Организация учета расчетов с персоналом по оплате труда

При отступлении от нормальных условий работы, нормальной продолжительности работы и прочих отклонениях, организации обязаны соблюдать нормы, предусмотренные Трудовым кодексом РФ.

Помимо оплаты труда работникам ТК РФ предусматривает предоставление определенных гарантий и компенсаций в следующих случаях:

- при направлении в служебную командировку;

- при переезде на работу в другую местность;

- при исполнении государственных и общественных обязанностей;

- при совмещении работы с обучением;

- при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска;

- в некоторых случаях прекращения трудового договора.

При предоставлении данных гарантий и компенсаций соответствующие выплаты производятся за счет средств организации-работодателя.

При временной нетрудоспособности работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности. Размеры пособий по временной нетрудоспособности и условия их выплаты устанавливаются федеральным законом.

При повреждении здоровья или в случае смерти работника вследствие несчастного случая на производстве либо профессионального заболевания работнику (его семье) возмещаются его утраченный заработок (доход), а также связанные с повреждением здоровья дополнительные расходы на медицинскую, социальную и профессиональную реабилитацию либо соответствующие расходы в связи со смертью работника.

Режим рабочего времени устанавливается в соответствии с трудовым договором или правилами внутреннего трудового распорядка организации в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами, коллективным договором и соглашениями.

Рабочее время – это время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени.

Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю. Она может быть сокращена для отдельных категорий граждан, печень которых предусмотрен ТК РФ.

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Режим рабочего времени должен предусматривать продолжительность рабочей недели (пятидневная с двумя выходными днями, шестидневная с одним выходным днем, рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику), работу ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников, продолжительность ежедневной работы (смены), время начала и окончания работы, время перерывов в работе, число смен в сутки, чередование рабочих и нерабочих дней.

Отработанное работником время отражается в табеле учета рабочего времени по форме № Т-12 или № Т-13 (см. Приложение Е), при этом в разрезе каждого работающего указывается:

- время работы – урочное, сверхурочное;

- время работы в ночные часы;

- время работы в выходные и праздничные дни;

- неотработанное время в связи с нахождением работника в очередном или учебном отпуске, в связи  с выполнением государственных и общественных обязанностей;

- отсутствие с разрешения администрации, по болезни, прогулы и др.

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12) применяется для учета времени, фактически отработанного и/или неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду.

Табель учета использования рабочего времени сдается в бухгалтерию для расчета заработной платы работника.

Кроме этого, для расчета заработной платы и последующей ее выплаты бухгалтерия должна использовать данные из следующих первичных документов:

- личной карточки работника (форма № Т-2);

- закрытых нарядов на работу, актов приемки работ, сменных рапортов о выработке;

- листков о простоях, нарядов на сдельную работу и др.

Для расчета и выплаты заработной платы работникам организации применяются расчетно-платежная ведомость по форме № Т-49 (см. Приложение Ж), расчетная ведомость по форме № Т-51 (см. Приложение З) и платежная ведомость по форме № Т-53 (см. Приложение И).

Одновременно сведения о начислениях и выплатах заработной платы работникам следует отражать в их лицевых счетах по форме № Т-54 или форме Т-54а (см. Приложение Д).

Для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам работникам организации используется журнал регистрации платежных ведомостей по форме № Т-53А (см. Приложение К), который ведется работником бухгалтерии. Расчетные ведомости заполняются по данным лицевых счетов работников по формам №№ Т-54 и Т-54а.

Для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого отпуска применяется унифицированная форма № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» (см. Приложение Л).

Для оформления и учета приемки-сдачи работ, выполненных работником по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы, применяется унифицированная форма № Т-73 «Акт о приемке работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы» (см. Приложение М). По этой форме можно оформлять приемку работ, выполненных по договорам гражданско-правового характера (в том числе по договорам подряда).

Законодательство различает систему доплат и надбавок за особые условия труда (систему выплат компенсационного характера) и систему премирования и доплат, носящих стимулирующий характер, применяемые на предприятии. Доплаты и надбавки за работу в особых (отличающихся от нормальных) условиях труда носят стабильный характер и, как правило, выплачиваются только тем работникам, условия труда которых отличаются от общеустановленных. Системы премирования вводятся на предприятии для усиления материальной заинтересованности работников в выполнении договорных обязательств, повышении качества работы и производительности труда. Типовая форма № Т-11 Приказа (распоряжения) о поощрении работника  представлена в Приложении Н.

1.3    Учет расчетов по заработной плате

Заработная плата каждого работника складывается из:

- оплаты фактически отработанного времени;

- оплаты неотработанного времени;

- поощрительных выплат.

При выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать  каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме подлежащей выплате (ст. 136 ТК РФ).

Согласно действующему законодательству, расчет отдельных видов оплат и доплат осуществляется по-разному. Основные принципы расчета оплаты труда представлены в таблице 3.

Таблица 3. Формы оплаты труда.

При расчетах с персоналом по оплате труда бухгалтерия должна производить не только начисление заработной платы, но и удержания, как обязательные (налог на доходы физических лиц, алименты и др.), так и по инициативе работника (например, договор займа, перечисление за работника сумм по оплате коммунальных услуг и т.д.). Кроме того, бухгалтерия также должна производить начисление и уплату обязательных страховых взносов в Пенсионный фонд РФ (ПФР),  Фонд социального страхования РФ (ФСС РФ) и Фонд обязательного медицинского страхования (ФОМС) от суммы оплаты труда.

Порядок начисления и уплаты страховых взносов во внебюджетные фонды определяется Федеральным законом от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования" (Закон № 212-ФЗ).

Согласно данному закону, плательщиками страховых взносов являются все работодатели, производящие выплаты наемным работникам. Страховые взносы уплачивается с сумм вознаграждений, а также иных доходов, которые начислены работникам по трудовым, авторским, лицензионным договорам и договорам гражданско-правового характера (в том случае, если их предметом является выполнение работ или оказание услуг).

Порядок определения налоговой базы для начисления страховых взносов приведен в статье 8 Закона 212-ФЗ. Страховые взносы рассчитываются ежемесячно нарастающим итогом с начала года отдельно по каждому работнику. Налоговым периодом является календарный год. Это установлено статьей 10 Закона 212-ФЗ. В налоговую базу включаются доходы, как в денежной, так и в натуральной форме, которые работодатель начисляет работникам. Также в налоговую базу включается стоимость предоставленных работникам материальных, социальных и иных благ. Стоимость товаров (работ, услуг) и материальных благ, предоставленных работникам, определяется по рыночным ценам. В эту стоимость включаются суммы налога на добавленную стоимость, налога с продаж и акцизов. Кроме того, в налоговую базу включаются дополнительные материальные выгоды, которые работник или члены его семьи получают за счет работодателей (например, выгода от оплаты работодателем товаров (работ, услуг); выгода от приобретения работником у работодателя товаров (работ, услуг) по ценам ниже обычных; выгода в виде экономии на процентах и т.д.)

Не облагаются страховыми взносами:

        государственный пособия, в том числе, по временной нетрудоспособности, по уходу за больными детьми, пособия по безработице, беременности и родам;

        возмещения вреда, связанного с увечьем;

        суммы единовременной материальной помощи;

        суммы компенсации путевок и др. виды выплат, перечисленных в НК РФ.

Налоговая база определяется с начала налогового периода по истечении каждого месяца нарастающим итогом.

Для синтетического учета всех операций по учету заработной платы и начисления обязательных страховых взносов во внебюджетные фонды применяются счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 68 «Расчеты по налогам и сборам» и 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению».

Тарифы страховых взносов с 2011 года для организаций, не относящихся к числу льготных категорий, составляют:

- в Пенсионный фонд Российской Федерации по ставке 26 процентов, из которых:

1) для лиц старше 1967 года рождения 26 процентов на страховую часть;

2) для лиц моложе 1967 года рождения: 20 процентов - на страховую часть, 6% - процентов на накопительную;

- в Фонд социального страхования Российской Федерации на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством - 2,9 процента;

- в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования - 3,1 процента;

- в Территориальные фонды обязательного медицинского страхования - 2,0 процента.

Размер страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний для каждой организации определяется отдельно в зависимости от основного вида деятельности предприятия (ОКВЭД).

Счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» применяется для учета расчетов с работниками списочного и несписочного состава организации по оплате труда (по всем видам оплаты труда, премиям, пособиям, пенсиям работающим пенсионерам и другим выплатам), а также по выплате доходов по акциям и другим ценным бумагам организации.

Учет налога на доходы физических лиц осуществляется на счете 68 «Расчеты по налогам и сборам» обособленно (например, на субсчете 68-1 «Расчеты по налогу на доходы физических лиц»).

Счет 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» предназначен для обобщения информации о расчетах по социальному страхованию, пенсионному обеспечению и обязательному медицинскому страхованию работников организации. К нему открываются следующие субсчета:

69.01 «Страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»;

69.11 «Страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»;