Бухгалтерский учет и анализ расчетов по оплате труда в организации

Учредителями ООО "ПрофиСвет" являются физические лица – граждане Российской Федерации. Основным учредительным документом ООО "ПрофиСвет" является устав.

ООО "ПрофиСвет" работает на рынке осветительного оборудования – современного образца и классифицируется как промышленное предприятие.

Основным видом продукции ООО "ПрофиСвет" являются точечные светильники и осветительное оборудование с люминесцентными лампами, предприятие также оказывает услуги по их ремонту.

До июня 2001 года был осуществлен ремонт основных цехов и их оснащение необходимым оборудованием: револьверно-долбежным прессом, механическими прессами и гибочными прессами с компьютеризированным управлением, покрасочной линией.

Для обеспечения энергонезависимости предприятия были проведены работы по монтажу новой кабельной линии и собственной электроподстанции с использованием дизельных генераторов. Проведены работы по оборудованию участка упаковочных материалов, что обеспечило независимость предприятия от перебоев с поставкой тары, позволило расширить количество типоразмеров упаковочной тары, и, как результат, снизить конечную себестоимость продукции. В июле 2001 года была выпущена первая продукция, изготовленная на новом оборудовании.

Организационная структура управления ООО "ПрофиСвет" представлена на рисунке 2.1.

Рисунок 2.1 – Схема организационной структуры управления ООО "ПрофиСвет"

В состав ООО "ПрофиСвет" входят следующие производственные подразделения, службы и отделы:

- основное производство – это  основной цех на производстве, в нем осуществляется изготовление  всех составляющих деталей продукции, которую выпускает предприятие, а именно: раскрой рулонов металла, сверление деталей, сварные работы, подготовка материалов для сборки  изделий;

- сборочный цех – здесь осуществляется  сборка выпускаемых изделий в  строгом соответствии с требованиями, которые предъявляются к готовой  продукции, и производится упаковка  изделий в тару;

- автотранспортный цех – отвечает  за удовлетворение потребностей  всего производства по транспортировке, межцеховое перемещение крупногабаритных  изделий и доставку готовой  продукции заказчикам;

- ремонтно-механический цех –  осуществляет техническое обслуживание  и текущий ремонт производственного  инструмента. На ремонт и техническое  обслуживание производственного  оборудования предприятием заключены  договоры со специализированными  компаниями;

- складское хозяйство – предназначено  для хранения готовой продукции, полуфабрикатов, комплектующих и  других расходных материалов. В  состав складского хозяйства  входят: склад для хранения готовой  продукции, склад для хранения  полуфабрикатов, склад для хранения  лакокрасочных материалов, промежуточные  склады;

- технический отдел – занимается  разработкой конструкторско-технологической  и нормативной документации на  изделия, отслеживает своевременную  сертификацию продукции в соответствии  с законодательством Российской  Федерации;

- отдел технического контроля  – осуществляет контроль за качеством выпускаемой продукции и входной контроль качества приобретаемых товаров;

- планово-экономический отдел –  осуществляет расчет ценообразования  и нормирования труда, проводит  анализ производственно-хозяйственной  деятельности предприятия;

- финансово-экономическая служба  – осуществляет учет производственных  и иных затрат, формирует отчетность, производит расчеты по начислению  заработной платы работникам  предприятия, расчеты с поставщиками  и потребителями продукции, работает  с банком и налоговыми службами;

- отдел материально-технического  обеспечения занимается своевременным  снабжением предприятия сырьем, материалами, фурнитурой, инструментом, в целом, всем необходимым для  эффективной и бесперебойной  работы;

- отдел сбыта – на этот отдел  возложены обязанности по изучению  рынка сбыта, осуществлению рекламы  выпускаемых изделий, организации  и участию в выставках, реализации  продукции, организация дилерской  сети.

Структура бухгалтерской службы представлена на рисунке 2.2.

Рисунок 2.2 – Структура бухгалтерии ООО "ПрофиСвет"

Главным структурным подразделением является бухгалтерия, в штат которой, возглавляемый главным бухгалтером входит 10 человек. В состав бухгалтеров расчетного отдела по оплате труда входит 3 человек, которые ведут учет отдельно по каждому подразделению. Каждый из числа бухгалтеров-расчетчиков ведет исчисление заработной платы работникам, контролирует, как начисляется заработная плата в отдельных структурных подразделениях, ведет учет всех работников структурного подразделения, бюджетом, фондом социального страхования и другими ведомостями.

2.2 Документация  по учету личного состава, труда  и его оплаты в ООО "ПрофиСвет"

Бухгалтерский учет расчетов с персоналом по оплате труда ведется в соответствии с Трудовым Кодексом РФ, Конституцией РФ, а так же локальными нормативными актами ООО "ПрофиСвет" Организация применяет журнально-ордерную форму бухгалтерского учета, использует компьютерную программу бухгалтерского учета "Босс Кадровик", которая учитывает специфику производственной деятельности и разработана с соблюдением российских методологических правил бухгалтерского учета. Организация обработки информации по расчетам с персоналом по оплате труда представлена на рисунке 2.3

Рисунок 2.3 – Схема обработки информации по учету оплаты труда в ООО "ПрофиСвет"

В ООО "ПрофиСвет" синтетический учет расчетов с персоналом по оплате труда ведется, централизовано в Управлении бухгалтерского учета и внутреннего аудита.

В связи с тем, что штат рабочих на ООО "ПрофиСвет" очень большой за начисление заработной платы в каждом структурном подразделении отвечает бухгалтер-расчётчик. В конце месяца все оформленные табеля и первичные документы по начислению заработной платы, пособий, премий к установленному сроку предоставляются в информационно-вычислительный центр, где в последующем эти данные обрабатываются и передаются бухгалтерам-расчетчикам.

Структура организации расчетов с персоналом по оплате труда отражена на рисунке 2.4.

Рисунок 2.4 – Структура организации расчетов с персоналом по оплате труда

В бухгалтерии они проверяются, полнота заполнения требующихся реквизитов документов, наличия подписей всех должностных лиц, которым поручили их оформление, правильность применения тарифных ставок, окладов, сдельных расценок, надбавок, доплат и т.п.

Неправильно и неполно оформленные документы возвращаются на исправление или до-оформление.

Прием персонала, желающего устроится в ООО "ПрофиСвет", осуществляет отдел кадров после собеседования с начальниками цехов.

После этого заключается трудовой договор, в котором оговариваются трудовая функция, условия труда, дата начала работы, условия оплаты, режим рабочего времени и времени отдыха, компенсация за тяжелую работу и работу с вредными или опасными условиями труда, права и обязанности работника и работодателя.

В случае, когда трудовой договор заключается впервые, на работника заводится трудовая книжка, в которую вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнениях, с основаниями прекращения трудового договора и сведениями о наградах за успехи в работе.

Для учета вновь принятых на работу применяется Приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1). Специалист по кадрам заполняет приказ о приеме на работу в одном экземпляре, делает отметку о зачислении на работу в трудовой книжке.

Руководитель ООО "ПрофиСвет" дает заключение о возможности приема: на оборотной стороне проекта приказа указываются, в качестве кого может быть принят на работу нанимающийся, с каким окладом и продолжительность испытательного срока. Приказ подписывается руководителем и объявляется работнику под расписку. Согласие работника с условиями работы, результаты медицинского осмотра, отметки о прохождении инструктажа по технике безопасности и противопожарному минимуму проставляют на оборотной стороне приказа. Выписка из приказа передается в бухгалтерию, где открывается лицевой счет.

Далее, ответственный за работу с кадрами заполняет на работника личную карточку (форма № Т-2) в одном экземпляре на основании соответствующих документов: паспорта, военного билета, трудовой книжки (для совместителей – копии трудовой книжки, заверенной нотариусом), диплома (свидетельства, удостоверения) об окончании образовательного учреждения и других документов, а также на основании опроса работника. После заполнения раздела "Общие сведения" лицо, оформляемое на работу, подписывает личную карточку и проставляет дату заполнения.

При оформлении увольнения работников составляется распоряжение о прекращении трудового договора (форма № Т-8). Он заполняется специалистом по кадрам в двух экземплярах: один остается в личном деле, другой – передается в бухгалтерию. Приказ подписывается руководителем организации. На основании распоряжения бухгалтерия производит расчет с работником.

Для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, действующими законодательными актами и положениями, коллективными договорами и графиками отпусков (форма Т-7) на предприятии ООО "ПрофиСвет" применяется приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6). Он заполняется в двух экземплярах. Один остается в личном деле работника, другой передается в бухгалтерию. Приказ подписывается руководителем организации.

На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска ответственный за работу с кадрами делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск. При предоставлении отпуска без оплаты рядом с указанием о количестве дней отпуска указывается "без оплаты".

Дополнительные выплаты в виде премий, вознаграждений, компенсаций и пособий на исследуемом предприятии оформляются распоряжениями руководителя.

Так как на предприятии ООО "ПрофиСвет" применяется смешанная система оплаты труда, необходимо ведение учета использования рабочего времени.

Использование рабочего времени фиксируется в табелях учета использования рабочего времени (форма № Т-13). В данном документе отдельно по каждому работнику указываются фамилия, инициалы, табельный номер, должность, количество отработанных и неотработанных по какой-либо причине дней (часов). Ответственными за заполнение табелей назначаются руководителем каждого отдела. Надлежащим образом оформленные табели, а также приказы руководителя о выплате надбавок, доплат и премий передаются в бухгалтерию для расчета заработной платы.

Расчет заработной платы производится по результатам учета фактически проработанного рабочего времени, доплат за сверхурочные работы, причитающихся премий и других выплат. При этом делаются записи в лицевом счете каждого работника, где также фиксируется содержание приказов.

На исследуемом предприятии расчеты по заработной плате осуществляются по расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49), используемой как для начисления, так и для выдачи заработной платы; при расчетах с работником, уходящим в отпуск – по распоряжению о предоставлении отпуска. Эти документы заполняются на основании лицевых счетов.

Аванс выдается по платежной ведомости (форма Т-53). На титульном листе этой формы указывается общая сумма выплаченной и депонированной заработной платы. При необходимости в графе "Примечание" указывается номер предъявленного документа. При заполнении платежной ведомости после последней записи необходимо заполнить итоговую строку. Итоговые строки могут быть заполнены в конце каждой страницы.

ООО "ПрофиCвет" для учета личного состава, начисления и выплат заработной платы используют унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 года. №1.

На каждого работника предприятия заведено личное дело, в которое подшиваются все документы и распоряжения руководителя, относящиеся к данному работнику. Распоряжением руководителя назначен работник, ответственный за кадровый учет, что обеспечивает надлежащий контроль за движением кадров.

Для расчетов с персоналом по оплате труда на предприятии применяется расчетно-платежная ведомость (форма №Т-49), при этом на каждого работника ведется лицевой счет по форме № Т-54. С одной стороны, это очень трудоемко, так как по каждому работнику записи делаются дважды – в лицевом счете и в расчетно-платежной ведомости. Но с другой стороны, ведение лицевого счета позволяет контролировать правильность начисления различных доплат и премий в соответствии с распоряжениями руководителя, а также удержаний из заработной платы по исполнительным листам. Ведение лицевого счета также удобно для заполнения на каждого работника индивидуальных сведений о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица, предоставляемых ежеквартально в Пенсионный Фонд.

Выплата заработной платы по расчетно-платежной ведомости дает возможность каждому работнику увидеть начисленную сумму заработной платы и все удержания из нее. При этом допущенная бухгалтером счетная или другая ошибка быстрее будет обнаружена. Для бухгалтера выдача заработной платы по расчетно-платежной ведомости позволяет снизить трудоемкость работы, так как не надо заполнять еще и расчетную ведомость, а также позволяет избежать ошибок, которые могут возникнуть автоматически, при переписывании сумм к выдаче из расчетной ведомости в платежную ведомость.

Удержания из заработанной платы производятся строго в соответствии с действующим законодательством. Различают три вида удержаний: обязательные, по инициативе администрации, по согласованию между физическим лицом и работодателем.