Выставочный менеджмент в сфере делового туризма

Изучив несколько десятков определений, считаем наиболее полным следующее: «Выставка» – это торгово-информационное мероприятие, проводимое в строго обозначенное время с одинаковой периодичностью, участниками которого являются компании, презентующие и реализующие свой продукт и потребители данного товара[46, c.7]. Они позволяют привлечь к компании внимание заинтересованных лиц – как потенциальных партнеров, так и клиентов. Участие в выставках позволяет компаниям, не только продемонстрировать свой товар, но и подробно изучить сразу всех своих конкурентов.

Выставки рассматривают как составной элемент делового туризма. Для участия в выставке на деловые поездки решаются как компании-торговцы, так компании- покупатели, а также гости выставок, путешествующие с познавательной целью.

Все выставочные мероприятия можно дифференцировать по ряду признаков. Самая простая классификация делят выставки на общественные, коммерческие и частные. Общественные дифференцируют как международные, национальные и местные. Эти выставки характеризуются тем, что представляют товар для широкого потребления.

Частные выставки можно отнести к узкоспециализированным, как правило, они закрытые и предполагают участие небольшого количества приглашенных. Подобные выставки не смогут существенно увеличить число туристов, скорее это эксклюзивные, редкие выставки.

Коммерческие выставки в большинстве своем презентуют промышленные товары, к ним можно отнести информационные и телекоммуникационные технологии. Такие выставки рассчитаны на специалистов и подразумевают поиск новых партнеров и заключение договоров и сделок.

Часть авторов придерживается классификации, состоящей из семи признаков выставочных мероприятий (рис. 1.6). Хочется отметить, что любая классификация по природе своей условна, и в реальности не бывает четкого разграничения между классификационными признаками. Так одну и ту же выставку можно продифференцировать по-разному, это зависит от того, какой субъект классифицирует, с точки зрения чего происходит классификация, для какой цели она проводится. Любая выставка относится к смешанному типу, и должна обслуживать основные мотивы участия – информационный, имиджевый, исследовательский.

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1.6 Семь признаков классификации выставок

Рассмотрим каждый признак подробно. Географический признак дифференцирует выставки как всемирные, в которых принимают участие разные страны[44, c.15], международные (не такие крупные как всемирные, но также с участием иностранных компаний ), выставки с международным участием (когда иностранных участников меньше 10%), национальные (компании-участники из одной страны), межрегиональные выставки, региональные и местные (примером могут служит выставки в Иркутском «Сибэкспоцентре»).

Следующий признак проиллюстрированный на рисунке – тематический. Выставки, относящиеся к этому признаку можно разделить на многоотраслевые, где презентуют свою продукции предприятия смежных отраслей, отраслевые, специализированные (такие выставки придерживаются строгой специализации, проводятся в большинстве своем для покупателей со специальными интересами) и универсальные выставки, их можно отнести к общественным выставкам из предыдущей классификации.

Выставку можно рассматривать и как стратегический объект для экономике страны. при таком определении выставки буду дифференцироваться как выставки национального значения, межрегионального, регионального и местного.

Территориальный признак делит выставки на внутренние и внешние, проводимые внутри страны и за ее пределами.

Выставки бывают постоянно действующие (от полугода), временные (до 5 месяцев) и краткосрочные выставки (несколько дней).

Также выставки делятся на торговые в сфере В2В, они, как правило, закрытые, так как предлагают продукцию для производственных компаний. на таких выставках введена предварительная регистрация и возможен вход только по приглашениям.

Антиподом торговых выставок являются выставки потребительские, которые организуются для всех желающих и презентуют товары для конечного потребителя. подобные выставки дают возможность многих компаниям запускать пилотные маркетинговые или продуктовые проекты и в течение выставки тестировать их.

Третья разновидность выставки, дифференцируемая по целевой аудитории – смешанные выставки. экспонентами на этих выставках выступают либо дистрибьюторы, либо производители. Таким образом, такие выставки обслуживают сразу два сегмента потребителей – оптовиком и конечных покупателей. Для удобства иногда на подобных выставках часы или дни работы для этих двух сегментов разнятся.

И завершающим признаком, по которым дифференцируют выставки в современном выставочном менеджменте, является частота их проведения. выставки проводят ежегодно, сезонно и с индивидуальной периодичностью.

Безусловно, такая подробная типология классификационных признаков вызвана активным развитием выставочной деятельности самого разного масштаба. Так как в России выставки только набирают обороты, отечественные специалисты копируют западные технологии. В то же время в Европе сейчас идет обратный процесс -классификационные признаки сужены, и выставочные мероприятия дифференцируют по территориальному и  тематическому признакам.

Важным является место проведение выставки. Как отмечалось в предыдущем параграфе, в России нет бизнес-центров, которые бы отвечали мировым стандартам качества обслуживания. Тем не менее, существующие конгресс-центры, выставочные центры и бизнес-центры, а также совершенно неприспособленные для этого спортивные комплексы и гостиницы проводят достаточно большое количество разнообразны выставок.

На рисунке 1.7 представлены виды организаторов выставочных мероприятий.

 

 

 

 

Рис. 1.7 Типология организаторов выставочных мероприятий

Таким образом, как организаторы выступают 4 вида компаний, это профильные выставочные организации, торгово-промышленные палаты, межрегиональные ассоциации и другие организаций, для которых выставочная деятельность не является основной. Кроме этого, организаторами могут быть и профессиональные отраслевые объединения, основной целью участия которых в выставке является расширение возможности обслуживания своих организаций.

Заказчиками национальных выставок  часто выступают государственные органы. организаторы в таких случаях определяются тендером, и являются профессиональные  выставочные операторы. Процесс создание выставки объединяет организаторов и участников с государственными структурами и ассоциациями, при этом оказывая огромное влияние на формирование промышленной политики и способствуя интенсивному развитию как предприятия, так и всей экономики в целом.

Компании-организаторы можно разделить разделяются на две крупные группы[37, c.11]:

– это организации, которые имеют собственную выставочную базу (выставочные залы, комплексы и павильоны), такие компании составляют всего 5% из общего числа организаторов;

– и организации, которые не имеют собственной выставочной базы, а арендуют площади. Таких компаний большинство на современном рынке выставочной деятельности.

Для организации выставки многие компании придерживаются алгоритма, проиллюстрированного на рисунке 1.8. Выполняя поочередно все этапы по представленной схеме, организаторы создают ту или иную выставку, при этом применяя различные маркетинговые, коммуникационные, исследовательские инструменты. При этом основной задачей выставке является привлечение как можно большего количество участников и потенциальных покупателей или гостей. Эффективность выставки измеряется количеством удачно заключенных контрактов, установлением партнерских взаимоотношений.

 

 

 

 

 

 

Рис. 1.8 Алгоритм создания выставки[46, c.7]

Опираясь на информацию, представленную на рисунке, можно сделать вывод, о том приоритетной задачей в маркетинговой части организации выставки является разработка концепции. в концепции должна быть обозначена миссия, идея, цели, принципы, задачи и методы ее реализации. но для этого организаторам нужно подробно изучить рынок, провести SWOT-анализ, определить основных участников, скоординировать время и место проведения.

Современные выставки мобильны и очень информативны, требования, предъявляемые к организатором достаточно высоки. Организаторы должны обеспечить качественный сервис на выставке, сформировать надежную инфраструктуру. Помимо тактических задач необходимо решать стратегические  – обеспечить формирование постоянного спроса на проведение подобных выставочных мероприятий для получения стабильной прибыли.

Для успешной реализации выставочного проекта важна слаженная работа всех подразделений и отделов, отвечающих за проведение выставки. Процесс создания и проведения выставки представляет собой сложный многоэлементный комплекс разнообразных мероприятий.

Процесс подготовки выставки можно представить как схему, состоящую из пяти элементов[46, c.8]:

Во-первых, это подготовительный процесс, включающий в себя разработку концепции, здесь организатор может действовать по алгоритму, представленному на рисунке 1.8. После этого, необходимо проанализировать коммерческую составляющую проекта, определиться с его стоимостью. Следующий этап более технический, организатор заключает договора на аренду выставочной площади, застройку и начинает подготовку организационного комитета. Помощники организатора разрабатывают фирменный стиль проекта, информируют о выставке, формируют клиентскую базу и разрабатывают методы продвижения выставки. Заключительным этапом подготовительного процесса должно быть оформление заявочной документации.

Во-вторых, это непосредственно запуск выставки. Это размещение рекламы во всех СМИ, директ-майл, формирование агентской сети, индивидуальная работа с крупными компаниями, другие методы продвижения выставки. Разработка программы выставки, ее плана, презентаций экспонентов, формирование конкурсов и специальных проектов.

В-третьих, это продолжение работы с экспонентами, проверка и согласование плана выставки,  подготовка сцены, звука, сервис-бюро. Оформление конференц-зала и решение других технических вопросов. Большая работа на этом этапе по рекламной продукции – это изготовление презентов, сувениров, буклетов, листовок, наградной номенклатуры за участие в конкурсах или проектах. на этом этапе осуществляется привлечение исследовательских маркетинговых компаний, для проведения социологических и маркетинговых опросов. Важным является координация все работников выставки, обозначение их обязанностей.

В-четвертых, это проведение выставки. Этап включает в себя застройку павильонов, проведение протокольных мероприятий, реализация основной программы, конкурсов и специальных проектов. Проведение всех запланированных исследований и постоянный контроль за техническим, организационным, рекламным и информационным обеспечением выставки и ее демонтаж.

В-пятых, это подведение итогов выставки с подготовкой необходимых итоговых документов, составление официального отчета, обработка все материалов, полученных во время проведения выставки.

При рассмотрении вышеупомянутых организационных мероприятий осознается вся масштабность и сложность процесса подготовки к выставке. Следует отметить, что организатор должен совмещать в себе все необходимые качества и умения для того, чтобы выставка выполнила поставленные перед ней задачи.

Таким образом, выставки и сопровождающие их мероприятия фактически играют роль двигателя экономики, катализатора технического и коммерческого прогресса. Выставочные мероприятия совершенствуются и  на сегодняшний день стали полноправными и влиятельными участниками глобального экономического развития любой страны. Современные выставочные мероприятия создают эффективную среду для общения специалистов, а для малых и средних предприятий служат важнейшим средством обеспечения их доступа к рынкам.

Глава 2. Анализ хозяйственной деятельности труфирмы  «Океан-Байкал»

2.1. Анализ результатов  деятельности и развития турфирмы  ООО «Океан-Байкал»

 

«Океан-Байкал» частная туристическая компания, туроператор, была основана в 2001 году. Компания занимается как въездным, так и выездным туризмом.

Миссия компании - способствовать развитию цивилизованного рынка туристических услуг в Иркутске, обеспечивая по доступным ценам отдых, соответствующий лучшим международным стандартам.

Основными целями фирмы являются максимальное удовлетворение клиентов с наименьшими затратами, расширение рынка сбыта туристических услуг и получение прибыли.

Также основной задачей является развитие технологий приема, расширение ассортимента программ, улучшение качества предоставляемых услуг.

Фирменными ценностями являются:

• Уважительное отношение к клиенту;

• Предоставление качественных услуг;

• Индивидуальный подход к клиенту;

• Создание благоприятной внутрифирменной рабочей обстановки;

• Разработка системы мотивации персонала;

• Формирование имиджа стабильной и надежной компании;

• Обеспечение стабильного, высокопрофессионального и дружного коллектива.