Анализ системы управления документацией и записями на примере предприятия ОСЗН Первореченского района г. Владивостока

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 18 Мая 2012 в 02:31, дипломная работа

Краткое описание

Целью дипломной работы является анализ процесса управления документацией для эффективного планирования, функционирования, управления и постоянного улучшения деятельности предприятия
Исходя из поставленных целей, необходимо выполнить следующие задачи:
 изучить теоретический обзор;
 выявить состояние проблемы в ОСЗН;
 разработать подход к управлению документацией.

Содержание

Введение 4
1 Что такое управление документацией. Российский и зарубежный опыт 6
2 Управление документацией и записями по МС серии ИСО 9000 14
2.1 Требования к управлению документацией 17
2.1.1 Как обеспечить управление документацией 21
2.1.2 Внесение изменений в документы 22
2.1.3 Планирование разработки документов. Контроль 22
2.1.4 Актуализация 24
2.1.5 Учет документов 27
2.2 Организация документооборота на предприятии 29
2.2.1 Регистрация документов 32
2.2.2 Контроль исполнения документов 33
2.2.3 Систематизация дел 35
2.2.4 Формирование дел 36
2.2.5 Подготовка документов к архивному хранению 37
2.2.6 Роль документации при создании СМК 38
3 Анализ системы управления документацией и записями на примере предприятия ОСЗН Первореченского района г. Владивостока 47
3.1 Управление документацией в ОСЗН 47
3.2 Прохождение и исполнение документов разных документопотоков по подразделениям предприятия 52
3.3 Документация регламентирующая деятельность процесса управления документацией 54
3.4 Разработка, согласование и утверждение нормативных документов и других процедур, обеспечивающих деятельность предприятия 55
Рисунок 5- Блок схема разработки документа 57
3.5 Описание процессов работ и их взаимодействие 58
3.6 Обеспечение организационной структуры и ресурсов, необходимых для поддержки стратегических планов предприятия. 60
3.7 Осуществление оценки удовлетворенности потребителей и доведение информации до персонала 61
3.8 Актуализация документов 62
3.9 Анализ со стороны руководства 64
3.10 Сопоставление записей требуемых стандартом МС ИСО 9001:2008 с записями ведущимися в отделе 67
3.11 Рекомендации и выводы 69
Заключение 71

Скачать в ZIP архиве (416.75 Кб) Сколько стоит заказать работу?

Вложенные файлы: 1 файл

диплом .doc

— 1.10 Мб (Скачать файл)

ПЕРВОРЕЧЕНСКОГО РАЙОНА

П Р И К А З

«___» _____________ 2009г. № __

г. Владивосток

[О введении инструкции

по делопроизводству]

В целях совершенствования работы с документами в отделе и обеспечения их сохранности

ПРИКАЗЫВАЮ :

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в отделе.

2. Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с

"__"_________ 20_ г.

3. Всем структурным подразделениям и работникам предприятия с

"___"_________ 20_ г. руководствоваться Правилами работы с

документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству.

4. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на

__________________________________.

(должность, ф.и.о.)

Начальник ОСЗН __________________ ____________________

(личная подпись) (расшифровка)

Оборотная сторона последнего листа

СОГЛАСОВАНО:

______________________ _______________________

(должность) (подпись, расшифровка)

______________________

(дата)

______________________ _______________________

(должность) (подпись, расшифровка)

______________________

(дата)

____________________ _______________________

(должность) (подпись, расшифровка)

______________________

(дата)

5 Справочно - информационная документация

5.1 Акт проверки отдела

«__»_______20__г. № 3

Акт проверки

Отделения приема граждан по социальным вопросам

ОСЗН по АТУ Первореченского района

г. Владивостока

Критерии проверки	Оценка критериев
1.Соблюдение режима работы ЕСО
Качество оформления СПД
2.Срок проверки СПД и передачи в отделение назначения и учета выплат
3.Количество граждан, обслуженных на момент проверки
4.Количество клиентов в очереди
5.Численность обслуженных в час
6.Количество поступивших жалоб
7.Состояние помещения в к4отором находится отделение
8.Противопожарное состояние
9.Состояние рабочих мест инспекторов оформление информационных стендов
10.Проведение технической учебы с инспекторами
11.Наличие и содержание в ЕСО нормативно-правовой документации
12.Знание инспекторами отделения законодательной азы
13.Состояние делопроизводства (ведение журналов)
14.Состояние технических средств связи
15.Уровень навыков владения техникой, работы с базами данных
16.Культура и полнота общения
17.Внешний вид инспектора

___________ _______________ ____________

(должность проверяющего) (ФИО) (подпись)

5.2 Форма протокола

ПРОТОКОЛ

«____» ______________ 200 г №

Председатель:

Секретарь:

Присутствовали:

Повестка дня:

1 _____________________________________________________________________

2 _____________________________________________________________________

3 _____________________________________________________________________

4 _____________________________________________________________________

5 _____________________________________________________________________

СЛУШАЛИ:

______________________________________________________________________

ВЫСТУПИЛИ:

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

ПОСТАНОВИЛИ:

______________________________________________________________________

Подписи:

Председатель

Секретарь

5.3 Форма журнала регистрации писем, предложений, заявлений и жалоб граждан

ЖУРНАЛ

регистрации писем, предложений, заявлений и жалоб граждан

Регистрационный номер	Ф.И.О. Место работы	Краткое содержание	Кому направлен документ для исполнения, срок исполнения	Кем исполнено	Краткое содержание ответа	Дата отправки ответа, индекс дела где находится документ и копия ответа
1	2	3	4	5	6	7

6 Документация по вопросам материально технического снабжения

6.1 Форма акта приемки-передачи

Акт

Приемки-передачи

№	наименование	количество
1	2	3

Принял Сдал

__________ __________ __________ ____________

(должность) (ФИО) (должность) (ФИО)

________________ ________________

(дата, подпись) (дата, подпись)

6.2 Форма записи распределения техники среди сотрудников

Распределения оргтехники среди сотрудников

№	Наименование орг техники	Дата получения	Ф.И.О сотрудника	Роспись
1	2	3	4	5

Библиография

Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы (на основе ГОСТов РФ ). – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997. – 144 с.
Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы // Делопроизводство 1999. №1. С. 34-39.
Вялова Л.М. Организация движения документов // Секретарское дело 2000. №2. С.16-20.
ГОСТ Р ИСО 9000:2001. „Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь. –М.: Изд-во стандартов. -105
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., Издательство стандартов, 1998
Гузилова, Г. В. Документирование в историческом аспекте [Текст] / Г. В. Гузилова // Делопроизводство: информационно-аналитический журнал. - М., 2008. -- № 2. -- С. 21-36
Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник / Под ред. Т.В. Кузнецовой. М., 2005. 359 с.
Документы и делопроизводство: Справ. Пособие/ Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум; Сост.: М.Т. Лихачев. М.: Экономика, 1991. – 271 с.
Енковская, В. Систематизация приказов (распоряжений) // Секретарь-референт. -2007.-№8. – С20-23
Инструкция по делопроизводству ОСЗН Приморского края-2006 г
Ларин, М. В. О современных проблемах ДОУ в Российской Федерации и мире [Текст] / М. В. Ларин // Справочник секретаря офис-менеджера: информационный журнал. -- М., 2008. -- № 3. -- С. 25-31.
МС ИСО 9001:2008 «Системы менеджмента качества. Требования»
Румынина Л.А Документационное обеспечение управления, М., 2004.
Рысков, О. И. Управление документами в европейских странах. Обзор нормативной базы [Текст] / О. И. Рысков // Делопроизводство: информационно-аналитический журнал. -- М., 2006. -- № 4. -- С. 8-14
Притикова, В. Современное делопроизводство // Делопроизводство и документооборот.-2009-№3-32-34
Т.М. Полховская, Ю.П. Адлер, И.Г. Назарова и др. Еще раз о процессном подходе и системе менеджмента качества организации // Стандарты и качество. - 2004. - № 5
Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях // Делопроизводство и документооборот.-2008. №5-С 2-6
Шпер, В. Роль документации при создании эффективной системы менеджмента качества [Электронный ресурс] / В. Шпер. - Электрон. дан. - Режим доступа: http:// quality.eup.ru

Информация о работе Анализ системы управления документацией и записями на примере предприятия ОСЗН Первореченского района г. Владивостока