Разработка предложений по организационным изменениям ООО «Айсберг»

Сетевые организационные формы не являются абсолютно новыми. Уже в начале 60-х годов некоторые исследователи стали употреблять понятие «сетевая структура». Именно поэтому мы обратились к исследованиям в области менеджмента, где использование сетевых принципов взаимодействия становится ведущим направлением организационного проектирования. Это обусловлено следующими факторами, в полной мере относящимися и к системе управления:

· постоянным изменением внешней среды и необходимостью адаптации организаций к этим изменениям;

· постоянным усложнением деятельности организаций;

· повышением значения фактора времени (повышение оперативности действий требует нового подхода к методам производства и управления);

· низкой эффективностью общепринятых форм кооперации при решении сложных проблем хозяйственной деятельности;

· наличием межорганизационных систем информации и коммуникации.

Сетевая организация определяется как идеальный организационный тип, который характеризуется структурой свободно связанной сети принципиально равноправных и независимых партнеров. Главные усилия сетевой структуры направлены на сохранение различий между отдельными партнерами (и тем самым разнообразия их ресурсов), при одновременном признании ими коллективных ценностей и стремлении к достижению общих целей путем активного включения в процессы принятия решений и объединения ресурсов.

В рамках подобной идеальной системы порядок и ориентация событий задаются моделью координации, называемой «гетерархией» или «демократической иерархией». Полного отречения от иерархического контроля здесь нет, но осуществляется он не на содержательном уровне, т.е. не на уровне реализации задач, а на уровне специфических принципов деятельности и ожиданий от действий участников сети.

Если переход к сетевой организации управления является стратегическим выбором, прежде всего, необходимо рассмотреть вопрос о механизме этого перехода являющемся совокупностью проектно - поискового, финансово - экономического, законодательно - нормативного механизмов.

Операцию формирования сетевой структуры нельзя представить в виде последовательно осуществляемых этапов. Это итеративный и непрерывный во времени процесс. Переход к сетевой организации происходит только после проведения соответствующих процедур.

Эволюция любой организационной структуры начинается со стратегического решения. Необходимо переосмыслить организационную структуру с точки зрения эффективности ее стратегических приоритетов, компонентов и процессов. Затем в увязке с проведенным анализом принимаются решения, касающиеся проектирования. В последнюю очередь учреждение занимается реструктурированием, затрагивающим рабочие процедуры в различных областях деятельности.

Первым этапом движения традиционного ООО «Айсберг» к сетевой структуре должно быть переосмысление концепции организации управления. Модель сетевой организации управления, описывающая взаимосвязи отдельных компонентов системы, должна оказать в этом определенную помощь.

После создания модели возможно проектирование сетевой организации управления. По одному из определений проектирование - это особым образом организованный комплекс работ, направленный на достижение определенной цели, выполнение которого ограничено во времени, а также связано с потреблением конкретных финансовых, материальных и трудовых ресурсов Рексин А.В. Финансовый менеджмент. - М.: МГИУ, 2009. - С.129.

В данном случае проектирование предполагает изменения, как на уровне организационной структуры, так и на уровне базовых процессов. Учреждения должны проявить новаторский подход, изобретательность для принятия новых по содержанию методов управления и управления образовательным процессом на базе новых технологий. Проектирование сетевой организации управления связано с радикальным пересмотром рабочих процедур (управления и, прежде всего, управления). Проектирование сетевой организационной структуры требует соответствующей адаптации структур организаций - участников сети, обеспечивающей эффективный вариант разграничения деятельности и связей, а также пропорций между автономией и контролем. Таким образом, можно предположить, что основными проектными позициями сетевой организации управления являются: цели, структура, технологии управления и персонал.

Стратегический подход к переходу к сетевой организации управления предполагает реструктурирование ключевых рабочих процедур по горизонтальной схеме на основе использования финансово-экономического, законодательно-нормативного и аттестационно-диагностического механизмов.

Комплексный подход к вопросам проектирования сетевой организации управления обеспечивается соблюдением ряда основных принципов, соотносимых с сущностными признаками сетевой организации. Такими принципами являются:

· принцип соответствия, соблюдение которого обусловливает согласование модели организации с моделью управления с точки зрения обеспечения адекватного функционирования и развития организации. Организационная модель обладает определенной способностью выполнять основные организационные функции.

· принцип регионализации, соблюдение которого обеспечивает учет особенностей образовательного пространства, экономических и культурных факторов развития региона;

· принцип ресурсного обеспечения, соблюдение которого требует достаточного финансирования проектируемых организационных структур, их кадрового и материально-технического обеспечения;

· принцип целостности, соблюдение которого детерминирует разработку единой нормативно-правовой и нормативно-организационной базы учреждений - участников сети, обеспечение самоуправляемости организационных структур.

Проектирование сетевой организации базируется на методе сетевого моделирования. Преимущества данного метода обусловлены следующими обстоятельствами:

1. Метод сетевого моделирования  позволяет решать задачи, основными  параметрами которых являются  непосредственные характеристики  организации, например, задачу группировки  управленческих решений по уровням, задачу формирования состава и перечня структурных подразделений, разработки документации, регламентирующей деятельность подразделений и системы в целом.

2. Сетевое моделирование  носит прикладной характер и  может охватывать различные аспекты  при формировании структуры управления: управленческий, информационный, социально-психологический. Это создает возможность для  комплексного рассмотрения вопросов, стоящих на пути решения проблем  проектирования, начиная с расчета  количественных параметров и  кончая организационным регламентированием.

3. Данный подход позволяет  моделировать различные варианты  организационной структуры, не прибегая  к натурным экспериментам, проведение  которых в реальных условиях  связано, как правило, с различными  трудностями финансового и временного  характера.

Таким образом, метод сетевого моделирования является наиболее универсальным и соответствующим задачам проектирования сетевой организации управления. В таблице 18 приводится анализ системы управления бизнес-процессами ООО «Айсберг» (максимальная оценка 5 баллов)

Таблица 18

Критерии эффективности системы управления бизнесом ООО «Айсберг»

№	Критерий	Содержание критерия	Xj, балл
1	Управляемость компании с точки зрения	а) инвестиционной привлекательности	3
		б) привлекательности со стороны клиентов	4
		в) контроля за финансовыми потоками	4
		г) достижимости целей, ориентированности на результаты	5
		д) обучения и развития персонала компании	5
		е) управления затратами	5
2	Структура управления	а) норма контроля (количество подразделений или количество персонала, находящихся в подчинении одного топ-менеджера, которыми он может эффективно управлять)	4
		б) количество уровней в структуре управления	4
		в) информационно-коммуникационное обеспечение (информационная поддержка, уровень развития коммуникаций как внутри компании, так и с деловыми партнерами)	5
		г) деловые (управленческие) взаимоотношения между руководителем и подчиненными (взаимоотношения построены на взаимном доверии или основаны на харизме начальника)	5
		д) эффективность структуры управления с функциональной точки зрения (с точки зрения соответствия специфике организации деятельности компании)	4
3	Конкурентоспособность на рынке	а) доля сегмента на рынке	4
		б) качество сервисного обслуживания	5
4	Управление бизнес-процессами	а) с точки зрения новизны операционной системы	5
		б) с точки зрения оптимизации бизнес-процессов	5
5	Организационные изменения носят	а) стратегический и глубокий (радикальный) характер (включают реинжиниринг ведущих бизнес-процессов)	5
		б) тактический и поверхностный характер (охватывают незначительные изменения, не затрагивая ведущие бизнес-процессы)	5
6	Организационная культура ориентирована на	а) человека	5
		б) задачи (результаты) в) власть	5
		г) роль	4
7	Система управления логистикой с точки зрения	а) оптимальности остатков на складах	5
		б) сбалансированности работы логистики и других отделов компании	5
ИТОГО:	101

 

При максимальном количестве баллов 5 и числе критериев 22 получаем средний балл по критериям 101:22=4,6, т.е. система управления хорошая с тенденцией к отличной.

3.2 Экономическое  обоснование организационных изменений  ООО «Айсберг»

Совершенствованием организационной структуры управления ООО «Айсберг» будет введение маркетинговой службы вместо отдела сбыта.

В обязанности руководителя отдела сбыта входит:

контроль за своевременной и качественной подготовкой сырьевого цеха и бесперебойной приемкой сырья, качественной подработке и сохранности поступающего сырья;

решает вопросы материально-технического снабжения, реализации продукции;

решает вопросы бесперебойной работы транспорта, в т.ч. эффективного использования железнодорожных вагонов, недопущению сверхнормативного их простоя;

обеспечивает безопасные условия труда работников в подчиненных ему подразделениях;

руководит работой склада.

Как видно из должностной инструкции начальника по сбыту, большая часть его обязанностей не связана с его деятельностью, что влечет за собой трудности в реализации продукции предприятия. Вследствие высокой его загруженности, а также низкого профессионально-квалифицированного уровня, отсутствие стажа работы привели к тому, что завод перестал следить за состоянием своих потребителей. С 2008 г. отдел сбыта не проводил никаких исследований рынков сбыта своей продукции. По этой причине завод имел большие трудности со сбытом, что отразилось на показателях работы. В связи с этим на ООО «Айсберг», естественно, назрела обстановка для образования службы маркетинга.

Задачами маркетинговой службы на заводе будут:

изучение потребителя и его поведения на рынке; - анализ рыночных возможностей;

изучение товара;

анализ форм и каналов сбыта;

исследование и выбор мероприятий по продвижению товара;

изучение конкурентов.

В конечном счете, вся маркетинговая служба будет направлена на расширение своей деятельности. Руководителем должен быть человек, имеющий соответствующее образование и стаж работы не менее 3-х лет в этой области. Экспертным методом было установлено, что с введением маркетинговой службы рыночная доля ООО «Айсберг» вырастет на 16% и составит 32%, следовательно, возрастет и норма прибыли.

В условиях острой конкуренции увеличение доли рынка заводу будет даваться с большим трудом. Для обеспечения этой задачи мы предлагаем использовать дифференциальный подход к рынку с учетом конкретных его потребителей.

Серьезным препятствием для эффективной деятельности ООО «Айсберг» является отсутствие в организационной структуре маркетинговой службы. Поэтому некоторые функции маркетинга выполняет отдел сбыта и отдел снабжения.

Основными функциями отдела снабжения на ООО «Айсберг» являются:

В планировании - прогнозировании и определении потребностей предприятия в материальных ресурсах; изучение рынка отдельных товаров и определение источников покрытия этой потребности; установление хозяйственных связей с поставщиками.

В оперативно-заготовительной работе - контроль и согласование сроков отгрузки продукции поставщиками в адрес предприятия; получение и организация завода поступающей продукции с железнодорожной станции.

В обеспечении цехов материалами - планирование потребностей и установления лимита на отпуск материалов цехам; организация доставки их в цеха и на рабочие места; контроль расходов в производстве.

В организации складского хозяйства - входной контроль за качеством поступающих материалов, их приемка и надлежащее хранение, подготовка материалов к производственному потреблению, отпуск их цехам.

Основными функциями отдела сбыта ООО «Айсберг» являются:

Планирует, ставит задачи, прогнозирует, разрабатывает стратегию и тактику для получения наибольшего результата на рынке;

Определяет цели сбыта, нанимает, подбирает подходящих работников для сегодняшних и будущих потребностей предприятия;

Инспектирует, контролирует и оценивает результаты сбытовой деятельности;

Организует эффективные управленческие информационные и другие системы обеспечения сбыта;

Добивается выгодных сделок

Таблица 19

Отличие маркетинга от обычной производственно-сбытовой деятельности

Маркетинг	Сбыт
Главное внимание обращено
На учет вкусов, запросов реальных потенциальных потребителей;	На возможное снижение себестоимости продукции;
Научные исследования направлены:
На анализ рынка (потребителей, конкурентов);	На реализацию продукции по плану;
Ценовая политика формируется с учетом:
Конъюнктура рынка	Действующих прейскурантов и себестоимости продукции
Разработка новых товаров идет на основе анализа:
Потребителей продукции и возможности производства, других рыночных факторов.
Производственный процесс:
Максимально гибкий	Как правило жесткий
Упаковка рассматривается как средство:
Формирование спроса	Сохранение товаров
Конкурентоспособность товара рассматривается через призму:
Цены потребления; продажная играет подчиненную роль	Продажной цены
Философия производства и всего коллектива
Производить то, что продается, а не продавать то, что производится	Продавать то, что производится, не обращая внимание на потребителя