Совершенствование системы управления

Оглавление

Введение…………………………………………………………………………..2

Глава 1. Основы управления……………………………………………………..4

1. История управления…………………………………………………………..4
2. Организация управления……………………………………………………..8
3. Эффективность управления………………………………………………...13

Глава 2. Система управления Службы по охране и использованию

животного мира Иркутской области………………..…………………............19

2.1 Структура управления Службы...…………………………………………..19

2.2 Задачи и функции Службы………………………………………………….23

2.3 Показатели работы Службы в 2013 году…………………………………..29

2.4 Анализ внутренней среды Службы………………………………………...43

Глава 3. Совершенствование системы  управления……………………………47

Заключение……………………………………………………………………….50

Список нормативно-правовых актов  и литературы…………………………...52

Приложение № 1…………………………………………………………………55

Приложение № 2…………………………………………………………………56

Приложение № 3…………………………………………………………………57

 

 

 

 

Введение

 

Развитие цивилизации, возникновение производства поставили перед человеком проблемы, связанные с вопросами управления. Во все времена от грамотного управления, от умения руководителя быстро решать поставленные задачи зависело развитие организации, ее процветание, достижение поставленных целей. Это в полной мере относится и к нашему времени.

Эффективность управления определяется не только потенциалом кадров, осуществляющих данный вид деятельности, степенью их осмысленного участия в управлении политическими, экономическими, социальными и культурными процессами, но и умением планировать работу организации, анализировать показатели работы, находить пути решения возникающих проблемных вопросов и т.д.

В данной работе рассматриваются вопросы управления, методы и подходы решения управленческих задач на основе анализа работы Службы по охране и использованию животного мира Иркутской области. Моя задача состоит в том, чтобы найти оптимальные варианты решения выявленных проблем. Безусловно, что всех проблем, с которыми сталкиваются сотрудники организации, не решить. И это, в первую очередь, связано с многообразием служебных ситуаций, которые возникают по роду деятельности  Службы. Сложность решения управленческих задач, как правило, возникает в период нестабильности. Например, приходится сталкиваться с ситуациями, когда разрабатывается новое направление.

Новое направление подлежит разработке, а, следовательно, требует значительных затрат и сил, и времени. И в этой ситуации главное суметь быстро перестроится, определив цели и задачи, грамотно спланировать деятельность в новом условии. В случае нестабильности, управленцу следует оптимально распределить полномочия служащих, научиться экономить финансы, при этом не прекращать развивать организацию, удерживая ее на плаву.

В подобных ситуациях  необходим сильный руководитель-управленец, лидер, способный повести за собой коллектив, найти пути преодоления возникающих трудностей для сохранения работоспособности организации, а особенно - кадрового персонала. Не допустить потерю не только опытных, высококвалифицированных специалистов, но и перспективных молодых сотрудников, которые могут составить кадровый резерв.

Цель данной работы заключается в том, чтобы, представив себя на месте руководителя организации, попытаться определить цели и задачи, стоящие перед коллективом в период нестабильности, выявить причины ухудшения ситуации и найти оптимальные пути решения возникших проблем. При этом не только сохранить существующий потенциал, но и выработать концепцию дальнейшего развития организации.

Объектом исследования в данной работе является Служба по охране и  использованию животного мира Иркутской  области как орган исполнительной власти с ее структурой и кадровым потенциалом.

Предметом исследования работы является действие руководителя Службы, как  законного представителя органа исполнительной власти, являющегося  работодателем, в конкретных условиях (ситуациях), связанных с изменением законодательства, с добавлением функциональных обязанностей, административной реформой.

Задачами работы являются разработка конкретных путей и методов организации  Службы в конкретных условиях, проведение анализа внутренней среды службы, совершенствование системы управления.

 

Глава 1 Основы управления

1.1 История управления

Управление – это  процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый  для того, чтобы сформулировать и  достичь целей организации (М. Мескон).

С появлением человека и объединением его в группы зародилось управление. У доисторических людей возникла необходимость управлять, для того чтобы выжить. Изначально появились три сферы деятельности человека, требующие организации:

1) оборонительная - защита от врагов, нападения диких зверей;

2) политическая - установление и поддержка порядка в группе;

3) экономическая - производство и распределение ресурсов: пищи, оружия для охоты, орудий труда, одежды и т.д.

С объединением людей  в группы проявлялся лидер, который  брал на себя обязанности руководителя и управления. С развитием людей, дальнейшим ростом общества и усложнением выполняемых задач и проблем возникла необходимость распределения функций управления между особо приближенными. Однако, чтобы такие отношения развились, потребовалось много времени, а пока власть была сосредоточена в одних руках.

Проблемы управления тревожили и политиков, и философов  и правителей во все времена. И в наше время перед руководителем стоят вопросы управления, но вернемся к истокам.

Первое упоминание проблемы управления были обнаружены в литературных источниках Древнего Египта. К их числу относят «Поучения гераклеопольского царя своему сыну Мерикару», «Поучения Птаххотепа» и др. Дошедшие до наших дней факты свидетельствуют о том, что, например,   более 3 тысяч лет назад в Китае уже были известны такие понятия, как «организация», «функция», «кооперация», «системный подход к деятельности», «технологический подход», «контроль» и т.д. Их источником стали Конституция Чоу и летописи Менсиса (1100 – 500 гг. до н.э.). Вопросам государственного управления посветили свои работы Конфуций (551 -479 гг. до н.э.), Каутильей (индия, советник царя Чандрагупты), генерал Сан Цзу.

Древние греки уделяли  особое внимание вопросам организации  и управления производственными процессами, одновременно заботясь о четкой специализации рабочих. Большой вклад в развитии данных процессов внесли философы - Платон, Сократ, Аристотель.  Платон выступал за распределение рабочих по различным видам деятельности, так появилось понятие ремесленник. Он считал, что одинаково хорошо работать по камню и по железу невозможно, так как каменщик не должен затачивать свои инструменты. Сократ, рассматривая деятельность управленцев в различных сферах, сформулировал универсальный принцип управления, пологая, что, поставив нужного человека в нужное место, можно добиться  выполнения своих указаний. Аристотель заложил основы учения о домохозяйстве (начальное понятие экономической теории), в которых указывал на необходимость обучения рабовладельцев навыкам обращения   с рабами, искусству управления ими.

Большой вклад в развитие проблем управления внес итальянец  Н. Макиавелли (1469 – 1527), который рассмотрел вопросы взаимоотношений руководителей и подчиненных, проблемы власти и лидерства.

В работе А. Файоля «Общее и промышленное управление» первая  глава называется «Определение управления», где он дает следующие определение: «Управлять – значит предвидеть, организовывать, распоряжаться, координировать и контролировать; предвидеть, т.е. учитывать грядущие и вырабатывать программу действий; организовывать, т.е. строить двойной – материальный и социальный – организм предприятия; распоряжаться, т.е. заставлять персонал надлежаще работать; координировать, т.е. связывать, объединять, гармонировать все действия и усилия; контролировать, т.е. заботиться о том, чтобы все совершалось согласно установленным правилам и отданным распоряжениям».

Природу управления невозможно понять без рассмотрения сфер его осуществления, классификации процессов управления:

1. управление в неживой природе (технических системах). Эта область  управления является предметом изучения технических наук;
2. управление в живой природе (биологических системах). Изучается естественными науками;
3. управление человеческим обществом (социальных систем). Изучается социальными (общественными) науками и является наиболее сложной по ряду показателей и причин. В социально-экономической системе управленческой деятельности ее можно характеризовать термином «менеджмент».

Многие, кто занимается проблемами управления, считают, что организация существует уже на протяжении многих тысячелетий  и столько же времени существует менеджмент. Хотя есть и мнение, что менеджмент появился в ходе качественного преобразования управления несколько позже, как вид управленческой деятельности и система методов управления в условиях рынка.  Менеджмент предполагает ориентацию фирмы на спрос и предложение, к повышению эффективности производства, сферы продаж и используется в основном в малом и крупном бизнесе.

 Мы же будем рассматривать проблемы управления в государственной структуре, но прежде - необходимо дать несколько определений:

Структура – внутренняя организация любой системы, форма устройства взаимосвязи её элементов, влияющих на их существование и изменение. Первый шаг для познания задач, целей, проблем – это их структурный анализ. 

Невозможно, например, что-либо сказать об организации, согласовать  действия всех сотрудников, если нет общего для всех отображения (структуры) и понимания того, что есть организация.

Организация – имеет несколько понятий: 1) организация - как процесс, как функция по согласованию, координации, регулированию поведения людей, объединенных для выполнения определенных задач или достижения единой цели; 2) организация - как объект, как форма общественной деятельности (предприятие, учреждение, офисы и т.д.); 3) организация - как состояние, как уровень согласованности функционирования, т.е. упорядоченность, деятельность. 

Организационная структура (структура организации) – совокупность устойчивых отношений, характеристик организации, обеспечивающих ее целостность и тождественность самой себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях.

Организационная структура  – это множество элементов  организации, находящихся в отношениях и связях друг с другом, которое образует определенную целостность, единство.  

Действие – простейший элемент поведения члена организации.

Операция – совокупность действий, объединенных общим результатом.

Процедура – совокупность операций, ориентированных на решение одной из задач организации.

Организационная функция  – это характеристика деятельности организации, сохраняющая свое назначение независимо от ее размеров, технологий, форм и средств ее реализации.

Управление – это  функция организации по решению  проблем и задач.

Управление возникает, когда руководитель принимает решение  для выполнения поставленных задач, преодоления возникших проблем. В связи с этим технология функционирования определяется как предписанный порядок ведения дел, а технология управления (система управления) как совокупность методов выработки решения проблем и создания новых технологий функционирования и подструктур организации. Обе технологии относятся к системе функционирования и осуществляются функциональными элементами – работниками и подразделениями.

Административная структура  определяет положение работников и  подразделений по специализации  и административным иерархическим  уровням. Это изображение, предназначенное  для создания приоритетов в управлении, коррекции технологий в нестандартных случаях.

Учет – регистрация  и отображение деятельности в  показателях, характеризующих состояние  функционирования и его результатов  в учетных документах и базах  данных.

Анализ – функция  исследования динамики изменения внутренних и внешних факторов и их влияния на целевые результаты, а также возможность прогнозирования деятельности организации, ее показателей.

Планирование  - отображение  в предполагаемых процессах, технологиях, показателях и создаваемых условиях  будущее, наиболее вероятное и выгодное для состояния организации.

Процесс анализа и  планирования на основе прогнозов называется принятием решения.

Чем выше степень организованности, тем большая часть функций  организации выполняется в штатном  режиме, с наименьшими потерями и  наименьшим количеством проблем и нештатных ситуаций. Рассмотрим технологию управления.

1.2 Организация управления

Суть управления состоит  в оптимальном использовании  имеющихся ресурсов (земли, помещения, рабочей силы, капитала и т.д.) для  достижения поставленных задач. Управление представляет собой реализацию взаимосвязанных функций планирования, мотивации сотрудников, организации, распределения капитала и обязанностей, а также контроля за процессом деятельности.