Совершенствование документооборота

Рост объемов производства приводит к стремительному росту объемов  информации. В то же время производительность труда в производственной сфере  растет гораздо быстрее производительности труда в управлении. Этот разрыв — одна из основных причин роста  аппарата управления во всех развитых странах мира.

Причины роста объема документооборота подразделяют на объективные и субъективные.

Главными объективными причинами  увеличения объемов документов являются влияние научно-технического прогресса, развитие экономики, расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой продукции, освоение новых районов, строительство  новых объектов, усложнение процессов  управления. При этом объемы создаваемых  документов увеличиваются с ростом количества документируемых действий и количества адресатов, которым эти действия направлены. Таким образом, возрастание или сокращение объемов документов значительным образом связано с процессами документирования.

К субъективным причинам относят:

- бюрократизацию аппарата управления, с которой связано увеличение  количества проверяющих инстанций,  разбухание контролирующих органов,  ущемление и игнорирование законных  прав граждан. Все это приводит  к созданию документов, не обусловленных  деловой необходимостью, для подстраховки, на всякий случай;

- незнание или несоблюдение  работниками управленческих структур  законодательства, нормативных актов,  устанавливающих юридические требования  к оформлению документов. В результате  возникает недоверие к документам  и их перепроверка, т.е. создание  новых документов;

- неквалифицированное документирование  распорядительной деятельности. Например, приказ, содержащий неясные задания,  нереальные сроки исполнения, противоречащий  изданным ранее приказам, обязательно  вызовет поток писем или докладных  записок управляемых организаций  (структурных подразделений) разъяснительного  характера;

- несвоевременное, некачественное  выполнение заданий, поручений,  договорных обязательств, срыв сроков  их исполнения порождает потоки  документов с просьбами переноса  сроков, рекламациями, объяснениями, претензиями  и т.д.;

- отсутствие прав у подведомственных  или подчиненных организаций  в решении стоящих перед ними  задач вынуждает постоянно обращаться  в вышестоящие учреждения за  разъяснениями или разрешениями  спорных вопросов;

- некомпетентность управленческого  персонала в решении производственных, экономических, управленческих задач  приводит к выбору нецелесообразных  вариантов их решений, что отражается  на документировании самих этих действий, а затем исправлении принятого решения и т.д.;

- отсутствие в управленческом  аппарате регламентации документообразования приводит к использованию значительного количества разнообразных видов и форм документов, предназначенных для документирования идентичных функций и содержащих аналогичную информацию, но отличающихся по форме представления информации или по составу показателей;

- широкое распространение  копировальной техники и ее  бесконтрольное использование в  учреждениях приводит к созданию  огромного количества копий документов, которые используются в незначительной  мере;

- использование в процессах  создания и подготовки документов  компьютеров, с одной стороны,  значительно повысило скорость  подготовки документов, сократило  трудоемкость этих операций, но, с другой стороны, привело к  значительному увеличению количества  документов за счет создания  одного и того же документа  в бумажной и электронной форме.

Таким образом, в числе  субъективных причин, влияющих на увеличение документооборота, мы видим как связанные  с отдельной личностью (деятельность руководителя, специалиста), так и  с нарушениями требований законодательства, с организацией документирования.

К субъективным причинам надо отнести и новые технологии подготовки документов, которые, сократив время  на создание текста, его распечатку и копирование, увеличили их потоки и видовое разнообразие, но не решили проблему управления этими потоками. Этот вывод сделан и отечественными документоведами, и зарубежными специалистами в области управления документацией.

Имеется ещё ряд причин возрастания документопотоков в  настоящее время: недостаточная  разработанность законодательной  базы; нарастание трудностей в экономике; подмена реального дела «бумаготворчества»; экстенсивное развитие документации, приводящее к вовлечению в «бумажную» бюрократическую деятельность всё большего числа работающих. Документы в аппарате управления нередко создаются в ритуальных целях, то есть как дань своеобразной традиции или как единственное выражение реакции организации на решение вышестоящих органов; происходит дублирование документов в силу дублирования функций учреждений и их структурных подразделений; большой поток неоправданной документации возникает при издании некачественных документов, особенно нормативных актов, вызывающих лавину запросов и разъяснений. И, наконец, документооборот является неуправляемым, так как в стране отсутствует орган, который нёс бы ответственность за состояние документации и её объёме.

1.6. Методы совершенствования документооборота на предприятии

На данный момент среди  методов, направленных на совершенствование  документирования, выделяются две группы: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота.

К первой группе относят  все процедуры прохождения документов в учреждении: создание моделей учрежденческого  документооборота, составление маршрутных карт технологического процесса, разработка рациональных схем документооборота, составление оперограмм и документограмм, схем движения документов и др.

К числу способов, позволяющих  эффективно совершенствовать технологию документооборота, относят оптимизацию  процедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения.

Важное современное средство совершенствование документооборота - компьютеризация операций составления  и обработки документов: технические  средства должны уменьшаться на тех  участках и такой производительности, которые позволяют получить экономический эффект, окупить затраты на приобретение и эксплуатацию.

Главное условие сокращения объемов документов — упорядочение их возникновения. Основным методом  упорядочения процесса документирования является унификация как отдельных групп документов, так и всей системы делопроизводства. На практике это выражается в создании различных систем документации, строго устанавливающих состав применяемых документальных форм и регламент пользования ими. При унификации из документальных цепочек изымаются лишние звенья, документы, не соответствующие требованиям сегодняшнего дня и создаваемые просто по привычке. Применяемые однотипные формы заменяются единой. Таким образом, унификация позволяет упорядочить образование документов и тем самым сократить объем документооборота.

Сокращение объема документооборота связывается с регламентацией документирования, уменьшением количества внутренних документов, рационализацией документации, созданием унифицированных систем документации (УСД), разработкой унифицированных  требований к текстам, а также  использованием бездокументных связей.

В связи с тем, что объем  документации возрастает из-за некачественного  или несвоевременного исполнения решений  и поручений, большая роль в деле сокращения документооборота принадлежит  контролю исполнения. На службу документации учреждения возлагается разработка рациональных форм контроля, ведение  картотеки, наблюдение за сроками и  т.п. Чем лучше контроль, тем больше поручений исполняется в срок, тем меньше возникает непредусмотренных  документов, и наоборот.

Автономные компьютеры на рабочих местах делопроизводителей или даже небольшие сети в канцеляриях  или секретариатах вышеперечисленных  проблем принципиально не решают, фактически они просто заменяют способ ведения картотеки или журнала. Принципиальным же решением является компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в различных подразделениях организации. В этом случае сведения о работе с документами, вводимые с рабочих мест в подразделениях, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии и истории документооборота организации. Для организации такой работы с использованием сети организации разрабатываются специальные программы, называемые обычно системами автоматизации делопроизводства и документооборота (АС ДОУ). Наиболее продвинутые из них позволяют, как отслеживать бумажный документооборот, так и организовать перемещение по сети и работу с электронными документами. Чем большее число рабочих мест, связанных с обработкой документов, охватывает такая система, тем эффективнее осуществляется управление. Желательно, чтобы система доходила хотя бы до каждого структурного подразделения, в котором осуществляется учет и контроль. В идеале же она должна охватывать все рабочие места сотрудников, осуществляющих собственно работу с документами. В этом случае при минимизации трудозатрат делопроизводственного персонала обеспечивается полный контроль над документационной деятельностью организации в реальном масштабе времени. Наиболее рациональным является на сегодняшний день автоматизированный контроль за исполнением документов, который секретарь ведет на персональном компьютере.

Четко налаженный контроль исполнения является средством повышения  эффективности работы сотрудников, создания деловой атмосферы в  офисе, условием понимания, что каждое задание должно быть выполнено в  срок и т.п. Автоматизированный контроль за исполнением документов выполняется либо с использованием специализированных программ контроля, либо как составная часть комплексной программы автоматизации документооборота.

Одним из центральных вопросов в организации информационно-документационного  обслуживания деятельности любого учреждения, фирмы, предприятия является создание службы ДОУ. Это обязательно должно быть самостоятельное структурное подразделение, подчинённое непосредственно руководителю. И хотя об этом много писалось и говорилось, осознание, что служба, руководящая всем информационно-документационным ресурсом фирмы, организации, предприятия – одна из важнейших, происходит в стране очень медленно. Вместе с тем именно в плохой работе этой службы кроется несвоевременность принятия решений, отправки ответов, посылки запросов, плохая подготовленность командировок руководителя, неграмотный ответ по телефону, неэффективное и неоперативное проведение совещаний и т.д. Сегодня уже никому не надо доказывать значение информации в сфере управления, и каждый управленец понимает, что принять решение по любому вопросу он может, только располагая соответствующей информацией по вопросу. Чем быстрее он получит информацию, и чем она будет полнее, тем больше у него шансов разработать наилучшее решение в кратчайший срок и опередить своих конкурентов. Кроме того, место службы ДОУ коренным образом меняется с внедрением компьютерных технологий, созданием баз данных. Чаще всего внедрением компьютерных систем в организации занимается специально созданный отдел (служба информационного обеспечения). На наш взгляд, это должна быть единая с ДОУ служба, имеющая соответствующую структуру.

Только комплексное решение  всех указанных проблем позволяет  поставить работу по информационно-документационному  обеспечению деятельности фирмы, предприятия, организации или учреждения на уровень  потребностей XXI века.

2 Анализ системы  документооборота Администрации МО Эхирит-Булагатского района.2.1 Общая характеристика Администрации МО Эхирит-Булагатскогорайона.Местная администрация представляет собой исполнительно-распорядительный орган муниципального образования, наделенный полномочиями по решению вопросов местного значения и осуществлениюотдельных государственных полномочий, переданных муниципальному образованию в установленномзаконом порядке. Местная администрация обладает следующими признаками:

1) с 1991 г. (со времени появления Закона РСФСР «О местном самоуправлении в РСФСР») администрация обособились от Советов, превратилась в организационные и функциональные автономные органы местного самоуправления.

2) администрация является органом общей компетенции, осуществляющей организационно-распорядительные и исполнительные полномочия по предметам ведения муниципальных образований.

3) администрация имеет разветвленную и неоднородную структуру, которая включает в себя руководителей исполнительного органа, аппарат, подразделения администрации. Глава местной администрации и егозаместители являются руководящими должностными лицами исполнительного органа местного самоуправления.

Заместители главы администрации  осуществляют руководство отдельными отраслями местного хозяйства, деятельностью  подчиненных им в соответствии с распределением обязанностей структурных подразделений администрации. У главы двазаместителя и у них разные направления  работы (жилищно-коммунальное хозяйство, организация потребительского рынка, экономика и финансы, капитальное строительство, социальные вопросы).

За каждым из заместителей закрепляется его сфера деятельности. Заместитель главы администрации по социальным вопросам руководит деятельностью структурных подразделений в сфере образования, здравоохранения, культуры и спорта. Он же курирует соответствующие муниципальные учреждения (школы, больницы, аптечные предприятия, детские дошкольные учреждения).

Аппарат объединяет совокупность внутренних подразделений, основное назначение которых заключается в оказании содействия руководству администрации, координации деятельности ее структурныхподразделений. Основными направлениями работы аппарата являются организационное, юридическое, информационное, материально-техническое обеспечение администрации.