Кассовые документы

Вопрос 1

Первичные кассовые документы, порядок их составления

Для приема, хранения и расходования наличных денег предприятия имеют  кассы. В кассу деньги поступают  на выдачу заработной платы, пособий  по временной нетрудоспособности, пенсий и т.д. Учет кассовых операций осуществляется в соответствии с Правилами ведения  кассовых операций  и расчетов наличными  денежными средствами в Республике Беларусь, утвержденными постановлением Правления Национального банка  Республики Беларусь 26 марта 2003 г. С изменениями и дополнениями.

Данный документ предусматривает, что все операции по приему и выдаче денег производит кассир, который  является материально-ответственным  лицом. Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность  всех принятых им ценностей и за каждый ущерб, причиненный в результате умышленных действий  или небрежного отношения к своим обязанностям. Поэтому после издания приказа  о назначении его на работу, руководитель обязан под расписку ознакомить его  с Правилами ведения кассовых операций  и расчетов наличными  денежными средствами в Республике Беларусь и заключить с кассиром договор о полной материальной ответственности  по установленной форме. Договор  должен храниться у инспектора по кадрам в личном деле. Кассиру запрещается  передоверять свои обязанности другим лицам. В случае временной замены кассира возложение его обязанностей на другого работника оформляется  письменным приказом руководителя предприятия. С ним также заключается договор  о полной материальной ответственности  и все ценности передают ему по акту. В случае внезапного оставления кассиром работы, находящиеся у него ценности немедленно пересчитываются  другим кассиром в присутствии руководителя и главного бухгалтера или в присутствии  лиц специально назначенной комиссии. О результатах пересчета и  передачи ценностей составляется акт  за подписями указанных лиц.

Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу  во время совершения операций заперты  с внутренней стороны. Доступ в помещение  кассы лицам, не имеющим отношение  к ее работе, запрещается. Все ценности должны храниться в сейфах или  несгораемых шкафах, которые по окончании  рабочего дня кассир закрывает ключом и опечатывает своей сургучной  печатью. Ключи от сейфа и печати хранятся у кассира, а дубликаты  ключей – в опечатанных кассирами  пакетах, шкатулках у руководителя организации. Запрещается хранить  в кассе деньги и другие ценности, не принадлежащие организации. Предприятие  в своей кассе может иметь  наличные деньги в пределах лимита и использовать суммы из выручки  в пределах норм, установленных учреждением  банка по согласованию с руководителем  организации.

Лимит кассы – это  предельный остаток, максимально допустимая сумма наличных денег, которая может  находиться в кассе организации  по состоянию на конец рабочего дня. Для установления лимита организация  предоставляет в банк специальный  расчет по установленной форме. Лимит  устанавливается с учетом особенностей хозяйственной деятельности организации, режима работы, сроков сдачи наличных денег в учреждения банков и сроков их хранения. Превышение лимита допускается  только во время выдачи заработной платы стипендий , пенсий и т.д. на срок не свыше 3 рабочих дней, для  колхозов не свыше 5 рабочих дней, включая  день получения денег в банке. Денежные средства, неиспользованные в течении этих дней, возвращаются в банк.

Грубым нарушением Правил ведения кассовых операций являются систематические нарушения:

- порядка расчетов наличными  денежными средствами между субъектами  хозяйствования;

- порядка хранения свободных  денежных средств, денежных документов  в кассах сверх установленных  лимитов;

- порядка приема и  выдачи наличных денег и оформления  кассовых документов;

- порядка ведения кассовой  книги, книги учета приходных  и расходных кассовых ордеров.

За нарушения требований Правил ведения кассовых операций применяются  штрафные санкции в соответствии с действующим законодательством  Республики Беларусь.

Для обеспечения сохранности  ценностей в кассе не реже одного раза в квартал в каждой организации  в обязательном порядке проводят внезапную инвентаризацию кассы  с обязательным полным полистным  пересчетом денежных средств и проверкой  других ценностей. Для этого приказом руководителя организации назначается  комиссия, в состав которой в обязательном порядке входит работник бухгалтерии. Инвентаризация проводится в присутствии  кассира. По итогам работы комиссия составляет акт инвентаризации наличных денег  и других ценностей в 2 экземплярах  и подписывается комиссией и  материально-ответственным лицом. Один экземпляр передается в бухгалтерию, а второй остается у материально-ответственного лица. При обнаружении в кассе  недостачи или излишков наличных денег и других ценностей в  акте указывается сумма недостачи  или излишка и объясняются  обстоятельства их возникновения. Ответственность  за соблюдение Правил ведения кассовых операций возлагается на руководителя организации, главного бухгалтера, руководителя финансовой службы и кассира.

 

 

Вопрос 2

Учет кассовых операций

Деньги в кассу в  основном поступают с расчетного счета в банке через кассира, который получает их по специальным  денежным чекам. Чековою книжку получают в банке по специальному заявлению  и хранят в сейфе главного бухгалтера. Используются именные чеки, не допускается  выдавать чеки на предъявителя. Все  реквизиты в чеке заполняются  в хозяйстве. Чеки подписывает руководитель организации и главный бухгалтер, ставится печать. Не разрешается выдавать кассиру оформленные подписями  и печатью чистые бланки чеков  для заполнения в банке. Никакие  исправления в чеке не допускаются. На полученные по чеку деньги выписывается приходный кассовый ордер. При получении  денег с расчетного счета квитанции  к приходному кассовому ордеру не выписываются. Деньги должны использоваться по целевому назначению, которое фиксируется  на оборотной стороне чека.

Кроме того, деньги поступают  в кассу организации от физических лиц. Прием наличных денег оформляют  приходным кассовым ордером, подписанным  главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным. Лицу, внесшему деньги в кассу, выдают квитанцию, подписанную  главным бухгалтером и кассиром и заверенную печатью. В приходном  кассовом ордере кроме обязательных реквизитов (номер, дата наименование организации и т.д.) указывают  сумму, от кого поступают денежные средства, на какие цели или за что их вносят.

Выдачу наличных денег  из кассы оформляют расходным  кассовым ордером. Расходный кассовый ордер подписывается главным  бухгалтером, руководителем организации, кассиром, получателем. При выдаче денег  кассир должен требовать удостоверение  личности получателя. Ошибки в приходных  и расходных кассовых ордерах  не допускаются.

Приходные и расходные  кассовые ордера выписываются бухгалтерией четко и ясно чернилами или  шариковой ручкой фиолетового, синего, черного цвета или посредством  технических средств. Исправления, хотя бы и оговоренные, в них не допускаются. В приходных и расходных  кассовых ордерах указывается основание  для их составления и перечисляются  прилагаемые к ним документы, а в случаях расчетов наличными  деньгами между организациями –  юридический адрес организации, код обслуживающего банка. До передачи в кассу ордера регистрируются бухгалтером  в журнале регистрации приходных  и расходных кассовых ордеров.

Выдача из кассы заработной платы, премий, пособий производится кассиром по расчетно-платежным ведомостям. На титульном листе расчетно-платежной  ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями  руководителя организации и главного бухгалтера с указанием сроков выдачи денег и суммы прописью. По истечению  сроков выплаты заработной платы  и других выплат кассир в расчетно-платежной  ведомости против фамилии лиц, не получивших денег, ставит штамп или  отмечает от руки «Депонировано». Одновременно он заполняет депонентные листы  или записывает не выданные суммы  в ведомость учета депонированной оплаты труда. В конце расчетно-платежной  ведомости кассир делает надпись  о фактически выплаченной сумме  заработной платы, а также о сумме  неполученной и подлежащей депонированию. Только на фактически выплаченную сумму  денег по ведомости кассир выписывает расходный кассовый ордер.

Сдача наличных денег в  банк для зачисления их на расчетный  счет оформляется объявлением на взнос наличных денег. На принятую сумму  банк выдает квитанцию, которая является основанием для списания денежных средств  по кассе.

Для учета поступления  денег в кассу и их расходования кассир ведет кассовую книгу. Она  заранее должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной  печатью. На оборотной стороне последней  страницы указывается количество пронумерованных  страниц и ставятся подписи главного бухгалтера и руководителя организации. Записи в кассовую книгу производит кассир в 2 экземплярах через копировальную  бумагу шариковой ручкой до полного  использования листков кассовой книги. Второй экземпляр кассовой книги  отрывной и служит отчетом кассира. В кассовой книге регистрируются все операции по поступлению и  расходованию денег сразу же послу  их поступления или выдачи по каждому  ордеру или другому, заменяющему  его документу. Ежедневно в конце  рабочего дня кассир подсчитывает итоги  операций за день, определяет остаток  на конец дня и передает в бухгалтерию  в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Принятые от кассира  отчеты и документы проверяются  бухгалтером, и на основании их составляется журнал-ордер 1-АПК.

 

 

 

 

 

 

 

 

Вопрос 3

БУ кассовых операций

Для учета поступления  наличных денег в кассу и выдачи из кассы предназначен активный синтетический  счет 50 «Касса». Все поступления денежных средств в кассу организации отражаются по дебету счета 50, а выдача денег из кассы – по кредиту счета. Счет 50 «Касса» имеет 4 субсчета: 50-1 «Касса организации», 50-2 «Операционная касса», 50-3 «Денежные документы», 50-4 «Валютная касса».

Дебет счета 50-1.

Д-т 50/1  К-т 51, 55 – поступление  денег в кассу с расчетного счета, со специальных счетов в банке;

Д-т 50/1  К-т 71 – получены в кассу неиспользованные подотчетными лицами денежные средства;

Д-т 50/1  К-т 75 – получены наличные денежные средства от учредителей  в счет вклада в уставный фонд организации;

Д-т 50/1  К-т 76 – на сумму  погашения дебиторской задолженности;

Д-т 50/1  К-т 73 – на сумму  внесенной материальным лицом за причиненный ущерб;

Д-т 50-1  К-т 92 – выявлены излишки денежных средств в кассе;

Д-т 50/1  К-т 90 – на сумму  выручки от реализации продукции  за наличный расчет.

Кредит счета 50-1.

Д-т 51, 55  К-т 50-1 – внесены  деньги из кассы на расчетный счет, специальные счета в банке;

Д-т 70  К-т 50-1 – выдана заработная плата работникам организации, премии, материальная помощь;

Д-т 71  К-т 50-1 – при  выдаче денежных средств на командировочные  расходы подотчетным лица, а также  погашение задолженности по авансовым  отчетам;

Д-т 94  К-т 50-1 – выявлена недостача денежных средств в  кассе.

Субсчет 50-2 «Операционная касса» используется организацией при наличии в ее составе для выполнения уставной деятельности магазинов, автопарков и т.д., расположенных вне места организации и не являющихся обособленными подразделениями.

Субсчет 50-3 «Денежные документы» предназначен для учета средств, вложенных в денежные документы (почтовые марки, оплаченные, но не выданные путевки в дома отдыха, санатории и др.). Денежные документы хранятся в кассе организации, их учет ведется по сумме фактических затрат на их приобретение.

Д-т 60  К-т  51, 55, 50-1 –  на сумму оплаченных путевок в  санатории, дома отдыха;

Д-т 50-3  К-т 60 – на стоимость  принятой путевки (с учетом НДС);

Д-т 92  К-т 50-3 – на сумму  выданных путевок за счет средств, оплачиваемых организацией;

Д-т 50-1  К-т 50-3 – на сумму  поступившей оплаты за счет средств  работников организации;

Д-т 26  К-т 50-3 – на стоимость  списанных почтовых марок.

Субсчет 50-4 «Валютная касса» используется организацией при осуществлении ею внешнеэкономической деятельности, в том числе при направлении работников в заграничные командировки.

Синтетический учет счета 50 «Касса» ведется в журнале-ордере 1-АПК. На лицевой стороне фиксируются  кредитовые обороты по счету 50, на обратной – дебетовые обороты. Заполняется  журнал-ордер на основании отчетов  кассира и прилагаемых к нему первичных документов по мере их поступления.

 

 

 

 

 

Вопрос 4

Первичные банковские документы

 

 

 

 

 

 

 

Вопрос 5

Учет банковских операций по расчетному счету

Денежные средства организации  обязаны хранить на открытых ими  в соответствующих учреждениях  банков расчетных счетах. Для их открытия в банк необходимо представить  следующие документы:

1. Заявление на открытие счета;
2. Копии документов о государственной регистрации организации;
3. Два экземпляра копий учредительных документов, установленных законодательством для владельца счета, причем на одном из них должен быть проставлен штамп регистрирующего органа, а другой удостоверен нотариально либо регистрирующим органом;
4. Дубликат извещения о присвоении учетного номера налогоплательщика;
5. Справка органов фонда социальной защиты населения Министерства  труда и социальной защиты РБ о регистрации в качестве плательщика обязательных страховых взносов и иных платежей в органах фонда;
6. Карточка с образцами подписей и оттиска печати должностных лиц организации, имеющих право распоряжаться счетом, подлинность которых удостоверена нотариально;
7. Документ, подтверждающий регистрацию организации в качестве страхователя по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.