Выставочный менеджмент в сфере делового туризма

 

 

Макет выставочного стенда был согласован с руководством компании, следующим этапом было изготовление пробной модели (уменьшенных размеров). После согласования модели, компанией-застройщиком был выставлен счет за изготовление выставочного стенда. После 50-% предоплаты фирма «ЦеППелин» начала изготовления. Сроки изготовления составили 7 рабочих дней, монтаж был осуществлен в день открытия выставки. Контроль за разработкой макета, пробной модели, выставочного стенда осуществлялся автором работы.

Конструкция получилась объемная, но легкая, ее можно будет использовать для последующих выставочных стендов. Оригинальный дизайн будет привлекать посетителей, т.е. потенциальных клиентов.

- Разработка  выставочных мероприятий (промоакции, презентации). На выставке очень  важно не только выделяться  среди других участников оригинальным  стендом, но и информацией о  компании.  Второй и третий  день выставки (т.е. 27-28 марта и 21-22 ноября) целесообразно аренда конференц-зала для презентации компании «Океан-Байкал» на 2 часа (по одному часу 2 дня). Презентация будет состоять из двух блоков: рассказ о туристической фирме,  о ее турах, компаниях-контрагаентах. Подготовка презентации осуществлялась автором данной работы.

Следующий блок – демонстрация на проекторе самых интересных и комфортных бизнес-отелей. Рассказ о возможных вариантах отдыха во время деловых поездках. Такие презентации очень информативны и интересны для потенциальных покупателей.

Также необходимо участвовать во всех открытых промоакциях, которые проводятся организаторами выставки. В таблице 3.2 представлены разработанные автором данной работы график и стоимость промоакций турфирмы «Океан-Байкал» за октябрь.

Таблица 3.2

График и стоимость промоакций  на выставке турфирма «Океан-Байкал»

Наименование	Ед.измерения	Цена за ед.	Стоимость
Конференц зал до 100 м2	2 часа	2500	5000
Размещение рекламного баннера	за 1 м2 на весь   период выставки	2500	2500
Размещение рекламы на территории комплекса   (наружная реклама)	3,4*1,75 кв. м./мес на период выставки	6000	6000
Право на работу промоутера	за выставку	2000	2000
Рекламное объявление (в выставочном комплексе)	за выставку	3000	3000
Рекламная страница в каталоге цветная  (макет заказчика)		7000	7000
Итого			25500

 

 

Таким образом, за выставку компания потратить 25500 рублей на проведение презентаций и участие в промоакциях.

- Разработка  раздаточного материала. Сотрудниками  компании «ЦеППелин» был разработан объемный календарик в виде бизнес-отеля с логотипом турфирмы «Океан-Байкал», также были напечатаны буклеты с информацией о компании и предоставляемых ею услугах. Весь раздаточный материал раздается посетителям сотрудниками «Океан-Байкал», а во время презентаций – промоутерами.

Таблица 3.3

Стоимость раздаточного материала на выставке турфирмой «Океан-Байкал»

Наименование	Ед.измерения	Цена за ед.	Количество	Стоимость
Буклеты	1000	3600	3000	10800
Календарь карманный	1000	2400	1000	2400
Итого				13200

 

 

Таким образом, раздаточный материал будет изготовлена на сумму 13200 руб.

4. Приглашение представителей СМИ. При приглашении (аккредитации) представителей СМИ очень важно грамотно сформировать пакет пресс-релиза компании. Руководством компании были приглашены:

– журналисты  «ВИ АС Меди» «СТС Иркутск»;

– журналисты «Прайм», канал REN TV;

– журналисты АИСТ, ИГТРК;

– журналисты журналов «В  хорошем вкусе», «Sparkler».

Приглашения были отпечатаны и доставлены курьером каждому приглашенному.

5. Регистрация посетителей стенда. Это то, что называется фиксацией посетителей стендов. На рисунке 3.2 представлен процесс исследования, который был предложен автором работы и во время выставке был реализован сотрудниками турфирмы «Океан-Байкал».

 

Рис. 3.2  Процесс маркетингового исследования ООО «Океан-Байкал»

Основной проблемой  или, скорее, задачей для компании является увеличение покупателей. Для этого необходимо выяснить, чего хотят потенциальные клиенты, автором данной работы было предложено проведение маркетингового исследования. Целью исследования было определено изучение предпочтений потенциальных покупателей. Методом сбора информации было выбрано интервью, разработан опросник. Интервьюерами были выбраны маркетолог и менеджер турфирмы «Океан-Байкал». Сплошная случайная выборка, т.е. опрашиваться будут все посетители выставочного стенда компании.

Анализ и интерпретация данных будет осуществлять маркетологом и автором данной работы совместно, также как и написание отчета. На основании полученных данных для компании будут разработаны рекомендации по привлечению потенциальных клиентов.

Это очень важно, ибо именно этот материал является основой для модернизации базы данных ООО «Океан-Байкал» на следующий период и получении наиболее точных и исчерпывающих сведений о клиентах  при помощи маркетинговых исследований.

На основании полученных данных оперативно производится категорирование, разделение посетителей и дальнейшее их ведение (одним - беседа со специалистом, другим - буклет с визиткой, третьим – фирменный календарик).

Создание информационных поводов, PR-акций на стенде и вокруг него - важнейший элемент работы со СМИ. Нужно постоянно поддерживать интригу вокруг своей экспозиции. Как мы уже отмечали ранее, целесообразно обратиться на СТС Иркутск, ИГТРК. АИСТ.

В «Новости АС Байкал ТВ» опалить двухминутный сюжет об участии компании в выставке и рассказать о компании подробно. Важным информационным инструментом является участие в программе «Неделя в Сибэкспоцентре». В таблице 3.4 представлены график и стоимость участия в передачах.

Таблица 3.4

Стоимость участие в передачах

Наименование	Ед.измерения	Цена за ед.	Количество	Стоимость
Участие в передачи «Новости АС Байкал ТВ»	1 минута	28500	2 минуты	57000
Спонсорство рубрики  «Погода» на СТС	1 минута	10000	3 минуты	30000
Участие в передаче «Неделя в Сибэкспоцентре»	1 минута	6800	3 минуты	20400
Итого				107400

 

 

Работа стендистов с посетителями. На выставку будут отправлены самые грамотные менеджеры компании, ежедневно контроль за их работой будет осуществлять сам директор компании «Океан-Байкал», а также присутствовать на презентации, чтобы повысить вероятность заключение договоров прямо на выставке.

Перед выставкой целесообразно проведение аттестации, которая позволит определить лучших менеджеров и оценить их знания. По результатам проведения аттестации, будут выбраны наиболее грамотные менеджеры, которые и буду представлять на выставке турфирма «Океан-Байкал».

Также необходима разработка презентационной речи, в которой преимущества компании «Океан-Байкал» будут представлены в наиболее выгодном свете.

На рисунке 3.3 выделены основные преимущества компании, опираясь на которые менеджеры должны будут презентовать ООО «Океан-Байкал».

 

 

 

 

Рис. 3.3 Преимущества компании «Океан-Байкал»

 

Выдача посетителям специальных раздаточных материалов. Интересной идеей является категорирование, разделение на группы всех раздаточных материалов, включая буклеты, программки, тексты статей, специальные информационные релизы, CD, подарки и сувениры.

В качестве подарков компания «Океан-Байкал» предлагает своим потенциальным клиентам брелоки в виде туристической путевки – макет и изготовление взяла на себя иркутская рекламная компания «Братья Пилоты».

Анализ результатов выставки - это главное богатство, главный результат, суть самого процесса, то, ради чего все это и затевалось. Полный аналитически расчет, который можно и должно поручать делать специалистам при полном личном контроле руководителя компании является очень важным результатом участия в выставке.

Большое значение для последующего анализа эффективности участия в выставке необходимо рассчитать все затраты, понесенные компанией.

Таблица 3.5

Смета затрат на участие в выставке

Наименование затрат	Стоимость, руб.
Аренда выставочной площади	32500
Стоимость промоакций на выставке	25500
Стоимость раздаточного материала	13200
Стоимость подарков	22000
Стоимость пригласительных на выставку	5400
Стоимость участия в передачах	107400
Итого затрат по выставке	206000

 

 

Таким образом, затраты в целом на рекламу у турфирмы «Океан-Байкал» за счет участия в выставке увеличится на 206 000 руб.

На основании этого анализа, стендовых анкет производится актуализация старых баз данных и формирование новой базы. Кроме этого, проведенное маркетинговое исследования позволит определить предпочтения потенциальных покупателей компании и при необходимости разработать программы по их привлечению.

Необходимо написание отчета, на основании которого каждое подразделение компании Океан-Байкал» должно написать рекомендации по улучшению деятельности своего отдела. Таким образом, участие в выставке не только упростить разработку мероприятий для привлечения посетителей, но и оптимизирует работу компании «Океан-Байкал».

Организация PR-кампаний, освещающих выставку, в СМИ и Интернет.  Важно активизировать работу со СМИ в поствыставочный период. Необходимо «добить» все статьи, публикации, репортажи в печати, на телевидении, радио и в Интернет.

Контроль за выходом передач будет осуществлять маркетолог компании. Сюжеты должны быть утверждены руководством. Все привлеченные телевизионщики должны предоставить в ООО «Океан-Байкал» пилотные сюжеты. Только после утверждения они могут быть запущены в эфир. В таблице 3.6 представлен график выхода передач.

Таблица 3.6

График выхода передач

Наименование	Дата выхода	День выхода
Участие в передачи «Новости АС Байкал ТВ»	27 марта	Во время проведения выставки
Спонсорство рубрики  «Погода» на СТС	30 марта	После окончания выставки
Участие в передачи «Нужные вещи»	2 апреля	После окончания выставки
Участие в передаче «неделя в Сибэкспоцентре»	30 марта	После окончания выставки

 

 

Таким образом, три популярных программы выйдут уже после выставки, что укрепить ее эффект.

После выставки проводится плановая послевыстовочная деятельность, включающая в себя рассылку, благодарственные письма Рассылка будет проводиться по тому же алгоритму, что и рассылались приглашения на выставку.  Крупные клиенты получат буклеты с информацией курьерской доставкой, та же информация будет продублирована по электронной почте.

Остальные две группы потенциальных клиентов получать рассылку методом «директ мейл».

Дальнейшее ведение новых клиентов, их мониторинг, текущее оперативное категорирование. После выставки новые клиенты ведутся по существующему алгоритму, с теми нововведениями, которые будут внесены на основании отчета о маркетинговых исследованиях, в котором проанализированы замечания и пожелания потенциальных клиентов.

Таким же образом, будет разработан план выставке, участие в которой запланировано уже в ноябре 2014г.

Важно следующее: необходимо максимально педантично отслеживать точное и четкое выполнение каждого пункта плана, ибо они тесно взаимосвязаны, и без выполнения одного часто невозможно выполнение другого. Ведь выставка проводится одномоментно, и зачастую раз в несколько лет, и надо понимать, какой серьезный ущерб может принести компании даже самая незначительная оплошность рядового исполнителя.