Управление дебиторской и кредиторской задолженностью

Так как предприятие ИТ 55/6 является одним из подразделений Главного Управления Исполнения Наказаний, то оплата за долги аналогичных предприятий и учреждений уголовно-исполнительной системы поступают предприятию ИТ 55/6 из вышестоящего органа.  Например: в состав дебиторов предприятия ИТ 55/6  входит ФГУ ИЗ 40/2 (следственный изолятор) г. Людиново. Сумма долга на 01.01.2005 года составляет 60,7 тыс. руб. После проводимых работ по взысканию этого долга с дебитора, путем постоянного напоминания о наличии задолженности  и послания писем, предприятие ИТ 55/6 обратилась за помощью в вышестоящую организацию (УФСИН).

Главными задачами предприятия ИТ 55/6 в части управления дебиторской и кредиторской задолженности в настоящее время являются:

- своевременно осуществлять текущие платежи кредиторам и не допускать образования просроченной задолженности;

- отслеживать размер дебиторской задолженности, сроки и причины  ее возникновения;

- проводить соответствующие мероприятия по снижению этих видов задолженностей.

2.5. Автоматизация задач управления дебиторской и кредиторской задолженности на предприятии учреждения ИТ 55/6 УИН Минюста России по Калужской области

Эффективное управление предприятием невозможно без оперативного контроля дебиторской и кредиторской задолженности. Несвоевременность получения данных по задолженности может привести к тому, что предприятие либо останется без необходимых оборотных средств, либо не сможет правильно запланировать объем денежных средств для предстоящих выплат.

Подобных проблем можно избежать, если оперативно получать данные о реальной дебиторской и кредиторской задолженности. С помощью бухгалтерских систем на основе проводок можно получать данные по задолженности на счетах бухгалтерского учета.

Для решения задач, связанных с возникновением задолженности, в автоматизированной системе должна быть предусмотрена схема оплаты, которая описывала бы алгоритм расчета задолженности отдельно по каждому договору (сделке, заказу). Причем такая схема должна быть представлена в виде макронастроек, чтобы всякий раз не перестраивать ее под конкретный договор. Это позволило бы облегчить работу пользователя, который однажды настроив несколько наиболее часто используемых схем оплаты, потом при оформлении договора выбирал бы из списка нужную ему схему.

По этому пути и пошли разработчики комплексной системы управления предприятием 1С: Предприятие при создании системы по договорам (сделкам, заказам).

Концепция системы  1С: Предприятие

1С: Предприятие является универсальной системой автоматизации деятельности предприятия.  За счет своей универсальности система 1С: Предприятие может быть использована для автоматизации самых разных участков экономической деятельности предприятия: учета товарных и материальных средств, взаиморасчетов с контрагентами, расчета заработной платы, расчета амортизации основных средств, бухгалтерского учета по любым разделам.

Основной особенностью системы 1С: Предприятие является ее конфигурируемость. Собственно система 1С: Предприятие представляет собой совокупность механизмов, предназначенных для манипулирования различными типами объектов предметной области. Конкретный набор объектов, структуры информационных массивов, алгоритмы обработки информации определяет конкретная конфигурация. Вместе с конфигурацией система 1С: Предприятие выступает в качестве уже готового к использованию программного продукта, ориентированного на определенные типы предприятий и классы решаемых задач.

Система 1С: Предприятие имеет компонентную структуру. Часть возможностей, предоставляемых системой для решения задач автоматизации, являются базовыми, то есть поддерживаются в любом варианте поставки системы. Это механизмы поддержки справочников и документов. Другие возможности реализуются компонентами системы: например, ведение списка бухгалтерских счетов. Таким образом, состав установленный компонент определяет функциональные возможности системы.

Учет расчетов с поставщиками и покупателями

В типовой конфигурации предусмотрена возможность группировки сведений о расчетах с контрагентами по группам договоров, относящихся к какому-то определенному виду. Данная возможность может использоваться для получения сведений о дебиторской и кредиторской  задолженности в части отдельных видов деятельности, подразделений, менеджеров.

Для отнесения договора к определенному виду в справочнике «Договоры» предусмотрен специальный реквизит «Вид договора». Список видов договоров ведется в справочнике «Виды договоров». (меню «Справочники» - Виды договоров»). Его рекомендуется заполнить при первоначальном заполнении справочников, перед вводом начальных остатков.

Анализ дебиторской и кредиторской задолженности организации в разрезе видов договоров производится при проведении инвентаризации расчетов с покупателями и поставщиками.

Автоматизация учета дебиторской и кредиторской задолженности

При автоматическом заполнении задолженность отражается либо как подтвержденная, либо как с истекшим сроком исковой давности. То, что срок исковой давности задолженности истек, определяется с использованием реквизита договора «Дата погашения обязательства» (должно пройти 3 года с даты, когда задолженность должна быть погашена.) Графа «Не подтверждено» не заполняется автоматически, ее необходимо заполнить вручную.

При необходимости вывести отчет, информацию о задолженности конкретного контрагента, необходимо этого контрагента выбрать в реквизите «Контрагент». Для группировки информации в отчете необходимо использовать список «Варианты возможных группировок информации».

Учет задолженностей ведется по счетам: 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Следует иметь ввиду, что бухгалтерский учет расчетов, отраженных на данных счетах, ведется в рублях, поэтому действие ПБУ 3/2000 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» на эти расчеты не распространяется.

При проведении большинства документов конфигурации, отражающих передачу материальных ценностей, счет учета расчетов определяется автоматически, на основании указанного договора. Если операции по договору относятся к расчетам в условных единицах, в справочнике «Договоры» необходимо указать следующие значения реквизитов:

- переключатель «Цены в договоре» следует установить в положение «В валюте», (выбрать соответствующую валюту);

- Переключатель «Оплата договора следует установить в положение «В рублях»;

- Установить флажок «Отражать операции по договору на счетах учета расчетов в условных единицах».

Как известно, в соответствии со статьями 410-412 Гражданского кодекса РФ, обязательство прекращается полностью или частично зачетом встречного однородного требования, если такой зачет не противоречит законодательству.

Пример. Предприятие   ИТ 55/6     считает    оплаченной   задолженность   ИП Доманов Е.И. в сумме 123 558 руб., возникшую:

- за поставленный товар – 119 000 руб.

- за топливо – 4 558 руб.

ИП Доманов Е.И.  считает оплаченной свою задолженность фирме «Феликс» за поставленное оборудование на сумму 120 000 руб., и комплектующие на сумму 3 558 руб.  Фирма «Феликс»  уменьшает задолженность Предприятию ИТ 55/6 на сумму 123 558 руб., за поставленные материалы. Таким образом, в бухгалтерском учете Предприятия ИТ 55/6  нужно отразить погашение задолженности по счету 62 «Расчеты с покупателями заказчиками» по расчетам с ИП Доманов Е.И. на сумму 119 000 руб., и 4 558 руб., а по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» по   расчетам с    ООО «Феликс»  - в сумме 120 000 руб.  и  3 558 руб.

Надпись ВЗАИМОЗАЧЕТ появляется в диалоговом окне документа только в том случае, если итоговые суммы дебиторской и кредиторской задолженности, указанные в табличной части документа, совпадают.

В табличной части заполняются следующие реквизиты:

- «Вид задолженности»  дебиторская или кредиторская;

- «Счет» - указывается счет, на котором в бухгалтерском учете числится соответствующая задолженность;

- «Договор» - указывается элемент справочника «Договоры» ( из числа подчиненных контрагенту, указанному в реквизите «Дебитор» или «Кредитор»  - в зависимости от вида задолженности) по которому числится задолженность;

- «Вид расчетов» – заполняется, если в реквизите «Счет» указан счет 62 «Расчеты с покупателя и заказчиками».

- «Кредит сумма» - указывается сумма кредиторской задолженности по договору, подлежащая зачету (недоступен для заполнения, если в реквизите «Вид задолженности» содержится указание на дебиторскую задолженность).

«Дебет сумма» - указывается сумма дебиторской задолженности по договору, подлежащая зачету (не доступен для заполнения, если в реквизите  «Вид задолженности» содержится указание на кредиторскую задолженность).

По кнопке «Заполнить» вызывается процедура автоматического заполнения табличной части документа, в ходе которой анализируются все задолженности по счетам расчетов с контрагентами, указанными в реквизитах «Кредитор» и «Дебитор» (соответственно, в таблицу включаются все кредиторские задолженности по расчетам с кредитором и все дебиторские задолженности по расчетам с дебитором). По кнопке «Провести» выполняется проведение документа.

Рассмотрим для примера несколько типовых схем расчета задолженности, которые могут быть реализованы в системе 1С: Предприятие:

1)                                 100-процентная предоплата до отгрузки продукции и дебиторская задолженность возникает сразу после оформления договора.

2)                                 50-процентное предоплата и 50-процентная оплата после отгрузки продукции. Возможно указание любого другого процентного соотношения.

3)                                 По графику оплат.

Для проведения анализа задолженности ее можно классифицировать на группы, то есть получать данные не только о ее сумме, но и о структуре. Кроме того, в системе можно рассчитать суммовые разницы как по оплате, так и по отгрузке, штрафные санкции за просрочку платежей.

Система 1С: Предприятие по договорам – это реальная возможность решить актуальную задачу по управлению дебиторской и кредиторской задолженностью. Разработчики 1С: Предприятие стараются максимально упростить процесс настройки, чтобы пользователи могли делать это самостоятельно и экономить тем самым время и средства.

ГЛАВА 3. Мероприятия по улучшению системы управления дебиторской и кредиторской задолженностью на Предприятии учреждения ИТ 55/6 УИН Минюста России по Калужской области

Стабильность  и эффективность работы предприятия ИТ 55/6 во многом зависит от  его способности погашать свои текущие и долговременные обязательства, а также вовремя получать причитающиеся ему средства от реализации продукции, работ, услуг, чтобы поддерживать непрерывность производственного цикла. 

Одной из основных проблем на предприятии ИТ 55/6 является значительная доля производственных запасов сырья и материалов. С одной стороны, большой запас сырья  и материалов спасает предприятие в случае неожиданной нехватки соответствующих запасов от прекращения процесса производства или покупки более дорогостоящих материалов- заменителей, с другой – поскольку предприятие вкладывает средства в образование запасов, то издержки хранения этих запасов связаны не только со складскими расходами, но и риском порчи и устаревания товаров. Поэтому предприятию ИТ 55/6 необходимо:

- внедрение экономически обоснованных норм запаса;

- увеличение объемов выпуска продукции, изготовление мебели на заказ с точным расчетом расхода материалов на единицу продукции;

- изготовление продукции из сэкономленных материалов.

На предприятии ИТ 55/6 увеличение складских запасов является отрицательным фактором, так как, приобретая определенные виды товаров, возникает задолженность  перед поставщиками, а сэкономленное сырье и материалы не расходуются. Таким образом, предприятие может оказаться в убытке, так как сырье и материалы были оплачены, но не реализованы в виде готовой продукции.

Следовательно, снижение удельных расходов сырья и материалов дает возможность из данного количества запасов материальных ресурсов выработать больше готовой продукции, что приведет к увеличению масштабов производства.

Стремление к экономии материальных ресурсов способствует снижению себестоимости готовой продукции. Предприятие ИТ 55/6 в процессе изготовления мебели  и прочей продукции использует дорогостоящее сырье, например, круглый лес,  полученный от разных поставщиков. Тем самым возникает большая доля кредиторской задолженности.  В этом случае, предприятию ИТ 55/6 необходимо внедрение прогрессивных технологий, особенно безотходной и малоотходной, увеличение удельного веса продукции, пользующейся повышенным спросом, а также производить закупку необходимого сырья у более дешевых поставщиков.