Учет расчетов с подотчетными лицами

 

.vf/

Содержание

Введение 4

Обзор литературы 6

Глава L Теоретические аспекты бухгалтерского учета расчетов

с подотчетными лицами 8

L1.   Понятие подотчетных сумм, подотчетного лица 8

1"2*   Инвентаризация учета расчетов с подотчетными лицами 15

1.3.   Налоговые аспекты учета командировочных расходов 17

Глава 2, Организационно-экономическая характеристика

ФГУП Учхоз "Байкал" 23

2. К Экономические показатели учебно-опытного

хозяйства "Байкал" 23

2. Анализ финансового состояния. 33
3. Организация бухгалтерского учета. Учетная политика 45 
   Глава 3. Учет расчетов с подотчетными лицами 53

 

1. Нормативное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами     53
2. Первичный учет 54 
   33. Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными липами 60 
   Глава 4. Правовое обоснование деятельности 70 
   Выводы и предложения 76 
   Список использованной литературы 78 
   Приложения
 

ВВЕДЕНИЕ

В процессе функционирования каждого предприятия возникают вопросы, связанные с расчётами с подотчётными лицами. В основном, это закупка товарно-материальных ценностей и служебные командировки.

Тема расчетов предприятий с сотрудниками, выезжающими в служебные командировки, как по России, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена и освещена в экономической прессе и специальных изданиях- К тому же командировочные расходы относятся к категории затрат предприятия, которые постоянно находятся под пристальным вниманием проверяющих органов. На этом объекте учета замыкается комплекс вопросов, связанных с отражением в бухгалтерском учёте и налогообложении.

Но в то же время следует заметить, что большинство публикаций на эту тему сводится, как правило, к рассмотрению действующих нормативных документов и описанию порядка оформления первичных доку мет он. Несомненно, такие публикации имеют определённую значимость для практикующего бухгалтера, так как правильно организованный учет в значительной степени является залогом достоверного формирования финансовой отчетности и, соответственно, налогооблагаемой базы по ряду налогов.

Однако опыт проведения бухгалтерских проверок предприятий показывает, что на практике возникает более широкий спектр проблем учёта и налогообложения, чем описывается в нормативных документах. Отсюда ещё одна цель работы - осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учёта командировочных расходов,

В процессе своей деятельности практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой правильного учета и налогообложения командировочных расходов. При этом часто возникают вопросы, и частности, что считать служебной командировкой; каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-

 

5 правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими

вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время.

На эти и другие типичные вопросы, связанные с командировочными расходами, будут даны ответы в рамках этой работы.

Объектом изучения является учебно-опытное хозяйство "Байкал".

При написании дипломной работы были использованы первичные документы по счету 71: авансовый отчет, расходный кассовый ордер, командировочное удостоверение, журнал-ордер №7.

 

6

Обзор литературы

Учет расчетов с подотчетными лицами достаточно хорошо изучен и обобщен в экономической прессе и специальных изданиях. В публикациях на тему расчетов с подотчетными лицами рассматриваются действующие нормативные документы, порядок оформления первичных документов и организация учета. Определенно такие публикации имеют значимость для практикующего бухгалтера, так как правильно организованный учет в значительной степени является залогом достоверного формирования финансовой отчетности.

Абрамова Н.В. [16] в статье пишет о том, что работники предприятия должны вовремя отчитываться за полученные из кассы деньги. Задача бухгалтера не только отследить всех должников, заставить их составить авансовый отчет, но и проследить, чтобы это было сделано правильно. Помимо этого в ней даны ответы и на другие вопросы, в частности: как же построить работу с "подотчетниками", чтобы не допустить ошибок? Как правильно составить авансовый отчет и какие документы к нему приложить, чтобы подтвердить расходы?

Антонова Т.В. [17] в статье подробно описывает основные бухгалтерские процедуры в ходе проверки расчетов с подотчетными лицами. В этой же статье приведен перечень законодательных и нормативно-правовых актов, регламентирующих расчеты с подотчетными лицами, также представлены нормы командировочных расходов, их изменения за три предшествующих года.

В статье Васильевой И.О. [20] имеется информация об оформлении подотчетных сумм, подробно описаны первичные оправдательные документы, их назначение и порядок заполнения, а также освещена тема организации внутреннего бухгалтерского контроля расчетов с подотчетными лицами. Автор акцентирует внимание на какие именно объекты, регистры следует обратить внимание при проведении аудиторской проверки.

 

7 Будет ли считаться командировкой направление работника филиала в

офис головной организации в город? Компенсируется ли командированному оплата проезда на такси? Каковы нормы компенсации за использование личного транспорта? Можно ли учесть в состав расходов оплату телефонных междугородных переговоров. Подлежат ли налогообложению суммы оплаты страхового полиса? Ответы на эти и другие вопросы дает в своей статье Воробьева Е.Л. [22]

Захарова Н.А. [23] в своей статье пишет о составе, нормах представительских расходов, порядке отражения их в бухгалтерском учете, обращая внимание на налоговый учет представительских расходов, в частности, на их ограничение : в них не включается оплата гостиниц как для руководителей и членов делегаций, так и для сопровождающих лиц, оплата питания, культурные, бытовые и прочие расходы, приобретение сувениров.

Из статьи Кардаш М.Н., Шевченко М.О. [29] можно узнать, как учитывать горючее в случаях, когда организация рассчитывается за него наличными, когда - то талонами, также как приходовать бензин, купленный за наличные и талонам. В этой статье затронуты важные моменты, связанные с возмещение НДС, уделено внимание тому, как списать ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете.

Из статьи Воиновой Л.В. [21] можно узнать, возмещаются ли расходы командированного работника на проезд, проживание и питание в полном объеме, как эти расходы учесть при налогообложении и можно ли по ним зачесть входной НДС, то же может ли работник отказаться от командировки, если может, то в каких случаях.

На практике бухгалтерам нередко приходится сталкиваться с ситуацией, когда работник не может представить в бухгалтерию некоторые оправдательные документы, обосновывающие его траты во время нахождения в служебной командировке, поскольку эти документы были утеряны.

 

8 Глава 1. Теоретические аспекты бухгалтерского учета расчетов

с подотчетными лицами 1.1. Понятие подотчетных сумм подотчетного лица

Для выполнения различных хозяйственных и других поручений сельскохозяйственные предприятия выдают денежные суммы под отчет отдельным лицам. Работники, получившие эти суммы, считаются подотчетными лицами.

Деньги под отчет выдают на следующие расходы: на командировки, на приобретение различных материалов, на мелкие хозяйственные, почтовые, телеграфные и другие административно-хозяйственные затраты. Деньги под отчет не могут получать лица, которые не работают в данном хозяйстве. Список лиц, имеющих право пользоваться подотчетными суммами, устанавливает руководитель организации.

Подотчетному лицу выдается аванс в сумме, необходимой для проведения намеченных мероприятий, но только в том случае, если оно не имеет задолженности по ранее полученным суммам. Аванс выдают на основании заявления подотчетного лица по расходному кассовому ордеру. На документе должны быть разрешительная подпись руководителя хозяйства и подпись главного бухгалтера. Подотчетные лица могут расходовать полученные авансы только на те цели, на которые они выданы. Передача аванса (полностью или частями) одним подотчетным лицом другому запрещается.

После выполнения поручения подотчетное лицо обязано представить в трехдневный срок в бухгалтерию авансовый отчет о произведенных расходах -- документ об использовании полученного аванса. К авансовому отчету прилагаются все оправдательные документы (счета, квитанции, железнодорожные билеты и т. д.), подтверждающие расходы. На документах о приобретении материалов должны быть подписи лиц, принявших их на свою ответственность.

 

9 Представленные авансовые отчеты проверяют в бухгалтерии с точки

зрения обоснованности произведенных платежей и их размеров. В результате проверки устанавливается сумма расходов, подлежащая утверждению. После этого авансовый отчет утверждает руководитель данного хозяйства, а бухгалтерия окончательно рассчитывается с подотчетным лицом. Если сумма аванса превышает сумму принятых по отчету расходов, то разница подлежит возврату в кассу, и наоборот, если сумма аванса меньше суммы расходов, принятых по отчету, и подотчетное лицо использовало собственные средства, то перерасход возмещается.

Ответственность за правильное оформление выдачи авансов и проверку авансового отчета несет главный бухгалтер. Он же осуществляет контроль за своевременным представлением авансовых отчетов и сдачей подотчетными лицами неизрасходованной части аванса. Непогашенная задолженность по подотчетным суммам может быть удержана из оплаты труда.

Основным видом операций по подотчетным суммам является оплата командировочных расходов; порядок их оплаты в настоящее время для предприятий и учреждений установлен следующий:

• оплачивается проезд к месту командировки и обратно в размере 
  стоимости     проезда     воздушным,     железнодорожным,     водным     и 
  автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси). В стоимость 
  возмещаемых расходов включаются страховые платежи по государственному 
  обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплата услуг по 
  предварительной продаже билетов, пользование в поездах постельными 
  принадлежностями. Оплачиваются также расходы по проезду (кроме такси) к 
  станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного 
  пункта;
• для покрытия личных расходов командированного работника на время 
  нахождения в командировке ему оплачиваются суточные и возмещаются 
  расходы по найму жилья. В Российской Федерации по состоянию на 2001 г. 
  действовали следующие нормы этих расходов:
 

10 оплата найма жилого  помещения -- по  фактическим расходам,

подтвержденным соответствующими документами, но не более чем 300 руб. в сутки. При отсутствии подтверждающего документа расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 12 руб. в сутки; оплата суточных -- 100 руб. за каждый день нахождения в командировке.

При командировке в страны СНГ или дальнего зарубежья действуют свои нормы (индивидуальные для каждой страны).

Руководители предприятий, организаций и учреждений могут разрешать производить дополнительные выплаты расходов по командировкам сверх приведенных сумм:

в бюджетных учреждениях -- за счет экономии по сметам на их содержание;

в организациях, финансируемых из специальных фондов и других источников, -- в пределах имеющихся средств;

в других организациях и на предприятиях -- за счет прибыли, остающейся в их распоряжении после уплаты установленных действующим законодательством налогов и прочих платежей в бюджет.

Все операции с подотчетными суммами сельскохозяйственные предприятия учитывают на синтетическом счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". По дебету счета записывают выданные под отчет суммы, по кредиту -- списанные долги с подотчетных лиц согласно представленным отчетам, а также возврат неиспользованных сумм авансов.

Оформление и учет представительских расходов

Как известно, удачно заключенная сделка- важный момент в предпринимательской, хозяйственной деятельности как небольшой организации так и любого крупного хозяйствующего субъекта. Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, а также при проведении собраний акционеров, заседаний ревизионной комиссии, наблюдательных советов, приеме различных делегаций, часто бывает

 

11

необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.

Согласно письму Министерства финансов РФ от 6 октября 2002 года № 94 (в редакции последующих изменений и дополнений) представительские расходы, связанные с коммерческой деятельностью, - это затраты предприятия по приему и обслуживанию представителей других предприятий, организаций и учреждений (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) предприятия и ревизионной комиссии. К представительским расходам относятся затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно- зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия.