Кадровый аудит и оценка кадрового потенциала организации (на примере Локомотивного эксплуатационного депо г. Барнаула)

• кадровый аудит как анализ системы управления персоналом, действующей в организации;
• кадровый аудит как анализ ведения кадрового учета в организации на соответствие действующему законодательству РФ.

    Если  говорить о первом типе кадрового  аудита, то его целью является усовершенствование работы персонала. Для этого аудиторы представляют организации отчет, содержащий рекомендации по результатам анализа потребностей организации, имеющихся человеческих ресурсов, мер наказаний, поощрений и мотивации.

    Однако представляется, что аудит системы управления персоналом без аудита системы управления организации в целом может быть не эффективным для некоторых организаций (например, особо крупных или проблемных). Оценить потребность организации в человеческих ресурсах без анализа ее специфики функционирования, организационной структуры, особенностей взаимоотношений с контрагентам и, источников и форм финансирования, видов оказываемых услуг (выполняемых работ, производимой продукции) и особенностей их реализации, форм расчетов с контрагентами, видов и порядка уплаты налогов, оказывающих существенное влияние на финансово-хозяйственную деятельность организации, затруднительно.

    При этом достаточно эффективным может  являться проведение «усеченного» аудита системы управления персоналом, когда специалисты проводят анализ только одного сегмента системы (например, психологическая оценка имеющихся человеческих ресурсов, применяемые меры наказания или мотивации).

    Второй  тип кадрового аудита более близок самому понятию «аудиторской деятельности», под которой принято понимать финансовую проверку и ревизию бухгалтерских документов.

    В данном случае аудит состоит в  оценке ведения кадрового учета в разрезе трудового, гражданского, налогового законодательства РФ и законодательства о бухгалтерском учете.

    Аудиторы  проверяют и анализируют:

• проведенные организацией операции с точки зрения соответствия законодательным и нормативным актам РФ;
• полноту и своевременность отражения проводимых операций и финансовых результатов в кадровом, налоговом и бухгалтерском учете организации;
• организацию системы кадрового учета, внутреннего контроля и документооборота в целях определения наиболее существенных рисков деятельности и методов их контроля.

    Как правило, при проведении кадрового аудита второго типа аудиторы осуществляют:

1. проверку правильности ведения кадрового учета на соответствие действующему законодательству РФ;
2. анализ заключенных организацией трудовых договоров;
3. проверку оформления первичной учётной документации по учету труда и его оплате:

• приказов (распоряжений) о приеме работников на работу;

• приказов (распоряжений) о переводе работников на другую работу;
• приказов (распоряжений) о предоставлении отпуска работникам;
• приказов (распоряжений) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении);
• приказов (распоряжений) о поощрении работников;
• приказов о направлении работников в командировку;
• командировочных удостоверений;
• служебных заданий для направления в командировку и отчетов, о его выполнении;
• графиков отпусков;
• личных карточек работников;
• штатного расписания;
• табелей учета рабочего времени;

4. проверку правильности формирования личных дел работников;

5. проверку порядка ведения трудовых книжек работников;
6. правовую экспертизу внутренних локальных нормативных актов организации с целью выражения мнения о соответствии их действующему законодательству РФ;
7. проверку правильности привлечения иностранных работников;
8. проверку гражданско-правовых договоров с физическими лицами;
9. проверку правильности исчисления, удержания и уплаты налога на доходы физических лиц;
10. проверку правильности уплаты единого социального налога и пенсионных взносов;
11. проверку правильности отнесения к расходам сумм, выплаченных физическим лицам в связи с исполнением сотрудниками трудовых функций или выполнением работ (оказанием услуг) при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций. [20; 14]

    Естественно, в этом случае оцениваются абсолютно  все документы, имеющиеся на предприятии.

 

     Основные этапы  проведения аудита

    Сначала специалисты занимаются сбором информации о бизнесе организации. Сюда относится изучение бизнеса в целом, а также изучение системы внутреннего контроля организации. После этого аудиторы дают предварительный аналитический обзор, а также определяют характер и объем аудиторских процедур.

    Следующая стадия заключается непосредственно  в проведении самого аудита, а также в получении аудиторских доказательств. Для этого аудиторы, как правило, используют следующие методы:

• инспектирование (заключается в проверке аудитором записей и документов);
• наблюдение (представляет собой отслеживание аудитором процесса либо процедуры, выполняемой сотрудниками);
• запрос (представляет собой получение аудитором информации у осведомленных лиц организации. Запросы производятся как в форме официального документа, адресованного специалистам организации, так и в устной форме, в зависимости от ситуации);
• подтверждение (представляет собой ответ на запрос об информации, содержащейся в бухгалтерских записях);
• пересчет (представляет собой проверку аудитором точности арифметических расчетов в первичных документах и бухгалтерских записях либо выполнение самостоятельных расчетов).

    Затем специалисты на основании собранных  доказательств и сделанных выводов в отношении кадрового учета организации формируют мнение и составляют отчет по результатам аудита. В нем специалисты указывают информацию об объеме проведенной проверки, о выявленных нарушениях, возможных последствиях, оценке рисков (в том числе административных и налоговых), а также рекомендации и иную информацию, требующую внимания руководства организации. Также в зависимости от условий договора на проведение аудита аудитор может подготовить проекты недостающих или необходимых организации документов. [20; с. 20]

    На  рисунке 1 подробно описаны этапы проведения кадрового аудита в виде схемы.

    

    Рис.1 - Этапы проведения кадрового аудита.

    В заключении отмечу, что кадровый аудит  второго типа должны проводить только профессионалы. Это могут быть как сотрудники службы внутреннего контроля (внутреннего аудита), так и сторонняя аудиторская компания. Однако сторонняя фирма перед своей имеет определенные преимущества (обширный опыт в разных отраслях экономики, многопрофильные команды специалистов, многоступенчатый контроль качества оказанных услуг, проверенные методики оценки и реализации принятых решений).

    Необходимо  обращать внимание на состав проверяющей  группы, в которую обязательно должны входить юрист, налоговый консультант и бухгалтер (или аудитор).

1.2. Методы оценки кадрового потенциала организации

 

    Категория «персонал предприятия» характеризует  кадровый потенциал, трудовые и человеческие ресурсы производства.

    Трудовые  ресурсы — это трудоспособная часть населения, которая, обладая физическими и интеллектуальными возможностями, способна производить материальные блага или оказывать услуги. Таким образом, трудовые ресурсы предприятия как часть трудовых ресурсов страны представляют собой потенциальную рабочую силу.

    Человеческие  ресурсы являются главным ресурсом каждого предприятия, от качества и  эффективности использования которого во многом зависят результаты его деятельности и конкурентоспособность.

    Термин  «потенциал» означает наличие у  кого-либо (отдельно взятого человека, первичного трудового коллектива, общества в целом) скрытых, еще не проявивших себя возможностей или способностей в соответствующих сферах их жизнедеятельности.

    Персонал  — это весь личный состав предприятия, работающий по найму, постоянные и временные, квалифицированные и неквалифицированные работники.   Под кадрами предприятия понимается основной (штатный, постоянный), как правило, квалифицированный состав работников предприятия.

    Для бесперебойного производственного  процесса и выполнения планового задания необходимо определение обоснованной потребности в кадрах с учетом специфики производства и трудовых функций на рабочем месте. Расчет численности должен основываться на балансе фактического использования рабочего времени, потребности в работниках по профессиям, уровню квалификации и дополнительной численности. Кроме того, в кадровой политике предприятия должно быть отражено прогнозирование спроса на рабочую силу исходя из главных целей предприятия на предстоящий плановый период в соответствии с условиями выпуска продукции и ее сбыта. Для этого определяют общую и дополнительную потребность в персонале.

    Общая потребность — это численность персонала, необходимая для выполнения запланированного объема работ. Дополнительная потребность характеризует дополнительное количество персонала к уже имеющейся численности на начало периода для выполнения намеченных задач.[15, с. 96]

    Общая потребность предприятия в кадрах А определяется как сумма:

     , где

    Ч – базовая потребность в кадрах, определяемая объёмом производства;

    ДП  – дополнительная потребность в  кадрах.

    Базовая потребность предприятия в кадрах Ч определяется по формуле:

     , где

    ОП  – объём производства;

    В – выработка на одного работающего.

    Более конкретные расчёты производятся отдельно по следующим категориям:

    1. рабочие – сдельщики (с учётом  трудоёмкости продукции, фонда  рабочего времени, уровня выполнения норм)

    2. рабочие – повременщики (с учетом  закрепленных зон и трудоемкости  работы, норм численности персонала, трудоемкости нормированных заданий, фонда рабочего времени)

    3. ученики (с учетом потребности в подготовке новых рабочих и плановых сроков обучения)

    4. обслуживающий персонал (ориентируясь на типовые нормы и штатное расписание)

    5. руководящий персонал (определяется исходя из норм управляемости).

    При расчете дополнительной потребности  учитываются:

    1. развитие предприятия (научно обоснованное определение прироста должностей в связи с увеличением производства)

     , где

    А_пл и А_б - общая потребность в специалистах в планируемый и базовый периоды.

    2. частичная замена практиков, временно заменяющих должности специалистов.

    3. возмещение естественного выбытия работников, занимающих должности специалистов и руководителей (оценка демографических показателей кадрового состава, учет смертности и)

    4. вакантные должности, исходя из утвержденных штатов, ожидаемого выбытия работников.

    Коллектив предприятия по численному составу  характеризуется изменением числа работников вследствие приема на работу и выбытия по различным причинам. Анализ движения и текучести кадров важен при планировании численности работников. Движение работников за отчетный период может быть представлено в виде баланса. [21; с. 81]