Финансовое состояние ФГУ «Сарапульский лесхоз»: анализ, проблемы и пути их решения

Еще один технический вопрос –  это вопрос установки компьютерных сетей, который встает, если внедряется сетевая программа. Существует большое количество различных сетей, сильно отличающихся по стоимости дополнительных аппаратных и программных средств для функционирования сети. Если в сеть объединено не много (до 4-5 компьютеров), то сеть, требуемая для них будет стоить недорого и устанавливается достаточно легко, более же крупные сети требуют серьезных дополнительных затрат.

Процесс автоматизации:

• только тогда, когда определены цели автоматизации, ее масштаб и порядок, сделана постановка задачи, выбрана и куплена оптимальная для предприятия программа и решены технические вопросы можно приступать к собственно к работе с программой. Качественное внедрение программы – процесс очень трудоемкий и сложный. Внедрение можно производить своими силами, можно заказать сторонней организации. Следует учесть, что при внедрении своими силами неизбежны определенные трудности (отсутствие опыта автоматизации; отсутствие времени на внедрение, поскольку бухгалтерия должна выполнять свою текущую работу). Причем, чем крупнее организация, и, соответственно сложнее процесс внедрения, тем более актуальны эти трудности. Если принято решение заказывать автоматизацию у специализированной организации, то необходимо приготовиться к дополнительным денежным затратам, поскольку качественная автоматизация не может обойтись дешево, т.к. она занимает достаточно много времени и требует квалифицированных и опытных специалистов.

 

 

3.5. Принципы построения  и основные возможности подсистемы  «Бухгалтерия».

 

 

Центральным звеном комплекса «ИНФИН - Управление» является программа  «Бухгалтерия». Учет в программном модуле «Бухгалтерия» построен на основе регистрации хозяйственных операций и первичных документов, что позволяет единообразно автоматизировать все участки бухгалтерского учета.

Программа обладает широкими возможностями для настройки. Пользователь самостоятельно может изменить план счетов и схему ведения аналитического учета. При соответствующей настройке программа сформирует ряд операций (таких как проводники по закрытию месяца, расчет износа основных средств и курсовых разниц) в автоматическом режиме.

Вы сможете сформировать и распечатать все необходимые  бухгалтерские регистры и отчетные формы. Программа поставляется  с  уже настроенным комплектом документов, но при необходимости пользователь может самостоятельно изменить имеющиеся  печатные формы или создать новые.

Имеется возможность  проанализировать введенные данные и представить результаты экономического анализа в наглядной графической  форме.

В настоящее время  продаются следующие модификации  программы «ИНФИН – Бухгалтерия», отличающиеся друг от друга набором возможностей и различной степенью автоматизации работы бухгалтера:

- Макси – Бухгалтерия

- Супер – Бухгалтерия

- Элит – Бухгалтерия

В таблице представлены основные отличия программ друг от друга:

таблица 26

	Макси	Супер	Элит
«Многоцветный» учет	нет	нет	да
учет нескольких компаний	да	да	да
валютный учет	нет	да	да
дизайнер	нет	нет	да
поддержка Sybase ASA	да	да	да
поддержка MS SQL	нет	да	да

 

 

3. 5. 1. Ввод данных и формирование первичных документов.

 

После настройки программы потребуется лишь ежедневная регистрация первичных документов – выписка документов и ввод проводок (хозяйственных операций). Для этой цели предназначен режим «Ввод информации».

Ввод информации.

Регистрация хозяйственных  операций и выписка первичных  документов производится с помощью пункта главного меню программы «1. Ввод информации».

При входе в этот режим  работы нужно указать месяц и  год, за который будут вводиться  данные. По умолчанию, предлагается текущий  рабочий месяц, однако при необходимости  можно задать любой предшествующий или будущий период.

Далее после выбора компании (лесхоза) необходимо выбрать тип вводимой операции:

1. Стандартные операции;
2. Произвольные проводки;
3. Автоматические операции;
4. Финансовые документы.

Рассмотрим каждый из вышеперечисленных пунктов:

Стандартные операции.

Если вам часто приходится вводить одни и те же операции, можно  воспользоваться справочником стандартных  операций. В этом случае достаточно будет выбрать операцию из справочника, и программа автоматически сформирует необходимые документы и одну или несколько связанных проводок.

Стандартные операции могут  состоять из одной записи или нескольких, выполняющихся последовательно. Вид  экрана ввода информации определяется типом записи, выполняемой в настоящий  момент.

Выписка и обработка финансовых документов в составе стандартной операции производится в том же экране ввода, что и в режиме «Финансовые документы».

При вводе стандартной  проводки (в отличие от произвольных проводок) нужно заполнить в ручную только часть предлагаемых полей. Поля, предопределенные настройкой, заполняются автоматически. Обычно при выполнении стандартной операции требуется лишь указать номер документа, задать объекты аналитики и ввести суммы.

В качестве примера рассмотрим выполнение «1. Стандартные операции»/ «6. Поставщики и подрядчики» / «21. ТОВАР ОПТ получен КПП + ПО 4101-6000». Эта операция имеет следующий состав (таблица ):

1. Выписывается приходный  ордер с заполнением соответствующих  полей;

2. Выполняется накопительная  проводка по расчету НДС с  товара ОПТ (Дт 4101, Кт 6000);

3. Производится накопительная  проводка по расчету НДС с  товара (Дт 1903, Кт 4101);

4. Выполняется накопительная  проводка по занесению стоимости  в книгу покупок на служебный  счет КтБ 9020;

5. Выполняется накопительная проводка по занесению НДС в книгу покупок на служебный счет Б 9020.

таблица 27

Состав настроенной  стандартной операции.

настройка стандартных операций		записи
наимено-вание	значение	номер	наимено- вание	вид записи	тип	цикл
период	январь 2005	1	приходный ордер	выписка	приход	1
вид деятель-ности	отгрузка леса подрядчикам, производство пиломатериалов, строительство	2	ПОЛУЧЕН товар ОПТ	проводка	накопит.	1
раздел	поставщики и подрядчик	3	НДС с товара	проводка	накопит.	1
операция	ТОВАР ОПТ получен КПП	4	стоимость в книгу покупок	проводка	накопит.	1
запись	1	5	НДС в книгу покупок	проводка	накопит.	1

 

После выбора операции программа  приступит к ее выполнению.

При входе в режим  обработки документа на экране показываются поля постоянной части ордера (те же, что и при выписке документа). Сначала курсор находится в поле «Ордер N», «Дата» - автоматическая подстановка (при необходимости ее изменения в правом конце строки двойным щелчком левой кнопки мыши откройте встроенный календарь, выберите дату и сохраните ее).

Нажатием <Enter> переходим в поле «Поставщик», которого необходимо выбрать из справочка «Предприятия» в правой половине экрана после чего последовательно заполните остальные поля документа (таблица):

- место хранения;

- группа товаров;

- товары;

- количество;

- цена в рублях;

- сумма в рублях (вычисляется программой автоматически, но при необходимости, вызвав встроенный калькулятор в правом конце строки, можно результат пересчитать и откорректировать).

таблица 28

ТОВАР ОПТ	ПОЛУЧЕН КПП + ПО 4101 – 6000
наименование	значение
Операция Ордер N Дата	Приходный ордер 90 25/01/2006
Поставщик Место хранения Счет-фактура Группа товаров Товары Количество Цена в рублях Сумма в рублях	12 «ФГУ «Сарапульский лесхоз» 1 Склад древесины 1 обработки 1 1 1 Брус 40 12500

 

Настройка операции такова, что программа не станет предлагать распечатать документ и сразу перейдет к выполнению следующей части операции, а клавиша <Enter> возвратит программу к вводу следующего товара и т.д.

Закончив ввод, нажмите  клавишу меню «СТОП ЦИКЛ». Программа  на просмотр выведет вам приходный ордер по типовой межотраслевой форме NM – 4, с которым, используя клавиши стандартного меню в верхней части экрана, вы можете произвести различные операции и в данные таблицы внести необходимые изменения.

Работа с таблицей производится с помощью команд меню «Сервис» и «Экран».

Выйдем из режима корректировки  товарной части счета, нажав кнопку «Выход». Программа выдаст сообщение: «Завершить работу с документом? –  Да/Нет».

После окончания работы с приходным ордером, нажав кнопку меню «Обороты» вы можете просмотреть и, соответственно, откорректировать таблицы в просмотрах: «Товары на складах», «Расчеты с поставщиками за материальные ценности» и «Прочие счета».

В просмотре «Товары  на складах» вам для анализа будет  выведена «Аналитическая карточка по счету 4101» Товары на складах» по конкретному поставщику, выбранному вами при вводе информации.

При выборе опции «Расчеты с поставщиками за материальные ценности»  вы получите оборотную ведомость  по Кт 6000, указанному вами при вводе  стандартной операции.

При выборе опции «Прочие  счета» вам программой будет предоставлена  возможность просмотра оборотных  ведомостей по любому из выбранных  вами счетов в правой части экрана.

Таким образом, используя  предварительно настроенные стандартные  операции, вам программой предоставляется возможность практически полной автоматизации при вводе информации.

Произвольные  проводки.

Произвольные проводки – это одиночные проводки, вводимые полностью вручную. Выберите раздел для регистрации проводки(список разделов показан в правой части экрана), после чего появится экран ввода конкретной проводки (таблица 29).

таблица 29

Ввод произвольной проводки.

произвольные проводки		подразделения
наименование	значение	номер	наименование
Дебет Кредит	7100 5001	1 2 3 4	отдел бухгалтерского учета отдел рекламы и маркетинга отдел продаж управление снабжения и сбыта
Вид документа Документ N Дата	Общие документы 12 01/01/2003
Дебет Подразделение Сотрудник	1
Сумма Комментарий

 

 

В первую очередь необходимо указать дебетовый и кредитовый счета проводки. Можно ввести номер счета с клавиатуры, либо выбрать из справочника счетов, который вызывается на просмотр нажатием кнопки «Справочник». Повторное нажатие этой кнопки скрывает справочник.

Можно «запомнить» номер  счета, если сразу после его ввода (перед переходом в следующее поле) нажать кнопку «Помнить». При этом номер счета на экране будет выделен коричневым цветом. Это удобно в тех случаях, когда вводится несколько проводок с одним и тем же счетом.

Примечание. Для забалансовых и служебных счетов можно заполнить поля и дебета, и кредита, а можно – только один из них. Для балансовых счетов заполняются оба поля, при этом балансовыми должны быть оба счета.