Финансовое состояние ФГУ «Сарапульский лесхоз»: анализ, проблемы и пути их решения

Далее выберите из справочника  вид документа, который должен быть сформирован после выполнения проводки. Справочник видов документов настраивается и заполняется в режиме «Настройка программы», «Настройка документов».

Следующими полями для  заполнения будут номер и дата документа.

Если для выбранного вида документа предусмотрено регистрация, в правой части экрана будет выведен журнал регистрации. Выберите документ, и его номер и дата подставляется автоматически. При попытке ввести номер документа, отсутствующий в журнале регистрации, программа выдаст предупреждение.

 Если выбран вид  документа, в настройке которого указано «без регистрации» (например, «Общие документы»), номер и дата документа вводятся вручную. При вводе даты можно воспользоваться календарем, вызываемым нажатием кнопки в правой части поля.

Если по счетам проводки ведется аналитический учет, программа потребует ввода объектов аналитического учета – сначала по дебету, потом по кредиту проводки.

В качестве примера введем проводку (Дт 7100, Кт 5001) по выдаче денег  под отчет.

Поскольку счет 7100 настроен на двухуровневую аналитику (подразделение – сотрудник), необходимо указать конкретные значения аналитики. Сначала из появившегося справочника выберем подразделение. Затем из справочника сотрудников – подотчетное лицо.

В верхнем меню перечислены  операции, доступные в данном режиме. Можно просмотреть аналитику по дебету или по кредиту, используя кнопку «Обороты» (далее выбрав – дебетовая или кредитовая аналитическая карточка).

Поскольку по кредиту  счета 5001 аналитический учет не ведется, программа сразу предлагает ввести сумму проводки и комментарий к ней (произвольный текст, набираемый с клавиатуры).

Если по одному из счетов проводки ведется количественный учет, необходимо ввести данные по количеству и цене за единицу номенклатурной позиции. При этом сумма проводки будет рассчитана автоматически. Кнопка в правой части полей «Цена» и «Количество» вызывает калькулятор.

Если один из счетов настроен как валютный, сначала будет запрошен вид валюты) равочник видов валют вызывается нажатием кнопки «Справочник»), затем – курс выбранной валюты по отношению к рублю (который можно указать вручную или выбрать из справочника). В случае отсутствия в справочнике записи о курсе валюты по отношению к рублю на дату регистрации проводки, ее можно добавить (выбрав пункт «Добавление» в меню «Сервис»). Далее будет запрошена сумма в валюте, а сумма в рублях - посчитана автоматически.

Ввод проводки окончен, и программа возвращается в поле «Номер счета» для ввода следующей  проводки. В этот момент в верхнем  меню появится кнопка «Введено». Нажав  эту кнопку, можно перейти в режим просмотра и корректировки проводок, введенных в данном сеансе работы.

 Автоматические  операции.

Для автоматизации наиболее трудоемких операций, выполняемых один раз в месяц (или другой заданный настройкой период) – например, связанных  с «закрытием» месяца – в стартовом комплекте программы предусмотрен механизм автоматических операций. Расчет износа основных средств, расчет списания НДС, начисление многочисленных налогов, распределение накладных расходов и т.п. выполняются на основе справочника автоматических операций, который при необходимости можно перенастроить в режиме «100. Настройка программы» / «4. Настройка автоматических операций».

Справочник автоматических операций условно разделен на следующие  блоки по видам деятельности:

0. ВСЕ операции;

1. Торговля;

20. Производство;

40. Строительство.

Суммы автоопераций существенным образом зависят от выполненных  в текущем отчетном периоде предшествующих проводок, а также от значений начальных  и текущих сальдо счетов синтетического учета. Например, сумма списания НДС по материалам зависит от сальдо на начало периода соответствующих субсчетов 10 и 19 счетов. Это означает, что при изменении данных в предшествующих проводках в ряде случаев требует перерасчет и корректировка сумм ранее выполненных автопроводок. Такая возможность реализована в программе: при повторном запуске программа выполняет новый расчет, находит ранее выполненные в этом периоде автопроводки, удаляет их и формирует новые. В этом заключается основное отличие автоматических операций от стандартных.

Выполнение проводок по «закрытию» месяца необходимо осуществлять в строго определенной последовательности.

Например, сначала необходимо выполнить проводки по начислению износа основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, и лишь после этого списывать производственные затраты на счет реализации. Счет реализации нужно «закрыть» только после того, как будет окончательно сформировано его итоговое сальдо.

Если в середине месяца необходимо узнать величину прибыли  на текущую дату, можно выполнить автоматическую операцию для решения этих задач, а в конце месяца – выполнить ее повторно для перерасчета. Таким образом, наличие режима автоматических операций позволяет бухгалтеру планировать прибыль, налоговые отчисления и ряд других параметров.

После выбора режима «Автоматические  операции» в правой части экрана откроется список настроенных операций. Каждая операция представляет собой  блок из нескольких проводок – например, операция «Начисление износа ОС и  НА» включает в себя пять различных проводок по начислению износа:

- износ ОС (сч. 0100) линейный  способ;

- износ ОС (сч. 0100) уменьшающийся  остаток;

- износ ОС (сч. 0100) по  сумме чисел лет использования;

- износ ОС (сч. 0100) натуральные  показатели;

- износ нематериальных  активов.

При этом можно «запустить» последовательное выполнение сразу всех автоматических операций по закрытию месяца (в автоматическом режиме). Для этого выберите «0. ВСЯ операция». Операции будут выполняться в порядке возрастания номеров.

Можно выборочно отметить нужные операции для автоматического выполнения, выделив их нажатием <F2>.

Если для выполнения выбрана одна операция, в правой части экрана появится список проводок, входящих в эту операцию. Можно  выполнить одну проводку из списка, или отметить для выполнения несколько проводок.

Проводки будут выполняться  автоматически. Может потребоваться  только заполнить поля, не предопределенные настройкой, или подтвердить рассчитанные суммы (если в настройке проводки не определено автоматическое заполнение данного поля).

Чтобы подтвердить сумму, нужно просто нажать <Enter>, за исключением случая переоценки валютных счетов.

Финансовые  документы.

В данном режиме производится формирование и печать первичных  документов (приходных и расходных кассовых ордеров, платежных поручений, счетов, накладных, банковских и материальных документов и т. П.) и регистрация их в соответствующих журналах регистрации.

Настройка операций по выписке  документов осуществляется в режиме «Настройка финансовых документов».

После выбора раздела  учета и операций из списков в правой части экрана откроется окно ввода информации, где надо будет заполнить поля, не предопределенные настройкой.

Набор предлагаемых полей  определяется видом документа и  настраивается в режиме «Настройка документов».

Нажатие кнопки «Журнал» позволяет просмотреть журнал регистрации документов выбранного вида (в нашем примере – счетов на предоплату).

Нажав кнопку «Введено», можно просмотреть и откорректировать только что введенные операции.

В качестве примера выберем  раздел «Материальные документы», операцию по выписке счета на предоплату.

Укажите номер документа (предлагается очередной номер). В  соответствии с настройкой операции, в поле «Дата» предлагается текущая  дата. Подтвердите ее или введите  другое значение.

Следующее поле – Поставщик, заполняется автоматически. В этом поле проставляется название вашего предприятия, и курсор переходит в следующее поле.

Примечание. Значение в автоматически заполненном поле (при условии, что поле видимое) можно изменить, если вернуться в него, нажав клавишу <esc>.

В поле «Покупатель» следует  ввести предприятие – получателя, выбрав нужное значение из справочника  в правой части экрана.

В поле «НсП» подставьте ставку налога с продаж.

Далее заполняются поля «Место хранения (Склад)», «Группа товаров» и «Товар», при настройке оставленные незаполненными. В правой части экрана выводятся соответствующие справочники, из которых выбираются нужные значения.

В поле «Количество» выводится  рассчитанный остаток товара на выбранном  складе. Это значение при необходимости  можно изменить.

В поле «Цена» введите  ее значение.

Сумма рассчитывается автоматически, как произведение введенного количества на цену продаж.

После этого программа  возвращается к выбору места хранения для ввода следующего значения. После  того, как товарная часть счета на предоплату введена полностью, нажмите кнопку «Стоп цикл», расположенную в строке меню или клавишу <F9>. На экран будет выведен сформированный документ.

Нажав кнопку «Шаблон» можно  перейти в режим настройки  шаблона документа.

 При нажатии кнопки «Печать» выводится окно выбора страниц для печати.

 Кнопка «Файл» содержит  подменю: 

«Сохранить как -  Ctrl+S» - будет предложено выбрать директорию и имя сохраняемого файла.

«Экспорт в EXCEL – Ctrl+E» - данные будут переданы в программу Microsoft Excel для последующей обработки.

«ИНФИН» позволяет сформировать и распечатать большой набор  первичных документов (приходных  и расходных кассовых ордеров, платежных  поручений и требований, счетов на оплату, накладных, и т.п.). Внешний  вид документа может настраиваться  самим пользователем, без обращения к программисту.

По окончании ввода  данных в текущий месяц следует  выполнить операцию изменения месяца.

Изменения месяца.

После того, как ввод информации по текущему месяцу завершен, необходимо выполнить операцию перехода на новый  месяц. Это нужно для формирования сальдо по счетам на начало следующего месяца.

Выполнение операции перехода на новый месяц не обязательно  производить в тот момент, когда  он наступил. Можно просто при входе  в режим ввода проводок установить период ввода – следующий месяц. Но в этом случае необходимо обратить внимание на то, что если новый месяц относится к другой учетной политике, сальдо по всем счетам на начало нового месяца рассчитано не будет, и по этому во всех отчетных формах по новому месяцу обороты будут правильными, а сальдо – нет!

Примечание.

Программа позволяет  корректировать и добавлять информацию по предыдущим месяцам.

Операция перехода на следующий месяц осуществляется путем выбора пункта «100. Изменение  месяца» в « 100. Настройке программы».

Программа напомнит о необходимости сделать страховую копию перед изменением месяца, и при выборе ответа «Да»/ «Нет» осуществит (или отменит) выполнение операции.

Если следующий месяц  относится к новой учетной  политике, программа выдаст предупреждение о том что, перерасчет остатков на начало новой учетной политики не будет произведен, и их надо будет ввести вручную в режиме ввода и корректировки вступительных остатков, или запустить принудительный пересчет.

Внимание!

Процедура закрытия месяца может потребовать значительного времени: не рекомендуется отключать или перезагружать компьютер, пока процесс полностью не завершиться.

1. Формирование бухгалтерских регистров и отчетных форм.

На основе зарегистрированных проводок автоматически формируются  следующие типовые бухгалтерские регистры, составляющие разделы программ:

1. Главная книга по любому счету (субсчету);
2. Оборотный баланс по всем счетам;
3. Оборотная ведомость по любому счету;
4. Аналитическая карточка по любому объекту аналитического учета;
5. Аналитическая шахматка;
6. Журнал – ордер;
7. Мемориальный ордер;
8. Ведомость взаиморасчетов;
9. Журнал документов;
10. Журнал операций;
11. Журнал проводок;
12. Кассовая книга;
13. Книга покупок и продаж;
14. Книга доходов и расходов.