Учет и аудит расчетов по оплате труда

По поводу первого  вопроса можно сказать, что Трудовой кодекс определяет минимальный размер оплаты труда как гарантируемый  федеральным законом размер месячной заработной платы за труд неквалифицированного работника, полностью отработавшего норму рабочего времени при выполнении простых работ в нормальных условиях труда (ст.129 ТК РФ). В соответствии с Федеральным законом от 29.12.2004г. №207-ФЗ минимальный размер оплаты труда с 01.01.2005г. составляет 720 рублей, с 01.09.2005г. – 800 рублей, а с 01.05.2006г. – 1100 рублей.

По поводу второго  вопроса можно сказать, что согласно ст.136 ТК РФ «Заработная плата выплачивается  не реже, чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка организации, коллективным договором, трудовым договором». Но когда впервые появилась эта норма в Трудовом кодексе, многие специалисты высказывали мнение: если работник выразил желание получать зарплату один раз в месяц, то работодатель может учесть его пожелание. Можно пойти навстречу этому работнику и выплачивать зарплату, как он просит. 

Оплата труда работников производится  в первоочередном порядке по отношению к другим платежам предприятия после уплаты налогов.

Других жестких требований в отношении заработной платы  Трудовым законодательством не предусмотрено. И все остальное: формы заработной платы, системы оплаты труда и  стимулирования – все это согласно ст.135 ТК РФ работникам организаций, не финансируемых из бюджета, устанавливается коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами организаций и трудовыми договорами. В этом есть положительные и отрицательные моменты. Отрицательной стороной является прежде всего то, что очень многие работодатели оказались не готовыми к тому, чтобы грамотно  устанавливать в своих организациях системы оплаты труда, системы премирования, системы стимулирования работников.     

1.2 Документация  по учету личного состава, оплате  труда

Учетом личного состава  персонала организации занимаются  кадровая служба и лица, на это уполномоченные первичными документами по учету численности персонала и его движения являются приказы (распоряжения) о приеме, увольнении или при переводе на другую работу и о предоставлении отпусков [21; 25; 26].

На работников, принятых на постоянную, временную или сезонную работу, отдел кадров заполняет карточку на руководящих работников и специалистов и личный листок по учету кадров. Каждому работнику при приеме на работу присваивается табельный номер, который в дальнейшем проставляется на всех документах по учету личного состава, выработки и заработной платы. В случаях увольнения или перевода на другую работу его табельный номер, как правило, не может присваиваться другому работнику в течение одного-двух лет.

Бухгалтерия предприятия  на основании первичных документов открывает на каждого работника карточку-справку с указанием справочных данных для накапливания из месяца в месяц сведений о заработке или лицевой счет с последующим использованием их показателей для расчета среднего заработка.

Учет использования  рабочего времени ведется в табелях  учета использования рабочего времени, в годовых табельных карточках и т.п. Табели открываются или по предприятию в целом (небольшие предприятия), или по его структурным подразделениям и категориям работающих.

Для учета личного  состава, начислению и выплате заработной платы организации используют унифицированные формы первичных документов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 726:

• Форма № Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме на работу» (приложение А) и форма № Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу» заполняются в одном экземпляре работником отдела кадров на принимаемое организацией на работу лицо. Руководитель подразделения (цеха, отдела) дает заключение о возможности приема на работу (нанимающийся) на оборотной стороне приказа (распоряжения) указываются сведения о том, в качестве кого может быть принят на работу нанимающийся, по какому разряду или с каким окладом и с каким испытательным сроком. Приказ (распоряжение) о приеме на работу работника визируется в соответствующей службе организации для подтверждения оклада, устанавливаемого по штатному расписанию. С приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации, работника знакомят под расписку.

Приказ (распоряжение) о  приеме на работу передается в бухгалтерию  организации, где открывается лицевой счет на вновь принятого работника;

• Форму № Т-2 «Личная карточка работника» и форма № Т-2ГС «Личная карточка государственного служащего» заполняют и ведут в отделе кадров на всех работников организации;
• Форма № Т-3 «Штатное расписание» применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным лицом;
• Форма № Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника» применяется в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников. На каждого научного и научно-педагогического работника ведется также личная карточка (форма № Т-2);
• Формой № Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу» (приложение Б) и форма № Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу» оформляется перевод работника (работников) из одного подразделения организации в другое. Ее заполняет в двух экземплярах сотрудник отдела кадров. Один экземпляр хранится в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию для внесения изменений в лицевой счет.

В распоряжении указываются: основание перевода, размер тарифной ставки, оклада, надбавки по прежнему и новому месту работы, сведения о не сданных работником материальных ценностях и др. Распоряжение подписывают начальники подразделений, руководитель организации и сам работник;

• Форма № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска» (приложение В) применяется для оформления ежегодного отпуска и отпусков других видов, предоставляемых членам трудового коллектива в соответствии с действующими законодательными актами и положениями, коллективным договором и графиком отпусков. Приказ заполняется в двух экземплярах (один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию), подписывается начальником структурного подразделения, руководителем организации и самим работником; в бухгалтерии в этом документе указываются выплаты, произведенные работнику за отпуск и удержание из нее. Эти данные переносят в лицевой счет;
• Форма № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником» оформляется при увольнении работника и заполняется в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Приказ подписывается начальником структурного подразделения (цеха, отдела) и руководителем организации. Делается отметка о полученных, но не сданных работником материальных ценностях.

Непосредственно в приказе  рассчитывается заработная плата увольняемого: определяются средний заработок, начисленная сумма причитающейся заработной платы, размер компенсации за неиспользованный отпуск, выходное пособие, а также сумма удержания подоходного налога, страховых взносов в Пенсионный фонд и другие фонды; эти данные переносятся в лицевой счет работника;

• Форма № Т-12 «Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы» применяется для контроля над соблюдением установленного режима рабочего времени персонала организации, получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы; ведется табельщиком (мастером) и подписывается начальником структурного подразделения. Согласно ст.91 ТК РФ «Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником». Данные табельного учета используют при составлении статистической отчетности и начислении заработной платы. Это документ, на основании которого начисляется заработная плата за отработанное время работникам с повременной оплатой труда и с окладом по штатному расписанию;
• Форма № Т-13 «Табель учета использования рабочего времени» (приложение Г) применяется для тех же целей, что и форма № Т-12, при автоматизированной обработке данных. В ней ведется только учет явок и неявок, отработанного времени и проводятся данные для начисления заработной платы по видам и направлениям затрат. Все остальные необходимые сведения для статистической отчетности и бухгалтерского учета получают с помощью вычислительных машин;
• Данные о начисленной оплате труда, удержаниях, вычетах и выплатах, о состоянии расчетов по заработной плате отражаются в формах № Т-49 «Расчетно-платежная ведомость», № Т-53 “Платежная ведомость» (приложение Д) и № Т-54 «Лицевой счет» (приложение Ж). Форма № Т-54-а “Лицевой счет” в отличие от формы № Т-54 содержит только справочные данные и принимается там, где расчеты по оплате труда ведутся с помощью вычислительных машин. Получаемые расчетные листки в виде машинограммы по расчету заработной платы за каждый месяц вкладываются в лицевой счет работника.

1.3 Виды, формы  и системы оплаты труда

Основным направлением совершенствования всей системы  организации заработной платы является обеспечение прямой и жесткой зависимости оплаты труда от конечных результатов хозяйственной деятельности трудовых коллективов. В решении этой задачи важную роль играет правильный выбор и рациональное применение видов, форм и систем заработной платы [20; 26; 29].

Формы и системы  заработной платы представляют собой  способы установления зависимости величины заработной платы рабочих от количества и качества затраченного ими труда с помощью совокупности количественных и качественных показателей, отражающих результаты труда. Основным назначением форм и систем оплаты труда является обеспечение правильного соотношения между мерой труда и мерой его оплаты [20, c.54].

Система заработной платы  устанавливается в организации  либо коллективным договором, либо соглашением, либо трудовым договором. Однако, если, например, в организации 5-10 человек, то вполне возможно, что в каждом трудовом договоре подробно расписано, сколько, когда и в каких случаях будут платить именно этому работнику. А вот если в организации 100, 1000, 10000 и больше человек, то тогда обязательно должен быть общий действующий в организации документ, который устанавливает все необходимые правила для конкретной категории работников, для конкретных производств, должностей. Часто происходит так, что положение об оплате труда или аналогичный документ оформляются только для предъявления проверяющим органам. Также не может быть положения об оплате труда в две строки: «Заработная плата устанавливается штатным расписанием», «Оклады определяются руководителем организации». Система оплаты труда разрабатывается не для налогового инспектора или инспектора труда, а для того, чтобы работодатель мог совершенно спокойно общаться с работниками, и работники совершенно четко знали: за что, в каком размере будет начислена им заработная плата, когда она будет выплачена.

Поэтому, разрабатывая систему оплаты труда, необходимо в соответствующем  документе изначально дать ответы, если не на все, то, по крайней мере, на большинство из тех вопросов, которые могут возникнуть в ходе непосредственной работы. Виды систем оплаты труда показаны на рисунке 1.    

 Рисунок 1 – Системы оплаты  труда

Если посмотреть на положения  Трудового кодекса РФ, то мы убедимся, что в нем говорится только о тарифной системе труда. Приводятся основные понятия, составляющие тарифной системы. Другие системы оплаты труда в нем не упоминаются. Суть тарифной системы оплаты труда заключается в том, что виды работ классифицируются в зависимости от их сложности, условий труда, а работники подразделяются на группы в зависимости от их квалификации с учетом тарифно-квалификационных справочников. Основой тарифной системы является тарифная сетка, которая представляет собой шкалу, определяющую соотношение в оплате труда при выполнении работ различной квалификации. Основными элементами тарифной системы являются: тарифно-квалификационные справочники, тарифные сетки, тарифные ставки [21,c.58].

При бестарифной системе  оплаты не используются гарантированные  тарифные ставки и должностные оклады; в ней не применяется большинство  видов премий, доплат и надбавок. В  основе бестарифной системы – долевое распределение заработанных коллективом средств между работниками в соответствии с принятыми соотношениями (коэффициентами) в оплате труда разного качества (в зависимости от квалификации, должности, специальности работников и т.п.). При этом размер оплаты труда каждого работника определяется в зависимости от конечного результата работы всего рабочего коллектива. Например, если устанавливается тарифная система, то  в зависимости от квалификации и сложности труда работников может предусматриваться следующая система: ставка или оклад техника составляет 2500 рублей, оклад инженера – 1,2 оклада техника, а оклад ведущего инженера – 1,5 оклада того же техника [21,c.25].

Тарифная система является наиболее популярной и может быть представлена самыми разнообразными видами. Это может быть и повременная, и сдельная формы оплаты труда. Выбор формы оплаты труда напрямую зависит от выбора меры труда рабочее время и количество изготовленной продукции (выполненных операций). Виды форм оплаты труда представлены на рисунке 2.

           Рисунок 2 – Формы оплаты труда