Анализ системы управления документацией и записями на примере предприятия ОСЗН Первореченского района г. Владивостока

     5.   Копия документа подшивается в дело.

      3.3 Документация регламентирующая деятельность процесса управления документацией

     Процесс управления документацией регламентирует инструкция по делопроизводству разработанная в соответствии с ГОСТом Российской Федерации Р 6.30 – 2003, утвержденным постановлением Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 г. № 65-ст, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. № 68.

      Инструкция  распространяется на организационно-распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы, протоколы, письма и др. (далее  – документы), относящиеся к Унифицированной  системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) и устанавливает единые требования к подготовке документов, организации документооборота, ведению учета, регистрации, контролю исполнения и хранения документов в Администрации Приморского края, органах исполнительной власти Приморского края и аппарате Администрации Приморского края.

      Положения Инструкции распространяются на организацию  работы с документами, создаваемыми с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий, независимо от вида носителя.

      Методическое  руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований инструкции осуществляется управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

      Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленных правил и порядка работы с документами, письменными и устными обращениями граждан возложена на начальника ОСЗН. Начальник несет персональную ответственность за соблюдение требований инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

      3.4 Разработка, согласование и утверждение нормативных документов и других процедур, обеспечивающих деятельность предприятия

     Т.к. отдел является подразделением Департамента по Социальной Защите, то в нем разрабатывается только внутренняя распорядительная документация и документы по внутреннему стратегическому планированию (планы работы отдела) и отчетности (ежемесячные отчеты по работе отделения приема граждан).

     Принцип систематизации распорядительных документов устанавливает перечень управленческих документов образующихся в деятельности организации:

•   приказы (распоряжения) по основной деятельности:

1. подведение итогов деятельности;

2. в случаях отмены, изменения и предоставления действий ранее изданных документов;
3. утверждение положений о структурных подразделениях и должностных инструкций;
4. при введении новых нормативно правовых актов;
5. изменении графика работы отдела и т.д.

• приказы (распоряжения) по личному составу:

1. о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках;
2. о приеме на работу;
3. об увольнение;
4. о поощрение работников;
5. о премировании;
6. о предоставлении отпусков без сохранения заработной платы;
7. о предоставлении отпусков по уходу за ребенком;
8. о повышении разряда работника и т.д.

• приказы (распоряжения) по административно хозяйственным вопросам:

1. об утверждении структуры организации и ее изменение;
2. о сокращении штатной численности;
3. о проведении аттестации персонала;
4. о планировании деятельности;
5. о контроле за деятельностью (отчетность);
6. о материально-техническом обеспечении;
7. об информационном и документационном обеспечение и др.

     Разрабатываются и утверждаются приказы и распоряжения начальником отдела.

     Этапы разработки:

     1. Сбор и анализ информации для подготовки проекта документа(на основании документов поступающих из департамента, текущей документации предприятия и на основании законодательных актов)

     3. Подготовка проекта приказа или распоряжения (оформляются на специальных бланках содержащих герб РФ, наименование организации, место составления документа и т.д.)

     4. Согласование проекта документа (внутренние согласование с сотрудниками)

     5. Подписание приказа или распоряжения (после согласования начальник отдела подписывает согласованный документ)

     6. Регистрация приказа или распоряжения(запись о документе в журнале регистрации внутренних документов)

     7. Доведение приказа или распоряжения до исполнителей (передача копий документа сотрудникам)

Схема разработки документа представлена на рисунке 5.

Рисунок 5- Блок схема разработки документа

     Планы работы отдела разрабатываются начальником отдела по установленной Департаментом форме (приложение В) и включают в себя:

• Мероприятия;
• Сроки выполнения;
• Ответственных за организацию работ.

     Отчеты о работе отдела составляется начальником отдела, они содержат:

• Размер средств краевого бюджета израсходованных на оказание социальной поддержки жителям Первореченского района;
• Общее количество получателей мер социальной поддержки и социальных услуг;
• Информацию о том сколько было выдано социальных паспортов.

      3.5 Описание процессов работ и их взаимодействие

     Деятельность  отдела регламентируется следующей документацией:

• Должностные инструкции;
• Положение об отделе;
• Приказ о совершенствовании работы отдела;
• Методические рекомендации по организации работ отделений.

     Должностные инструкции разрабатываются Департаментом Социальной Защиты населения и утверждаются Вице–губернатором Приморского края и содержат следующие пункты:

1. Общие положения (кому непосредственно подчиняется работник, занимающий данную должность; квалификационные требования (требования к образованию, стажу работы, специальные требования к квалификации, например: наличие аттестатов или иных, подтверждающих квалификацию, документов); порядок назначения и освобождения от должности; краткий перечень руководящих и нормативных документов, которыми должен руководствоваться работник; знаниями в каких областях должен обладать при работе на данной должности.)
2. Основные задачи и обязанности (перечисляются все основные обязанности работника, вытекающие из задач, стоящих перед организацией.)
3. Права (описание полномочий работника, необходимых для выполнения действий, предписанных ему)
4. Ответственность (В разделе формулируется, за что работник несет ответственность)
5. Квалификационные требования (у работника должно быть Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы)

     Согласовываются должностные инструкции с директором Департамента Социально Защиты Населения. Ставится подпись сотрудника ознакомившегося с инструкцией.

     Положение об отделе утверждено приказом Департамента и оформлено в соответствии с распоряжением начальника Департамента. Содержит следующие структурные элементы:

1. Общие положения (Содержит следующие сведения: кому непосредственно подчиняется подразделение; краткий перечень руководящих и нормативных документов, в соответствии с которыми подразделение должно осуществлять свою деятельность.)
2. Функции отдела (В разделе перечисляются основные функции отдела)
3. Организация деятельности (Информация о начальнике отдела, его правах, обязанностях, ответственности, о правах, обязанностях, ответственности работников отдела)
4. Порядок прекращения деятельности (информация о том в связи с чем деятельность отдела может быть прекращена)

     Положение имеет подписи начальника Департамента, а так же начальника ОСЗН.      

     Приказ  о совершенствовании  работы отдела разработан начальником ОСЗН в целях повышения исполнительской дисциплины, улучшения качества работы отдела, и обслуживании граждан, усиления контроля за своевременным назначением социальных выплат и предоставлению мер социальной поддержки населению Первореченского района.

     Методические рекомендации по организации работ отделений Составлены Департаментом Социальной Защиты Населения. В них представлены рекомендации по оформлению социальных паспортов и других документов, приему граждан по социальным вопросам, а так же рекомендации по начислению льгот, субсидий и других выплат.

      3.6 Обеспечение организационной структуры и ресурсов, необходимых для поддержки стратегических планов предприятия.

     Департамент социальной защиты обеспечивает отдел всеми необходимыми для работы ресурсами такими как оргтехника, мебель, канцелярские принадлежности и другими материальными ценностями. Для организации работ обеспечения существуют следующие документы:

• Приказ Департамента о передаче имущества по краевой целевой программе «Электронное Приморье»;
• Инвентаризационные описи;
• Ведомости по сверке имущества;
• Счет фактуры, ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения;
• акты приемки-передачи.

      Приказ  Департамента о передаче имущества  по краевой целевой программе  «Электронное Приморье разработан в целях рационального использования имущества Приморского края, поступившего по краевой целевой программе «Электронное приморье» на 2005-2010 годы» на 2008 год, в соответствии с государственным контрактом на поставку компьютерной техники для обеспечения территориальных отделов и отделений приема населения по социальным вопросам департамента социальной защиты населения, реализации на территории Приморского края государственной политики в области социальной защиты малообеспеченных граждан, нуждающихся в поддержке государства.

      3.7 Осуществление оценки удовлетворенности потребителей и доведение информации до персонала

     Показателем удовлетворенности потребителей является Отсутствие жалоб потребителей в Департамент Социальной Защиты Населения. Регулярные проверки работы отдела осуществляет Прокуратура Приморского края и Пенсионный фонд.

     Для организации работы по выявлению  удовлетворенности потребителей существуют следующие документы:

• Бланки опроса потребителей;
• Письменно оформленные жалобы потребителей;
• Справки о проведении проверки;
• Приказ о контроле за качеством работы отделений;
• Акты проверки работы ОСЗН.

     Акт проверки отделения приема граждан по социальным вопросам содержит:

• Соблюдение режима работы;
• Качество оформления социальных паспортов;
• Количество граждан обслуженных на момент проверки;
• Количество клиентов в очереди;
• Численность обслуживаемых в час;
• Количество поступивших жалоб;
• Состояния помещения в котором находится отделение;
• Пожарное состояние рабочих мест инспекторов;
• Оформление информационных стендов;
• Проведение технической учебы с инспекторами;
• Наличие и содержание в отделении нормативно-правовой документации;
• Знание инспекторами отделения законодательной базы;
• Состояние делопроизводства (ведение журналов);
• Состояние технических средств связи;
• Уровень навыков владения техникой. работы с базой данных;
• Культура общения и полнота консультирования;
• Внешний вид инспектора.