Роль и функции решения в процессе управления

1. Обеспечивающие выбор и информирование целей (целе-пологание).

2. Предназначение  для разработки программы действий (планирование).

3. Обеспечивающие нормальное протекание управляемого процесса по заданной программе или плану (регулирование).

Необходимо отметить, что информацией следует считать  не любые сведения, а только те сведения, знания, сообщения, которые содержат элементы новизны для их получателя и используются в процессе принятия решения.

Традиционные методы управления производственным процессом  базируются на документировании информации, являющей входной и выходной для  лиц и органов, принимающих управленчесике решения.

К документированной  информации такого рода относятся:

- сетевые или  иные модели и карточки определителя  работ;

- оперативно –  календарные планы (квартальные  и месячные);

- ведомости материально  – технического снабжения;

- оперативная информация  о состоянии комплекта работ;

- результаты состояния  комплекса работ;

- информация для  оперативных совещаний;

- карточки – задания  на выполнение оперативных решений;

- данные контроля за реализацией оперативных решений;

- недельно-суточный  график производства;

- сводный недельно-суточный  график обеспечения работ материалами,  конструкциями, полуфабрикатами,  средствами механи-зации, автотранспортом, рабочими кадрами;

- недельно-суточный  график обеспечения средствами  механизации и автомобилями для  внутриплощадочных перевозок;

- недельно-суточный  график работы механизмов и  оборудования;

- недельно-суточный  график автотранспортных перевозок.

Кроме вышеназванных  примеров документированной информации, обеспечивающей процесс управления, для принятия решений используются и другие виды информации.

Например, для принятия решений, связанных с застройкой города, рассматривается следующая документированная информация:

- проекты детальной  планировки, экспертизы проектов, решения  об утверждении титульных списков  проектно – изыскательских работ  и титульных списков строительства,  справки о передаче на баланс  эксплуатирующих органов, акты  об освоении проектной мощности  и др.;

- поадресные списки объектов, в том числе включенных (исключенных) в (из) титульные (х) списки (ов) проектно-изыскательских работ, прошедших и не прошедших экспертизу, утвержденных и не утвержденных, включенных и не включенных в титульный список строительства, эксплуатируемых и не эксплуатируемых, выведенных и не выведенных на проектные мощности.

Приведенные примеры  дают возможность перейти к рассмотрению свойств информации, используемой в  управлении производством, предъявляемых  к ней требований.

 

Характеристики  управленческой информации.

Для обеспечения  требуемого качества управления используемый информационный процесс должен обладать следующими характе-ристиками:

- полнотой и качеством  информации;

- ценностью и  полезностью информации;

- достоверностью  и точностью информации;

- актуальность информации, зависящей от ее возраста;

- плотностью информации;

- оперативностью  и доступностью информации;

- частотой использования  определенных видов информации.

Достижение требуемых  значений указанных характеристик  может быть достигнуто благодаря:

- упорядочению системы  делопроизводства по всем функциям  управления в соответствии с  современными моделями организации  и комплексирования документов  делопроизводства;

- повышению удельного  веса аналитической и творческой  работы в аппарате управления, в том числе за счет высвобождения  времени высококвалифицированных  работников, при использовании средств  вычислительной техники;

- сокращению трудозатрат  на информационную работу, ускорению  переходных процессов и повышению  качества управленческих решений;

- разработке и  внедрению методических документов, содержащих описание технологии  и организации работ должностных  лиц с рациональным уровнем  агрегирования информации по  ее пред-назначению и конечным результатам;

- совершенствованию  системы контроля за исполнением  плано-во – управленческой документации;

- повышению качества  технадзора;

- организации автоматизированных  рабочих мест (АРМ) и повышению  обеспеченности техническими средствами (в первую очередь, персональными  ЭВМ и локальными вычислительными  сетями) для решения трудоемких  расчетных и информационных задач.

 

 

Классификация управленческой информации.

Большое разнообразие информации, используемой а практике управления, нуждается в развитии классификационных подходов. Классификация информации преследует разнообразные цели:

1) развитие системного и комплексного родхода к управлению;

2) cовершенствование технологии управленческой деятельности;

3) совершенствование  системы профессиональных знаний  руководителей;

4) поиски путей  повышения эффективности управления.

Классифицировать  информацию, используемую для управления, можно по самым разнообразным  признакам. Наиболее часто применяются  следующие принципы классификации (рис.20):

1) по различным  аспектам управления (характеру  возникающих задач);

2) по характеру  восприятия человеком;

3) по форме представления;

4) по источникам  возникновения;

5) по времени использования;

6) по отношению  к хозяйственному субъекту;

7) по возможности  использования.

В зависимости от характера возникающих задач  и соответствующего им аспекта управления информации делиться на организационно – экономическую, собственную управленческую, технико-технологи-ческую, социально-психологическую, идейно-воспитательную. При решении любой из этих задач руководитель должен быть компетентен и иметь всю полноту информации. В противном случее эффективность управления может резко снижать либо приобретать негативный характер.

По характеру  восприятия человеком можно выделить различные органолептические формы  информации: визуально (зрительную), аудиоинформацию (звуковую), тактильную, обонятельную, а также комбинированные формы, например аудиовизуальную. Наибольшую ценность представляет аудиовизуальная  информация, поскольку система зрительного  анализа дает 94-96% сведений об окружающем мире. Однако наиболее эффективным  является комбинированное представление  информации, так как оно в значительно  большей степени активизирует: внимание, память, интеллект. Необходимо всегда помнить о возможности сенсорной  и интеллектуальной перегрузке организма  информацией при ее неупорядоченности  и неадекватности, что резко снижает  эффективность управления и может  приводить к ошибочным и даже катастрофическим последствиям.

По форме представления  различают знаковую информацию, имеющую  в определенной степени абстрактную  форму, и аналоговую, образную. Знаковая информация выражается в цифровой, буквенной и кодированной форме.

Буквенная (текстовая) информация обычно характеризует определенное состояние управляемой и возможности  управляющей системы, хотя в сложных  случаях диагностики состояние  может использоваться цифровая или  кодированная информация. Это значительно  проще, поскольку меньше загружает  информационные каналы связи.

 

Рис. 20. Классификация  управленческой информации

Цифровая информация, как и кодированная, может выражать самые разные состояния управляемой  системы и ее реакцию на управляющие  воздействия. Однако эффективное пользование  такой информацией требует формирования определенных профес-сиональных знаний, умений и навыков, определенной профес-сиональной культуры, психологических стереотипов. При этом значительно повышается роль математической культуры, абстрактного мышления, абстрактной логики.

Используемая в  управлении информация по источникам может быть подразделена на внешнюю и внутреннюю. Внешняя информация может отражать влияние на систему (фирму) как непосредственного окружения, так и более отдаленных сфер внешней среды. Так, для фирмы эта информация относится к тем сферам, которыми само предприятие управлять не может, - экономические циклы, политическая обстановка, рыночная конъектура, погода, климат и т.п.

Внутренняя информация характеризует состояние управляющей, а не управляемой систем, например, состояние системы управления, ее кадровое обеспечение, материальные и  финансовые ресурсы управляемой  системы, имеющуюся технологию.

По времени ее использования в информационных потоках можно выделить постоянную и переменную информацию. Постоянная информация является относительно стабильной, например, нормы, нормативы, стандарты, численность и состав работающих.

Переменная информация связана с возникновением новых  обстоятельств, новых возможностей и ограничению. Пример переменной информации – объем выручки, число клиентов.

По отношению  к системе информация делться на входную и выходную. Входная информация характеризует потоки энергии, вещества, информвции, поступающие в данную систему. Выходная информация характеризует продукт деятельности системы (например, объем и номенклатуру товаров и услуг).

По возможности  использования различают информацию: полезную, шумы, избыточную, ложную, лживую. Шум – это посторонние помехи в канале связи, которые мешают правильному  восприятию информации. Эти помехи могут быть спонтанными, хаотичными или целенаправ-ленными. Помимо действительно полезной для управления информации может восприниматься избыточная информация, по сути являющаяся достоверной, но не несущая ничего нового, излишне детализирующая уже полученные сведения. Такая информация только засоряет каналы связи, отвлекает ресурсы от анализа полезной информации. Лживая информация носит сознательный характер, что является ее кореннымотличием от ложной. Зачастую как ложная информация воспринимаются слабые сигналы (сигналы, количественное значение которых меньше значения большинства других входных сигналов) о возможных изменениях во внутренних и внешних факторах, если они не согласуются с привычным ходом процесса. Теория слабых сигналов играет исключительную роль в управлении, и особенно в стратегическом. Всякий сигнал необходимо рассматривать с двух сторон – во-первых, как сигнал опасности, а во-вторых, как сигнал новых возможностей. Когда сигнал мал, у фирмы имеются: большие возможности принять необходимые меры по предотвращению или ликвидации опастности либо по эффективному использованию новых возможностей. Когда же сигнал становится достаточно большим, то фирма не может ни нейтрализовать опасность, ни использовать новую возможность.

Классификация информации по видам ее источников. Выделим  три источника, из которых информация может поступать к лицу, принимвющего решение либо в решающую систему.

Первым является исследовательская деятельность и  в более широком смысле деятельность, основная на активном поиске информации как во внешней среде, так и в среде, сохраняющей полученный опыт, например в долговременной памяти компьюте-зированной информационной системы.

Вторым источником информации является канал обратной связи, по которому поступает информация о результатах предшествующих решений. В этом случае человек или орган, принимающий решение, не выполняя специальных  исследовательских или поисковых  операций, получает информацию при  совместной реализации управленческого  и производственного процессов. Например, он узнает, выполнен квартальный  план работ. Эта информация может  влиять на его дальнейшие решения.

Определение третьего источника информации требует некоторых  дополнительных пояснений. Достаточно часто решение, принятое в интервале  времени [ t1, t2], влияет на будущее решение, принимаемое в интервале времени [t1,t2]. При этом нужно помнить не только о непосредственном результате принимаемого решения, но и о том, что реализация этого решения может быть исходной точкой, для принятия последовательных решений сходного типа. Иначе говоря, нужно помнить, что, когда мы в будущем будем принимать те или иные решения, мы можем попасть непосредственно в результате принятия некоего решения как в лучшую, так и в худшую ситуацию в зависимости от того, какими были ранее принятые решения. Может случиться так, что приносяопределенные преимущества в настоящий момент, в дальнейшем данное решение приведет к безвыходной ситуации.

Ситуации этого  типа имеют динамичный характер, поскольку  информация о будущих, отдаленных последствиях принимаемого решения оказывает  большое влияние на процесс выбора. Будем называть такую информацию информацией предвидения. В то время, как рассмотренная ранее информация о результатах предшествующих решений, поступая по каналу обратной связи, влияет на будущее поведение человека, принимающего решение, информация предви-дения, базируясь на представлении человека о будущем, влияет на его нынешние решения. Иными словами, в последнем случае ситуация в данный момент определяется тем, что ожидается в будущем. Информация предвидения играет принципиальную роль в процессе принятия многоступенчатых решений.

Информация, поступающая  как из внешней среды, так и  из долговременной памяти или тому подобных источников, изменяет ситуацию. Во-первых, эта информация может  изменять предметное представление  о ситуации. Во-вторых, новые данные изменяют субъективную вероятность  подтверждения гипотез о положении  дел. В-третьих, данные, полученные в  процессе решения, могут изменять полезность, приписываемую их результатам. Например, обнаружение в процессе и в  результате строительства факта  неблагоприятных геологических  условий может привести к переоценке привлека-тельности данного проекта.