-64	3,2 Гб и более

 

• периферийные устройства:

1. принтеры различных марок и модификаций фирм;

2. прочее сетевое оборудование.

Программное обеспечение:

• операционные системы \Ушо!о\Уз 95-98-КТ4.0;

прикладные программы, разработанные ведущими производителями  ПО:

• «ИНФИН - Управление»;
• справочно-информационная система «Консультант – Плюс»;
• прикладные программы собственной разработки для осуществления документооборота и ведения хозяйственного учета:

1. «Выписка – Отгрузка»;

2. «Материалы предприятий» и другие;
3. «Договора» и т.д.

Все персональные ЭВМ оснащены мониторами современных стандартов с 14-15 дюймовым размером диагонали. В будущем в лесхозе планируется увеличение доли автоматизированного производства. Данное нововведение позволит снизить затраты и себестоимость, предупредить возникновение аварийных ситуаций, систематизировать данные и улучшить контроль за ними.

 

 

 

 

 

3. 2. Определение целей создания АСОИ.

 

 

Хорошие бухгалтерские системы  вне зависимости от их масштаба, программно-аппаратной платформы и  стоимости должны обеспечивать качественное ведение учета, быть надежными и  удобными в эксплуатации.

Но и должны безошибочно производить арифметические расчеты; обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы; осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую; производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности; обеспечивать обращение к данным и отчетам за прошлые периоды (вести архив).

В зависимости от особенностей учета на предприятии базы данных могут иметь различную структуру, но в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого плана счетов, задающие основные параметры настройки системы на конкретную учетную деятельность. Модули системы, обеспечивающие проведение расчетов, суммирование итогов и начисление процентов, должны использовать расчетные нормативы, которые приняты в текущее время.

Надежность системы  в компьютерном плане означает защищенность ее от случайных сбоев и в некоторых  случаях от умышленной порчи данных. Как известно, современные персональные компьютеры являются достаточно открытыми, поэтому нельзя достоверно гарантировать защиту чисто на физическом уровне. Важно, чтобы после сбоя разрушенную базу данных можно было легко восстановить, а работу системы возобновить в кротчайшие сроки.

Не менее важно, чтобы  фирма – разработчик бухгалтерской программы имела значительный опыт работы и солидную репутацию. При выборе системы следует учитывать то обстоятельство, что в дальнейшем к продавцу придется неоднократно обращаться за советом или консультацией, или за заменой устаревшей версии новой.

Элементы компьютерной системы:

1. Аппаратные средства  – это оборудование и устройства, из которых состоит компьютер,  в частности центральный процессор,  жесткий диск, устройство чтения  СВ-КОМ, принтеры, сетевые карты  и т. п.

2. Программные средства:

а) Системные программы. К этим программам, выполняющим общие функции, обычно относят операционные системы, системы управления базами данных (СУБД), и сервисные программы. Системные программы обычно разрабатывают поставщики аппаратных средств или фирмы, специализирующиеся в области программного обеспечения, и модифицируют с учетом индивидуальных требований;

б) Прикладные (пользовательские) программы – это наборы машинных команд для обработки данных, которые  организация – пользователь разрабатывает  самостоятельно или приобретает у внешнего поставщика.

3. Документация – описание  системы и структуры управления  применительно к вводу, обработке  и выводу данных, обработке сообщений,  логическим и другим командам.

4. Персонал – работники,  которые управляют системой, проектируют ее и снабжают программами, эксплуатируют и контролируют систему обработки данных.

5. Данные – сведения  о хозяйственных операциях и  другая необходимая информация, которую вводят, хранят и обрабатывают  в системе.

6. Процедуры контроля  – процедуры, обеспечивающие соответствующую запись операций, предупреждающие или регистрирующие ошибки.

 

 

 

 

 

 

 

3. 3. Определение комплексов задач (подсистем) в АСОИ.

 

 

Способ обработки хозяйственных  операций при ведении бухгалтерского учета оказывает существенное влияние на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля. Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной.

Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появление случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных либо в программных средствах) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.

Разделение  функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может относится система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме.

Потенциальные возможности появления ошибок и  неточностей. По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в электронную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода времени.

Потенциальные возможности усиления контроля со стороны  администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать в целях контроля обработки операций бухгалтерского учета.

Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций.

 

 

3.4. Выбор масштабов  автоматизации.

 

 

Под выбором автоматизации понимается то, в каком объеме будет автоматизироваться бухгалтерия и в каком порядке будут переведены на компьютер разделы бухучета. Эта проблема тем более актуальна, чем крупнее автоматизируемая организация. Когда речь идет о небольшой фирме, где бухучет ведет один-два бухгалтера, то проблема не стоит вообще, бухучет надо автоматизировать полностью и сразу весь, потому, что объем работ по автоматизации в малых организациях невелик. Но когда мы имеем дело с крупным предприятием, где бухучет ведется четырьмя и более бухгалтерами, имеется большой документооборот, много специфики и нюансов, становится понятно, что, если начинать автоматизировать все сразу, то процесс «завязнет» и результатов не будет. Поэтому для крупной организации, с учетом ее особенностей следует решить:

1. Какие разделы автоматизировать, а какие – нет. Например, если  в отделе сбыта есть своя  программа, при помощи которой  отслеживаются расчеты с заказчиками,  то делать то же самое в  рамках бухучета, наверное, не надо, бухгалтерия может ограничиться  просто отражением проводок по счетам реализации, товаров отгруженных, авансов и прочее. Часто встречающийся фактор, также, состоит в том, что на всех бухгалтеров не хватает компьютеров, а средств на их покупку нет, значит, какие-то разделы неизбежно будут вестись на бумаге.

2. В каком порядке автоматизировать  разделы. Практика показывает, что  при большом объеме работ по  автоматизации лучше переводить  на компьютер отдельный раздел, осваиваться с ним, получать  результат, затем переходить к  другому разделу и так далее, а не стараться сделать все сразу. Очень важно спланировать порядок автоматизации разделов, чтобы на получалось так, что какой-то раздел автоматизируется, а потом его опять приходиться донастраивать, чтобы он совмещался с другим. В большинстве случаев начинать надо с ведением главной книги, журнала хозопераций, расчета налогов и составления отчетности – то есть работы главного бухгалтера.

При выборе масштабов автоматизации  есть еще один аспект. Информация, получаемая из бухучета, требуется и в других структурных подразделениях лесхоза. Хорошо автоматизированный бухучет в состоянии дать любую информацию с учетом всех специфических требований.

Когда бухучет ведется коллективом  бухгалтеров, то, очевидно, что программа  по автоматизации бухучета будет  работать в сети, где несколько бухгалтеров работают каждый на своем компьютере. Поэтому важно заранее распределить, какой бухгалтер что будет вести, т.е. провести четкое распределение функций, чтобы впоследствии, при настройке программы каждый на своем рабочем месте имел то, с чем ему предстоит работать.

Технические вопросы, связанные с  компьютерами не входят в бухгалтерские  функции, но, тем не менее, очень важны. Само по себе слово «компьютер» ничего о компьютере не говорит. Важна мощность (производительность) компьютера, которая зависит от нескольких его переменных параметров, называемых вместе «конфигурация компьютера». То, какой компьютер необходим, зависит от двух факторов:

1. Программы, которые установлены. Одни программы требуют от компьютера меньше ресурсов, другие больше, если работать под ^1п<1о\уз, компьютер должен быть мощнее, если программа сетевая, то она потребует больше ресурсов, чем несетевая.

2. Количества операций, введенных  в программу. Чем больше проводок  введено, тем больше ресурсов  требуется для их обработки. На крупном предприятии для работы какой-либо программы нужен более мощный компьютер, чем для работы той же программы на маленьком предприятии. На практике можно столкнуться с тем, что на этапе настройки программы, когда проводок не вводится вообще, она работает быстро, но через 2-3 месяца работы бухгалтерии, когда введено уже много проводок, скорость работы того же компьютера становиться неудовлетворительной.

Для того, чтобы определить какой  компьютер необходим, следует обратиться к тем, у кого программа куплена и они, с учетом версии программы и предлагаемого объема хозяйственных операций дадут рекомендацию.