Выставочный менеджмент в сфере делового туризма

Конгрессно-выставочный туризм - деятельность, связанная с организацией конгрессов, выставок, ярмарок, конференций и прочих мероприятий.

Одним из основных условий развития конгрессно-выставочного туризма является требование закрепления за принимающим направлением репутации, позволяющей ему получить международное признание. Страны, успешно развивающие у себя конгрессно-выставочный туризм, имеют репутацию лидеров в научно технических направлениях, что позволяет им привлекать в первую очередь специалистов, а затем постепенно расширять круг посетителей. Основополагающим условием для привлечения участников конгрессно выставочных мероприятий является степень экономического развития страны и особенно уровень развития новых технологий, транспортной инфраструктуры, средств связи, гостиничной базы. 

Участие в выставке – трудозатратное мероприятие, учитывая стоимость площадей, перевозки оборудования, командировки стендистов и прочие расходы, поэтому положительное решение в пользу выбора конкретного предложения принимается после предварительного анализа преимуществ, которые такое мероприятие способно дать. К подобным преимуществам можно отнести выход на новый рынок с высоким потребительским потенциалом, налаживание связей с новыми выгодными партнерами, продвижение продукта фирмы на новом рынке[7, c.95].

Конгрессный туризм представляет собой разновидность выставочного туризма. Выделяют конгрессный туризм потому, что организация конгрессных мероприятий, имеющая много общего с организацией выставочной деятельности, предъявляет несколько иные требования к инфраструктуре и организаторам. Конгрессные мероприятия мельче по масштабу, чем выставочные, но имеют более квалифицированный и требовательный состав участников. По доходности конгрессные мероприятия уступают выставкам, поскольку рассчитаны на меньшее количество участников. Однако в отличие от выставок конгрессы, особенно международные, ориентируются на эксклюзивное обслуживание, тем самым обеспечивая загрузку лучших гостиниц города[38].

Выставочное движение набирает силу во всем мире. Увеличивается число выставок и ярмарок, расширяются их география и круг участников, становится более разнообразной направленность. В настоящее время проводятся специализированные выставки гостиничного и ресторанного хозяйства, спортивного, экологического, познавательного, лечебно оздоровительного и конгрессного туризма, ярмарки туристского и спортивного инвентаря. За короткий срок этот сегмент туристского рынка стал одним из самых крупных и стабильных.

Деловые встречи – мероприятия по привлечению потенциальных партнеров, инвесторов, поставщиков в различных сферах бизнеса и науки. Цели встреч могут быть разными: поиск партнера, изучения опыта работы, переговоры. 

Россия, несмотря на свой высокий потенциал, занимает пока весьма скромное место на мировом рынке туризма. На ее долю приходится около одного процента мирового туристского потока. В ВВП нашей страны доля туризма незначительна. Это указывает на низкий уровень развития туристической отрасли. Исключение составляет лишь Москва, где до 7% годового бюджета столицы формируется именно за счет поступлений от туризма[38].

Тем не менее, в Иркутске туристическая отрасль региона получила от иностранных гостей минимум около 276 млн. рублей, если рассчитывать, что один деловой турист пребывал в городе не более суток[8]. 

Сложно утверждать, что Россия будет получать от туризма доходы, сопоставимые с доходами от этой сферы экономики, например, средиземноморских стран. Тем не менее, возможности развития туризма в России огромны и в большей степени не использованы.

Долгое время туризм в России был только выездным, это объясняется невозможностью достаточно долгое время свободно выезжать россиянам за рубеж. Также иностранные туристы в силу различных причин – неразвитая инфраструктура, нестабильное экономическое и политическое состояние, криминализация – не посещали Россию. Необходимо отметить, что на сегодняшний день ситуация несколько изменилась – в страну с туристическими целями едут иностранные туристы, но из стран, которые также, как и Россия не являются активными участниками мировой туристической отрасли – это путешенственники из Китая, Польши, Финляндии. Туристы из более развитых европейских стран, США, Японии составляют незначительный процент в общей совокупности иностранных туристов, приезжающих в Россию [38].

Это объясняется тем, что в Российской Федерации, несмотря на уверенное становление рыночной экономики, проблемы переходного периода, затрагивающие туристическую отрасль, так и остались нерешенными. К ним можно отнести неразвитость туристской инфраструктуры, неблагоприятный визовый режим, а также несоответствие цены качества, что особенно чувствительно для европейских туристов, привыкшим к мировым стандартам обслуживания.

В течение достаточно продолжительного времени по статистическим данным в общем объеме турпоездок  не  меняется доля поездок с деловыми целями. Это говорит не об отсутствии привлекательности РФ как делового партнера, а указывает на бюрократические сложности при получении российской бизнес-визы, и зачастую, бизнес-туристы оформляют туристическую визу, указывая в целях поездки либо отдых, либо частную поездку.

По существующим прогнозам Российская Федерация на второе место в мире по инвестициям в туристическую отрасль в 2014-2015гг. Из того же источника ( Всемирный совет по туризму и путешествиям (WTTC) известно, что в течение 2-3 лет ожидается рост деловых, по прогнозам, увеличение составит 4,7%. Таким образом, деловой туризм – одна из наиболее перспективных и высокодоходных сфер мировой экономики.

Рассматривая структуру деловых поездок в Россию, необходимо отметить, что значительная доля в общем объеме бизнес-путешествий приходится на Москву и Санкт-Петербург и составляет более 75%. Такой результат ожидаем  – именно в двух крупнейших российских городах наблюдается наибольшая деловая активность.

Больше половины иностранных туристов, посещающих Москву, в целях своего визита обозначают деловую поездку. как отмечалось ранее, деловая поездка имеет своей целью не только заключение договоров и установление долгосрочных партнерских отношений, бизнес-туры включают в себя большое количество дополнительных услуг, что безусловно, выгодно всем участникам туристического процесса. Именно конгрессный туризм, вносит значительный вклад в национальный доход принимающих стран.

Конечно, в России конгрессный туризм находится в зачаточном состоянии, если в западных странах он обеспечивает более трети загрузки ведущих мировых гостиниц, то в Москве и Петербурге – не более 7%, а на периферии и того меньше. Особой популярностью пользуются так называемые конференц-пакеты. На данный момент в столице отсутствует современный  конгресс-центр, который был бы рассчитан на многотысячные мировые деловые форумы. Бизнес-центры для проведения конференций, конечно же существуют, но они далеки от мировых стандартов. В следствие  этого, основными заказчиками конференций являются отечественные крупные компании, зарубежные корпорации не проводят деловые форумы в Москве или в Санкт-Петербурге, хотя периодически являются его участниками.

Наряду с бизнес-центрами в Росси начинают открываться бизнес-отели. Такие отели принципиально отличаются от обычных гостиниц, они предлагают высокий уровень обслуживания, наличие новейших информационных технологий, конференц-залы, залы для презентаций. Многие бизнес-отели заключают корпоративные соглашения с компаниями и фирмами на обслуживание их сотрудников. В последнем случае деловые отели предоставляют компаниям скидки. Зачастую это очень выгодно для предприятий, так как в сезон выставок часто возникает потребность в большем числе номеров, нежели было запланировано первоначально. Договор на обслуживание с отелем может позволить бронирование дополнительных номеров и тем самым избавить руководство компании от головной боли, связанной с размещением персонала[43].

Люди, которые много времени в течение дня проводят на конференциях и на деловых обедах и ужинах, требуют, чтобы в отелях соответствующим образом были оборудованы оздоровительные центры и спортивные площадки для разгрузки. Бизнес-отели в свою очередь предлагают услуги плавательного бассейна, сауны, массажных кабинетов, фитнес-центра. Деловые путешественники в основном предпочитают обедать отдельно. Лучшие отели предлагают уединенный ужин. Компании часто организуют деловые ланчи, кофе-брейк в перерывах конференций, фуршеты, банкеты и т. д. Следует помнить, что качественно приготовленные блюда и хорошо организованное обслуживание оставляют благоприятное впечатление у гостя.

Безусловно, деловой туризм оказывает благоприятное воздействие на развитие экономики тех стран, где он активно пропагандируется. Следовательно, учитывая реальные возможности инфраструктуры российского туризма, необходимоя сосредоточить усилия на наиболее перспективном сегменте туристского рынка, имеющего экспортную направленность, а именно на деловом туризме в целом и конгрессном туризме, в частности.

В таблице 1.2 представлены отличительные особенности делового туризма, принимая во внимания которые можно избежать некоторых ошибок и не упустить возможности по развитию этого направления в России.

Таблица 1.2

Отличительные особенности делового туризма

Для достижения того, чтобы деловой, а, в частности, конгрессный туризм активно развивался в России, необходимо провести следующие мероприятия:

– Во-первых, определить нормы качества, которым должны отвечать принимающие службы и профессиональные организации, обслуживающие конференции;

– Во-вторых, дать оценку существующих возможностей национальной территории;

– В-третьих, скоординировать работу профессионалов в данной отрасли;

– В-четвертых, обеспечить обмен информацией между всеми заинтересованными участниками данного сегмента рынка;

–  В-пятых, оказывать бесплатную помощь организаторам совещаний в вопросах выбора мест и дат проведения конференций, церемонии открытия, проведения и закрытия, а также консультирование их по вопросам взаимодействия с местными властями[38].

Среди способов и методов продвижения, характерных для рынка конгрессного туризма, выделяются два принципиально отличных понятия: непосредственное продвижение конференции, а также продвижение региона как центра конгрессного туризма. Важно разработать и реализовать конкретные предложения по осуществлению государственной политики в области туризма и, в частности, конгрессного туризма. Должен быть четко продуман механизм регулирующих методов со стороны государства.

 Как уже отмечалось ранее, основными проблемами туризма, как въездного, так и выездного в Российской Федерации является отсутствие отвечающего мировым стандартом уровня специализированных деловых услуг. Это неизбежно затрудняет деятельность российских профессиональных компаний, создает трудности для грамотной организации деловых путешествий, усложняет взаимодействие с родственными международными и национальными структурами.

Чтобы исключить перечисленные выше проблемы, необходимо провести ряд серьезных преобразований. В первую очередь, нужно активизировать государственную политику в области делового въездного туризма. Для этого было бы целесообразно разработать комплексный план мероприятий по созданию и продвижению на рынок положительного имиджа России, а также обозначить туристский продукт для делового потребителя.

Нельзя забывать об отсутствии эффективной законодательной базы в области делового туризма, и, в целом, необходимо усовершенствовать туристское законодательство. Важна поддержка деятельности общественных организаций и консалтинговых структур, которые специализируются на деловом туризме, такие организации могут не только осуществлять учебную и консультационную деятельность, но и заниматься маркетинговым продвижением российского туристского продукта. Большое внимание уделять адаптации и внедрению международных стандартов в деятельность российских компаний.

Резюмируя, хочется отметить. что только профессионально грамотное планирование туристской деятельности на всех уровнях является обязательным условием обеспечения ее эффективного развития. Туризм является довольно сложной, но в тоже время очень перспективной отраслью экономики, поэтому нуждается в государственной и частной поддержке, а также в стратегическом и тактическом планировании.

Мировой опыт показывает, что успех развития туристической отрасли в решающей степени зависит от того, как воспринимается эта отрасль на государственном уровне, насколько эффективно организовано управление и в какой степени интересы туризма лоббируются в правительстве. Для активного и эффективного становления туризма в России важна пропагандистская работа для создания положительного имиджа страны, а также решение острых насущных проблем, препятствующих развитию туристской отрасли.

1.3 Теоретические  основы выставочного менеджмента  в сфере делового туризма

Многие авторы  дают  свое определение понятию «выставка», отличающееся от других перечислением специфических свойств выставки, ее целей, способов продвижения. Некоторые ученые рассматривают выставки только в совокупности  с ярмарками, так как разделяют презентационные  и торговые функции.