Работа ведомственного архива с документами личного происхождения

Федеральное агентство по образованию 

ГОУ СПО  Санкт-Петербургский Технический  Колледж Управления и Коммерции 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Курсовая  работа 

По учебной  дисциплине «Архивоведение» 

Тема: «Работа ведомственного архива с документами личного происхождения». 

Выполнила: 

Руководитель:  
 
 
 
 

Оценка  работы: 

• Содержание    ___
• Защита             ___
• Общая оценка ___

 
 
 
 
 
 
 
 
 

Санкт-Петербург

2011 

Содержание 

Введение - стр  3 

1. Государственное хранение документов личного происхождения  – стр 

 

1.1. - Порядок передачи в ведомственный архив документов личного происхождения - стр 7

1.2. Систематизация и описание документов личного происхождения – стр 7 

        1.3. Передача документов личного происхождения на государственное хранение – стр 9 

2. Организация работы ведомственного архива – стр 9

 

2.1.Общие положения - стр 9

2.2.Методическое обеспечение работы ведомственного архива - стр 10

2.3.Планирование работы ведомственного архива - стр 11

2.4.Ведомственный контроль за состоянием архивов и организацией документов в делопроизводстве  - стр 12

2.5.Учет труда, отчетность, контроль за работой – стр 13 

3. Задачи и  функции ведомственных архивов  – стр 13

 

3.1.Виды ведомственных архивов – стр 14

3.2.Главные задачи ведомственного архива – стр 15

3.3.Основные функции ведомственного архива – стр15 

4. Подготовка  и передача дел в ведомственный  архив – стр 16

 
 

   Список  литературы – стр 33 
 

ВВЕДЕНИЕ 
 
 

    Министерства, ведомства, учреждения, организации, предприятия <*> в  соответствии с Положением о  Государственном архивном фонде  СССР (ГАФ СССР), утвержденным Постановлением  Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 г. N 274 <**>, являются источниками  пополнения новыми документами  этого национального достояния  советского народа.

   

    <*> В дальнейшем вместо слов "министерство, ведомство, учреждение, организация, предприятие" употребляется,  как правило, слово "организация".

    <**> СП СССР, 1980, N 10, ст. 71.

 

    Образующаяся в работе организаций  документация отражает различные  стороны деятельности трудящихся  в сфере материального производства, науки, культуры, общественной жизни,  а также функционирования органов  государственного и хозяйственного  управления.

    Информация, содержащаяся в данных  материалах, выступает в качестве  документальной памяти о свершениях  народа на современном этапе  коммунистического строительства  и представляет собой историческую  ценность; документы организаций,  после соответствующей экспертизы, включаются в состав Государственного  архивного фонда СССР и в  дальнейшем поступают на государственное  хранение.

    Состав организаций и категории  их документов, подлежащих включению  в ГАФ СССР, определяются Главным  архивным управлением при Совете  Министров СССР совместно с  соответствующими министерствами  и ведомствами СССР.

    В настоящее время в стране  насчитывается более 200 тысяч  организаций - источников комплектования  ГАФ СССР.

    На министерства, ведомства, учреждения, организации, предприятия Правительством  СССР возложены важные государственные  обязанности в области организации  архивного дела и делопроизводства, а именно:

    - ведение делопроизводства в  соответствии с требованиями  Единой государственной системы  делопроизводства;

    - осуществление учета образующихся  в их деятельности документов  и формирование их в дела  по согласованным с архивными  учреждениями номенклатурам; 

    - обеспечение сохранности находящихся  в делопроизводстве документов;

    - проведение на основе методических  рекомендаций Главархива СССР  экспертизы ценности документов  с целью отбора их в состав  ГАФ СССР. Включенные в ГАФ  СССР документы являются собственностью  государства и находятся в  ведении Главархива СССР;

    - создание и организация работы  ведомственных архивов (или возложение  их функций на другие структурные  подразделения и соответствующие  лица) для временного хранения  документов ГАФ СССР, находящихся  в организации, до передачи  их на государственное хранение  в соответствии с установленными  Положением о ГАФ СССР сроками  ведомственного хранения;

    - подготовка и передача в государственные  архивы документов ГАФ СССР, сроки  ведомственного хранения которых  истекли. Эти документы передаются  в установленном комплекте, в  упорядоченном состоянии, с соответствующим  научно - справочным аппаратом и  страховыми копиями на особо  ценные документы. Все работы, связанные с подготовкой и  передачей документов, в том числе  изготовление страховых копий,  транспортировка документов, производятся силами и за счет средств организаций.

    Ответственность за состояние  и совершенствование архивного  дела и делопроизводства в  организациях несут их руководители.

    Ведомственные архивы или лица, ответственные за архивы, которым  поручается ведение архивного  дела в организациях, выполняют  важные общественно полезные  функции. 

    В своей практической деятельности  ведомственные архивы руководствуются  законодательством СССР и союзных  республик, приказами и указаниями  министерств (ведомств) и других  вышестоящих организаций, Главархива  СССР, других учреждений государственной  архивной службы СССР, настоящими  Правилами, положениями об организациях  и структурных подразделениях, в  состав которых входят ведомственные  архивы, положениями о ведомственных  архивах. 

    В целях лучшей и эффективной  организации архивного дела, а  также строгого соблюдения соответствующих  нормативно - методических документов  в области архивного строительства  Главархивом СССР разработаны  "Основные правила работы ведомственных  архивов". Они являются обязательными  для всех министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий  страны, включенных в состав организаций,  образующаяся документация которых  после соответствующего отбора  поступает в ГАФ СССР и подлежит  государственному хранению.

    Правила работы ведомственных  архивов базируются на ленинских  принципах архивного строительства  и разработаны с учетом требований, предъявляемых к ведомственным  архивам Положениями о ГАФ  СССР и Главархиве СССР, а также  Законом СССР "Об охране и  использовании памятников истории  и культуры" <*>, на основе  достижений советского архивоведения,  изучения и обобщения передового  опыта работы ведомственных архивов  и отражают преемственную связь  в работе государственных и  ведомственных архивов. В них  учтены изменения в работе  ведомственных архивов, которые  произошли после издания "Основных  правил постановки документальной  части делопроизводства и работы  архивов учреждений, организаций  и предприятий СССР" (М., 1963).

   

    <*> Ведомости Верховного Совета  СССР, 1976, N 44, ст. 628.

 

    Настоящие Правила состоят из 14 разделов, в которых раскрыты  сущность и основные направления  работы ведомственных архивов. 

    В 1-м разделе определяются  задачи и функции ведомственных  архивов по обеспечению ведомственного  хранения документов; характеризуются  существующие виды ведомственных  архивов. 

    Вопросы организации документов  и делопроизводства в полном  объеме изложены в Единой государственной  системе делопроизводства (ЕГСД); целый  ряд требований к работе с  документами регламентирован соответствующими  ГОСТами. Вместе с тем учитывая, что большое значение в работе  ведомственных архивов имеет  выполнение ими функций методического  руководства организацией документов  в делопроизводстве, основу которой  составляют подготовка номенклатур  дел и формирование дел, во 2-м разделе Правил рассматриваются  в соответствии с современными  требованиями вопросы разработки, порядка согласования и утверждения  номенклатур дел, а также порядок  формирования дел. 

    Правовой статус, задачи и функции  экспертных комиссий организаций,  вопросы их работы и основные  требования к проведению практической  экспертизы ценности документов  в делопроизводстве и в ведомственном  архиве изложены в разделе  3 Правил.

    Вопросам непосредственной подготовки  и передаче документов в ведомственный  архив посвящен 4 раздел Правил. В  разделе особое внимание уделено  современным требованиям к описанию  документов, вопросам составления  и оформления описей дел в  делопроизводстве организаций. 

    В разделе 5 Правил изложены  общие требования к созданию  оптимальных условий хранения  документов, их размещению в архивохранилище,  выдаче документов из архивохранилища,  к работе по проверке наличия  и состояния дел и документов; рассматриваются вопросы обеспечения  сохранности особо ценных документов, в том числе вопросы создания  страхового фонда копий особо  ценных документов.

    Вопросы классификации документов, находящихся на ведомственном  хранении, исходя из их значения  для практической деятельности  ведомственных архивов изложены  в самостоятельном разделе (Раздел 6). В нем рассматриваются два  основных вопроса классификации:  отнесение документов к фонду  (фондирование) и систематизация  дел в пределах архивного фонда. 

    Одной из основных задач ведомственных  архивов является подготовка  годовых разделов сводных описей  дел организаций. Требования к  составлению и порядок оформления  годовых разделов сводных описей  дел организаций, а также законченных  описей дел устанавливаются 7-м  разделом Правил.

    В разделах 8 и 9 рассматриваются  вопросы учета документов ведомственных  архивов и создания научно - справочного  аппарата, разработанные на основе  принципа преемственности этих  видов работ в государственных  и ведомственных архивах и  унификации учетных форм. Наряду  с используемыми в настоящее  время учетными формами Правилами  вводятся новые учетные формы,  обеспечивающие государственный  учет документов ГАФ СССР, находящихся  на ведомственном хранении, в  том числе учет особо ценных  документов и страхового фонда  их копий. В Правилах излагаются  современные требования к научно - справочному аппарату документов  ведомственных архивов как комплексу  взаимосвязанных архивных справочников, включающих учетные и справочные  документы. 

    В разделе 10 изложены вопросы  организации использования документов  ведомственного архива, определены  порядок, задачи и формы использования  документов.

    Впервые в Правилах работы  ведомственных архивов рассматриваются  вопросы классификации документов  в пределах архивного фонда  (раздел 6), хранения и подготовки  документов личного происхождения  к передаче на государственное  хранение (раздел 11) и вопросы методического  обеспечения, планирования работы, работы с кадрами, учета и  организации труда работников  ведомственных архивов (раздел 12).