Управление дебиторской и кредиторской задолженностью

-  проверка соблюдения правил расчетной и финансовой дисциплины;

-  проверка правильности получения сумм за отгруженные материальные ценности и полноты их списания, наличие оправдательных документов при совершении расчетных операций и правильности их оформления;

-  проверка своевременности и правильности оформления и предъявления претензий дебиторам, а также организация контроля за движением этих дел и проверка порядка организации, взыскания сумм причиненного ущерба и других долгов, вытекающих из расчетных взаимоотношений;

-  разработка рекомендаций по упорядочению расчетов, снижению дебиторской задолженности.      

Проведем анализ дебиторской задолженности  Предприятия учреждения ИТ 55/6 УИН МЮ РФ по Калужской области.

Первым делом проверим обоснованность создания резервов по сомнительным долгам, правильность их использования и списания с баланса дебиторской задолженности с истекшим сроком давности. Величина резерва определяется отдельно по каждому сомнительному долгу в зависимости от финансового состояния (платежеспособности) должника и оценки погашения в полной и частичной сумме. При анализе устанавливается, не завышен ли размер резерва по сомнительным долгам и восстановлена ли неиспользованная его величина.

Затем проанализируем прочую  дебиторскую задолженность: сплошная проверка авансовых отчетов и приложенных к ним документов, записи в накопительных ведомостях.

При проверке документов, свидетельствующих о выдаче сотрудникам денежных сумм в подотчет, обратим внимание на следующие моменты:

- определен ли руководителем предприятия круг лиц, которым предоставлено право, получать деньги в подотчет;

- не выдаются ли подотчетным лицам авансы сверх установленных размеров;

- не получают ли денежные средства в подотчет лица, не отчитавшиеся по ранее полученным суммам;

- не допускается ли оплата через подотчетных лиц расходов, которые могли быть оплачены непосредственно из кассы предприятия;

- имеется ли на авансовых счетах отметка руководителя о целесообразности произведенных расходов;

- своевременно ли отражаются в учете расходы из подотчетных сумм.

Следующим этапом анализа является анализ по возмещению материального ущерба:  анализ расчетов по недостачам и хищениям, проверка соблюдения сроков и порядка рассмотрения  случаев недостач и потерь, обеспечение их взыскания. Особенно важным здесь является изучение факторов списания недостач и потерь на затраты производства или на результаты деятельности предприятия. В соответствии с действующим законодательством недостача материальных ценностей в пределах норм естественной убыли списывается на затраты производства (если недостача выявлена при проведении инвентаризации и при составлении комиссионного акта на списание, утвержденного руководителем), а сверх норм естественной убыли, а также потери от порчи ценностей, брака относятся на виновных лиц. Далее рассмотрим полноту отнесения на виновных лиц сумм по недостачам и хищениям, правильность оформления и результаты инвентаризации денежных средств и товарно-материальных ценностей на затраты производство, когда виновные лица не установлены. Все рассмотренные документы и расчеты соответствовали требованиям по ведению бухгалтерского учета  на предприятии.

Установив достоверность дебиторской задолженности, проанализировав данные, отраженные во втором разделе баланса предприятия, проведем анализ состава и структуры дебиторской задолженности (таблица 1), оценим с точки зрения ее реальной стоимости, разделим дебиторскую задолженность по срокам образования, определим качество и ликвидность этой задолженности.

Таблица 1

Состав  и  структура дебиторской  задолженности  предприятия  ИТ 55/6 в 2003-2004 гг.

Проанализировав данные таблицы 1 можно сделать вывод о том, что дебиторская задолженность на конец периода возросла на 207,6 тыс. руб. или на 12 %.

Существенные изменения произошли в расчетах с бюджетной организацией, находящейся в составе данного учреждения.  

Здесь задолженность   уменьшилась на 144,3 тыс. руб. или на 32,3 %. Эта    сумма    задолженности занимает   наибольший удельный   вес в общей сумме дебиторской   задолженности.

Предприятию необходимо пересмотреть условия договоров   с бюджетной    организацией   КП № 6    и   ужесточить условия и сроки оплаты.

Также увеличилась задолженность аналогичных учреждений уголовно - исполнительной системы на 10,6 %,    увеличилась   задолженность  частных   предприятий    за    различные    виды материальных ценностей, выполненных работ и оказанных услуг:   задолженность за мебель    и прочую     продукцию    –   на 10,3 %,    задолженность за    хранение – на 3,5 %,  плата за аренду помещений – на 3,5 %.   

                                                                                                                 Таблица 2

Состав  и  структура дебиторской  задолженности  предприятия  ИТ 55/6 в 2004-2005 гг.

Проанализировав данные таблицы 2 можно сделать вывод о том, что дебиторская задолженность на конец периода уменьшилась на 63,5 тыс. руб. или на 1,8 %.

Существенные изменения произошли в расчетах с бюджетной организацией, находящейся в составе данного учреждения. Здесь задолженность возросла на 150,6 тыс. руб. или на 33,6%. Эта сумма задолженности имеет наибольший удельный вес в общей сумме дебиторской задолженности.

Рассматривая сумму дебиторской задолженности за период 2003-2005 года можно  увидеть, что  на предприятии ИТ 55/6 произошло снижение дебиторской задолженности по сравнению с 2004 годом на 63 тыс. руб.,     и  ее   сумма   оказалась  равна    задолженности     2003 года    (502 тыс. руб. = 502 тыс. руб.).

Изменения произошли лишь в структуре дебиторов. По сравнению 2003 года с 2006 годом задолженность бюджетной организации  увеличилась на 6,3 тыс. руб. (2%), частных предприятий  уменьшилась на 1,5 тыс. руб., задолженность частных предпринимателей снизилась на 3,1 тыс. руб. или на 6,7%. Предприятию необходимо и в дальнейшем следить за сроками образования дебиторской задолженности, постоянно проводить работу по  взысканию данной задолженности с недобросовестных дебиторов.

Дебиторская задолженность группируется по срокам ее возникновения:

1)  Долгосрочная дебиторская задолженность – от 1 года до 2,5 лет;

2) Краткосрочная дебиторская задолженность - от 1 года до 12 месяцев                                                                                                          

Данные   о возрасте дебиторской задолженности Предприятия учреждения ИТ 55/6 УИН Минюста России по Калужской области  приведены в таблице 3                                                                                                                                                                                                                                

Таблица 3

Дебиторская задолженность по срокам ее возникновения в ГУП ИТ 55/6 за 2003-2005гг

Из данных таблицы  3 видно, что дебиторская задолженность предприятия ИТ 55/6 полностью состоит из  платежей, которые  ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты. Но предприятию необходимо приложить усилия, чтобы взыскать эту задолженность в ближайшее время, так как у отдельных дебиторов задолженность слишком велика, а это может привести к возникновению долгосрочной задолженности.

На предприятии могут быть приняты и другие интервалы сроков возникновения задолженности.

Наличие такой    информации за    длительный период, позволяет выявить, как общие тенденции расчетной дисциплины,     так и конкретных покупателей, наиболее   часто  попадающих    в  число   ненадежных плательщиков.

Обобщающим показателем возврата задолженности является оборачиваемость. Показатель оборачиваемости характеризует скорость, с которой она будет превращена в денежные средства (наличность).

Коэффициент оборачиваемость рассчитывается как отношение объема дохода (выручки) от реализации продукции (работ, услуг) к средней дебиторской задолженности по формуле:

К оборачиваемости дебиторской задолженности = ДР / ДЗ, где

К – коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности;

ДР – доход от реализации продукции (работ, услуг);

ДЗ – средняя дебиторская задолженность

на 01.01.2004 года = 2 812 тыс. руб.  / 488 тыс. руб. = 6 раз

на 01.01.2005 года = 4 662 тыс. руб. / 533,5 тыс. руб. =  9 раз

на 01.01.2006 года = 3 916 / 533,5 = 7 раз

Этот коэффициент показывает, сколько раз задолженность образуется и поступает предприятию за исследуемый период.

Оборачиваемость дебиторской задолженности  (ОД), может быть рассчитана и в днях. Этот показатель отражает среднее число дней, необходимое для ее возврата. Рассчитывается как отношение количества дней в периоде и коэффициента оборачиваемости:

ОД = П / К оборачиваемости дебиторской задолженности, где

П  - длительность периода;

Оборачиваемость дебиторской задолженности на предприятии ИТ 55/6  равна:

на 01.01.2004 года = (360 / 6) = 60 дней

на 01.01.2005 года = 40 дней

на 01.01.2006 года = 50 дней

Исходя из рассчитанных показателей, можно сделать вывод о том, что на предприятии при существующих договорных отношениях с покупателями дебиторская задолженность образуется в среднем 8 раз в год, это каждые 50 дней. Если условия расчетов не нарушаются, то в среднем каждые 50 дней предприятие получает денежные средства от покупателей.

Основным договором на предприятии ИТ 55/6 УИН Минюста  России по Калужской области является типовой договор поставок, по которому нужно произвести за товары, работы, услуги в течение двух недель.