Пластиковые карты: сущность и механизм функционирования

Ответственность за устранение недостатков  и нарушений,  выявленных ревизией или проверкой, несут руководители проверяемого подразделения банка.

Ревизия операций с банковскими картами                                                          

При ревизии организации работы с банковскими картами следует  убедиться в том, что сотрудники, выполняющие функции по осуществлению  работы с банковскими картами, прошли специальное обучение и имеют соответствующие сертификаты, если это предусмотрено нормативными документами Сбербанка России. Проверить соблюдение порядка эмиссии, обслуживания и уничтожения банковских карт, в том числе: порядка работы с делами клиентов-держателей банковских карт; порядка открытия (закрытия) счетов и выдачи банковских карт (по всем видам карт на выборку, в размере 5 – 10% от выпущенного (перевыпущенного) в ревизуемом периоде объема карт, но не менее 100 карт), производилась ли проверка заявлений операционными работниками, службой безопасности, подтверждается ли обоснованность выдачи и списания в расход банковских карт внебалансовыми ордерами ф. 203, отправленными в Банк уведомлениями о выдаче карт держателям,  актами на уничтожение карт, подтверждениями о поступлении в Банк карт, отправленных филиалами на уничтожение, а прием карт от держателей – квитанциями ф.№ 31. Кроме того, при выдаче карт по зарплатным проектам с выездом в стороннюю организацию – обоснованность получения в кладовой ценностей, возврата нереализованных и списания в расход выданных банковских карт, а также порядок осуществления последующего контроля выдачи карт клиентам по заявлениям и внебалансовым ордерам ф.203; полнота открытия резервных счетов при выдаче международных банковских карт, регламент обслуживания которых предусматривает данное условие; корректность и полноту оформления документов, представляемых предприятием  в рамках договора о порядке выпуска и обслуживания зарплатных карт для их сотрудников, в том числе заявлений-условий установленной формы и дополнительных Условий;  правомерность выдачи в ревизуемом периоде международных банковских карт с льготными условиями обслуживания; своевременность и правильность отражения в бухгалтерском учете овердрафта по счетам банковских карт, а также полноту и очередность направления денежных средств, поступающих в погашение ссудной задолженности и процентов; своевременность и правильность пересылки в подчиненные подразделения банковских карт и ПИН-конвертов к ним, а также своевременность отправки в Банк подтверждения о получении карт установленной формы; соблюдение правил хранения служебных карт  АС СБЕРКАРТ и паролей к ним, а также карт терминала.

При проверке порядка осуществления  спискового зачисления денежных средств  сотрудников предприятий на счета банковских карт следует убедиться в том, что:

- ответственные сотрудники филиала  осуществляют проверку соответствия  подписей на списках на зачисление  и печати предприятия образцам, представленным в соответствии  с договором о порядке выпуска и обслуживания зарплатных карт для сотрудников предприятий (организаций);

- представленные предприятиями  списки в электронном виде (если  они не подписывались ЭЦП) сверялись  со списками в бумажном виде; не допускалось совмещения в  одном лице обязанностей сотрудников, осуществляющих подготовку и подтверждение списков на зачисление денежных средств.

По счетам банковских карт международных  платежных систем на выборку (за 1 – 5 дней, в зависимости от объема операций) следует проверить:

• Своевременность  зачисления и списания средств со счетов банковских карт.
• Своевременность передачи информации по операциям с картами в Банк.
• Осуществлялся ли контроль со стороны бухгалтерской службы за своевременным возмещением средств по операциям с картами.
• Соблюдение установленного порядка оформления и хранения документов по операциям с картами (слипы, чеки электронного терминала, реестры, журнальные ленты банкомата).   По слипам, сводным слипам, «Реестрам слипов» и «Реестрам торговых операций, совершенных с использованием электронных терминалов» не менее, чем за 1 месяц  проверить своевременность перечисления денежных средств торгово-сервисным предприятиям. Соответствие остатков по счетам микропроцессорных карт остаткам на балансовых счетах в базе данных АС СБЕРКАРТ проверяется с использованием «Ведомости сверки остатков на текущую дату» из стандартной библиотеки отчетных форм АС СБЕРКАРТ, которая распечатывается после закрытия операционного дня в АС СБЕРКАРТ и после электронной инкассации подключенных к данному участнику расчетов банкоматов.

При наличии расхождений следует  выяснить их причины, с какого времени  они имели место, почему не выявлялись ранее. Необходимо провести сверку остатков балансовых счетов для учета операций с банковскими картами на дату ревизии с данными аналитического учета, ведущегося соответственно в АС СБЕРКАРТ (АРМ бухгалтера) и в автоматизированной системе по счетам банковских карт.

Далее следует убедиться в наличии  и действенности последующего контроля за  операциями с банковскими картами. Выборочной, за 5 – 30 дней (в зависимости от объема операций) проверкой  первичных документов, послуживших основанием для совершения операций по счетам банковских карт, установить, не имелось ли случаев  отсутствия расписок клиентов в получении банковских карт на внебалансовых ордерах ф. 203, документов, подтверждающих, законность выдачи денег наследникам владельца счета, наличия исправлений сумм и даты в приходных и расходных ордерах, отсутствия на них подписей операционно-кассовых работников, и т.п., если допускались – то выявлялись ли они своевременно последующим контролем и какие меры по ним принимались.

Удостовериться, осуществлялись ли бухгалтерской  службой (последующим контролем) ежемесячные  сверки операций по счетам клиентов с  данными отчетов, поступающих из Сбербанка России. Проверить порядок проведения сверки информации о пополнении счетов международных карт с получаемыми из Сбербанка России ежедневными реестрами обработанных операций. При наличии нарушений своевременности и полноты сверки выяснить их причины.

Проверить порядок ведения СТОП-листов и блокировки карт, их уничтожения  и закрытия счетов, в частности: своевременность  блокировки карт, на счетах которых  возник неразрешенный овердрафт  или нарушены сроки его погашения  и постановки в СТОП-лист карт по заявлениям владельцев об их утрате; своевременность и правильность обработки заявлений об утрате карты; соблюдение порядка и сроков закрытия карточных счетов; своевременность отправки микропроцессорных карт АС СБЕРКАРТ, подлежащих уничтожению, в Сбербанк России; соблюдение порядка разблокировки АС СБЕРКАРТ в случае утраты ПИНа или технической блокировки карты, правильность документального оформления разблокировки.

По операционным дневникам контролеров  АС СБЕРКАРТ, реестрам инкассации банкоматов и торговых терминалов, установленных в пунктах выдачи наличных, за 5 – 30  дней проверить соблюдение условий и тарифов Банка  на выпуск и обслуживание карт АС СБЕРКАРТ, правильность взимания комиссии при выдаче наличных денег по картам, эмитированным другими участниками, своевременность перечисления денежных средств торгово-сервисным предприятиям.

Проверить соответствие операций, совершаемых  с использованием корпоративных  карт, перечню допустимых операций в соответствии с требованиями Банка  России, убедиться в осуществлении контроля за соблюдением валютного законодательства при совершении операций с использованием корпоративных карт.

Проверить правильность открытия счетов и проведения операций с картами  по счетам нерезидентов в валюте Российской Федерации.

Срок хранения материалов ревизий и проверок – 5 лет, в том числе по результатам проверки обстоятельств  хищений  и злоупотреблений – 5 лет спустя после погашения ущерба.

Для представления экономической  картины карточного бизнеса крайне важно правильно организовать ведение и хранение информации по операциям. Карточные операции в своем физическом выражении представляют базу данных, т.е. большой объем структурированной информации. Именно от того, как организована эта структура, и зависит в конечном итоге возможность и эффективность учета и контроля по операциям с международными пластиковыми картами. В структурировании информации важными являются две основные составляющие: программная оболочка и план счетов бухгалтерского учета.

Программная оболочка позволяет вести  операции над базой данных – изменять, пополнять, удалять и производить комбинированные манипуляции над данными.

Для эмиссионной части: группировать карт-счета и карты по первичным  признакам, поддерживать тарифные или  маркетинговые группировочные параметры  картсчетов, обеспечивать хранение транзакционной информации в формате, где указаны номер карты, валюта и сумма транзакции (как минимум), место ее проведения и тип (наличные, торговая транзакция, возврат и т.д.);

Для эквайрингового бизнеса: группировать торговые организации, места реализации товаров/услуг и точки продаж; поддерживать тарифные ставки и маркетинговые группировочные параметры.

Для серьезных систем все вышесказанное  воспринимается как само собой разумеющееся, но для небольших банков, а в  частности и для Сбербанка России, зачастую использующих отечественное, а иногда и самостоятельно написанное программное обеспечение, пожелание будет нелишним. На опыте работ с пластиковыми картами замечу, что, чем больше в базе данных различных признаков у каждой записи (карты, транзакции, точки обслуживания), тем лучше, но при этом чрезмерная полнота увеличивает операционные затраты на ввод данных и поглощает технологические ресурсы  производительности на их обработку.

План счетов бухгалтерского учета  также необходимо тщательно продумать. Должны быть обязательно учтены на перспективу задачи масштабирования: дробление видов операций и разрастание клиентских групп. Поэтому разработанный план счетов необходимо непрерывно обновлять. Чтобы оптимизировать ведение учета и контроля по счетам с пластиковыми картами, необходимо применять раздельное ведение синтетического и аналитического учета. Аналитический учет по лицевым счетам физических лиц должен вестись карточной автоматизационной системой, а синтетический на сводных счетах – системой автоматизированного ведения операционного дня банка.

Что касается счетов корпоративных  карт, учет ведется на лицевых балансовых счетах, которые дублируются в  карточной подсистеме и операционном дне. Транзитные счета (Счета по учету  обязательств и требований) и счета доходов и расходов, а также конверсионные счета ведутся в операционном дне, а в системе Сбербанка они зеркально ведутся и в карточной подсистеме.

При этом должны соблюдаться следующие  принципы:

1. Группировка карточных счетов  на свободных балансовых счетах должна быть в разрезе:

• обслуживающих подразделений;
• зарплатных проектов;
• разных категорий физических лиц.

2. Счета доходов должны быть  открыты:

• в разрезе подразделений;
• в разрезе видов дох