Анализ системы управления документацией и записями на примере предприятия ОСЗН Первореченского района г. Владивостока

     Тем самым современное делопроизводство как бы поднимается на новый уровень, и его сфера действия распространяется на всю документацию организации. Формальное тождество данных понятий в государственном стандарте — это лишь позиция его разработчиков. Чтобы подтвердить их правоту, теоретические положения должны быть развернуты в соответствующие механизмы трансформации делопроизводства в документационное обеспечение управления. А.Н. Сокова рассматривает ДОУ как упорядочение документирования и управление всеми системами документации в целях сокращения документооборота, повышения качества документов и своевременного обеспечения актуальной информацией, необходимой для принятия решений в условиях применения современной техники и новых информационных технологий. Из этого утверждения можно вывести по крайней мере два существенных отличия делопроизводства от ДОУ:

• Документационное обеспечение управления охватывает всю документацию организации, а делопроизводство в основном распространяется лишь на организационно-распорядительную документацию;
• ДОУ в значительно большей степени позволяет использовать информационно-технологическую составляющую в работе с документами.

     Вышеизложенные позиции весьма уязвимы с точки зрения научного системного анализа. Не объемы и виды документации являются определяющими, когда речь идет о делопроизводстве и ДОУ.    Представляется, что главным при изучении рассматриваемых понятий должно быть их значение в процессах управления, удельный вес работы с документами в управлении. Следует определить делопроизводство как техническую функцию управления, а ДОУ — обеспечивающую. Суть отличий заключается не только в объеме документации, которую регулирует делопроизводство или ДОУ, а в том, что при переходе от делопроизводства к ДОУ усиливается его информационная составляющая. ДОУ улучшает информационное обеспечение управленческого процесса не только за счет включения в информационное поле всей документации организации, но и за счет более эффективных технологий ее обработки [11].

     Не следует понимать делопроизводство и ДОУ как взаимоисключающие друг друга понятия. Делопроизводство — в большей степени формальное понятие (регламент, правило, условие, конструкция), жестко определяющее порядок работы с документами (инструкция по делопроизводству). Документационное обеспечение управления — понятие другого рода. Его суть — обеспечение процесса управления (принятия решения) документированной информацией, при этом включая в него аналитические компоненты, связь управленческих функций с документами, их обслуживающими. Документационное обеспечение управления— термин, характеризующий переходную стадию от традиционного делопроизводства к управлению документацией [13].

     Управление  документацией основывается на принципах  экономичности и эффективности  и на широком использовании новых  информационных технологий, обеспечивающих качественный менеджмент по отношению  к документации организации как полноценному ресурсу управления. Тем самым подчеркивается взаимосвязь документации и информации в управлении [16]. 
 
 
 
 
 
 
 

      2 Управление документацией и записями по  МС серии ИСО 9000

     Системы качества, созданные в 80-х годах XX века, часто характеризовались тем, что большое число документов (процедур, инструкций) по качеству оказались невостребованными, так как разрабатывались без оценки полезности их для персонала. МС 9001:2008 года предусматривает разработку минимального необходимого числа документированных процедур.

       Некоторые менеджеры полагают, что  инструкции и процедуры сковывают  инициативу работников. Чтобы этого  избежать, документация должна периодически  анализироваться и при необходимости  пересматриваться в соответствии  с процедурой управления документами.

       В любой организации, несмотря  на наличие современных компьютеров,  циркулирует большое число документов: приказов, чертежей. служебных записок,  результатов испытаний, нормативных  документов и др. Система менеджмента  качества, также базируется на документах: стандартах предприятия. методологических инструкциях, руководстве по качеству и т.д. Одни документы устаревают - их надо изымать из "оборота", в другие следует вносить изменения. Всем этим комплексом документов необходимо управлять [16].

     Под документированием системы качества понимается обоснование и разработка документов системы качества. Цель документирования системы качества заключается в создании организационно-методической и нормативной основы для построения и функционирования системы качества, соответствующей рекомендациям и требованиям стандартов семейства ИСО 9000 [17].

     Документация  системы качества - комплект документов, необходимых для надлежащего  функционирования системы качества и обеспечения качества продукции. Документом системы качества считается любой материальный носитель в системе качества, содержащий информацию и реквизиты, позволяющие идентифицировать данную информацию.

     Управление документацией - важный аспект системы менеджмента качества, оно должно обеспечить, что бы пользователи документов  всегда имели доступ к актуальным версиям действующих в организации документов.

     Управление  документами должно распространяться на следующие документы:

• Заявления о политике и целях в области качества;
• Политику и цели в области качества;
• Руководство по качеству;
• Документируемые процедуры, требуемы стандартов МС 9001:2008
• Документы, необходимые организации для обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов и управления ими;
• Записи требуемы настоящим стандартом ИСО 9001:2008;
• Документы внешнего происхождения.

     Документы системы менеджмента качества должны управляться. Для определения необходимых  средств управления должна быть разработана  документированная процедура, предусматривающая:

1. официальное одобрение документов с точки зрения их достаточности до их выпуска;
2. анализ и актуализацию по мере необходимости и повторное официальное одобрение документов;
3. обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов;
4. обеспечение наличия соответствующих версий документов в пунктах их применения;
5. обеспечение сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми;
6. обеспечение идентификации документов внешнего происхождения и управления их рассылкой;
7. предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких либо целей.

     Запись - это документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности. Записи должны быть определены и поддерживаться в рабочем состоянии для предоставления свидетельств соответствия требованиям и результативности функционирования СМК. Они должны оставаться четкими, легко идентифицируемыми  и восстанавливаемыми. Должна быть разработана документируемая процедура для определения средств управления, требуемых при:

• идентификации;
• хранении;
• защите;
• восстановлении;
• определении сроков хранения;
• изъятии записей.

     Введение  поддержание в рабочем состоянии  отчетных документов по результатам  деятельности (записей) являются одним  из важнейших факторов результативного функционирования СМК.

     Степень документриванности системы менеджмента  качества одной организации может  отличаться от другой в зависимости  от:

• размера организации и вида деятельности;
• сложности  взаимодействия процессов;
• компетентности персонала.;
• сложность продукции
• требования потребителей
• соответствующие обязательные требования.

     Документация  может быть в любой форме или  на любом носителе. Каждая организация определяет объем необходимой документации и ее носители, это зависит от вышеперечисленных факторов [12].

     Документация  согласно стандарту Гост Р ИСО 9000-2001, дает возможность передать смысл и последовательность действий. Ее применение способствует:

1. Достижению соответствия требованиям потребителя и улучшению качества
2. Обеспечению соответствующей подготовки кадров
3. Повторяемости и прослеживаемости
4. Обеспечению объективных свидетельств
5. Оцениванию эффективности и постоянной пригодности СМК

     Разработка  документации не должна быть самоцелью, а должна добавлять ценность [4].

      2.1 Требования к управлению документацией

     Основное  назначение документированной системы качества-предоставить единые и согласованные инструкции всем заинтересованным сотрудникам организации. Система качества развивается по мере развития деятельности компании. Документы системы качества постоянно редактируются. Поэтому важно обеспечить, чтобы все должностные лица пользовались действующим изданием документов. Цель управления документацией состоит в обеспечении наличия нужного документа системы качества в нужный момент в нужном месте [17].

     В стандарте  Гост Р ИСО 9000:2001 требования к управлению документацией изложены в пункте 4.2.3 Важно понять эти требования, чтобы обеспечить управляемость создаваемой документацией [4].

     Решение о том, кто будет наделен полномочиями рассматривать и утверждать документы системы качества разных уровней и изменения к ним принимает высшее руководство организации. Это не обязательно должны быть те же должностные лица, которые утверждают Руководство по качеству, корпоративные процедуры, процедуры в подразделениях или рабочие инструкции, какой бы ни была структура документации системы качества [17].

     Чтобы продемонстрировать соответствие этому  требованию необходимо подтверждение  такого рассмотрения. Не обязательно, на оригинале документа, выполненного в письменном или печатном виде, в качестве такого подтверждения ставится подпись. В некоторых компаниях для подтверждения к оригиналу документа прикрепляется специальный ярлык, а рабочие экземпляры содержат ссылку на него [8].

     Основной  перечень обычно содержит перечисление всех документов с указанием их текущей редакции и даты издания. Может существовать один перечень или несколько перечней, охватывающих разные категории документов, существующие в системе качества. Основной перечень сам по себе является документом системы качества и подлежит такому же изданию, редактированию и рассылке, как и прочие документы. Обращение с комплектом оригиналов документов, при условии незатруднительного доступа, аналогично обращению с основным перечнем [15].

     Необходимо  обеспечить наличие нужных изданий документов в нужных местах в справочных целях; изъятие недействительных/ устаревших документов из всех мест их использования, а идентификацию недействительных / устаревших или замененных документов регулировать управляемой рассылкой.

     Управление  рассылкой должно быть тщательно  спланировано, чтобы избежать ситуаций, в которых устаревшими документами  ненамеренно можно воспользоваться  в справочных целях. Список рассылки должен иметь четкую структуру, чтобы  каждый, кто нуждается в документе, имел к нему доступ. Это не означает, что каждому сотруднику нужно выдать личный экземпляр документа, но каждый должен иметь возможность без затруднений воспользоваться документом.

     При рассылке редактированных документов или документов с внесенными поправками необходимо обеспечить изъятие экземпляров предыдущих версий документов или их идентификацию как устаревших. Это достигается путем составления соответствующих инструкций на титульном листе или сопроводительном бланке. В небольших компаниях специально назначенный сотрудник лично отвечает за управление документацией и обновление всех контролируемых экземпляров.

     Управление  рассылкой должно также включать документацию внешнего происхождения.

     В тех ситуациях, когда рассылаются  печатные экземпляры документов и каждый может сделать фотокопию документа, компании обычно маркируют контролируемые экземпляры (те, которые подлежат контролируемой рассылке и обновлению издавшим документ) определенным образом, что позволяет различать контролируемые и неконтролируемые экземпляры. Это могут быть штампы красного цвета или же контролируемые копии могут издаваться на бумаге контрастного цвета. В процедурах системы качества компании в таких случаях должно разъясняться, что неконтролируемые экземпляры не могут быть использованы в справочных целях. Следует подчеркнуть, что существование неконтролируемых экземпляров всегда может вызвать проблемы, поэтому следует приложить все усилия, чтобы избежать существования таких экземпляров. Безусловно, не должно быть намеренной рассылки неконтролируемых экземпляров документов [1].