Разработка предложений по повышению эффективности деятельности учреждений культуры в муниципальном образовании

    Первый  этап начинается с оценки ситуации и определения оснований для  проведения PR–акции, а именно оценки проблем и возможностей учреждения. После того как будут определены и сформулированы проблемы и возможности  наступает этап постановки целей  и задач PR–кампании. Определение  цели представляет собой перевернутую формулировку проблем и возможностей. На аналитическом этапе должно происходить  исследование элементов процесса коммуникации: источников сообщений, целевых аудиторий, самих сообщений (информационных посланий) и каналов их распространения. В  качестве целевых аудиторий могут  выступать персонал и менеджмент самого учреждения культуры (внутренняя общественность); журналисты; политическая, экономическая и культурная элита, лидеры мнений; спонсоры; представители  органов государственной власти и местного самоуправления; деловые  партнеры, потребители и клиенты (специальная общественность); массовая публика. В процессе реализации PR–кампании  важное значение приобретает способ доставки PR–обращения: любой канал  распространения информации при  всех достоинствах всегда имеет свои технические лимиты и ограничения. К числу возможных каналов  относятся средства массовой информации, визуальные средства (например, наружная реклама), интернет, специальные мероприятия (круглые столы, конференции, презентации, праздничные акции), распространение  информации через предмет (например, сувениры с фирменной символикой). Необходимо использовать и такое  средство коммуникации, как личный канал (например, телефонные переговоры, личные встречи). СМИ в настоящее  время – это самый массовый канал, охватывающий громадную аудиторию. Поэтому учреждения культуры должны стремится сотрудничать со СМИ.

    Сочетая различные способы доставки PR–обращения (т.е. каналы распространения информации), необходимо сформировать и реализовать  грамотную коммуникационную политику учреждения культуры.

    После того как будут определены цели PR–кампании  и целевые аудитории, выбраны  источники коммуникации и каналы, следует переходить к этапу планирования, на котором необходимо осуществить  следущее:

    – формирование объединенной программы, при надлежащем исполнении которой общие усилия приведут к достижению конкретных целей;

    – обеспечение содействия менеджмента и всех подразделений учреждения культуры, от которых зависит успех PR–кампании;

    – созданик возможностей для активной деятельности.

    Планирование  позволяет увидеть ситуацию в  целом, оптимизировать ресурсы и  бюджеты. На этом этапе должны быть заложены критерии для оценки эффективности PR–кампании. Поэтому необходимо максимально  точно определить качественные и  количественные цели для каждого  мероприятия и действия, включенного  в план.

    Важной фазой этапа планирования является сведение всех составляющих в единый документ, являющийся официальным и легитимным планом PR–кампании. Он должен быть завизирован соответствующими службами, подписан руководителем или заказчиком соответствующих документов (при этом достигается эффект «разделения ответственности» за судьбу PR–кампании).

    C момента одобрения общего плана  PR–кампании следует приступить  к следующим ее этапам: реализации  – практическому воплощению разработок, сделанных на первых двух этапах; оценке эффективности – анализу  соответствия достигнутых результатов  тем задачам, которые были определены  на этапе планирования PR–кампании.

    Основой реализации кампании выступают акции  и мероприятия, задача которых –  напомнить, сообщить об учреждении культуры максимальному числу потребителей, способствовать созданию благоприятного имиджа и репутации, рекламе его  товаров или услуг.

    Среди основных PR–мероприятий можно выделить презентации, конференции, круглые столы, дни открытых дверей, приемы, промоушн–акции.

    Таким образом, концепция PR–кампании должна соединять в едином замысле постановку целей и задач, формулировку основной проблемы, а также принципиальный способ решения проблемы и средства реализации планов действий (ближайших, перспективных, стратегических).

Рис. 3.1. Концептуальная модель PR–деятельности учреждения культуры 

    Концептуальная  модель PR–деятельности, позволяющая  учреждению культуры достигнуть эффективной  коммуникации со своими целевыми аудиториями  и обществом в целом, представлена на рисунке 3.1.

    3) Выявление и ранжирование главных проблем в основных сферах отрасли культуры города.

    Для этого используются две формы:

    – характеристика основных направлений  деятельности учреждения культуры, предназначенная  для рационализации и переосмысления основных направлений деятельности отдельного учреждения культуры (приложение 5). Представляет собой таблицу, в которой отображены направления деятельности учреждения и детальная характеристика конкретных мероприятий, которая включает в себя: наименование, решаемую проблему, сроки проведения, источники и объекты финансирования мероприятия, исполнители, четко сформулированный результат, ожидаемый от мероприятия (качественный, количественный и социально–значимый), а также прописываются дальнейшие перспективы деятельности по данному проекту. Заполняется в каждом учреждении культуры, подведомственном департаменту культуры города Липецка и направляется в департамент.

    – форма подготовки предложений в  проект городской стратегии муниципальной  культурной политики, которая предназначена  для сбора и анализа предложений  в более масштабную стратегию  развития городской культуры в целом (приложение 6). Составляется департаментом культуры на основе анализа и систематизации характеристик основных направлений деятельности отдельных учреждений культуры. Форма представляет собой таблицу, в которой по каждому направлению деятельности определяются ключевые проблемы (содержание, приоритетность) и причины их появления, ожидаемый результат преобразования, а также механизм (конкретные шаги и их последовательность) преобразований на уровне учреждения культуры и городских властей. Среди основных направлений деятельности следует отметить:

    – кадровый потенциал – наличиствующее состояние, уровень квалификации, потребность, возможные источники и формы  привлечения необходимых сотрудиков;

    – организационно–правовые основы деятельности – оптимальность существующей штатной структуры, достаточность существующей нормативно–правовой базы, механизмы принятия и реализации управленческих решений;

    – содержательные аспекты основной деятельности – наличие стратегии развития, тематика и направленность проектов, использование проектно–программного  метода, система фандрейзинга;

    – взаимодействие с другими учреждениями культуры, органами управления, иными  государственными и муниципальными организациями, коммерческими структурами  – возможности и ограничения, формы и каналы взаимодействия;

    – межрегиональное и международное  сотрудничество – возможности и  ограничения, формы и каналы взаимодействия, направления коммуникации;

    – материально–техническая база/инфраструктура – текущее состояние, потребности.

    С учетом необходимости сочетания  сущностного единства и детальной  проработанности представляемых предложений направленные материалы должны состоять из двух взаимосвязанных частей:

    – проблемно–аналитической (текстовой);

    – конкретно–содержательной (табличной).

    По  основным пунктам в текстовой  части желательно придерживаться следующей  последовательности изложения информации (рисунок 3.2.).

    Рис. 3.2. Последовательность изложения информации в проблемно–аналитической части материалов, предлагаемых в проект городской стратегии муниципальной культурной политики

    Информация  в проблемно–аналитической части  предложений излагается в следующей  последовательности:

    – Обозначение ключевых социально–экономических, политических, социокультурных, демографических  и иных проблем, актуальных для города.

    – Позиционирование конкретного учреждения (театра, музея, библиотеки и т.д.), направления (библиотечное, музейной дело, культурно–досуговая  деятельность и т.д.) и отрасли  в целом как одного из эффективных  инструментов решения сформулированных проблем (что представляется конечной целью работы учреждения) с соответствующим  обозначением.

    – Фиксация основных сложностей, с которыми сталкивается учреждение или направление (кадровые, материально–технические, организационные, нормативно–правовые, инновационные и т.п.), препятствующие достижению конечной цели.

    – Характеристика основных задач и  направлений деятельности учреждения по преодолению отмеченных проблем.

    4) Анализ на основе данных регулярного мониторинга основных категорий посетителей учреждений культуры с целью выявления потребностей и ожиданий пользователей для уточнения содержания и перечня основных и дополнительных услуг учреждений с последующим целенаправленным обратным воздействием на социальную практику жителей города (постепенное превращение учреждений культуры в третье место наряду с домом и работой).

    5) Целенаправленная поддержка профессионального искусства:

    – организация и проведение разноплановых  конкурсов профессионального мастерства;

    – издание тематически связанных  с отраслью культуры журналов и книг;

    – создание системы творческих грантов  для деятелей культуры независимо от их ведомственной и организационной  принадлежности (возможно на условиях софинансирования с общественными  организациями и бизнесом) в целях  создания дополнительных условий для  творчества, интеграция государственного и общественного секторов культуры, внесения элементов здоровой конкуренции  в деятельность областных и муниципальных  учреждений культуры;

    –направление  свободных средств в максимальном объеме на создание механизма по генерированию  и реализации оригинальных и социально  значимых проектов, расширяющих традиционные границы;

    – переподготовка имеющихся кадров, привлечение  идей и персоналий из общественного  и коммерческого секторов через  систему грантов и совместных проектов;

    – финансовая поддержка в рамках бюджетирования основной деятельности, прежде всего  инновационных проектов (оригинальность замысла и исполнения, межведомственный характер проекта, использование новых  информационных, экспозиционных и иных технологий, масштабность, видимый  социально значимый результат).

    6) Формирование и совершенствование нормативной правовй базы отрасли в соответствии с новыми стратегическими целями, проработка содержательных и нормативных правовых аспектов возможного взаимодействия отрасли культуры в города с мелким, средним и крупным бизнесом (изучение возможностей и условий финансовых вложений).

    Предложенные  мероприятия позволят обеспечить принципиальное изменение состояния культуры города, выражающееся, прежде всего, в повышении общего культурного уровня горожан, снижении проявлений асоциального поведения в обществе, росте безопасности проживания и осуществления деловой активности в городе. А также предложенные мероприятия позволят повысить:

    –  степень информированности общественности,

    – уровень развития мотивации специалистов учреждений культуры,

    – наличие признаков установления взаимопонимания между учреждениями и их посетителями,

    – выход на новые рынки и новые целевые аудитории.

    3.2. Совершенствование информационного  обеспечения деятельности учреждений  культуры в г. Липецке

 

    Административная  реформа диктует необходимость  применения информационно–коммуникационных технологий в органах власти. Эти  задачи непосредственно связаны  с новым качеством управления – информационной открытостью, расширением  сервисных функций и диалога  с гражданами.

    На  всех рабочих местах департамента культуры города Липецка установлены высокопроизводительные современные компьютеры с лицензионными  операционными системами. В каждом кабинете имеется принтер и ксерокс. Все компьютеры соединены в локальную  сеть администрации города Липецка. Есть выход в интернет и электронная  почта. Также в департаменте есть внутренняя телефонная линия.

    Используются  следующие программные продукты:

    1) «Консультант Плюс» – справочно–правовая (информационно–правовая) система. Содержит в себе документы российского законодательства – федерального и регионального, международные документы, которые касаются Российской Федерации, аналитический материал – комментарии, разъяснения, пособия, книги, материалы арбитражной и судебной практики, законопроекты, формы и образцы различных документов и многие другие документы, касающиеся российского права.