Управление дебиторской и кредиторской задолженностью

На предприятии ИТ 55/6 наблюдается высокая доля кредиторской задолженности. Например, задолженность за электроэнергию МУП «Калужские городские коммунальные электрические сети» за 2003-2005 года составила  около 800 000 рублей. В настоящее время на предприятии ИТ 55/6 проводится работа по снижению данной кредиторской задолженности  путем проведения взаиморасчетов посредством  изготовления по заказу для МУП КГКЭС необходимой  мебели (компьютерные столы, стулья, различные виды столов, полки).

Управление дебиторской задолженности предприятие ИТ 55/6  осуществляет с помощью оценки платежеспособности потенциального покупателя, его  честность, соблюдение договорных отношений, его финансовая устойчивость. В целях сокращения уже образовавшейся дебиторской задолженности и ее дальнейшего недопущения  на предприятии ИТ 55/6,  необходимо вести учет заказов, четко определять сроки кредита (предоставляемого покупателям), условия продаж, производить отгрузку товаров после полной или частичной оплаты их стоимости. Также, для ускорения взимания платежей можно направлять счета-фактуры покупателям, когда их заказ еще обрабатывается на производстве или складе.          Выставлять счета за услуги с интервалами, если работа выполняется в течение определенного периода, начислять авансы, что  будет предпочтительнее осуществления платежей  по окончании работы.

Постоянно проводить заседания комиссии по снижению уровня дебиторской задолженности  с целью проведения классификации данной задолженности по срокам оплаты для выявления покупателей, нарушающих сроки платежа, а также ввести штрафы в виде начисления процентов на просроченные платежи покупателей.

Например, на предприятии ИТ 55/6 существует дебиторская задолженность, числящаяся с 2005 года. После многочисленных напоминаний клиенту о необходимости осуществления платежа, первое, что нужно сделать – определить, готово ли предприятие изменить договорные условия в части применения санкций, и есть ли возможность еще подождать оплаты без начисления процентов. Такое решение принимает  комиссия по снижению уровня дебиторской задолженности  в результате рассмотрения причин неуплаты и того, насколько важен данный клиент для предприятия.

При дальнейшем неисполнении обязательств необходимо решение данного вопроса о взыскании дебиторской задолженности и штрафных санкций рассматривать в судебном порядке.

С целью максимизации притока денежных средств и снижения  остатков готовой продукции на предприятии ИТ 55/6 следует разрабатывать широкое разнообразие моделей договоров с гибкими условиями формы оплаты и гибким ценообразованием, предоставлению скидок постоянным клиентам. Возможны различные варианты:  от предоплаты или частичной предоплаты (в момент отгрузки, до передачи выпущенной готовой продукции и мебели на реализацию в магазины города), с частичной предоплатой стоимости товара либо оплатой полностью после продажи данной продукции клиентам.

Как известно, ключевым моментом в управлении дебиторской задолженностью является определение сроков  кредита (предоставляемого покупателям), которые влияют на объемы продаж и получение денежных средств. С целью увеличения выпуска готовой продукции, увеличения объемов продаж, получения большего дохода  предприятию ИТ 55/6 необходимо предоставлять более продолжительные, но конкретные сроки кредитов покупателям. В настоящее время в большинстве случаев, на предприятии ИТ 55/6 наблюдается установление неконкретных сроков кредита, что приводит к увеличению объемов продаж, что приводит к   увеличению безнадежных долгов и затрат, связанных  с взысканием дебиторской задолженности.

На предприятии ИТ 55/6 кредиторская задолженность в несколько раз выше дебиторской. Это говорит о  том, что если все кредиторы предъявят свои требования, то погашение дебиторской задолженности мало, чем поможет предприятию. В этом случае необходимо пересмотреть объем и структуру выпуска готовой продукции,  нормы расхода сырья и материалов на единицу продукции.  Также выявление структуры данных по поставщикам дорогостоящего сырья и материалов поможет установить целесообразность  работы с данными поставщиками.

Основные пути улучшения работы с дебиторами и кредиторами:

- правильный выбор формы кредиторской  задолженности с целью минимизации процентных выплат и затрат на приобретение материальных ценностей;

- установление более удобной формы кредита (и в части поставщиков, и в части покупателей) и его срока;

- недопущение образования просроченной кредиторской задолженности и осуществление постоянного контроля за  сроками погашения дебиторской задолженности.

Эффективное управление предприятием  невозможно без оперативного контроля дебиторской и кредиторской задолженности, необходимого для правильного планирования объема денежных средств и предстоящих выплат.

Для улучшения финансового положения предприятия ИТ 55/6 необходимо сократить объемы незавершенного производства, обеспечив ввод в эксплуатацию новых объектов и оборудования, улучшить качество продукции, что повлияет на ее спрос, также внедрить в производство новые виды продукции, расширить ассортимент выпускаемой продукции. Ускорение оборачиваемости дебиторской задолженности является первоочередной задачей предприятий в современных условиях и достигается различными путями:

      Увеличение удельного веса продукции, пользующейся повышенным спросом у покупателей;

      Совершенствование порядка расчетов и расчетно-платежной дисциплины;

      Урегулирование условий поставки продукции и ее ритмичность;

      Увеличение объемов реализованной продукции вследствие выполнения заказов по прямым связям, досрочного выпуска продукции, изготовления продукции из сэкономленного сырья.

      Предоставление скидок;

      Систематический контроль за оборачиваемостью средств в расчетах;

      Рациональная организация сбыта готовой продукции покупателям;

      Использование прямых длительных хозяйственных связей;

      Обязательное выполнение взаимных договорных обязательств.

Для улучшения состояния расчетов:

- необходимо следить  за  соотношениями  дебиторской  и  кредиторской задолженности: значительное преобладание дебиторской  задолженности  создает угрозу финансовой устойчивости предприятия и делает необходимым  привлечение дополнительных   (как   правило,    дорогостоящих)    средств;    превышение  кредиторской   задолженности    над    дебиторской    может    привести    к неплатежеспособности предприятия;

- контролировать политику диверсификации в отношении дебиторов,  т.е. ориентироваться на увеличение их количества для  уменьшения  риска  неуплаты одним или несколькими крупными покупателями;

-  производить  классификацию  покупателей  в  зависимости  от   вида продукции, объема закупок, платежеспособности, истории  кредитных  отношений и предлагаемых условий оплаты;

- имея оперативные данные по просроченной  задолженности,  необходимо начинать претензионную работу, т.е.  высылать  уведомления  –  претензии  со всеми расчетами пени за просроченную задолженность;

Анализ дебиторской  и  кредиторской  задолженности  показал,  что  за анализируемый период на предприятии ИТ 55/6 произошло вовлечение средств предприятия в расчеты  из-за   увеличения   общей   суммы   дебиторской   задолженности.

Наибольший удельный вес в  структуре  дебиторской  задолженности  составляет задолженность покупателей и заказчиков  за  товары,  работы,  услуги,  а  на увеличение     этой     задолженности     оказало     влияние      повышение неплатежеспособности  покупателей.  В  то  же  время  произошло   снижение бесплатных  или  более  дешевых  заемных  источников  покрытие   потребности предприятия  в  оборотных  средствах  за   счет   снижения   общей   суммы кредиторской задолженности за анализируемый период.

Наибольший удельный  вес в структуре кредиторской задолженности  занимает  задолженность  предприятия поставщикам и подрядчикам за материалы, сырье, услуги. Необходимо и в дальнейшем своевременно погашать текущие обязательства, особенно по предприятиям, оказывающим коммунальные услуги (ООО «Калугарегионгаз», МУП «КГКЭС», ОАО «Калужский областной водоканал»).

За   анализируемый   период   произошло   ускорение   оборачиваемости кредиторской и уменьшение дебиторской задолженностей в связи  с  этим  увеличился  срок  расчета  покупателей  с  предприятием  и сократился средний срок, в течение  которого  предприятие  рассчитывается  со своими кредиторами.

Для улучшения организации расчетов с поставщиками и  покупателями  на предприятии ИТ 55/6 рекомендуются следующие мероприятия:

-  регулярно проводить заседания комиссии  по  работе  с  дебиторской  задолженностью,   в обязанности  которой  входят  систематическое   наблюдение   за   состоянием расчетной дисциплины, проведение регулярных сверок расчетов с  покупателями. Важной составной частью оперативной работы  комиссии  должно  стать  ведение картотеки напоминаний должникам, и своевременное предъявление  претензий  по оплате продукции;

- необходимо производить анализ состава  и  структуры  дебиторской  и кредиторской задолженности по конкретным поставщикам и покупателям, а  также по срокам образования задолженности или сроках их возможного погашения,  что позволит своевременно выявлять просроченную  задолженность и принимать  меры к ее  взысканию.  Данные  о  сроках  образования  (погашения)  задолженности должны быть регулярными и оперативными, их  целесообразно  аккумулировать  в отдельном   документе,   например:   реестр   старения   счетов   дебиторов,  кредиторов.

Составлять  такой  реестр  можно  в  виде  матрицы,  по  строкам указываются  субъекты  задолженности,  по  столбцам   указываются   субъекты задолженности, по столбцам –  сроки  образования.  Реестр  может  оперативно выявлять  тех  должников,  успешная  работа  с   которыми   может   принести  наибольший  результат  для  предприятия,  а  также  тех  с  которыми  должны устанавливаться особые отношения;

-  постоянно  следить  за  соотношением  дебиторской  и  кредиторской задолженности, так как значительное преобладание  дебиторской  задолженности создает угрозу финансовой  устойчивости  предприятия  и  делает  необходимым привлечение   дополнительных   источников   финансирования,   а   превышение кредиторской   задолженности    над    дебиторской    может    привести    к неплатежеспособности предприятия;

-   контролировать   оборачиваемость   дебиторской   и   кредиторской задолженности, а также состояние  расчетов  по  просроченной  задолженности, так как в условиях инфляции всякая отсрочка платежа  приводит  к  тому,  что предприятие реально получает лишь часть  стоимости  поставленной  продукции, поэтому желательно расширить систему авансовых платежей;

-  в  сложившейся  ситуации  можно   посоветовать   организовать   на предприятии  систему  аналитического  учета  дебиторской  задолженности   не только по  срокам,  но  и  по  размерам,  местонахождению  юридических  лиц, физических лиц и предлагаемых условий оплаты;

- на высоком уровне организовать  работу  с  договорами,  в  карточке

клиента отличать работает он под реализацию или по системе предоплаты.

Таким  образом,  вышеизложенные  предложения   будут   способствовать совершенствованию организации расчетов  и  их  учета,  снижению  дебиторской задолженности и  укреплению  финансового  состояния  Предприятия учреждения ИТ 55/6 УИН  Минюста  России по Калужской области.

Внедрение программы по оздоровлению финансового состояния предприятия ИТ 55/6 (таблица 6) поможет расширить и нарастить объемы ежемесячного выпуска готовой продукции.

С целью максимизации прибыли необходимо произвести снижение затрат на один рубль товарной продукции до 0,98 копеек, для того, чтобы предприятие постоянно располагало свободными денежными средствами. 

С целью снижения складских остатков постоянно следить за уровнем неликвидной продукции и продукции,   хранящейся    на складе предприятия

ИТ 55/6 более года и принимать меры по ее реализации.

Также для дополнительного восполнения финансовых средств оказывать услуги по хранению, обеспечивая контроль за своевременным взысканием платы согласно заключенным договорам,  постоянно производить востребование дебиторской задолженности, ответственность за документальным оформлением и востребованием дебиторской задолженнсоти на предприятии возлагается на старшего юрисконсульта.

Постоянно принимая участие в ярмарках, а, также ежемесячно отгружая со склада готовую продукцию на сумму до двухсот тысяч рублей, поможет предприятию ИТ 55/6 снизить складские остатки,  а также вовремя расплатиться по своим обязательствам.

                                                                                                                                      Таблица 6

Программа по оздоровлению   финансового состояния  ГУП ИТ 55/6 на 2007 год.